Streszczenie: Wydatki służbowe stanowią istotny element zarządzania finansami w organizacji. Z jednej strony, zarządzający mają do czynienia z koniecznością kontrolowania tych wydatków, aby uniknąć nieprawidłowości, z drugiej zaś, istnieje potrzeba zaufania pracownikom, którzy dysponują budżetem. Transparentność wydatków staje się kluczowym czynnikiem w zrównoważeniu tych dwóch podejść. Organizacje, które stawiają na pełną kontrolę, często napotykają na trudności związane z nadmiernym biurokratyzowaniem procesów, co wpływa na morale pracowników i ich zaangażowanie. Z kolei nadmierne zaufanie może prowadzić do nadużyć finansowych, dlatego ważne jest, aby wprowadzić odpowiednie mechanizmy monitorowania, które nie będą ingerować zbyt mocno w codzienną działalność firmy. Warto inwestować w systemy umożliwiające monitorowanie wydatków w czasie rzeczywistym, które łączą transparentność z elastycznością, dostosowaną do specyfiki organizacji.
Wydatki służbowe to temat kontrowersyjny w każdej firmie. Na tym polu zawsze istnieje ryzyko pomyłek lub nadużyć. Choć wszystkich nigdy nie da się wyeliminować, to można starać się je ograniczyć. Wystarczy wprowadzić transparentne mechanizmy i zasady zrozumiałe dla wszystkich pracowników.
Wielu pracowników podczas wykonywania swoich obowiązków musi korzystać ze środków służbowych. Oczywiście kwoty i częstotliwość ich wydawania zależą od funkcji, stanowiska i wyznaczonych przez pracodawcę zadań. Dla pracowników działu handlowego dysponowanie firmowymi środkami to pewnego rodzaju codzienność. Z kolei pracownicy innych działów, na przykład ci odpowiedzialni za utrzymywanie infrastruktury IT, korzystają z takich środków sporadycznie – w zależności od bieżących potrzeb. Każda firma ma uregulowania związane z wydawaniem służbowych pieniędzy. W większości przypadków kadra zarządzająca dysponuje kartami kredytowymi. W przypadku pracowników niższego szczebla firmy stosują różne rozwiązania. Według badań AC Nielsen wykonanych na zlecenie Edenred, prawie 80% firm w Polsce stosuje w tym zakresie zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne pieniądze. Kolejny problem, jaki wiąże się z rozliczaniem wydatków służbowych, to częstotliwość ich rozliczania. Wypłacanie środków po każdej, nawet najmniejszej, transakcji jest bardzo kłopotliwe. O wiele lepszym rozwiązaniem jest okresowe rozliczanie, o ile pracownicy będą sumiennie podchodzić do obowiązków i w określonym czasie przedstawiać pracodawcy faktury. W praktyce zatrudnieni często zapominają o nałożonym na nich dodatkowym obowiązku. Brak dyscypliny w tym zakresie skutecznie utrudnia proces kontroli wydatków służbowych i zarządzanie nimi. Efektywnym rozwiązaniem jest wprowadzenie zoptymalizowanych procedur.
Ile wydają polskie firmy?
Średnio około 1 000 000 – 1 700 000 zł rocznie
Średni udział wydatków na same podróże służbowe w całości kosztów przedsiębiorstwa to 3%
Optymalizacja wydatków służbowych i delegacji
Pierwszym, a za razem najważniejszym etapem na drodze do stworzenia skutecznego systemu zarządzania wydatkami służbowymi jest zgromadzenie wszystkich informacji dotyczących służbowych kosztów w jednym miejscu. Pozwoli to poznać skalę zjawiska oraz zdefiniować procedury w zakresie zarządzania wydatkami służbowymi. Kolejnym etapem powinno być przeanalizowanie wszystkich sposobów wykorzystywanych w firmie do przekazywania środków pracownikom na wydatki służbowe. Procesowi temu powinno towarzyszyć zebranie informacji o tym, kto i w jaki sposób korzysta z firmowych środków. Na końcu trzeba także sprawdzić, jak w firmie funkcjonuje sposób wnioskowania i rozliczania pracowników. Zebranie tych informacji to warunek konieczny zbudowania skutecznego procesu rozliczania wydatków służbowych, najbardziej optymalnego dla konkretnej firmy, a zarazem takiego, który będzie spełniał wszystkie potrzeby osób odpowiedzialnych za rozliczanie wydatków. Istotne jest też, by narzędzie leżące u podstaw nowego procesu było dostępne dla wszystkich zaangażowanych osób, a na dodatek zapewniło firmie absolutną kontrolę nad wydatkami i wyeliminowało nadużycia, czego wymiernym efektem będą konkretne oszczędności.
