Streszczenie: Skuteczne zarządzanie czasem to kluczowy element zwiększania efektywności w organizacjach. Audyt zadań oraz realne wykorzystanie czasu przez pracowników stanowią fundament w procesie optymalizacji. W obliczu szybko zmieniającego się środowiska biznesowego i nadmiaru informacji, zarządzanie czasem staje się bardziej złożonym wyzwaniem. Menedżerowie powinni przeanalizować, ile czasu pracownicy poświęcają na konkretne zadania, a ile na czynności nieproduktywne, takie jak spotkania czy nadmiar informacji.
Zasada Pareto, według której 20% zasobów generuje 80% zysków, jest stosowana w ocenianiu priorytetów. Ważne jest, aby pracownicy angażowali się w działania, które mają realny sens i przynoszą wymierne efekty. Jednym z głównych problemów w organizacjach są tzw. „pożeracze czasu”, takie jak zbędne procedury, nadmierne obowiązki czy błędy do poprawienia. Eliminacja tych czynników może poprawić wyniki pracy i zwiększyć satysfakcję zespołu. Wspieranie pracowników narzędziami do samodzielnej analizy czasu, a także stworzenie przestrzeni na efektywne zarządzanie, przyczyniają się do wyższej produktywności i lepszego wykorzystania zasobów.
Projekty optymalizacyjne często wpadają w pułapkę osiągania celów za wszelką cenę. Od pracowników wymaga się, by wykonywali swoje zadania taniej, szybciej i w większej ilości. Wartościowi pracownicy mogą na tym stracić lub zniechęcić się. Zwiększenie efektywności powinno odbywać się przez lepsze wykorzystanie czasu.
Partnerem materiału jest Axence.
Przemyślane działania optymalizacyjne w firmie warto rozpocząć od audytu zadań i celów w połączeniu z rzeczywistym wykorzystaniem czasu pracowników na te projekty. Tymczasem obecne środowisko biznesowe zmienia się bardzo szybko, czemu towarzyszy natłok informacji i rosnąca ilość danych, która przytłacza pracowników, a nowe technologie spowodowały bardzo duże zmiany w nawykach i sposobie pracy. Dlatego mądre zarządzanie czasem i zadaniami to bardzo złożone przedsięwzięcie organizacyjne. Menedżerowie powinni zweryfikować, ile czasu pracownik przeznacza na zadania, a ile czasu zajmują mu zbędne czynności – w tym przeciągające się spotkania czy zalew informacji.
„W codziennej praktyce biznesowej sprawdza się zasada Pareto – 20% zaangażowanych zasobów odpowiada za 80% zysków. Z naszego doświadczenia wynika, że zaangażowanie w pracę powinno odpowiadać priorytetom firmy. Warto ocenić, które działania generują więcej kosztów niż korzyści. Kierując się zasadą »eliminacji rzeczy zbędnych«, wybierzemy formy aktywności, które przynoszą wymierne efekty. Dobrzy pracownicy chcą angażować się w rzeczy, które mają sens” – tłumaczy Grzegorz Oleksy, prezes firmy Axence, dostarczającej rozwiązania do zarządzania i bezpieczeństwa IT. Badania dotyczące zarządzania czasem wskazują, iż to sami pracownicy narzekają na „rozpraszacze”, 47% przyznaje się do zmęczenia nadmiarem spotkań, niepotrzebnych maili i wykonywaniem cudzych obowiązków. Mądre planowanie czasu pozwala zapobiec obniżeniu jakości pracy i zwiększyć efektywność personelu.
Uważaj na pożeracze czasu
Eksperci od zarządzania wskazują, iż prawdziwe efekty w zakresie optymalizacji przynosi dopiero pozbycie się zbędnych zadań. Należy najpierw ocenić, które z nich generują więcej kosztów niż korzyści. Kierując się metodą redukcji, menedżerowie stają przed wyzwaniem identyfikacji pożeraczy czasu, bezsensownych projektów, nadmiernych procedur czy rozproszonej informacji. Dlatego tak istotne jest, by pracodawcy umiejętnie planowali oraz zapewniali przestrzeń czasową dla pracowników.
„Warto przy tym wesprzeć pracowników, dając im narzędzia do samodzielnej analizy wykorzystywanego czasu na poszczególne zadania. Inwestowanie energii w mądrze wykorzystany czas to wzrost wyników oraz większa satysfakcja zespołu” – dodaje Grzegorz Oleksy.
Tymczasem lista zbędnych czynności jest dość długa. Jednymi z najbardziej uciążliwych są firmowe procedury, poprawianie cudzych błędów, nadmiar obowiązków czy problemy podczas pracy w zespole. Co ciekawe, pracownicy narzekają też na brak ambitnych zadań, zbyt długie godziny spędzone przy komputerze oraz brak czynników motywujących do wydajniejszej pracy. Również internet dostarcza mnóstwa pretekstów, aby oderwać się od żmudnych i powtarzalnych zajęć. 61% badanych używa go do celów prywatnych, a 26% uważa, że zabiera on najwięcej czasu w pracy.
