Streszczenie: Zarządzanie należnościami powinno rozpoczynać się już na etapie negocjacji z partnerem biznesowym, a nie dopiero przy wystawianiu faktury. Posiadanie kompleksowej wiedzy o kontrahencie pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości. Mimo że firmy teoretycznie zdają sobie z tego sprawę, dane o zadłużeniu przedsiębiorstw wskazują na niewykorzystywanie tej wiedzy w praktyce. Przyczyną mogą być różne czynniki, w tym brak odpowiednich narzędzi lub procedur. W sytuacji, gdy na płatności od kontrahentów czeka się miesiącami, warto rozważyć współpracę z wyspecjalizowanymi firmami oferującymi zaawansowane narzędzia do zarządzania należnościami, które ostrzegają przed współpracą z przedsiębiorstwami bliskimi bankructwa i pomagają unikać zatorów płatniczych.
Zarządzanie należnościami powinno się zacząć na długo przed wystawieniem faktury, już w momencie kiedy zaczynamy negocjacje z partnerem biznesowym. Kompleksowa wiedza na jego temat pozwala uniknąć w przyszłości wielu przykrych niespodzianek.
W ubiegłym roku polska gospodarka przyspieszyła, ale opóźnienia płatności zmniejszyły się w niewielkim stopniu. Ostatnie badanie Coface wskazuje, że 99% przedsiębiorstw doświadcza opóźnień w spływie należności. Średnia zaległości płatniczych sięga 59,9 dnia. W podziale sektorowym najlepiej wypada branża tekstylno‑odzieżowa, gdzie zaległości płatnicze wynoszą „tylko” 26 dni. W najgorszej sytuacji są firmy transportowe i budowlane, które doświadczają opóźnień odpowiednio o 140 i 105 dni (zobacz ramkę Średnie terminy płatności).
Poznaj sekrety grupy Alibaba »
Nic nie zapowiada polepszenia sytuacji. „Trendy w gospodarce wskazują, że przed przedsiębiorstwami jest trudny okres m.in. z trzech powodów – wyjaśnia Łukasz Kiliński, wiceprezes firmy Coface. – Pierwszy to już dzisiaj niska rentowność naszych przedsiębiorstw, wynikająca z coraz wyższych kosztów prowadzonej działalności oraz nadal silnej presji konkurencyjnej. Jednocześnie mamy przynajmniej dwie zmienne, które mogą pogłębić problemy z płynnością przedsiębiorstw w przyszłości: potencjalny wzrost stóp bazowych w okresie 2 lat, co wpłynie bezpośrednio na koszty obsługi zadłużenia, oraz możliwe spowolnienie w strefie euro, co bezpośrednio wpłynie na dynamikę eksportu, który w poprzednich latach dawał silne wsparcie dla wzrostu PKB”.
Opóźnienia płatnicze uderzają w partnerów biznesowych. Poza płynnością ograniczają ich inwestycje, zatrudnienie i rozwój. Są przyczyną spirali zadłużenia, w którą wpadają wszyscy kontrahenci współpracujący w łańcuchu dostaw. To groźna sytuacja szczególnie dla małych firm, które mogą wręcz zbankrutować w wyniku „przeterminowania” kilku czy kilkunastu faktur.
Rząd pracuje nad ustawą mającą po części ukrócić praktyki nierzetelnych płatników. Nowe prawo ma wprowadzić trzy główne zmiany. Po pierwsze, zostaną skrócone terminy płatności – w transakcjach, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny, do 30 dni bez możliwości wydłużenia (wyjątek mają stanowić przedsiębiorstwa z branży ochrony zdrowia, dla których proponuje się pozostawienie terminu 60‑dniowego) oraz do 60 dni w transakcjach, w których wierzycielem jest MŚP, a dłużnikiem duży przedsiębiorca.
Druga zmiana dotyczy tzw. ulgi na złe długi w podatkach PIT i CIT, na wzór mechanizmu funkcjonującego w podatku VAT. Mechanizm miałby polegać na tym, że wierzyciel, który nie otrzyma zapłaty w ciągu 90 dni od upływu terminu określonego w umowie lub na fakturze, będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania o kwotę wierzytelności. Jednocześnie dłużnik będzie miał obowiązek podniesienia podstawy opodatkowania o kwotę, której nie zapłacił.
