Te trzy historie zabierz na rozmowę kwalifikacyjną

Podczas rozmowy z potencjalnym pracodawcą nie ma chyba nic bardziej stresującego niż pytanie, po którym odczuwamy pustkę w głowie. I to tak wielką, że ugięłyby się pod nami kolana, gdyby nie to, że właśnie siedzimy na krześle… Dlatego warto poznać trzy pytania, które najczęściej zaskakują kandydatów i przygotować na nie zgrabne odpowiedzi w formacie elevator pitch – przyjaznym zarówno dla słuchacza, jak i opowiadającego.

Rozmawiając z komisją rekrutacyjną zazwyczaj mamy do czynienia z wyraźną nierównowagą sił – trochę jak na egzaminie ustnym. Dobra wiadomość jest jedna taka, że tak jak do egzaminu, do rozmowy kwalifikacyjnej również można się przygotować, bazując na potencjalnych pytaniach, jakie możemy otrzymać.

Ich lista jest dość obszerna, chciałabym jednak skupić się na trzech, które w mojej ocenie wywołują największą konsternację u kandydatów, choć są wykorzystywane przez większość firm. Ponadto proponuję przygotować odpowiedzi w formie elevator pitch, czyli krótkiej, zaledwie kilkudziesięciosekundowej prezentacji, która pomaga sprawnie zarządzać dynamiką prowadzonej rozmowy: nie rozwlekać, nie zanudzać, ale mówić jasno, konkretnie, emanując pewnością siebie i pozytywną energią.

Pytanie pierwsze: skąd przychodzisz, kim jesteś i dokąd idziesz

Przyznaję: to właściwie trzy pytania zawarte w jednym, dlatego wyzwanie, by odpowiedzieć na nie zgrabnie, jest bardzo duże. Są rekruterzy, którzy dzielą je na części, ale są również tacy, których interesuje spójne ujęcie historii kandydata i w takiej też formie chcą poznać jego opowieść. Dlatego pewnie osoba biorąca udział w rekrutacji słysząc:

Proszę opowiedzieć nam o swoim dotychczasowym doświadczeniu zawodowym, powiedzieć czym zajmuje się Pan/Pani obecnie i skąd u Pana/Pani potrzeba zmiany?

…czuje się nieco przytłoczona. Jak wybrnąć z tej sytuacji? Oto kilka wskazówek.

• Przygotuj swoją opowieść, wyobrażając sobie, że opowiadasz ją osobie, która Cię podziwia. Takie podejście po pierwsze zbuduje twoją pewność siebie, po drugie – sprawi, że poczujesz, że twoja historia powinna wnosić coś w życie rozmówcy.

• Wybierz, konkretną rolę, jaką chcesz pełnić w swojej opowieści. Jesteś zdobywcą, którego napędza ambicja i chęć przekraczania samego siebie? Lubisz dzielić się wiedzą? A może twoją misją jest pomagać innym? Postaraj się przekazać tę ideę w swojej wypowiedzi.

• Nie stroń od zabiegów językowych, które angażują słuchaczy, np. zdań w stylu: „Proszę sobie wyobrazić…” / „Nie wiem, czy mieli państwo okazję znaleźć się w podobnej sytuacji…” / „Z pewnością nie raz zetknęli się państwo z sytuacją, gdy…”.

• Zachowaj porządek chronologiczny. Staraj się nie skakać po faktach: pokaż, czym zajmowałeś się w przeszłości, co robisz teraz i jak widzisz swoją przyszłość w firmie, w której starasz się o pracę. Zadbaj o odpowiednią nawigację po swojej opowieści, aby komisja rekrutacyjna nie miała wątpliwości, o którym etapie właśnie mówisz. Używaj fraz w stylu: „Moja przygoda z marketingiem zaczęła się…” / „Swoje pierwsze kroki w IT stawiałem w firmie X”; „Obecnie zajmuję się…” / „Dziś odpowiadam za / pełnię rolę…”; „To doświadczenie uświadomiło mi, że chcę rozwijać się w kierunku…” / „W państwa ofercie widzę szansę na swój rozwój w obszarze…” itp.

