Streszczenie: Wybór odpowiedniego rozwiązania wspierającego firmową komunikację może znacząco wpłynąć na wydajność całej organizacji. Nowoczesne systemy komunikacyjne powinny być intuicyjne w obsłudze oraz integrować wszystkie kanały komunikacji, niezależnie od lokalizacji pracowników.
Wybór odpowiedniego rozwiązania wspierającego firmową komunikację może znacząco wpłynąć na wydajność całej organizacji. Systemy gotowe na wyzwania współczesnych przedsiębiorstw są intuicyjne w obsłudze oraz umożliwiają spięcie wszystkich kanałów komunikacji – niezależnie od tego, gdzie akurat znajdują się pracownicy.
Model wykonywania pracy w wielu współczesnych organizacjach przechodzi dziś potężną przemianę. Stopniowo odchodzimy od standardowej pracy przy biurku między godz. 9 a 17. Coraz powszechniejsza praca zdalna, zespoły zawiązywane ad hoc do realizacji konkretnego projektu, nowe pokolenia na rynku pracy oraz następująca za tymi trendami zmiana organizacji przestrzeni do pracy (przykładem może być rosnąca popularność tzw. hot‑desków czy też miejsc dostosowanych do zespołowej pracy kreatywnej) sprawiają, że dotychczasowe formy komunikacji już nie wystarczają. Szczególnie łatwo to zauważyć na przykładzie zmian demograficznych w firmach. Młodsze pokolenia pracowników bardzo dobrze odnajdują się w elastycznym środowisku pracy. Mają również zupełnie inne od starszych kolegów i przełożonych podejście do komunikacji. Wiele osób, które na rynek pracy wchodziły jeszcze w poprzedniej dekadzie, pisze dość rozbudowane maile przypominające nieco tradycyjne, papierowe listy. Młodsze pokolenia, wychowane na komunikatorach internetowych, cenią sobie znacznie bardziej zwięzłą formę przekazu, więc wiadomości od nich są często jednozdaniowe lub czasem nawet cały komunikat zawarty jest w temacie wiadomości. Widać więc wyraźnie, że dotychczasowe narzędzia przestają nadążać za przyzwyczajeniami użytkowników. Mają one jednak wady znacznie poważniejsze niż po prostu niedostosowanie do dzisiejszych form komunikacji.
Wprawdzie w wielu firmach podstawowymi narzędziami do pracy nad dokumentami są w dalszym ciągu e‑maile, a w kontaktach z m.in. klientami nadal dominują telefony komórkowe, ale ich wydajność jest coraz częściej kwestionowana. Chociaż te kanały komunikacji mogą wydawać się wystarczające w większości kontaktów między dwiema osobami, sprawa znacznie komplikuje się w przypadku zespołów roboczych. A kiedy zespoły te są rozproszone, pojawia się dodatkowe wyzwanie. Główny wniosek z przemian zachodzących dziś w biurach jest więc taki, że pracujemy zupełnie inaczej niż jeszcze dekadę czy nawet pięć lat temu. Widoczne dziś trendy na rynku pracy wskazują, że wszystkie te przemiany będą się z czasem tylko nasilać. A skoro tak będzie, to nadążyć za nimi powinny również narzędzia służące do komunikacji.
