Rozwijając siebie i pracowników, rozwijasz organizację

Kiedy pracownicy szukają możliwości rozwoju zawodowego, a menedżerowie im to umożliwiają, wtedy pracownicy odblokowują rozwój swojej kariery, a firmy zyskują konkurencyjną przewagę.

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy rozwój zawodowy przestał być postrzegany jako benefit, a zaczął być koniecznością. W obliczu napiętych budżetów i płynności kadr, które dotykają wiele sektorów, organizacje nie powinny eliminować rozwoju zawodowego i szkolenia pracowników. Sami pracownicy powinni również dbać o podnoszenie kwalifikacji niezależnie od tego, czy zasoby organizacyjne na to pozwalają, czy też nie. W tym artykule badamy, w jaki sposób kadra kierownicza może zarządzać wydatkami na rozwój, a także przedstawimy strategie finansowania rozwoju zawodowego pracowników.

Dla menedżerów: Jak działania rozwojowe pozwalają utrzymać konkurencyjność zespołów

W pierwszej części przyjrzymy się trzem kluczowym strategiom, dzięki którym menedżerowie mogą skutecznie alokować zasoby na rozwój pracowników w trudnych ekonomicznie czasach. Kiedy liderzy zrozumieją znaczenie tego typu programów, będą mogli podejmować bardziej świadome decyzje, które w dłuższej perspektywie przyniosą wiele korzyści organizacji.

1. Oceń ryzyko cięcia budżetów na rozwój pracowników

Kiedy budżety są napięte, rozwój pracowników jest jednym z pierwszych programów, który ulega cięciom. Powodem jest postrzeganie szkoleń jak nisko wiszących owoców w sytuacji cięć budżetowych. Jednak tego rodzaju krótkoterminowe środki oszczędnościowe nie są rozważnym strategicznym posunięciem ze strony kadry kierowniczej. Posiadanie dobrze wyszkolonych pracowników ma kluczowe znaczenie dla zachowania konkurencyjności, dlatego też zachęcamy kadrę kierowniczą do oceny ryzyka wynikającego z ograniczania wydatków na szkolenia pracowników.

Na przykład organizacje, które ograniczają wydatki na badania i rozwój, mogą zostać w tyle, kiedy gospodarka się ożywi w porównaniu z firmami, które utrzymają swoje inwestycje na szkolenia. W rezultacie pracownikom może zacząć brakować umiejętności potrzebnych, by odnieść sukces. Co więcej, inwestowanie w rozwój pracowników pomaga firmom generować oszczędności na wykonywanych zadaniach. Według badań przeprowadzonych przez firmę Gartner od 2017 roku liczba umiejętności wymaganych na jednym stanowisku wzrasta o 10% rocznie. Organizacje, które traktują priorytetowo podnoszenie kwalifikacji, będą miały pracowników, którzy na bieżąco uzupełniają swoje kwalifikacje i podnoszą swoje umiejętności, potrzebne do wykonywania ich pracy, podczas gdy organizacje, które znacznie ograniczają budżet na rozwój pracowników, prawdopodobnie nie.

Coroczne badanie dyrektorów generalnych PwC wykazało, że firmy z zaawansowanymi programami rozwojowymi charakteryzowały się większym zaangażowaniem pracowników oraz skuteczniej przyciągały i zatrzymywały największe talenty. Kierownictwo musi o tym pamiętać, nawet w obliczu pogarszającej się koniunktury gospodarczej, gdyż cięcie budżetów na rozwój może zwiększyć ryzyko utraty utalentowanych pracowników. Jak ujął to Josh Felperin, dyrektor globalnej sprzedaży Alps Controls: „Stałe inwestowanie w rozwój osobisty i zawodowy pracowników powinno być priorytetem każdego zespołu kierowniczego, a nie tylko wynikami finansowymi”.

