Najlepsi pracodawcy dokonują inwestycji w technologię

Środowisko pracy w ostatnich latach dynamicznie się zmienia, na co wpływają m.in. postęp technologiczny oraz wejście na rynek pracy kolejnego pokolenia z nowymi wyobrażeniami na temat tego, jak powinno wyglądać zatrudnienie oraz rozwój zawodowy. Top Employers Institute sprawdza, jak firmy na całym świecie, w tym w Polsce, radzą sobie z tymi wyzwaniami i wyróżnia te najlepsze. Okazuje się, że kluczem do sukcesu większości z nich jest sprawne wykorzystanie technologii.

Pozyskiwanie i rozwój talentów, wspieranie zmian kulturowych i organizacyjnych oraz dbanie o płynność i efektywność w kształceniu i rozwijaniu umiejętności przywódczych są głównymi celami biznesowymi dla organizacji w Polsce i w Europie. Taki wniosek wynika z ostatniej edycji badania przeprowadzonego przez Top Employers Institute – organizację, która od ponad 25 lat certyfikuje inne firmy, badając poziom praktyk HR oraz ofertę dla pracowników. Firmy wyróżnione przez Top Employers Institute wybierają różne drogi do realizacji wyzwań związanych z zarządzaniem personelem. Część z nich, chcąc osiągać wymierne rezultaty, coraz częściej sięga po rozwiązania technologiczne. Poniżej przedstawiamy obszary, w których odpowiednie wykorzystanie technologii przynosi wymierne korzyści.

Rekrutacja

Technologia znacznie zwiększa efektywność działów HR w pozyskiwaniu najlepszych pracowników. Specjaliści od rekrutacji talentów, którzy muszą zdobywać informacje o rynku pracy, a nawet z wyprzedzeniem planować kolejne rekrutacje, wykorzystują nowoczesne technologie, by pozyskiwać i analizować profile kandydatów oraz na bieżąco dostosowywać strategie dotarcia do tych najlepszych. Aż 68,8% respondentów biorących udział w badaniach – które Top Employers Institute przeprowadził wraz z i4cp (Institute for Corporate Producitivity), firmą zajmującą się badaniem kapitału ludzkiego i danych – wykorzystuje technologię w procesie rekrutacji i planuje kontynuowanie oraz rozszerzenie działań za pomocą tych rozwiązań, szukając specjalistycznych kompetencji u kandydatów.

„Wykorzystanie technologii HR‑owych jest dla nas oczywiste, wdrażamy je i wewnątrz organizacji, i w komunikacji z kandydatami – mówi Adam Pieńkowski, prezes McDonald’s Polska. – Przynosi to wymierne efekty. Doskonałym przykładem jest zmiana doświadczeń kandydatów po wprowadzeniu nowego systemu zarządzania aplikacjami o pracę, umożliwiającego zgłoszenie się w krótkim czasie (poniżej 30 sekund) i natychmiastową odpowiedź na aplikację”.

Duże znaczenie w rekrutacji mają m.in. rozwiązania mobilne i media społecznościowe. Dzięki nim firmy mogą gromadzić informacje o kandydatach. Przeprowadzając dogłębne analizy dotyczące statusu talentów, trendów i skuteczności procesu rekrutacyjnego, organizacje są w stanie na bieżąco określać swoje potrzeby oraz starają się rekrutować najlepszych ludzi na rynku. To, w jaki sposób jest prowadzona rekrutacja, kształtuje pierwsze doświadczenia potencjalnego pracownika z firmą i jego późniejsze zaangażowanie.

„Technologia znacznie uprościła nasze procesy rekrutacji i wdrożenia pracownika – przekonuje Anna Wieczorek, menedżer HR w Lidl Polska. – Nowe talenty pozyskujemy znacznie szybciej dzięki mediom społecznościowym i precyzyjnemu kierowaniu reklam do odpowiednich kandydatów. Z kolei dzięki e‑learningowi i pakietom szkoleń każdy nowy pracownik może liczyć na perfekcyjny start”.

Wdrożenie

Rekrutacja to niejedyny obszar, w którym są przydatne nowoczesne technologie. Pracodawcy wykorzystują coraz więcej inteligentnych rozwiązań technologicznych, aby zapewnić szybkie wprowadzenie nowych pracowników do firmy. Każda nowo zatrudniona osoba chce poznać organizację tak szybko, jak to możliwe, co zależy od sprawnego przebiegu procesu przygotowania pracownika do objęcia nowego stanowiska. Wykorzystanie technologii w tym aspekcie usprawnia komunikację między pracownikami oraz poszczególnymi działami, a proces wdrożenia staje się łatwiejszy i bardziej przyjazny dla nowo zatrudnionych. Jak wynika z ostatnich badań przeprowadzonych przez Top Employers w Polsce, 85% pracodawców ma platformę wdrożeniową, na której nowi pracownicy mogą znaleźć istotne informacje dotyczące ich procesu wdrożenia.

Technologia nie tylko pozwala zaoszczędzić czas, ale także ustandaryzować cały proces oraz na bieżąco kontrolować i analizować jego etapy. Pozwala też unikać błędów i niedomówień oraz ujednolica doświadczenia pracowników z procesu wdrożenia. 53% organizacji badanych w Polsce korzysta z wirtualnej platformy wdrożeniowej, która śledzi postępy pracowników w wykonywaniu zadań i działań związanych z wdrożeniem. Stosunkowo nowym trendem jest udostępnianie nowo zatrudnionej osobie informacji na temat przedsiębiorstwa przed oficjalnym rozpoczęciem pracy (21% respondentów stosuje taką praktykę).