Więcej niż standard
W dobie dzisiejszego modelu pracy w wielu firmach narzędzia do komunikacji powinny odpowiadać więc na wyzwania współczesności. Tymczasem bardzo wiele firm podchodzi do tego zagadnienia wycinkowo. Jeśli potrzebują systemu do prowadzenia wideokonferencji, decydują się na zakup narzędzia umożliwiającego komunikację wideo. Jeśli natomiast potrzebują firmowego komunikatora, to również wybierają rozwiązanie zaspokajające tylko tę jedną potrzebę. Rezultatem jest mnożenie narzędzi pochodzących od różnych dostawców, które odpowiadają na bieżące potrzeby firm. Jednak wraz z pojawieniem się nowych wyzwań te systemy odpowiadające na pojedyncze potrzeby firm znów okazują się niewystarczające i firmy muszą znów szukać nowych rozwiązań. Znacznie lepszym pomysłem jest postawienie na systemy do komunikacji, które jednocześnie łączą w sobie kilka kanałów i punktów. Przede wszystkim powinny umożliwiać komunikację zarówno z osobami przebywającymi wewnątrz firmy, jak i z tymi, które pracują zdalnie tego dnia lub w ogóle wchodzą w skład zespołów rozproszonych w różnych lokalizacjach. Ponadto dobrze, aby te narzędzia pozwalały na komunikację z klientami.
Wreszcie naprawdę wydajne narzędzia do komunikacji firmowej powinny łączyć w sobie zarówno funkcję maila, jak też komunikatora tekstowego i wideo. Tego typu rozwiązania pozwalają więc np. na równoczesną pracę kilku osób na tym samym dokumencie i równoległe wprowadzanie poprawek. Dzięki temu firmy mogą uniknąć sytuacji, w których kilka osób, które otrzymały ten sam załącznik, zaczyna równocześnie nanosić swoje zmiany i uwagi, a następnie zaczyna te załączniki między sobą wymieniać. Wówczas ustalenie wspólnej wersji pliku może być bardzo kłopotliwe, a przede wszystkim – niesamowicie czasochłonne. Równoległa praca nad tym samym dokumentem umożliwia natomiast stworzenie jednego pliku w jednym miejscu, dzięki czemu np. każdy członek danego zespołu projektowego będzie wiedział, do czego powinien się odwoływać, i w każdej chwili będzie miał świadomość, jakie zmiany zostały wprowadzone.
Młodsze pokolenia pracowników bardzo dobrze odnajdują się w elastycznym środowisku pracy. Mają również zupełnie inne od starszych kolegów i przełożonych podejście do komunikacji.
Wreszcie wiele firm obniża swoje oczekiwania względem wideokonferencji, wiedząc, że wiążą się one bardzo często z niską jakością obrazu czy dźwięku, a rozmowa w takiej formie wychodzi bardzo sztucznie. Dlatego nie jest rzadkością, że firmy wolą wysyłać swoich pracowników na spotkania biznesowe do innych, często bardzo odległych, miast na zaledwie jeden czy dwa dni. Takie wyjazdy przekładają się na znaczne koszty dla firm, a także na poważne zaległości w codziennej pracy. Jednego i drugiego bardzo często można by uniknąć dzięki wykorzystaniu łatwego w obsłudze systemu do wideokonferencji, zapewniającego wysoką jakość dźwięku i obrazu. Celem powinno zatem być zapewnienie takiej jakości transmisji, która sprawiałaby wiarygodne wrażenie, że zdalny uczestnik rozmowy znajduje się tuż obok.
Narzędzie na nowe czasy
Odpowiedzią firmy Cisco na współczesne przemiany modelu wykonywania pracy jest system Webex, który jest wielofunkcyjnym – opartym na technologii chmurowej – narzędziem łączącym w sobie różne kanały komunikacji. Zarówno tekstowej, jak i głosowej czy też wideo. Jego celem jest zwiększenie wydajności komunikacji współczesnych zespołów poprzez dostarczenie szeregu intuicyjnych funkcji. Łatwość użycia aplikacji jest kluczowa, ponieważ współcześni użytkownicy stają się coraz bardziej niecierpliwi. Wie o tym każdy, kto próbował pobrać aplikację na telefon, która okazywała się mało przejrzysta i trudna w użyciu. Zwykle po maksymalnie paru minutach usuwamy taką aplikację z telefonu. Znając przyzwyczajenia użytkowników, Cisco postawiło na łatwość i intuicyjność użycia systemu Webex, niezależnie od zadania, jakie stoi przed użytkownikiem.