2. Oceń ryzyko cięcia budżetów na rozwój pracowników

Menedżerowie muszą traktować rozwój pracowników jako inwestycję, a nie jako koszt. Rozwój pracowników może generować przychody, a nie być tylko kolejną pozycją budżetową. Na przykład podnoszenie kwalifikacji i awansowanie wewnątrz struktury pozwoli organizacji zaoszczędzić pieniądze na rekrutację i zatrudnianie. Według Society for Human Resource Management średni twardy koszt rekrutacji nowego pracownika wynosi 4700 USD, a koszt całkowity — w tym koszty miękkie, takie jak czas — stanowią dwu lub trzykrotność wynagrodzenia na danym stanowisku. Teraz wyobraź sobie, co twoi menedżerowie mogliby zrobić z zaledwie połową tej kwoty, jeśli chodzi o podniesienie kwalifikacji obecnego pracownika zamiast zatrudniania nowego kandydata. Nie tylko oszczędzasz na kosztach rekrutacji, ale również pomagasz swojej organizacji zlikwidować lukę kompetencyjną, która pojawia się w wielu branżach.

Kierownictwo powinno postrzegać rozwój pracowników jako inwestycję. W trudnej sytuacji gospodarczej kuszącym krokiem może wydawać się ograniczenie zarówno funduszy na rozwój pracowników, jak i czasu przeznaczonego na szkolenia. Jednak badania wykazały istotny związek między działaniami wykonawczymi związanymi z rozwojem pracowników a wynikami organizacyjnymi.

3. Strategicznie uszereguj umiejętności, które mają być rozwijane

W obliczu trudności ekonomicznych redukcje budżetów we wszystkich działach mogą być nieuniknione i nie twierdzimy, że budżet na rozwój pracowników powinien pozostać całkowicie nienaruszony. Jesteśmy jednak za przeznaczeniem funduszy na strategiczne priorytety szkoleniowe. Tak naprawdę niektóre ze szkoleń mogą zostać wstrzymane do czasu ponownego rozkwitu gospodarki. W krótkoterminowej perspektywie może być konieczne nadanie priorytetu umiejętnościom twardym, takim jak zarządzanie projektami lub cyberbezpieczeństwo, nad umiejętnościami miękkimi, takimi jak zarządzanie czasem. Chociaż zdecydowanie wspieramy szkolenia w zakresie umiejętności miękkich, które odgrywają kluczową rolę w każdej firmie, to rozumiemy, że fundusze rozwoju pracowników mogą wymagać wydania środków na pilniejsze potrzeby szkoleniowe w zakresie umiejętności twardych, aby podnieść konkurencyjność organizacji.

Amazon jest doskonałym przykładem firmy, która potrafi dopasowywać wydatki na rozwój pracowników do kluczowych wskaźników efektywności (KPI) organizacji. Pomimo niedawnych zwolnień firma nadal szkoli pracowników w kluczowych obszarach w ramach inicjatywy Upskilling 2025, w tym z umiejętności twardych, np. usługi przetwarzania w chmurze i uczenie maszynowe. Bez względu na to, które umiejętności najbardziej cenisz, musisz mieć pewność, że umożliwiasz szkolenie. „Organizacje, które nie inwestują w rozwój swoich pracowników, działają wbrew sobie i potykają się o własne nogi” – stwierdził Jon Sexton, wiceprezes ds. kultury i rozwoju przywództwa w Vibrant Credit Union.

Dla pracowników: Strategie zabezpieczenia możliwości rozwoju zawodowego

Poszukiwanie możliwości rozwoju zawodowego w miejscu pracy może stanowić wyzwanie, szczególnie w przypadku ograniczonych budżetów. Zamiast biernie czekać na pojawienie się możliwości uczestnictwa w warsztatach czy szkoleniach, pracownicy muszą sami wykazywać się proaktywną postawą i przekonać przełożonych o obopólnych korzyściach płynących z inwestycji w szkolenia i rozwój.

Niemniej jednak proszenie o pieniądze w momencie, gdy budżety są ograniczone, nigdy nie jest łatwą rozmową, zwłaszcza gdy uczenie i rozwój L&D (Learning and Development) jest postrzegane jako bonus. Zalecamy następujące podejścia, aby przygotować się do zaprezentowania swojej propozycji podczas rozmowy z przełożonym na temat przyznania funduszy na rozwój zawodowy.

1. Dostosuj swoje cele do potrzeb organizacji

Aby zwiększyć swoje szanse na uzyskanie zgody i środków na rozwój zawodowy, sformułuj swoją prośbę tak, by pokazać, w jaki sposób szkolenie wesprze cele twojego zespołu. Jeśli potrafisz wyjaśnić, jak dane szkolenie wpłynie na realizację założeń i pracę, wtedy szanse na uzyskanie finansowania i wsparcie przełożonego będą znacznie większe.

