Decyzja o tym, czy zlecić firmie zewnętrznej rozliczenia podatkowe, może przyprawiać niektórych właścicieli firm o ból głowy. Istnieją jednak silne argumenty przemawiające za takim rozwiązaniem, szczególnie w przypadku korporacji międzynarodowych zainteresowanych ulokowaniem inwestycji w Polsce.
Partnerem materiału jest TMF Group.
Jak outsourcing może pomóc w poprawie przejrzystości podatkowej
Renomowany dostawca usług outsourcingowych o ugruntowanej pozycji na rynku może pomóc w pozbyciu się tego uciążliwego obowiązku. Może również wspierać firmy na rynku zdominowanym przez coraz bardziej zawiłe regulacje, gdzie władze podatkowe pozostają szczególnie czujne i nieugięte.
Outsourcing warto jest rozważyć wówczas, gdy nasze przedsiębiorstwo do tej pory samo zajmowało się rozliczeniami podatkowymi. Wybrany przez nas dostawca musi jednak spełniać wszystkie potrzeby naszej firmy, podzielać jej wartości i wspierać jej cele biznesowe.
TMF Poland – jako członek Grupy TMF świadczącej globalne usługi dla biznesu – zatrudnia ponad 500 profesjonalistów. Firma wspiera rosnącą w szybkim tempie rzeszę inwestorów zagranicznych, pragnących utworzyć własną bazę w naszym kraju, świadcząc usługi księgowe, podatkowe, sekretariatu korporacyjnego oraz obsługi z zakresu płac i kadr z siedzib mieszczących się w Warszawie i Katowicach.
Dyrektor zarządzająca Patrycja Strzelecka mówi: „Skupiamy się na wspieraniu korporacji międzynarodowych zainteresowanych utworzeniem w Polsce swojej bazy. Możemy pochwalić się bardzo dobrą znajomością języka angielskiego oraz doskonałym zrozumieniem specyfiki wymogów korporacji międzynarodowych”.
Jakość informacji
Renomowany partner w zakresie outsourcingu jest zawsze na bieżąco z aktualnymi informacjami i posiada wiedzę dotyczącą przepisów podatkowych obowiązujących na całym świecie. Personel TMF Group liczy ponad 6500 pracowników, którzy dogłębnie rozumieją lokalne standardy rachunkowości, w tym IFRS/IAS, US GAAP, UK GAAP oraz wszelkie inne zasady GAAP.
„Dostawca usług powinien prowadzać regularne szkolenia i poszerzać wiedzę pracowników w zakresie najnowszych regulacji podatkowych oraz interpretacji, tym samym gwarantując precyzyjną sprawozdawczość dla naszych klientów. W TMF Polska każdy pracownik zatrudniony na wyższym stanowisku, odpowiedzialny za obsługę klienta, opiekuje się kilkunastoma klientami i posiada doświadczenie, które pozwala ich wspierać zarówno w wyzwaniach biznesowych, jak i możliwościach. Nasza organizacja ma obszerną bazę wiedzy, co zapewnia nam dużą przewagę w stosunku do obsługi rozliczeń wewnątrz firmy” – wyjaśnia Patrycja Strzelecka.
Dyrektor zarządzający TMF Poland Mikołaj Pluciński dodaje: „Typowa firma outsourcingowa może posiadać jedną większą siedzibę w Indiach lub Chinach, która obsługuje cały świat. W związku z tym jej klienci mogą być zmuszeni do korzystania z usług specjalistów posiadających wiedzę na temat przepisów lokalnych dotyczących danej kwestii, jako że ich centralny dostawca usług jej nie ma w tym zakresie. Główną zaletą współpracy z TMF Group jest fakt, że jesteśmy w stanie spełnić specjalne wymogi lokalne”.
Jedną z firm, które skorzystały z globalnego zasięgu TMF Group, jest GMV, grupa technologiczna z kapitałem prywatnym. CFP Javier Martinez Cendejas podkreśla, że specjalistyczna wiedza i obecność w ponad 80 krajach jest nieocenionym atutem w dążeniach rozwojowych GMV.
„Partner, na którego wsparcie zawsze można liczyć, ma ogromne znaczenie. Również świadomość, że po założeniu firmy masz do dyspozycji cały zespół ludzi, którzy będą w stanie zapewnić jej funkcjonowanie, świadcząc specjalnie dostosowane do twoich potrzeb usługi, jest niezastąpiona. Fakt, że w każdej chwili mogę podnieść słuchawkę i zadzwonić do kogoś z Wielkiej Brytanii, Malezji czy Indii, prosząc o wsparcie w tych krajach, pozwala mi spać spokojnie”.
Zarządzanie ryzykiem
Rygorystyczne przepisy i regulacje nakładane przez rządy na całym świecie zmusiły przedsiębiorstwa do dokładnego przyjrzenia się swoim działaniom i utrzymywanym stosunkom, a także do aktywnego zarządzania ryzykiem i reputacją. Wymogi danego kraju połączone z międzynarodowymi regulacjami, takimi jak: przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML), dyrektywa w sprawie zarządzających alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (AIFMD), ustawa o ujawnianiu informacji o rachunkach zagranicznych (FATCA), wspólne standardy w zakresie sprawozdawczości, sprawiają, że postępowanie zgodnie z polityką „Znaj swojego klienta” (Know Your Customer) staje się jeszcze ważniejsze.