Oprócz komunikatora, funkcji równoległego edytowania plików czy też prowadzenia wideokonferencji możliwości systemu Webex uzupełniają też tzw. tablice cyfrowe (Cisco Webex Board). To coraz bardziej popularne narzędzie zastępujące flipcharty, wciąż popularne w wielu salkach konferencyjnych. Wykorzystanie tablic cyfrowych pozwala na rysowanie podczas spotkań, zapisywanie spostrzeżeń uczestników itd. Jak przystało na narzędzie w pełni cyfrowe, rezultatu pracy na tablicy cyfrowej Cisco nie trzeba nigdzie przesyłać. Jest on automatycznie zapisywany i przesyłany wszystkim zaangażowanym osobom w aplikacji Webex. Cyfrowe tablice umożliwiają także naturalnie obserwowanie tej samej tablicy przez zdalnych uczestników spotkania i równoczesne dopisywanie do niej swoich spostrzeżeń.
System Webex pomaga więc pracownikom skupić się na ich faktycznej pracy, a nie na zadaniach towarzyszących, np. ustawianiu sprzętu do konferencji. Jest to szczególnie cenne w przypadku nowych pracowników w firmie, którzy nie znają jeszcze firmowych narzędzi do komunikacji.
Zintegrowana platforma Cisco Webex
Wyzwania przyszłości
Jak w przyszłości będą rozwijać się narzędzia do komunikacji firmowej? Wiele wskazuje, że coraz popularniejsze będą rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję. Jej elementy zostały już zresztą wdrożone do systemu Webex. Najłatwiej opisać to na przykładzie. Wyobraźmy sobie, że jesteśmy umówieni na wideokonferencję z klientem z drugiego końca świata. Do firmowej salki wchodzimy na minutę przed spotkaniem, a znajdujące się w niej urządzenie wideo Cisco automatycznie rozpoznaje wchodzącą do środka osobę. Identyfikacji dokonuje, emitując ultradźwięki, na które odpowiada telefon lub laptop wchodzącej osoby. Urządzenie wideo zadaje nam pytanie, czy chcemy dołączyć do spotkania. Nie musimy wciskać żadnych guzików na pilocie czy zapamiętywać haseł. Zostaliśmy rozpoznani przez system i wystarczy wydać komendę głosową, że prosimy o dołączenie do wideokonferencji. Na razie urządzenie wideo porozumiewa się z użytkownikiem wyłącznie po angielsku, ale moduł rozpoznawania mowy jest stopniowo rozwijany i możliwe, że w przyszłości będziemy mogli te komendy wydawać w języku polskim.
Moduł sztucznej inteligencji rozpoznaje również zajętość salek konferencyjnych. Jeśli więc wideorozmowa się przedłuża, a kolejna osoba już puka zniecierpliwiona do salki konferencyjnej, można za pomocą aplikacji Webex przełączyć trwającą rozmowę na telefon komórkowy i bez przerywania przejść do np. innej, wolnej, salki i tam kontynuować konferencję na znajdującym się w niej terminalu. Również bez długotrwałego logowania czy przepinania kabli, bo także ten terminal automatycznie rozpozna wchodzącą osobę i po prostu przeniesie rozmowę na ekran.
Jednym z rezultatów wykorzystania systemu Webex jest więc poradzenie sobie z chaosem organizacyjnym, jaki towarzyszy korzystaniu z tradycyjnych narzędzi do komunikacji firmowej. Innymi słowy, jest to koniec przychodzenia do salki konferencyjnej z półgodzinnym wyprzedzeniem, by sprawdzić podłączenie wszystkich kabli i – ewentualnie – zgłosić trudności firmowemu działowi IT. Webex rozwiązuje też szereg problemów związanych z pracą zespołową oraz przepływem informacji. Wreszcie jedno narzędzie, które zastępuje cały szereg innych.