Trzecią, najdalej idącą, propozycją jest nowa kompetencja prezesa UOKiK, który będzie mógł przeprowadzać kontrole i karać firmy najbardziej spóźniające się z regulowaniem zobowiązań.
Nowe przepisy skupiają się na największych dłużnikach, których przeterminowane zobowiązania przekraczają 60 dni. Firmy z obrotem powyżej 50 mln euro rocznie będą informować o swoich praktykach płatniczych Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii. Po raz pierwszy zrobią to za rok 2020. W 2021 roku te informacje zostaną podane do publicznej wiadomości.
Czynniki zwiększające wiarygodność firmy
Przestrzeganie prawa i zasad odpowiedzialnego biznesu
Płacenie w terminie
Nieposiadanie zaległości płatniczych figurujących w rejestrach dłużników
Uważne zarządzanie płynnością finansową
Dbanie o pozytywną historię kredytową firmy
Niezadłużanie się ponad miarę
Wypracowywanie regularnych zysków z działań
Zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy i płacy
Dbanie o reputację i markę firmy
Dążenie do współpracy tylko z firmami wiarygodnymi finansowo
Honorowanie certyfikatów wydawanych w ramach programu Firma Wiarygodna Finansowo
Jaki kształt przybiorą ostatecznie nowe regulacje, trudno powiedzieć, dlatego zawsze warto prowadzić politykę zarządzania należnościami i zobowiązaniami, ograniczając w ten sposób ryzyko nieściągalności należnych pieniędzy.
Zarządzanie należnościami
W teorii firmy wiedzą, jak to robić, ale dane o zadłużeniu przedsiębiorstw pokazują, że nie wykorzystują tej wiedzy w praktyce. Przyczyny są różne. Eksperci wymieniają głównie obawy przed utratą partnerów biznesowych i automatycznie przed pogorszeniem wyników sprzedaży, zbyt późne wdrożenie procesu windykacji oraz brak stałego monitoringu spływu należności.
Klasyczne zarządzanie należnościami powinno się zacząć już na etapie negocjacji z odbiorcą towaru czy usługi, kiedy ustalane są szczegóły transakcji, na przykład rabaty, terminy płatności, jakość i cechy produktów, gwarancja, limity kredytu kupieckiego i warunki, na jakich może być udzielony, premie za „moralność płatniczą”, czyli regulowanie zobowiązań w wyznaczonym czasie. To jest też odpowiedni moment na poznanie partnera i branży, w której działa – jaka jest jego kondycja finansowa, czy jest rzetelnym płatnikiem, w jakim otoczeniu biznesowym funkcjonuje, jaką pozycję zajmuje na rynku.
Takie działania pozwalają już na początku postawić twarde warunki sprzedaży (np. dostawa z przedpłatą) albo wręcz uniknąć transakcji z niesolidnym kontrahentem i możliwych w przyszłości problemów z terminowym spływem pieniędzy. Niezbędnych danych dostarczają wywiadownie gospodarcze, w których można zamówić odpowiednie raporty, albo biura informacji gospodarczej (tzw. BIG). Poza tym, że prowadzą one rejestry dłużników, udostępniają też zebrane z rynku informacje na temat zadłużenia konsumentów i przedsiębiorców. Z raportu BIG dowiemy się, czy nasz przyszły kontrahent posiada przeterminowane zobowiązania. Pozyskamy również wiedzę na temat kwot zadłużenia i wierzycieli, którym jest winien pieniądze. Im więcej negatywnych wpisów w rejestrze, tym gorzej, ale już pojedyncza informacja jest sygnałem, że przedsiębiorca ignorował wezwania do zapłaty i ociągał się z uregulowaniem płatności.
Twarde stanowisko negocjacyjne można nieco złagodzić, wchodząc we współpracę z firmą faktoringową, na którą można w całości przenieść ryzyko niewypłacalności kontrahenta (faktoring pełny) albo tylko w części, i wykupując odpowiednią polisę.