Weźmy za przykład Nicka. Jego pracodawca miał już wewnętrzny zespół szkoleniowy zapewniający księgowym dodatkowe godziny szkoleniowe w postaci Continuing Professional Education, więc nie sądził, że zgodzi się na zewnętrzny kurs CPE, który koncentrował się na sprawdzaniu umiejętności. Aby uzasadnić wydatek i daną potrzebę, a także biorąc pod uwagę jego ówczesną pozycję młodszego księgowego — Nick omówił z partnerem zarządzającym, w jaki sposób kurs przyniesie korzyści firmie, a przede wszystkim jemu samemu. Nick podkreślił, że kurs pomógłby firmie utrzymać zaangażowanie w dostarczanie klientom dokładnych, wiarygodnych informacji poprzez konkretne szkolenie na temat unikania popełniania typowych błędów w rachunkowości podatkowej. Przedstawiając przekonujący argument, że szkolenie zewnętrzne zapewni krytyczne umiejętności, które pomogą firmie osiągnąć jej misję, Nick był w stanie przekonać swojego przełożonego, że szkolenie będzie wartościowe, i otrzymał dofinansowanie.

Podobnie gdy Amanda, specjalistka ds. ubezpieczeń, poprosiła swojego przełożonego o opłacenie jej szkolenia w celu uzyskania licencji likwidatora szkód, przyjęła podejście, które określiła jako „pomożesz mi, a pomożesz mojemu zespołowi”. Amanda zwróciła się z prośbą o rozwój zawodowy w czasie, gdy zespół, w którym pracowała, borykał się z trudnościami. Chociaż jej obecna praca nie polegała na likwidacji szkód, zdobycie licencji pozwoliłoby firmie wzmocnić się w obszarze, który naprawdę wymagał wsparcia.

Podczas prezentacji zapytaj przełożonego, w jaki sposób chciałby, abyś podzielił się wiedzą zdobytą podczas szkolenia. Może to być rozmowa indywidualna, udostępnienie materiałów prezentacyjnych lub wypunktowanych materiałów podsumowujących szkolenie, a nawet zorganizowanie warsztatów w celu omówienia materiału z zespołem. Będąc proaktywnym w dzieleniu się tym, czego się nauczyłeś, jeszcze bardziej umacniasz korzyści płynące z rozwoju zawodowego dla całego zespołu.

2. Zaangażuj swojego menedżera

Jak zauważył Gianpiero Petriglieri, wiele organizacji „nie jest tak otwartych na uczenie się, jak przekonują”. Podczas gdy pracownicy mogą odczuwać frustrację z powodu pomijania przez menedżerów nauki lub przedkładania wyników nade wszystko inne, mogą sami zacząć ich uświadamiać w kwestii korzyści, jakie rozwój zawodowy może przynieść firmie.

Na przykład jeden z wiceprezesów dużej firmy świadczącej usługi dla przemysłu nie postrzegał szkoleń jako inwestycji, obawiając się, że pracownicy mogą zażądać podwyżki lub nawet odejść po odbyciu szkolenia. W rzeczywistości takie przekonanie jest mitem, jeśli nie irracjonalnym argumentem. Pracownicy częściej są narażeni na odejście z firmy, gdy nie widzą wewnętrznych możliwości i muszą szukać rozwoju osobistego gdzie indziej. W końcu pracownicy to ludzie, którzy mają fundamentalną potrzebę, by czuć się kompetentnymi i cenią sobie rozwiązania dopasowane do ich umiejętności i zainteresowań. Pracownicy mogą udostępniać źródła zewnętrzne, które podkreślają znaczenie ukierunkowanych szkoleń dla utrzymania i zaangażowania pracowników. Na przykład badania Gallupa sugerują, że rozwój zawodowy jest głównym czynnikiem zatrzymywania milenialsów.

