Streszczenie: Aby skutecznie odpocząć podczas urlopu i nie martwić się o obowiązki zawodowe, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie. Najważniejsze jest, by na kilka dni przed planowanym wypoczynkiem zaplanować wszystkie pilne zadania i przekazać je współpracownikom lub zastępcom. Istotne jest, by zorganizować sprawy z wyprzedzeniem, minimalizując ryzyko, że po powrocie będziemy musieli natychmiast rozwiązywać problemy. Kiedy wracamy z urlopu, warto poświęcić czas na spokojne zapoznanie się z zaległościami, aby nie czuć się przytłoczonym. Również niezbędne jest, by wyłączyć się z życia zawodowego na czas urlopu, co może obejmować ustawienie automatycznych odpowiedzi e-mailowych i ograniczenie dostępu do służbowych mediów społecznościowych.
Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Pracuj.pl, dla 64% Polaków udany urlop jest kluczowym elementem utrzymania zadowolenia z pracy. Mimo to aż połowa ankietowanych byłaby gotowa zrezygnować z części czasu wolnego w zamian za podwyżkę lub awans. Tymczasem czas na regenerację jest niezbędny, aby potem móc efektywnie wykonywać codzienne zadania.
Odcięcie się od codziennych zajęć i wypoczynek podczas wakacji mają wiele zalet. Okazuje się, że osoby, które wykorzystują urlop na regenerację rzadziej cierpią na choroby układu krążenia, redukują poziom stresu, a nawet mogą poprawić efektywność w pracy, co potwierdzają badania m.in. naukowców z Rikkyo University w Tokio.
– Kilka czy kilkanaście dni bez pracy pozwala nabrać dystansu do zawodowych problemów. Jednocześnie ogromną sztuką jest zdolność do „odcięcia się” na ten czas od obowiązków, szczególnie dla osób bardzo zaangażowanych. Warto pamiętać, że te dni są istotne z punktu widzenia zdrowia psychicznego, a w większości przypadków nie ma ludzi niezastąpionych. Lepiej pomożemy firmie wracając z urlopu zrelaksowani, niż gdy będziemy podczas niego nerwowo sprawdzać skrzynkę mailową czy służbowy telefon – mówi Agata Grzejda, ekspertka ds. komunikacji wewnętrznej w Grupie Pracuj.
Indeks dolny Większość Polaków wiąże zadowolenie z pracy z udanym urlopem (źródło: Pracuj.pl). Indeks dolny koniecWiększość Polaków wiąże zadowolenie z pracy z udanym urlopem (źródło: Pracuj.pl).
W idealnych warunkach podczas urlopu nie powinniśmy w ogóle odbierać telefonów ani sprawdzać służbowej poczty. Życie pisze jednak różne scenariusze i niekiedy współpracownicy potrzebują konsultacji. Dlatego zawsze wcześniej warto ustalić kto, kiedy oraz w jaki sposób może się z tobą kontaktować podczas urlopu. Dzięki temu zmniejszysz ryzyko, że koledzy z pracy zaczną nadużywać twojej dobrej woli, przy okazji zakłócając czas potrzebny na „ładowanie baterii”.
Planowanie urlopu
Niezmiernie istotne jest odpowiednie przygotowanie do urlopu, co warto zrobić kilka tygodni wcześniej. Na pewno nie należy planować realizacji trudnych i złożonych zadań na dzień przed wyjazdem. W przeciwnym razie może się okazać, że część pracy musisz zabrać ze sobą. Trudno się wówczas cieszyć wypoczynkiem i skutecznie odpocząć. Również dzień powrotu do pracy powinien zostać tak zaplanowany, by znalazł się w harmonogramie czas na sprawdzenie tego, co cię ominęło i na jakim etapie są przedsięwzięcia, w których bierzesz udział.
Zidentyfikuj projekty, które wymagają ukończenia przed wyjazdem na wakacje. Warto ograniczyć się tylko do kilku naprawdę niecierpiących zwłoki pozycji. Taka preselekcja wymaga sporo asertywności, ponieważ z pewnością pojawi się pokusa, aby zrobić jak najwięcej, co nie jest jednak najlepszym pomysłem. Rozsądniejszym rozwiązaniem jest przesunięcie wykonania większości zadań, tych z „długim terminem ważności”, na pierwszy tydzień po powrocie.