• Dokonaj mądrej selekcji. Nie musisz mówić o tym, że na studiach dorabiałeś w recepcji hostelu albo w kawiarni, chyba że miało to fundamentalne znaczenie dla twojej późniejszej kariery. Zaprezentuj jedynie kamienie milowe swojej drogi zawodowej.

• Zaznaczaj na bieżąco, czego nauczyły cię kolejne doświadczenia albo dlaczego były dla Ciebie ważne. W ten sposób pokażesz, że świadomie podchodzisz do pracy nad sobą, a rozwój twojej kariery nie jest dziełem przypadku.

• Poćwicz operowanie tonem głosu. Niech nie będzie to ton kogoś, kto wije się na przesłuchaniu, ale głos osoby swobodnie opowiadającej coś przyjacielowi.

Wszystko pięknie, ale jak uwzględnić wszystkie te rady, mając do dyspozycji kilkadziesiąt sekund? Podam ci przykład takiej opowieści, na bazie której możesz stworzyć własną.

Monika, kierownik ds. obsługi klienta, stara się o posadę trenera w call center.

„Pierwsze doświadczenia w kontaktach z klientem zdobywałam na infolinii WeCare – firmy sprzedającej ubezpieczenia medyczne. Jeśli kiedykolwiek korzystali państwo z takiej usługi, z pewnością oczekiwali państwo od konsultanta ustalenia jak najszybszego terminu wizyty lekarskiej. Rozmowy z pacjentami nauczyły mnie jednak, że oprócz tego ludzie w takiej sytuacji potrzebują, by subtelnie okazać im współczucie. To odkrycie sprawiło, że otrzymywałam wysokie oceny od pacjentów, nawet jeśli nie mogłam zarezerwować dla nich wizyty lekarskiej w terminie, o który prosili.

Dobre wyniki i umiejętności komunikacyjne związane z empatią pomogły mi wygrać rekrutację na stanowisko specjalisty ds. obsługi klienta w firmie LevelUp, w której pracuję do dziś. Szybko zostałam doceniona przez moją ówczesną przełożoną, dzięki czemu miałam możliwość udziału w wielu szkoleniach z zakresu rozmów sprzedażowych. Później chętnie dzieliłam się nowymi praktykami z innymi członkami zespołu. Wtedy szefowa powiedziała mi: „Monika, masz talent do przekazywania wiedzy, powinnaś szkolić innych!”.

Te słowa sprawiły, że kiedy szefowa dostała propozycję pracy za granicą, postanowiłam zaryzykować i wystartowałam w rekrutacji prowadzonej na jej stanowisko, choć nie ogłoszono rekrutacji wewnętrznej. Zaskoczyłam tym wszystkim, ale ostatecznie moje umiejętności oraz znajomość firmy i potrzeb naszych klientów zdołały przekonać komisję. Dziś, po 4 latach na tym stanowisku, praca z zespołem dalej sprawia mi ogromną przyjemność. Jako kierownik muszę jednak poświęcać uwagę wielu obszarom i ostatecznie zostaje mi mało czasu na szkolenie pracowników. Jako trener call center w Państwa firmie mogłabym skupić się na tym, co jest moją pasją, a przy tym wnieść do zespołu nowe, przetestowane przeze mnie wielokrotnie, praktyki kontaktu z klientem”.

Pytanie drugie: Twoje największe dotychczasowe wyzwanie

Pewnie do tej pory zmierzyłeś się z ogromną liczbą wyzwań. Możliwe, że każdy dzień w twojej pracy to kolejne, poważne zadanie. Taka odpowiedź nie pomoże ci jednak zabłysnąć na rozmowie rekrutacyjnej. Choćby było ci bardzo trudno, wybierz jedno wyzwanie, o którym opowiesz coś więcej. Pamiętaj, że siła twojej opowieści tkwi w konkrecie!

Umówmy się też od razu: nie musi to być rzeczywiście absolutnie najważniejsze wyzwanie w twojej karierze. Jeśli nie potrafisz odszukać w pamięci wydarzenia o najwyższej randze, bo rozwiązywałeś wiele problemów podobnego kalibru, wybierz historię, którą potrafisz opowiedzieć z największą swadą. Postaraj się jednak zaznaczyć, dlaczego sytuacja, o której opowiadasz, jest dla Ciebie szczególnie ważna.

