Jak dyrektor finansowy może przyczynić się do usprawnienia łańcucha dostaw firmy?

Skuteczne zarządzanie finansami w łańcuchu dostaw może poprawić nie tylko efektywność przepływów pieniężnych w łańcuchu dostaw, ale i atrakcyjność przedsiębiorstwa dla kontrahentów. Przyczynia się do tego efektywne zarządzanie płatnościami i należnościami oraz umiejętne finansowanie partnerów handlowych.

Zatory płatnicze to wciąż jeden z największych problemów deklarowanych przez polskie przedsiębiorstwa. Są one szczególnie bolesne dla średnich i małych firm, ale ponieważ mają one powiązania z większymi partnerami, problem jest powszechny. Według badania Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych LewiatanIndeks górny 1¹, aż dwóch na trzech polskich przedsiębiorców uważa, że zatory płatnicze utrudniają rozwój firmy i pogarszają jej sytuację ekonomiczną.

Do powstawania zatorów płatniczych i zmniejszania efektywności łańcucha dostaw przyczyniają się dwa elementy zarządzania środkami, na które dyrektorzy finansowi mają bezpośredni wpływ. Pierwszym z nich jest nieefektywne zarządzanie należnościami i płatnościami, a drugim – ograniczone wykorzystanie narzędzi finansowania handlu.

Nieefektywne zarządzanie płatnościami i należnościami. W wielu przedsiębiorstwach modernizacja przepływów surowców i produktów w obrębie łańcucha dostaw następowała dużo szybciej niż usprawnianie przepływów finansowych. Aliza Knox, wiceprezes Visa International, twierdzi, że nadal w dużej części firm płatności nie są zintegrowane z systemami zarządzania łańcuchem dostaw, a w konsekwencji cały ten obszar przedsiębiorstwa nie może działać w pełni efektywnie. Główne problemy w przepływach finansowych w ramach łańcucha dostaw wynikają z faktu, że płatności wciąż często opierają się na tradycyjnych dokumentach papierowychIndeks górny 2².

• Konieczność manualnego zarządzania płatnościami i fakturami. Niezwykle trudno jest efektywnie zarządzać transakcjami, na które wystawia się papierowe dokumenty. Na przykład przyporządkowanie poszczególnych wpływów na rachunek odpowiednim fakturom nie odbywa się automatycznie, tylko musi być „ręcznie” dokonywane przez pracowników.

• Brak aktualnych informacji. W wielu firmach informacje dotyczące przepływów finansowych nie zawierają danych na temat numerów jednostek magazynowych (stock keeping unit – SKU), ilości poszczególnych produktów ani numerów zamówień. To sprawia, że informacje na ten temat muszą być gromadzone w inny sposób, co generuje dodatkowe koszty i pochłania czas.

• Trudności z prowadzeniem polityki dotyczącej wydatków. Gdy wydatki ewidencjonowane są w tradycyjny sposób, dyrektorowi finansowemu trudno jest je monitorować i sprawdzać ich zgodność z polityką firmy w tym obszarze. Brak możliwości odpowiedniej kontroli sprawia, że nie wszystkie zakupy są dokonywane w sposób efektywny.

• Opóźnienia w uzgadnianiu faktur. Nieefektywne zarządzanie przepływami finansowymi i związaną z nimi dokumentacją prowadzi do powstawania opóźnień w uzgadnianiu faktur, a tym samym może prowadzić do zatorów płatniczych. Wymaga również dodatkowych nakładów czasu i pracy.

Ograniczone wykorzystanie narzędzi finansowania handlu. Piotr Bieniek, dyrektor Departamentu Bankowości Przedsiębiorstw w Millennium Bank, przekonuje, że w pracy z klientami MSP niejednokrotnie spotyka się z sytuacjami, w których jego rozmówcy nie mieli styczności z ofertami banków z zakresu produktów finansowania handlu (np. wydłużenie terminów płatności dla odbiorców przy równoczesnym otrzymaniu natychmiast płatności od banku i możliwości aktywnego zarządzania polityką rabatową z tym związaną),  a co za tym idzie brak było informacji o efektach, jakie mogą osiągnąć dzięki zastosowaniu tych rozwiązań. Jego zdaniem nie do końca jeszcze rozwinięta wiedza menedżerów i przedsiębiorców w tym zakresie wynika z faktu, że nadal większość banków oferujących pakiety usług trade finance proponuje takie produkty głównie największym korporacjom.

Dyrektor finansowy, który chce usprawnić funkcjonowanie łańcucha dostaw, wykorzystując rozwiązania oferowane przez instytucje finansowe, może zatem z jednej strony optymalizować istniejące przepływy finansowe, a z drugiej – wykorzystać oferowane narzędzia finansowania handlu. Wielu dyrektorów finansowych już zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest włączenie się w funkcjonowanie łańcucha dostaw. Według raportu The Economist Intelligence UnitIndeks górny 3³, 38% przedstawicieli departamentów finansów twierdzi, że w ciągu dwóch następnych lat istotna część ich działalności operacyjnej związana będzie właśnie z optymalizacją łańcucha dostaw.