Pracownik uzyskuje dostęp do platformy po podpisaniu umowy (listu intencyjnego), a informacje, jakie na niej znajdzie, nie ograniczają się tylko do misji, wartości oraz kodeksu etycznego i rozpisanego programu wdrażania. Często za pośrednictwem platformy nowo zatrudnieni mogą wirtualnie poznać swoich współpracowników. Niektóre przedsiębiorstwa, dysponujące jeszcze bardziej zaawansowanymi rozwiązaniami technologicznymi, już na tym etapie informują o możliwościach rozwoju kariery w skali lokalnej i globalnej. Często pracownik ma możliwość stworzenia swojego profilu – na wzór mediów społecznościowych – za pośrednictwem którego może nawiązać kontakt z innymi współpracownikami, dzielić się interesującymi tematami, komentować oraz zadawać pytania. Może także odbyć wirtualną wycieczką po nowej firmie. Z badań wynika, że w kolejnych latach technologia będzie coraz częściej wykorzystywana w procesach wdrożenia nowych pracowników. Organizacje objęte badaniem wskazują również, że umożliwienie zapoznania się z praktykami firmy jeszcze przed podjęciem pracy zwiększa efektywność procesu wdrożenia nowo zatrudnionych.

Sprawne zarządzanie talentami

Bez odpowiednich narzędzi technologicznych trudno jest również efektywnie zarządzać talentami. W 2018 roku 73% badanych organizacji wskazało, że dla usprawnienia i optymalizowania tego procesu używa oprogramowania typu Talent Suite, w którym zintegrowano przynajmniej trzy z procesów: zarządzanie wynikami, rozwój kariery, praktyki zarządzania sukcesją, szkolenia i rozwój, pozyskiwanie talentów, zarządzanie wynagrodzeniami. Dodatkowo 58% firm przyznało, że wszyscy pracownicy mają dostęp do oprogramowania, w którym mogą zarządzać informacjami o sobie oraz uzyskać za pomocą systemu dostęp do dodatkowych zasobów. Pracodawcy przyznają, że dzięki oprogramowaniu i możliwym do wygenerowania raportom z informacjami dotyczącymi m.in. osiąganych wyników, poziomu kompetencji czy chęci rozwoju pracownika łatwiej jest im podjąć decyzję dotyczącą awansów, inwestycji w szkolenia pracownika czy podwyżki wynagrodzenia.

„W Lear Corporation kluczowe procesy HR, takie jak Talking Points oraz Talent Review, są wspierane przez platformę People Soft. System umożliwia pracownikom stały dostęp do wyników procesu i pozwala na udostępnianie arkuszy innym osobom w organizacji, co ułatwia poruszanie się w strukturach matrycowych i zapewnia transparentność w komunikacji celów, potrzeb i oczekiwań każdej ze stron” – opowiada Magdalena Szczęsna‑Kołdras, Country Learning and Development Manager z Lear Corporation Poland.

Benefity i wynagrodzenie

W HR zdolność do dostarczania danych w czasie rzeczywistym ma znaczący wpływ na doświadczenie pracowników. Rozwiązania technologiczne zapewniają kompleksowy dostęp do realizacji zadań w zakresie wynagrodzeń, benefitów oraz elastycznego czasu pracy. 69% firm, którym przyznano wyróżnienie Top Employers Polska 2018, umożliwia pracownikom wgląd do informacji dotyczących ich wynagrodzenia i świadczeń za pomocą samoobsługowego portalu dla pracowników. Takie rozwiązanie znacząco ułatwia pracę i usprawnia działania administracyjne zarówno działu HR, jak i bezpośrednich przełożonych pracownika. Ci bowiem również otrzymują dostęp do przejrzystych zestawień danych dotyczących podwładnych, m.in. wynagrodzeń oraz dni urlopowych.

Przejrzyste zestawienie informacji o wynagrodzeniach oraz świadczeniach jest szczególnie ważne dla organizacji, które chcą przyciągnąć i zatrzymać talenty. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw w Polsce decyduje się na tworzenie tzw. Total Reward Statement, czyli informacji dotyczących łącznego pakietu wynagrodzeń oraz świadczeń. W 2018 roku 29% badanych firm w Polsce przyznało, że tworzy takie rozwiązanie dla wszystkich pracowników, podczas gdy w 2017 roku tylko 19% (zobacz wykres nr 1). Zaawansowana technologia pozwala na wygenerowanie dokumentu, który nie tylko informuje pracownika o jego wynagrodzeniu podstawowym, zmiennym oraz dodatkowym, ale ukazuje wartość oferowanych benefitów czy inwestycji w szkolenia.

Rozwój i szkolenia

W turbulentnym otoczeniu rynkowym zmianie ulegają także wymagania co do postaw menedżerów i przyszłych liderów. Technologia może służyć pomocą także w tym obszarze. Wszystkie firmy wyróżnione certyfikatem Top Employers Polska 2018 pomagają pracownikom zidentyfikować własne potrzeby rozwojowe i szkoleniowe. Coraz częściej jest to możliwe dzięki specjalnej platformie, która pomaga wybrać własną ścieżkę rozwoju oraz zidentyfikować kompetencje i umiejętności potrzebne do osiągnięcia celu. Programy szkoleniowe również są wspomagane przez elektroniczne środowisko szkoleniowe, w którym pracownicy mogą znaleźć dodatkowe informacje na temat szkolenia, skontaktować się z innymi uczestnikami oraz śledzić swoje postępy.