Ostateczną umowę z kontrahentem obowiązkowo powinno parafować biuro prawne – albo własne, albo zewnętrze – wskazując elementy, które w przyszłości mogą zaważyć na kontrakcie. Ważne są choćby sposób i miejsce dochodzenia roszczeń (arbitraż czy sądy powszechne), a w obrocie międzynarodowym również język.
Zarządzanie należnościami jest procesem, który powinien wynikać z kompleksowej polityki firmy w obszarze zarządzania ryzykiem i obejmować: wykrycie zagrożenia, analizę i ocenę ryzyka oraz metody postępowania z nim, monitorowanie kontrahentów i nadzór nad terminami płatności, przekazywanie informacji do wyznaczonych osób w firmie oraz natychmiastowe komunikowanie się z odbiorcami w sytuacji jakichkolwiek niezapłaconych faktur.
Pierwsza dostawa towaru lub usługi jest momentem, w którym organizacja powinna uruchomić proces zarządzania należnościami, jeśli nie scedowała tego na faktora (nie ma na przykład podpisanej umowy faktoringowej bez regresu). Towar powinien ściśle odpowiadać przyjętemu zamówieniu pod względem jakości, ilości, parametrów fizycznych, aby nie dać drugiej stronie powodu do zakwestionowania dostawy. Dostawę zgodną z zamówieniem musi pokwitować osoba upoważniona do tego przez odbiorcę. Poza czytelnym podpisem ważna jest data wystawienia dokumentu, aby w przypadku sądowego dochodzenia roszczeń nie narazić się na zarzut nieterminowej realizacji zamówienia.
W zależności od warunków umowy razem z dostawą powinna być przesłana faktura w postaci papierowej lub cyfrowej za potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie jest szczególnie ważne, bo częstą praktyką stosowaną przez nierzetelnych odbiorców są wszelkiego rodzaju uniki, na przykład: „nie dostaliśmy od was faktury”. Kilka dni przed ostatecznym terminem płatności warto kontrahentowi o niej delikatnie przypomnieć, a już na pewno dwa, trzy dni po terminie. Te kilka dni zwłoki ucinają tłumaczenia w rodzaju: „zrobiliśmy przelew, to bank przetrzymuje pieniądze”. Kiedy kilka dni zmienia się w kilka tygodni, trzeba jak najszybciej wszcząć tzw. miękką egzekucję, polegającą na wywieraniu presji na kontrahencie (telefony, SMS‑y, grożenie wpisem i ostatecznie wpis do rejestru nierzetelnych dłużników). Kiedy to nie pomaga, pozostaje tzw. twarda windykacja. Są dwie drogi – sprzedaż wierzytelności firmie windykacyjnej albo samodzielne dochodzenie roszczeń w e‑sądzie, sądzie powszechnym lub w arbitrażu gospodarczym.
E‑sąd daje możliwość rozpatrzenia prostych spraw o zapłatę, w których roszczenia są bezsporne. Postępowanie to zostało unormowane w Kodeksie postępowania cywilnego w rozdziale „Elektroniczne postępowanie upominawcze”. W przypadku gdy występuje problem z dłużnikiem, po uprawomocnieniu się nakazu zapłaty (czyli po upływie dwóch tygodni od doręczenia pozwanemu nakazu) sprawę można skierować do komornika sądowego.
Trzecią i chyba najskuteczniejszą drogą, w efekcie której odbiorcy najszybciej się mobilizują, jest stała współpraca z firmą windykacyjną. Przynosi ona podobne korzyści jak współpraca z firmą faktoringową. Ogranicza ryzyko w obrocie gospodarczym i działa odstraszająco. Wystarczy, że informacja wyprzedzająca o tym fakcie trafi do działu finansowego partnera i faktura zostanie oznaczona stemplem ostrzegawczym.
W międzynarodowym obrocie gospodarczym trzeba jeszcze bardziej uważać na nierzetelnych partnerów, bo też odzyskiwanie pieniędzy jest dużo trudniejsze. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia lub ewentualnie skorzystanie z usługi forfaitingu czy pełnego faktoringu dla eksporterów, bo odzyskiwanie należności spada wtedy na barki faktora.