Rola banków w zintegrowanym łańcuchu dostaw

Menedżerowie mają dziś do dyspozycji zestawy zintegrowanych narzędzi transakcyjnych z zakresu zarządzania łańcuchem dostaw, których celem jest powiązanie przepływów towarów z przepływami finansowymi. Mają one usprawnić proces nabywania, dystrybucji, sprzedaży i rozliczania zakupów w ramach łańcucha dostaw – często z wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Produkty z zakresu finansowania handlu, uzupełniane usługami z zakresu cash management, umożliwiają zwiększenie płynności, lepsze zarządzanie rozliczeniami i optymalizację kosztów.

Dariusz Nalepa, dyrektor zarządzający w Obszarze Bankowości Transakcyjnej BPH, zwraca uwagę na korzyści, jakie mogą uzyskać przedsiębiorstwa, stosując narzędzia bieżącego zarządzania kapitałem obrotowym. Do tych narzędzi zalicza zarówno szeroko znane faktoring i forfaiting, jak i channel financing, czyli kompleksowe programy zarządzania finansami w kanałach dystrybucji. Dzięki wykorzystaniu takich rozwiązań firmy mogą skrócić cykle produkcyjne i zwiększyć dostępne środki bieżące – co ma bezpośrednie przełożenie na wzrost potencjału sprzedaży. Zastąpienie dotychczas stosowanego odroczenia płatności kredytem kupieckim, finansowanym przez bank, sprawia, że przedsiębiorstwo jest w stanie oferować swoim kontrahentom bardziej konkurencyjne warunki płatności, a tym samym staje się ono bardziej atrakcyjnym partnerem. W relacjach z kluczowymi klientami firmy często wykorzystują specjalny rodzaj finansowania działalności handlowej, oparty na modelu asset based finance. W jednej z możliwych implementacji tego modelu bank spłaca w imieniu klienta wystawione na niego faktury (np. z tytułu zakupu materiałów), a zabezpieczeniem finansowania są należności posiadane przez klienta w stosunku do jego odbiorców (z tytułu sprzedaży wyprodukowanych wyrobów gotowych). Według Dariusza Nalepy, taki sposób finansowania, możliwy dzięki usługom oferowanym przez banki, często jest wręcz podstawą kształtowania relacji firm z kluczowymi partnerami – zarówno dostawcami, jak i odbiorcami. Przykłady zastosowania konkretnych rozwiązań wspierających handel – finansowania dostawców i odbiorców – przedstawione są w ramce Finansowanie odbiorców i dostawców.

Jak dyrektor finansowy może przyczynić się do usprawnienia łańcucha dostaw firmy?

38% przedstawicieli departamentów finansów twierdzi, że w ciągu dwóch następnych lat rosnąca część ich działalności operacyjnej związana będzie z optymalizacją łańcucha dostaw.

Integracja w ramach platform elektronicznych

Przedsiębiorstwa mogą dziś efektywniej niż do niedawna wykorzystywać narzędzia finansowania handlu. Korzystają z elektronicznych platform, dzięki którym banki integrują pojedyncze produkty i usługi, oferując kompleksowe zestawy. Takie platformy są dostępne przez Internet z każdego miejsca na świecie i o każdej porze – można więc prosto i szybko składać wnioski o uruchomienie narzędzi do obsługi handlu. Dzięki takiemu rozwiązaniu znacznie skraca się czas przygotowywania i przekazywania wniosku, a ponadto – dzięki zastosowaniu wzorców potrzebnych danych – eliminuje się ryzyko popełnienia błędu. Scentralizowanie i zautomatyzowanie zarządzania transakcjami handlowymi pozwala na utrzymanie bieżącej kontroli nad zleceniami dokonywanymi przez użytkowników i zwiększa sprawność funkcjonowania łańcucha dostaw. Dodatkowo zebranie dostępu do różnych usług finansowych w obrębie jednej platformy oraz zintegrowanie jej z systemem finansowo‑księgowym przedsiębiorstwa umożliwia przygotowywanie różnorodnych raportów, które znacznie zwiększają przejrzystość zarządzania finansami i poprawiają jego efektywność. Przykłady oferowanych na polskim rynku platform transakcyjnych przedstawione są w ramce Elektroniczne platformy usprawniające handel.

Jak dyrektor finansowy może przyczynić się do usprawnienia łańcucha dostaw firmy?

***

Szczególnym rodzajem wydatków firmy, niezwiązanym bezpośrednio z łańcuchem dostaw, są koszty podróży służbowych menedżerów i koszty reprezentacyjne. Sposoby i narzędzia usprawnienia zarządzania tym obszarem bieżących finansów firmy przedstawione są w ostatnim rozdziale raportu.

1. Monitoring kondycji sektora małych i średnich przedsiębiorstw 2006, PKPP Lewiatan, Warszawa, kwiecień 2006.

2. Aliza Knox, Electronic payment: The missing link in supply chain efficiency, Journal of Financial Transformation, The Capco Institute, August 2005.

3. Driving growth through the finance function, The Economist Intelligence Unit, sponsored by ABN AMRO, May 2006.