W poszukiwaniu straconego czasu
89% pracowników uważa, że marnuje czas w pracy
Powody marnowania czasu | Co rozprasza w pracy |
53% potrzebuje przerw w pracy | 26% nadużywa internetu |
Oprócz oderwania się od obowiązków pracownicy wskazują, że nie są wystarczająco zainteresowani swoją pracą – uważają ją za nudną (20%). Pozostałe czynniki to brak motywacji (8%), niezadowolenie z pracy (7%) i niedostateczne wynagrodzenie (2%). | Nadmiar spotkań ze współpracownikami jest uznawany za drugie ważne źródło rozproszenia w pracy (24%), w dalszej kolejności odpowiadanie na e‑maile (12%), kontakty z szefem (7%), media społecznościowe (4%), a na końcu prywatne rozmowy telefoniczne (2%). |
Blokowanie stron w pracy | Internet największym źródłem rozpraszaczy |
79% ignoruje istniejące ograniczenia | 61% korzysta z sieci w celach prywatnych |
Większość pracowników nie uzależnia wyboru pracodawcy od faktu blokowania niepożądanych stron internetowych. 18% ocenia negatywnie takie podejście. 56% pracowników i tak realizuje prywatne sprawy za pomocą urządzeń mobilnych. | W internecie pracownicy najczęściej wykorzystują media społecznościowe, wysyłają maile, odwiedzają strony z newsami, robią zakupy online i korzystają z wyszukiwarki. |
Badania pokazują, że godziny marnowane w sieci to jedynie część problemu spadającej produktywności. Dużo czasu pracownicy tracą na firmowe spotkania, które czasami zapełniają cały dzień. Prawie 1 respondentów narzeka na ich nadmiar. Kolejnym czynnikiem dekoncentrującym jest odpowiadanie na maile od współpracowników (12%).
Blokowanie stron internetowych jest jedną z metod walki z rozpraszaczami. Co ciekawe, prawie 80% pracowników stwierdza, że kompletnie nie zwraca uwagi na zakładane w firmach blokady na strony internetowe. W takich sytuacjach aż 56% używa własnych urządzeń mobilnych. Narzędzia blokujące niepożądane witryny i aplikacje powinny być odczytane jako wartość dodana, również dla nich samych.
Rolą menedżerów jest wykrycie powodów, dla których pracownicy wykonują czynności niezwiązane z ich obowiązkami. Ponad połowa pracowników ma świadomość, że krótkie przerwy w pracy pozytywnie wpływają na produktywność. 20% badanych po prostu nudzi się w pracy, a 8% potrzebuje dodatkowej – choćby słownej – zachęty od przełożonych do większego zaangażowania.
Mądre zarządzanie czasem
Wśród praktycznych narzędzi do zastosowania w organizacji warto wymienić SmartTime, moduł aplikacji Axence nVision®. Rozwiązanie mierzy aktywność w godzinach pracy, pomaga w zidentyfikowaniu nieprawidłowości i w optymalizacji zadań. Każdy pracownik organizacji może uzyskać dostęp do własnych wskaźników aktywności. System umożliwia zastosowanie konkretnych reguł i pozwala na organizację czasu w podziale na produktywny, neutralny i nieproduktywny.
„Rozwijając narzędzia dla działów IT, dostrzegliśmy, że zarówno menedżerom, jak i członkom zespołów potrzebna jest łatwo dostępna wiedza o aktywności w godzinach pracy. Stworzyliśmy SmartTime – moduł w aplikacji Axence nVision® – który edukuje pracowników w kontekście ich aktywności, a menedżerom daje pełny ogląd podejmowanych czynności” – wyjaśnia Grzegorz Oleksy.
Praca poszczególnych zespołów bardzo się różni, stąd aplikacja umożliwia obsługę różnego rodzaju grup i modyfikacje stosownych ustawień lub wyjątków. Zestawienia dla poszczególnych zespołów i pracowników można analizować w wybranych okresach. Na podstawie tych wyników menedżerowie dokonują wyboru czynności najistotniejszych w danym momencie. To źródło bezcennej wiedzy o rozkładzie zadań i ich czasochłonności. Efektem analiz mogą być: wdrożenie optymalizacji zadań, eliminacja zbędnych działań i lepsze planowanie. Wykorzystując wiedzę z systemu, menedżerowie mogą dodatkowo szkolić pracowników z lepszej organizacji pracy oraz wdrażania dobrych praktyk.
„W Axence wierzymy w siłę ludzi i znaczenie zatrudniania odpowiednich osób. Pracownicy motywowani wewnętrznie, nakierowani na cel, chcą angażować się w przedsięwzięcia, które mają sens, tj. przynoszą efekty. Zespoły oczekują, iż projekty, którymi się zajmują, są zrozumiałe, przejrzyste i przynoszą oczekiwane rezultaty” – dodaje Grzegorz Oleksy.
Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »
Strategia na niepewne czasy
Jakub Boruc PL
W dobie coraz większej inflacji analitycy i eksperci są zgodni co do tego, że Polskę czeka spowolnienie gospodarcze, choć jego skala nie jest jeszcze znana. Częstą odpowiedzią firm jest nagłe cięcie kosztów, ale dopiero optymalizacja wpisana w długofalową strategię, realizowaną jeszcze w czasach wzrostu, pomaga zwyciężać nawet w niekorzystnej sytuacji gospodarczej.
Doskonalenie procesów wpisane w kulturę firmy
Agnieszka Niemira PL
Stale rosnące wymagania klientów odnośnie do rynku logistycznego tworzą potrzebę ciągłego doskonalenia, a wszystko zaczyna się od szczegółowego przyjrzenia się procesom i ich standaryzacji. Poznaj wyzwania, z jakimi zmierzyła się firma Fresh Logistics Polska podczas optymalizacji procesowej pomiędzy jednostkami organizacyjnymi rozproszonymi w całym kraju.
Sposób na zwiększenie efektywności sprzedaży
Jakub Boruc PL
Dziś, w dobie nowoczesnych technologii, tradycyjne podejście do sprzedaży bezpośredniej stało się przestarzałe. Co należy zrobić, żeby najnowsze narzędzia faktycznie wspierały sprzedawców? Odpowiedzią na to pytanie jest wdrożenie rozwiązania Salesbook w firmie Fortum.