Tego typu planowanie możemy porównać, stosując analogię ze świata motoryzacji, do tzw. „zimnego rozruchu”. W mroźne poranki po uruchomieniu samochodu silnik nie powinien od razu wchodzić na wysokie obroty, tylko spokojnie się rozgrzewać. Podobnie po urlopie warto „zafundować” sobie łagodne wejście w rytm pracy i zacząć od prostszych zadań, które można wykonać szybko i w pierwszej kolejności. W ten sposób łatwiej uwolnić energię zebraną podczas wakacji.
Przekaż odpowiedzialność podwładnym
Im wyżej jesteś w strukturze organizacyjnej firmy i w im większej liczbie projektów bierzesz udział, tym trudniej jest o naprawdę efektywny wypoczynek. Z tego powodu wielu menedżerów niechętnie całkowicie odcina się od pracy i nawet podczas wakacji stara się zdalnie zarządzać firmą. To droga donikąd i ani prawdziwa praca, ani wypoczynek. Dlatego planując urlop przekaż obowiązki współpracownikom. Potraktuj to jako test odpowiedzialności współpracowników i sposób na wyłonienie nowych liderów.
Osobom, które poświęcają się pracy również podczas urlopu może się wydawać, że są niezastąpione. Takie myślenie często bierze się z podświadomej obawy, że ktoś się zorientuje, że można się bez nich obejść. A przecież urlop to tylko kilka, czasami kilkanaście dni. Delegacja zadań to objaw odpowiedzialności. Jeśli podczas urlopu okażesz się osobą niezastąpioną, a w firmie zapanuje chaos, to będzie to raczej objaw złej organizacji pracy. Dlatego warto zainwestować trochę czasu na zidentyfikowanie przyczyn takiego stanu rzeczy. W przyszłości takie działania się zwrócą, co zaczniesz dostrzegać nie tylko podczas twoich kolejnych urlopów, kiedy coraz rzadziej będziesz spoglądać nerwowo na telefon, ale także w rosnących wynikach zespołów, które prowadzisz.
Poinformuj współpracowników i klientów o swoim urlopie
Kiedy już przekażesz swoje zadania, pamiętaj, aby w poczcie elektronicznej ustawić automatyczną odpowiedź i odpowiednie nagranie w poczcie głosowej dotyczące twojej nieobecności. Wiadomość powinna zawierać informację od kiedy będziesz niedostępny, a także kto przejmie twoje obowiązki dotyczące poszczególnych projektów. Dobrym pomysłem jest też dodanie zdania o urlopie w stopce mailowej na kilka dni przed wyjazdem (tylko pamiętaj, aby ją usunąć tuż po powrocie z wakacji). Jak widać, zaplanowanie wypoczynku bywa równie wymagającym przedsięwzięciem co niejeden projekt realizowany w firmie.
Jak zaplanować udane wakacje?
zacznij planować urlop kilka tygodni wcześniej.
zakończ najważniejsze projekty, które rzeczywiście wymagają twojej uwagi.
przekaż obowiązki kolegom z pracy i poinformuj o tym klientów.
nie planuj żadnych ważnych zadań na ostatni dzień w pracy i pierwszy dzień po powrocie z urlopu.
ustal, jak często i w jakich godzinach można się z tobą kontaktować w trakcie urlopu.
ustaw autoresponder i informację na poczcie głosowej o nieobecności i zastępstwach.
i najważniejsze – wyłącz telefon i korzystaj z wolnego czasu!
Indeks dolny Źródło: W artykule wykorzystano dane z najnowszego raportu Pracuj.pl „Polacy w środowisku pracy”, a także badania naukowców z Rikkyo University opisanego w artykule „Effects of a short‑stay vacation on the mental health of Japanese employees” w magazynie „Asia Pacific Journal of Tourism Research”. Indeks dolny koniecŹródło: W artykule wykorzystano dane z najnowszego raportu Pracuj.pl „Polacy w środowisku pracy”, a także badania naukowców z Rikkyo University opisanego w artykule „Effects of a short‑stay vacation on the mental health of Japanese employees” w magazynie „Asia Pacific Journal of Tourism Research”.
