Streszczenie: W obliczu trwającego konfliktu zbrojnego na Ukrainie, wielu tamtejszych przedsiębiorców oraz zagranicznych inwestorów zostało zmuszonych do przerwania działalności. Aby zapewnić ciągłość operacyjną i bezpieczeństwo pracowników, rozważają oni czasowe przeniesienie biznesu do Polski. Proces ten wymaga spełnienia określonych formalności, takich jak wybór odpowiedniej formy prawnej działalności oraz dopełnienie procedur rejestracyjnych. Obywatele Ukrainy mogą prowadzić w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą, pod warunkiem posiadania legalnego pobytu i zarejestrowania firmy w CEIDG. Alternatywnie, możliwe jest założenie spółki prawa handlowego, co może być korzystniejsze dla większych przedsiębiorstw. Kluczowe jest również ustalenie zakresu działalności planowanej do przeniesienia oraz wybór optymalnego scenariusza relokacji, uwzględniającego specyfikę branży i minimalizującego koszty.
Od ponad tygodnia Ukraina walczy z wojskiem rosyjskiego agresora. Wielu ukraińskich przedsiębiorców oraz inwestorów zagranicznych aktywnych wcześniej na terenach objętych teraz działaniami wojennymi zostało pozbawionych możliwości prowadzenia działalności. Na pierwszy plan wysunęły się kwestie obrony zdrowia, życia oraz bezpieczeństwa. W dłuższej perspektywie równie istotne jest zapewnienie ciągłości operacyjnej, ochrona interesów, a przede wszystkim praca ludzi w bezpiecznym otoczeniu. Z tego powodu przedsiębiorcy rozważają czasową relokację biznesu poza terytorium Ukrainy, w tym do Polski.
Choć Polskę i Ukrainę od lat łączą wspólne biznesy, przedsiębiorcy ukraińscy (zarówno osoby prowadzące jednoosobową działalność, jak i działający w ramach spółek ukraińskich), którzy chcą przenieść działalność do naszego kraju, muszą spełnić formalne wymogi. Jakie? O wyjaśnienie poprosiliśmy Justynę Solnicę, starszego prawnika z firmy doradczej CRIDO.
Od czego należy zacząć?
Efektywnie przeprowadzoną czasową relokację i wybór jednego ze sposobów prowadzenia działalności trzeba poprzedzić ustaleniem zakresu działalności, która ma zostać przeniesiona (pracownicy, umowy, środki trwałe, prawa) oraz wyborem scenariusza relokacji, który będzie optymalny z perspektywy biznesowej oraz nie będzie generować uciążliwych kosztów. Należy rozważyć m.in. przeniesienie funkcji, usług, przeniesienie własności mienia, a nawet przeniesienie całego przedsiębiorstwa do nowego podmiotu. Na sposób przeniesienia wpływa też rodzaj branży, w jakiej działa przedsiębiorca.
Forma prawna
Jednoosobowa działalność gospodarcza jako rozwiązanie dla małych przedsiębiorców?
Obywatel Ukrainy, który dotychczas prowadził swój biznes jednoosobowo i chciałby go kontynuować w zbliżonej postaci w Polsce, może to zrobić w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Rozwiązanie jest jednak obarczone dodatkowymi ograniczeniami. Chodzi o spełnienie wymogów związanych z poświadczeniem legalnego pobytu w Polsce (np. uzyskanie zezwolenia na pobyt) oraz wymaganej rejestracji w CEIDG. Aby zarejestrować taką działalność, trzeba złożyć osobiście wniosek w odpowiednim dla prowadzonej działalności urzędzie lub online (wtedy trzeba dysponować profilem zaufanym bądź podpisem elektronicznym). Rejestracji może dokonać też pełnomocnik wyposażony w pisemne pełnomocnictwo.
Jednoosobowa działalność wiąże się także m.in. z koniecznością znalezienia siedziby dla prowadzonej działalności, rejestracją w ZUS oraz ew. zgłoszeniem VAT, prowadzeniem księgowości. Przedsiębiorca powinien posiadać także rachunek bankowy (niektóre z polskich banków ogłosiły już wprowadzenie ułatwień w zakresie zakładania rachunków bankowych dla obywateli Ukrainy). Do prowadzenia niektórych rodzajów działalności potrzebną są też uprawnienia zawodowe, licencje, zezwolenia.
Zakres obowiązków, które musi spełnić przedsiębiorca, jest na tyle szeroki, że nie zapewnia szybkiego i sprawnego rozpoczęcia działalności, co z perspektywy obywateli Ukrainy może mieć teraz kluczowe znaczenie. A w tym momencie brakuje ułatwień.