Narzędzia
Od wielu lat rynek faktoringu (pełnego i niepełnego) rośnie jak na drożdżach, w tempie prawie 30% rocznie (dane za I kwartał 2019 roku w stosunku do I kwartału 2018 roku). W obrocie międzynarodowym ma nieco mniejszą dynamikę wzrostu – w I kwartale 2019 roku wartość podpisanych umów wyniosła 6,189 miliona złotych, a w tym samym okresie roku ubiegłego 5,230 miliona złotych (wzrost o 18,34%). Te dane pokazują, że firmy coraz częściej sięgają po rozwiązania ograniczające ryzyko braku zapłaty.
Narzędziem, z którego chętnie korzystają eksporterzy (ale nie tylko oni), jest faktoring bez regresu. Na polskim rynku produkt faktoringu bez regresu w ostatnich latach mocno się rozwinął. Obecnie już około połowy obrotów (wartości nabytych wierzytelności) odbywa się w ramach tej usługi, niemniej występują znaczące różnice pomiędzy poszczególnymi organizacjami, które ją świadczą. Są wśród nich firmy, które oferują ubezpieczenie należności oraz faktoring jako jedną usługę, ale też jako oddzielne rozwiązania. Specjalizują się one w produktach bezpośrednio skoncentrowanych na należnościach handlowych.
„Przejęcie ryzyka danego kontrahenta następuje w ramach indywidualnej umowy ubezpieczenia należności. Dzięki temu zachowujemy większą elastyczność produktu, co jest szczególnie istotne w przypadku organizacji o większej skali działalności. W przypadku połączenia umowy ubezpieczenia z finansowaniem w faktoringu korzyścią dla klienta jest to, że obsługuje go ten sam zespół, a co za tym idzie – mamy lepszą komunikację, bardziej sprawny, szybszy i skuteczniejszy proces – wyjaśnia Łukasz Kiliński. – Drugim ważnym argumentem przemawiającym za powyższym rozwiązaniem jest lepsze wsparcie dla sprzedaży eksportowej, gdzie produkt finansowania z przejęciem ryzyka, świadczony przez dostawcę obu usług, jest bardziej skuteczny. Wiąże się to bezpośrednio ze specjalizacją dostawcy oraz jego dostępem do informacji o rynkach zagranicznych. Trzecim istotnym elementem jest proces dochodzenia długu – chodzi o to, aby wspierał dostęp do windykatorów zagranicznych”.
Wierzyciel, który sprzedaje należność osobie trzeciej, może w ten sposób szybko odzyskać część pieniędzy, a kupujący ma prawo przeprowadzić we własnym imieniu postępowanie windykacyjne.
Nieściągalne długi stają się przedmiotem handlu na giełdach wierzytelności. Dzięki artykułowi 509 Kodeksu cywilnego, który mówi, że każdy wierzyciel może bez zgody dłużnika przenieść swoją wierzytelność na osobę trzecią, te operacje są legalne. Wierzyciel, który sprzedaje należność osobie trzeciej, może w ten sposób szybko odzyskać część pieniędzy, a kupujący ma prawo przeprowadzić we własnym imieniu postępowanie windykacyjne. Z giełd wierzytelności korzystają nie tylko wierzyciele. Są tam również osoby i firmy trudniące się profesjonalnie działalnością windykacyjną. Opłaca im się masowo skupować wierzytelności, najczęściej za dużo niższą kwotę, niż wynosi nominalna wartość długu, a następnie dochodzić roszczeń na drodze sądowej w pełnej wysokości razem z odsetkami do dnia spłaty. Szczególną formą handlu długami jest sekurytyzacja, polegająca na zamianie wierzytelności na papiery wartościowe. Mogą one przybrać postać akcji (papiery wierzycielskie) lub papierów dłużnych (papiery komercyjne i obligacje).
W każdym jednak przypadku odzyskiwanie wierzytelności przez podmioty zewnętrzne powoduje, że firmy nie otrzymują pełnej kwoty wynikającej z faktur. Dlatego warto opracować wewnętrzną politykę zarządzania należnościami i konsekwentnie ją prowadzić, a w szczególnie trudnych przypadkach korzystać ze wsparcia windykatorów.