Podczas omawiania tematu z przełożonym ważne jest, aby przyjąć pozytywny ton i pamiętać, że po drodze może pojawić się opór. Prowadź rozmowę w taki sposób, aby skupić się na tym, jak rozwój zawodowy zwiększy szansę na zatrzymanie cennych pracowników. Bądź przygotowany na odmowę, ale spróbuj dowiedzieć się, co może skłonić twojego przełożonego do powiedzenia „tak”. Rozumiejąc obawy, jesteś lepiej przygotowany do pokonania obiekcji ze strony przełożonego. Zastanów się nad zadaniem pytań typu: „Co pomogłoby ci powiedzieć tak?” lub „Czy martwiłbyś się, gdyby nasz konkurent wysłał pracowników na to szkolenie?”. To zachęci twojego przełożonego do rozważenia potencjalnych korzyści płynących z twojej propozycji.

Trzy punkty styku komunikacyjnego mogą skłonić menedżera do zainwestowania w rozwój pracowników i potraktowania tego jako jeden z zasobów zespołu. Po pierwsze, jasno komunikuj o szkoleniu, o które się ubiegasz i staraj się uzyskać pozwolenie na udział w nim. Po drugie, informując swojego przełożonego na temat odbywanego szkolenia, wyrażaj swój entuzjazm i wdzięczność. Możesz na przykład wysłać swojemu menedżerowi krótką informację o postępie szkolenia i wstępne pomysły, które musisz przekazać zespołowi. Na koniec, po szkoleniu podziękuj swojemu przełożonemu za wsparcie i możliwość dzielenia się nowo zdobytą wiedzą z zespołem. Pokazując swoje podekscytowanie, możesz zainspirować współpracowników, którzy również pragną rozwoju zawodowego.

3. Pokaż swoje zaangażowanie w naukę

Składając prośbę o rozwój zawodowy, rozważ podanie kilku opcji finansowania, począwszy od pełnego sponsorowania przez firmę do częściowo finansowanych przez Ciebie. Wykazanie zaangażowania w naukę nowych umiejętności, nawet jeśli oznacza to zainwestowanie własnych pieniędzy, może sprawić, że twoja prośba będzie bardziej przekonująca.

Na przykład Divya znalazła możliwość szkolenia o wartości 2500 USD, aby rozwinąć umiejętności miękkie potrzebne do lepszej obsługi klientów w swojej pracy w agencji rządowej. Wiedząc, że fundusze są ograniczone, zaproponowała swojemu kierownikowi kilka opcji w tym 100%, 50% i 25% finansowania od firmy. Divya pokazała, że poważnie podchodzi do tematu szkolenia. Ostatecznie jej wniosek został w całości sfinansowany przez agencję, ale była gotowa zaakceptować częściowe dofinansowanie i pokryć resztę we własnym zakresie.

Możesz pokazać swoje zaangażowanie, szukając tańszych lub bezpłatnych możliwości dokształcania przed skorzystaniem z droższych opcji. Skutecznym sposobem jest wyszczególnienie tego, czego nauczyłeś się do tej pory dzięki bezpłatnym szkoleniom i przedstawienie pracodawcy, a także określenie, jakie umiejętności bądź braki w wiedzy nadal istnieją. Być może chcesz zdobyć certyfikat z wizualizacji danych. Możesz zacząć od ukończenia kursów online za darmo lub za niewielką kwotę, które zapewnią ci podstawową wiedzę potrzebną w tej dziedzinie, by pokazać, że poświęciłeś swój czas na doszkalanie. Następnie wyjaśnij swojemu przełożonemu, czego się nauczyłeś i dlaczego dodatkowe finansowane już szkolenie jest konieczne, aby osiągnąć twoje cele.

Ten wykorzystujący współpracę proces negocjacji pozwala:

• przyjąć podejście oparte na interesach,

• pomóc menedżerowi przezwyciężyć bariery psychologiczne,

• zbudować zaufanie i złagodzić postrzeganie ryzyka przez menedżera.

Uczenie się i rozwój są niezbędne zarówno dla menedżerów, jak i pracowników, aby kierować organizacje w kierunku trwałego sukcesu i utrzymania przewagi konkurencyjnej. Nawet w czasach niepewności gospodarczej, strategiczne inwestycje w L&D mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników, uzupełnić braki w umiejętnościach oraz wspierać rozwój. Uznając wartość rozwoju zawodowego i przyjmując podejście oparte na współpracy, zarówno liderzy, jak i pracownicy mogą stworzyć kwitnącą kulturę uczenia się, która promuje sukces indywidualny i organizacyjny.