Sam oceń, która odpowiedź brzmi lepiej.

Tomek i Artur starają się o to samo stanowisko menedżerskie. Obaj od 3 lat są kierownikami dziesięcioosobowych zespołów w firmach outsourcingowych.

Proszę opowiedzieć nam, jakie było największe wyzwanie w Pańskiej karierze?

Tomek:

„Największe wyzwanie… Cóż, było ich wiele, trudno wybrać mi jedno. Tak naprawdę należałoby powiedzieć, że co klient, to nowe wyzwanie, bo każda z tych firm decydowała się na outsourcing dlatego, że nie była w stanie zrealizować pewnych zadań we własnym zakresie. Czasem samo ustalenie warunków współpracy było już żmudnym, wieloetapowym procesem, innym razem wyzwaniem było zaprojektowanie usługi od podstaw, bo klient miał zupełnie inne potrzeby niż ci, z którymi współpracowaliśmy wcześniej. Za każdym razem starałem się jednak w takich sytuacjach znaleźć najlepsze rozwiązanie”.

Artur:

„Tych wyzwań było wiele, ale szczególnie pamiętam jedną sytuację. Zależało nam, aby wystartować w pewnym przetargu, bo jego wygrana wiązałaby się nie tylko z dużymi korzyściami finansowymi, ale i prestiżem, który pomógłby nam przyciągnąć kolejnych klientów. Na liście usług, które miałyby podlegać outsourcingowi był jednak marketing, którym do tej pory się nie zajmowaliśmy. Wyglądało więc na to, że przetarg przejdzie nam koło nosa. Mnie jednak trudno było się z tym pogodzić. Wówczas wpadłem na pomysł, by usługi marketingowe zlecić podwykonawcy. Tylko komu?

Rozpoczął się wyścig z czasem: w ciągu dziesięciu dni musieliśmy znaleźć rzetelną agencję marketingową, która zgodziłaby się z nami współpracować na najwyższym poziomie, a przy tym nie zrujnowałaby nas finansowo. Pracowałem nad tym jeszcze z dwiema osobami z zespołu i wspólnie udało się nam wybrać wartościowego partnera. Dokumenty do przetargu przygotowywałem w niesamowitym tempie i później dosłownie biegłem na pocztę, by nadać przesyłkę przed terminem zakończenia zbierania ofert… I proszę sobie wyobrazić, że wygraliśmy ten przetarg. Byłem bardzo dumny z zaangażowania zespołu i cieszyłem się, że nie odpuściłem tak łatwo tej sprawy”.

Którego kandydata byś zatrudnił?

Pytanie trzecie: popełniłeś błąd – i co dalej?

Rekruterzy proszą czasem, by opowiedzieć o sytuacji, w której coś nam nie wyszło oraz o tym, w jaki sposób uporaliśmy się z sytuacją. W tym momencie kandydaci albo starają się sytuację, z której tak naprawdę są dumni, przedstawić jako błąd („Pamiętam jeden projekt, gdy wziąłem za dużo spraw na głowę i przez to musiałem zostawać po godzinach. Udało mi się jednak dopiąć wszystko i zakończyć prace w terminie”), albo są na tyle zaskoczeni pytaniem, że w ogóle nie potrafią na nie odpowiedzieć („Popełniam błędy, jak każdy, ale nie pamiętam teraz żadnej konkretnej sytuacji”).

Pytanie o błąd budzi duże kontrowersje, ale kiedy kandydat rzeczywiście jest w stanie opowiedzieć o sytuacji, w której coś przeoczył, pomylił się albo podjął złą decyzję, a potem wyszedł z sytuacji obronną ręką, wyraźnie wybija się na tle innych osób starających się o pracę. Jest ono szczególnie ważne w przypadku firm otwartych na innowacje i testowanie różnych rozwiązań – wówczas błędy są na porządku dziennym i są akceptowane, jeśli idzie za nimi odpowiednia postawa pracownika. Ja sama zadaję to pytanie podczas spotkań z kandydatami – nie po to, by przyłapać ich na błędach, ale by sprawdzić, czy oni sami dają sobie przyzwolenie na to, by je popełniać, a potem wyciągać z nich wnioski.