„Znaj swojego klienta” (KYC) to proces polegający na identyfikacji i weryfikacji tożsamości swoich klientów. Określenie to jest również stosowane w odniesieniach do przepisów bankowych i zasad dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy, regulujących te działania.
„Ryzyko nadużycia finansowego i prania pieniędzy jest bardzo duże w dzisiejszych czasach, a władze doskonale wiedzą, że TMF Group posiada sprawdzoną procedurę KYC – mówi Mikołaj Pluciński. – Wiedzą również, że na co dzień monitorujemy każdy aspekt działalności naszych klientów oraz właścicieli przedsiębiorstw. Utrzymujemy wartościowe relacje z lokalnymi władzami, zatem wybierając nas, nasi klienci niejako wkupują się w te stosunki, korzystając z naszej reputacji i bezpieczeństwa, jakie niesie ze sobą ta współpraca”.
Jeżeli firma naruszyła obowiązujące przepisy, takie jak: AML, FATCA i CRS, może podlegać karze grzywny, a nawet otrzymać zakaz handlowania określonymi produktami lub usługami. Jeśli natomiast lokalny lub międzynarodowy organ regulacyjny podejrzewa dane przedsiębiorstwo o niewywiązywanie się ze swoich obowiązków dotyczących identyfikacji i weryfikacji tożsamości klientów (KYC), na pewno przeprowadzi w tej sprawie odpowiednie dochodzenie. Może to się okazać bardzo czasochłonne dla firmy objętej dochodzeniem, a nawet zniszczyć jej reputację na rynku.
„Nasza firma cieszy się bardzo dobrą opinią, a wysokiej jakości procedury »Znaj swojego klienta« należą do naszych mocnych stron – podkreśla Mikołaj Pluciński. – Jeżeli pomagamy międzynarodowej korporacji w założeniu działalności w Polsce, stajemy się członkami jej zarządu, z czym wiąże się przejęcie przez nas znacznej części odpowiedzialności za jej funkcjonowanie w kraju. Mamy dostęp do kont bankowych klienta, zarządzamy zamówieniami i przepływami z tytułu podatków. Świadomość, że TMF Group ma kontrolę nad tym, co się dzieje w firmie, zapewnia duży komfort naszym klientom”.
Dzięki współpracy z dostawcą outsourcingowym można również ograniczyć ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych. Może on bowiem zagwarantować poziom poufności danych i bezpieczeństwa, zarówno informacji finansowych, jak i tych dotyczących personelu, wyższy niż zapewniony przez firmę klienta na poziomie wewnętrznym.
„Przedsiębiorstwa mogą być częścią ogromnej międzynarodowej korporacji, ale jednocześnie ich działalność w Polsce może mieć bardzo ograniczony zakres. Inwestowanie w najlepsze rozwiązania IT na poziomie lokalnym może być zatem bardzo kosztowne – uważa Patrycja Strzelecka. – TMF Polska zapewnia utrzymanie najnowocześniejszych rozwiązań IT, aby firmy klientów mogły jednocześnie korzystać z zabezpieczeń spełniających najwyższe standardy. Zajmujemy się konserwacją oprogramowania, szkolimy personel w zakresie korzystania z niego, instalujemy wszelkie aktualizacje oraz przejmujemy pełną odpowiedzialność za zarządzanie bezpieczeństwem systemów informacyjnych zgodnie z normą ISO27001”.
Niezależny profesjonalizm
Dobry dostawca outsourcingowy jest niezależny i może współpracować z każdym obecnym partnerem klienta świadczącym usługi księgowe, bez narażenia na konflikt interesów.
Silna współpraca i dzielenie się informacjami również mają kluczowe znaczenie, szczególnie w sytuacjach transgranicznych, gdzie koordynacja i konsekwencja są konieczne w ramach wielu jurysdykcji. Władze podatkowe upubliczniają dane, a niekorzystne lub szkodliwe przedstawienie transakcji w jednym kraju może równie dobrze spowodować problemy w innym.
W przypadku outsourcingu podatkowego ważne jest, aby firma klienta i dostawca usług współdziałali, zachowując otwarty przepływ informacji i przejrzystość we wszystkich dyskusjach. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach, w których przedsiębiorstwo osiąga właśnie kamień milowy, taki jak: założenie działalności po raz pierwszy, nabycie spółki lub wykup menedżerski.
Wynikiem takiej współpracy jest spełnienie wszystkich wymogów regulacyjnych oraz wewnętrzny spokój. Prezes firmy będącej klientem TMF napisał: „Chciałbym podziękować Państwu i Państwa zespołom za fantastyczne wsparcie, które pomogło nam w przygotowaniu sprawozdania finansowego na rok 2016. W ciągu niespełna 24 godzin wykazaliście inicjatywę, elastyczność, pracowitość i gotowość stawienia czoła najcięższym wyzwaniom, wykraczając ponad wszelkie nasze oczekiwania”.
Coraz większa złożoność przepisów podatkowych znacznie utrudnia nawet najbardziej sumiennym kierownikom przedsiębiorstw w Polsce i za granicą utrzymanie pełnej zgodności z obowiązującymi regulacjami. Dlatego też zaangażowanie renomowanego partnera outsourcingowego może okazać się nieocenioną decyzją biznesową.