Wybór narzędzia
Na rynku istnieje wiele narzędzi do prowadzenia firmowej komunikacji. Wiele z nich jest darmowych, ale często mają poważną wadę – działają punktowo. Oznacza to, że są podporządkowane tylko jednemu rodzajowi komunikacji, np. tekstowej. Wiele dostępnych rozwiązań nie oferuje również intuicyjnego interfejsu. Tymczasem Webex – zgodnie z aktualnymi tendencjami na rynku IT – kładzie duży nacisk na doświadczenie użytkownika (UX). Cała obsługa komunikacji odbywa się więc w sposób intuicyjny.
O co firmy powinny zadbać podczas wyboru systemu do komunikacji? Klienci mogą odwiedzić biuro Cisco w Warszawie, gdzie organizowane są pokazy możliwości systemu. Można więc w praktyce zobaczyć, jak może wyglądać nowoczesna komunikacja. Zanim podejmie się decyzję o wyborze danego rozwiązania, warto zobaczyć i przekonać się, co mamy do zaoferowania. Takie pokazy cieszą się dużą popularnością i inspirują klientów do transformacji swojego środowiska pracy. Nawet jeśli firma jest zainteresowana jakimś systemem, powinna przede wszystkim pozwolić przetestować go osobom, które będą z niego korzystały. Cisco daje tu firmom długi czas na testy, rozumiejąc, że powinny je prowadzić nie działy techniczne, ale użytkownicy, z myślą o których firma w ogóle wybiera dane rozwiązanie.
Drugim ważnym elementem są szkolenia dla pracowników, którym często brakuje świadomości, do czego mogą wykorzystać nowe funkcje narzędzi, z których korzystają. Wreszcie ostatnim, często zaniedbywanym, elementem wdrażania nowego rozwiązania jest wyłonienie w firmie ambasadorów wdrożenia, którzy mogliby przekonać pracowników, że dane narzędzie faktycznie działa i przynosi firmie realną korzyść. Dobrym pomysłem na tego rodzaju działanie jest testowe przeniesienie firmowej komunikacji do nowego narzędzia – np. na trzy miesiące. Tego rodzaju działanie nie dezorganizuje pracy, a pozwala pracownikom zaznajomić się z nowym narzędziem. Ważne jest tylko, aby ambasadorzy byli osobami, które rozumieją, jaką wartość może przynieść szybka wymiana dokumentów oraz wydajna komunikacja zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.
Samo wdrażanie systemu Webex nie stanowi natomiast dużego wyzwania. Nie ingeruje w żaden sposób w firmową architekturę IT i wymaga wyłącznie umieszczenia w biurze zestawów do komunikacji. Ważnym elementem systemu Webex jest również skalowalność. Cisco kojarzy się z rozwiązaniami dla korporacji i dużych firm, ale dzisiejszy model biznesowy firmy pozwala wdrożyć rozwiązanie również w sektorze MŚP. Można więc kupić jedną licencję, a następnie rozszerzać ją w miarę potrzeb. To istotne zwłaszcza w przypadku firm planujących długofalowy rozwój. Nie musimy w przyszłości szukać innych rozwiązań, tylko od samego początku korzystać z narzędzi gotowych na wzrost biznesu.
Zmian zachodzących na rynku pracy nie da się zatrzymać. Wszystko wskazuje, że zwiększając swoją konkurencyjność, firmy będą starały się dążyć do coraz większej elastyczności, a ich pracownicy będą coraz bardziej mobilni. Obecne trendy w sposobie pracy można z łatwością przekuć na swoją korzyść, wykorzystując odpowiednie narzędzia wspierające komunikację. Dzięki nim takie zjawiska jak zmieniająca się architektura biura czy też rozproszone zespoły przestaną kojarzyć się z chaosem, ale staną się tym, czym naprawdę powinny być – nowoczesnym sposobem realizowania zadań w coraz bardziej nieprzewidywalnej rzeczywistości.