Moja rekomendacja? Postaw na szczerość w swojej historii. Nie musisz opowiadać o sytuacji, która była dla ciebie najbardziej kompromitująca. Wybierz taką, w której rzeczywiście popełniłeś błąd, ale potem udało ci się go naprawić.

Pytanie o błąd zaważyło na rekrutacji na stanowisko copywritera, którą prowadziliśmy w ICAN Institute jakiś czas temu. Poziom był niesamowicie wysoki. Kogo mieliśmy wybrać? Każdy z kandydatów miał wiele do zaoferowania. Wyłoniliśmy trzech najlepszych, ale dalej nie byliśmy w stanie podjąć decyzji, więc postanowiliśmy jeszcze raz przeanalizować przebieg naszych spotkań.

Tylko jedna z tych trzech osób odpowiedziała na nasze pytanie o popełniony błąd. Gdy je zadałam, zamyśliła się przez chwilę, a potem spokojnym głosem odpowiedziała mniej więcej w ten sposób:

„Opowiem może o sytuacji, która miała miejsce dosyć niedawno. W mojej poprzedniej firmie oprócz pisania tekstów zdarzało mi się również obsługiwać zamówienia z naszego sklepu internetowego. Pewnego razu pomyliłam kod produktu i wysłałam klientce nie to, co trzeba… Zorientowałam się, że popełniłam błąd jeszcze zanim przesyłka trafiła do adresatki, ale niestety już w momencie, gdy nie mogłam jej zawrócić. Od razu napisałam mail do tej pani z wyjaśnieniem sytuacji i zaproponowałam, że w ramach rekompensaty przy wymianie produktu dorzucę do jej zamówienia bonus. Z drżeniem serca czekałam na odpowiedź, a tymczasem, kiedy klientka mi odpisała, stwierdziła, że właściwie produkt, który wysłałam jej przez pomyłkę, podoba się jej nawet jeszcze bardziej i że nie będzie go zwracać”.

Ta krótka, prosta historia emanująca szczerością przekonała mnie, że powinniśmy wybrać właśnie tę kandydatkę i już podczas okresu próbnego mogliśmy się przekonać, że była to świetna decyzja.

Jak możesz zainspirować się tym przypadkiem? Oprócz tego, że warto, abyś w swojej historii przedstawił konkretną sytuację (może być bardziej dramatyczna: jeśli jesteś w stanie opowiedzieć o tym, jak prawie straciłeś pracę równie pasjonująco, co Suzy Welch – zrób to!), możesz wybrać taką, która nie wiąże się bezpośrednio z obowiązkami będącymi esencją stanowiska, o które się starasz. Nasza kandydatka opowiedziała o sytuacji, która zaistniała niejako „obok” jej codziennych obowiązków, więc jej opowieść ani trochę nie poddała w wątpliwość jej kompetencji jako copywritera. Pokazała za to, że jest pracownikiem, który umie przejąć inicjatywę.

Uwaga na koniec: nie bądź niewolnikiem formy

Kiedy przygotujesz już trzy historie, które zabierzesz ze sobą na rozmowę kwalifikacyjną, przećwicz ich opowiadanie, za każdym razem ustawiając stoper, by na koniec sprawdzić, w jakim czasie udało Ci się zmieścić. Jeśli przekroczyłeś czas o kilka minut, jest to czytelny sygnał, że z pewnych elementów historii warto zrezygnować. Kiedy jednak dopracujesz każdą z opowieści i będziesz w stanie z łatwością opowiedzieć każdą z nich, zapomnij o tym, że kiedykolwiek istniały jakieś ramy czasowe. Zwłaszcza podczas rzeczywistej rozmowy rekrutacyjnej, bo przecież nikt nie będzie pod stołem mierzył kolejnych sekund Twojej wypowiedzi. Odpręż się, uśmiechnij i mów ze spokojem. Pamiętaj, że forma elevator pitch ma pomóc ci przygotować się do spotkania z przyszłym pracodawcą, a nie uwierać w rozmowie jak zbyt mocno zaciśnięty krawat. Powodzenia!