Na udany szczyt składają się: sumienne przygotowania, angażujące treści, skuteczna komunikacja i przede wszystkim przełożenie słów na czyny.
Dobrze przeprowadzony szczyt przywódczy angażuje uczestników zarówno na etapie prac nad przedstawianymi treściami, jak i w trakcie obrad, a także po spotkaniu – w procesie komunikowania ustaleń poszczególnym obszarom organizacji. Jest jednocześnie jednym z najbardziej efektywnych narzędzi w przypadku ważnych i przełomowych zmian w firmie.
W dużej organizacji międzynarodowej, takiej jak Teva, która działa w kilkudziesięciu krajach na całym świecie, szczyt przywódczy jest organizowany raz w roku dla grona około 150 menedżerów (firma liczy 43 tysiące pracowników). Takie spotkanie jest unikalną okazją do podzielenia się informacjami i doświadczeniami z menedżerami z bardzo różnych (geograficznie i biznesowo) rynków. Jest to jednak przede wszystkim możliwość prawdziwego uczestnictwa w tworzeniu strategii biznesowej firmy i wyznaczania jasnych celów. Tak stało się podczas ostatniego spotkania Global Leaders Conference grupy Teva, na którym zostały określone nowe kierunki rozwoju korporacji.
Pierwszym, bardzo ważnym, etapem były warsztaty poprzedzające samo spotkanie, w ramach których menedżerowie zastanawiali się w grupach nad różnymi elementami strategii. Zespołom powierzono konkretne zadania problemowe do rozwiązania. W ten sposób organizatorzy budowali zaangażowanie uczestników już przed szczytem, włączając ich w fazę przygotowań.
Kolejnym elementem wpływającym na efektywność szczytu było bardzo dobre przygotowanie agendy: wybranie tematów w przemyślany sposób wedle klucza celowości, a nie na szybko, jak to się zdarza podczas niektórych spotkań czy konferencji – próbując zapełnić czas lub sugerując się dostępnością czy też preferencjami prelegentów. Istotna była również kolejność omawianych zagadnień, tak aby tworzyły logiczny ciąg. W każdym razie już na etapie agendy uczestnicy mogli poczuć, że celem szczytu jest wypracowanie i zaprezentowanie nowej wizji i strategii firmy opartej na wcześniej przyjętych założeniach.
O zaangażowanie uczestników organizatorzy zadbali również podczas obrad. Kolejne warsztaty były poświęcone wybranym zagadnieniom, a każdej grupie towarzyszył profesjonalnie przygotowany moderator, dzięki któremu dyskusje, czasem intensywne i pełne emocji, zmierzały w kierunku wypracowania konstruktywnych wniosków. Nie sposób przecenić roli dobrego moderatora, który zadaje odpowiednie pytania podczas takich spotkań.
Główne przesłanie szczytu i prezentacje plenarne były odzwierciedleniem wcześniejszych prac, w które angażowały się poszczególne zespoły, a jednocześnie podsumowaniem i zebraniem wniosków w jedną spójną całość. Dzięki temu, że każdy menedżer w nich uczestniczył, dużo lepiej rozumiał końcowe wnioski. Był również zupełnie inaczej przygotowany do przekazania informacji w swoich regionalnych i lokalnych organizacjach.
W niektórych korporacjach prace dotyczące szczytu przywódczego na tym etapie się kończą. W przypadku korporacji Teva to była zaledwie połowa drogi. Uczestnicy zostali bowiem wyposażeni w zestaw narzędzi pozwalających na efektywne i spójne z zamierzeniami firmy przekazanie informacji wewnątrz ich organizacji.
Zestaw narzędzi tworzyły trzy rodzaje materiałów: pakiet informacyjny (prezentacje, nagrania wideo kluczowych wystąpień, listy Q&A, przewodniki po wybranych zagadnieniach), materiały graficzne (formaty prezentacji, dokumenty, materiały promocyjno‑reklamowe do wykorzystania podczas spotkań z pracownikami) oraz poradniki, czyli różnego rodzaju wytyczne oraz instrukcje mówiące nie o tym, „co” chcemy przekazać, ale „jak” chcemy to zrobić. Zastosowano tę samą zasadę, która przyświecała organizacji szczytu: zaangażować, zapewnić współuczestnictwo, uzyskać informację zwrotną.
Zestawowi materiałów dla menedżerów towarzyszyły również narzędzia masowej komunikacji z pracownikami – specjalna sekcja w intranecie oraz grupa dyskusyjna na firmowym portalu społecznościowym. Działania te ułatwiały zachowanie jednolitego przekazu w ramach organizacji. Ważnym czynnikiem był czas. Postanowienia szczytu – przekazane wkrótce po jego zakończeniu, kiedy wrażenia są jeszcze świeże, a emocje autentyczne – mają zawsze dużą siłę oddziaływania. Z dążenia do autentyczności wynika również potrzeba faktycznej, osobistej obecności w obradach szczytu.
Pomocne, chociaż nie zawsze praktykowane przez różne organizacje, jest połączenie komunikacji wewnętrznej z komunikacją zewnętrzną firmy. Podczas ostatniego szczytu Tevy została ogłoszona strategia Podróży Transformacyjnej Grupy. Główne filary, z którymi zaznajomiono pracowników, przedstawiono także inwestorom i otoczeniu zewnętrznemu w formie prezentacji inwestorskiej dostępnej na korporacyjnej stronie Grupy. Ten ważny element potwierdza, że to, co ustalamy, jest realizowane; stanowi ważną część biznesu i jego rozwoju. Teraz pojawia się najistotniejszy czynnik świadczący o efektywności spotkania na szczycie przywódczym – działanie. Jeżeli realizujemy wyznaczoną strategię, pokazujemy spójność naszych działań z wcześniejszą komunikacją, dopełnia się obraz udanego spotkania najważniejszych menedżerów w korporacji.