Organizacja procesu zarządzania wydatkami służbowymi
W 67% firm istnieje polityka wydatków, 50% pracowników jej nie przestrzega
W 97% firm pracownicy wnioskują o środki, korzystając z papierowego formularza lub Excela
Jak często pracownicy rozliczają wydatki?
w 51% firm raz na miesiąc
w 36% firm raz na tydzień
w pozostałych 13% zależnie od ilości wydatków
Kontrola i zaufanie – dostępne narzędzie
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorstw, które szukają optymalizacji przy rozliczaniu podróży służbowych, firma Edenred wprowadziła Spendeo – kompleksowe narzędzie bazujące na przedpłaconych kartach płatniczych oraz platformie internetowej i aplikacji mobilnej. Posługując się tym narzędziem, można w szybki i prosty sposób zredukować koszty i czas poświęcany na obsługę całego procesu planowania, realizowania i rozliczania wydatków służbowych i delegacji. Ponadto można znacznie ograniczyć obieg dokumentów pomiędzy pracownikami, menedżerami a działem finansów. Pełny monitoring bieżących wydatków to wymierne oszczędności dla firmy, która usprawnia wiele procesów, redukuje koszty operacyjne i minimalizuje obieg papierowej dokumentacji.
Waga scentralizowanych danych
W dzisiejszych realiach gospodarczych prowadzenie firmy to spore wyzwanie. Trzeba nadążać za zmieniającą się rzeczywistością i przede wszystkim oczekiwaniami klientów. Firmy działają praktycznie 24 godziny na dobę. To szalone tempo powoduje, że firmy często zapominają o podstawowych zasadach prowadzenia biznesu, jak chociażby optymalizacji firmowych wydatków. Przedsiębiorcy oczekują pomocy, zwłaszcza przy zarządzaniu wydatkami służbowymi. W wielu firmach są one wspierane tylko w części lub wcale. Osoby zarządzające wydatkami korzystają z wielu narzędzi, które czynią ten proces bardziej uciążliwym. Wyzwaniem, które podejmujemy z naszymi klientami, jest przede wszystkim scentralizowanie informacji o wszelkich wydatkach służbowych oraz ustalenie przejrzystych zasad korzystania ze służbowych funduszy, dzięki czemu zyskujemy nad nimi pełną kontrolę. Tylko takie kompleksowe działania prowadzą do sukcesu.
Sylwia Ciemińska, Business Development Manager w Edenred Polska
Kartę Spendeo można powierzyć każdemu pracownikowi – zarówno oni, jak i menedżerowie mogą na bieżąco kontrolować limity wydatków. Wszystkie transakcje wykonane kartą są widoczne w czasie rzeczywistym na platformie i w aplikacji mobilnej, a wymagane dokumenty pracownik może przesłać do księgowości z dowolnego miejsca o każdej porze dnia. Aplikacja mobilna Spendeo umożliwia między innymi sprawdzanie salda karty i historii transakcji, wysyłanie wniosków o doładowanie karty. A dodatkowo dzięki opcji skanowania rachunków jest to doskonałe narzędzie dla pracowników będących często w podróżach służbowych. Warto wspomnieć jeszcze, że korzystając z kart przedpłaconych, można zredukować do minimum ryzyko związane z obrotem gotówki.
Ze Spendeo firma zyskuje zarówno kompleksowe, szybkie i proste we wdrożeniu narzędzie do planowania, realizowania i rozliczania wydatków służbowych, jak i narzędzie analityczne. Pracownicy wraz ze Spendeo otrzymują jasne i przejrzyste zasady korzystania ze środków służbowych.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Przeczytaj pozostałe komentarze »
Nie bójmy się rewolucji
Szybkie zwycięstwa mogą prowadzić do jeszcze wyższych kosztów, lub nawet do zatorów w procesach.
Proste innowacje dają olbrzymie korzyści
Sieć drogerii Rossmann od lat aktywnie stosuje standardy GS1, dotyczące identyfikowania towarów. Czy podobny system może działać u dostawców?
Koszt energii to nie tylko cena
Firmy, które planują zmniejszyć koszty związane z energią elektryczną, powinny zacząć od wykonania gruntownych analiz uwzględniających własne potrzeby, rynek dostawców usług i otoczenie prawne.