Spółki prawa handlowego
Powszechnym sposobem prowadzenia działalności są spółki prawa handlowego. Prowadzenie działalności w ramach spółki komandytowej, spółki komandytowo‑akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej lub spółki akcyjnej możliwe jest przez każdego obcokrajowca (zarówno osoby fizycznej, jak i osoby prawnej), przy czym proces ten jest możliwy do przeprowadzenia bez osobistego stawiennictwa w Polsce. Nie ma też obowiązku przebywania w Polsce, a w związku z tym również i legalizacji pobytu.
Najbardziej popularną formą prawną, szczególnie chętnie wykorzystywaną przez większe podmioty gospodarcze, są spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Taka forma prowadzenia działalności powinna być dla firmy ukraińskiej, która chce dokonać relokacji, optymalnym rozwiązaniem. Wspólnikiem takiej spółki może być osoba fizyczna, spółka ukraińska lub inny inwestor zagraniczny (jedynie spółka jednoosobowa nie może sama zawiązać nowej spółki).
Również sam proces uruchomienia takiej spółki nie jest skomplikowany, istnieje bowiem kilka możliwości, które mogą znaleźć tu zastosowanie:
założenie sp. z o.o. za pomocą systemu s24 trwa najkrócej – rozpatrzenie wniosku i dokonanie wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) zajmuje ok. 7 dni. Jest tylko jedno „ale” – ten sposób wymaga posiadania konta w polskojęzycznym systemie s24 oraz podpisu kwalifikowanego / profilu zaufanego (wniosek i załączniki podpisywane są elektronicznie), co sprawia, że ta forma traci walor szybkości dla ukraińskiego przedsiębiorcy;
nabycie 100% udziałów w spółce celowej – na rynku istnieje wiele podmiotów, które świadczą usługi w zakresie dostarczania klientom spółek bez historii operacyjnej, z pokrytym kapitałem zakładowym i założonym rachunkiem bankowym. Nabycie udziałów oznacza konieczność zawarcia umowy sprzedaży udziałów, która co do zasady skuteczna jest z chwilą jej podpisania. Podpisanie umowy wymaga wizyty u notariusza (formy z podpisami notarialnie poświadczonymi), jednak może zostać dokonane przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone przed notariuszem, co może stanowić pewne ograniczenie. Nabywca (podmiot ukraiński) powinien zostać następnie ujawniony w KRS (wiąże się to z podpisaniem dodatkowej dokumentacji korporacyjnej), jednak wpis ma charakter następczy;
założenie sp. z o.o. w sposób tradycyjny, przed notariuszem – sposób ten nie jest rekomendowany ze względu na jego czasochłonność. Zawiązanie umowy sp. z o.o. powinno nastąpić przed notariuszem (forma aktu notarialnego) oraz wymaga następnie rejestracji w KRS (która uzależniona jest od obłożenia sądu rejestrowego i trwa średnio ok. kilku tygodni).
Wybór jednego z powyższych sposobów prowadzenia działalności uzależniony jest w dużej mierze od możliwości podmiotu ukraińskiego w zakresie dostępności osób podpisujących wymagane dokumenty, przede wszystkim pełnomocnictw lub dokumentów w szczególnej formie.
Prowadzenie działalności w formie oddziału
Założenie w Polsce oddziału może być dodatkowym rozwiązaniem, które firmy ukraińskie mogą uwzględnić, myśląc o czasowej relokacji biznesu. Oddział może prowadzić działalność w tym samym zakresie co spółka matka, a jego nazwa wskazuje wprost na powiązanie ze spółką ukraińską, co zapewnia zachowanie marki.
Proces ten wymaga jednak podjęcia dodatkowych czynności (podpisanie dokumentów korporacyjnych ustanawiających oddział oraz wyznaczających osoby do reprezentacji; podejmowanie decyzji dotyczących działalności oddziału), co może być aktualnie utrudnione. Dodatkowo oddział powinien zostać zarejestrowany w KRS, co jeszcze bardzie wydłuża drogę przenoszenia biznesu.
Postulaty na przyszłość
Polskie organizacje biznesowe postulują od czasu rosyjskiej agresji na Ukrainę wprowadzenie – nawet tymczasowo – ułatwień, które wspierałyby w praktyczny sposób przedsiębiorców z terenów objętych wojną w organizowaniu przenosin do Polski. Jednak postulaty mają sens wówczas, kiedy zostają szybko wdrożone w życie.
Warto wziąć pod rozwagę szczególnie możliwość transgranicznego przeniesienia siedziby spółki ukraińskiej na terytorium Polski (takie postulaty się już pojawiły w środowisku biznesowym), ułatwienia w zakresie legalizacji pobytu przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej, czy też mniejszy formalizm w zakresie podpisywania dokumentów, co do których wymagana jest obecność notariusza.
