Streszczenie: Informacja zwrotna jest kluczowym elementem procesu rozwoju pracowników, jednak jej efektywne przekazanie wymaga konkretności i zrozumienia. Aby przekształcić informacje zwrotne w działania, menedżerowie powinni stosować cztery sprawdzone metody. Po pierwsze, należy jasno określić oczekiwania, które powinny być konkretne i mierzalne, aby pracownik wiedział, co dokładnie musi zrobić. Po drugie, ważne jest, by stawiać realistyczne cele, które będą motywować do dalszego działania, a nie przytłaczać. Trzecia metoda to wykorzystanie rozmów o postępach, które dają szansę na bieżąco korygować błędy i dostarczać wsparcia w dążeniu do celu. Na koniec, skuteczne przekazywanie informacji zwrotnej wymaga otwartości na sugestie i dialogu, co pozwala lepiej dopasować działania do realnych potrzeb pracownika.
Co zrobiliście z informacją zwrotną, którą ostatnio przekazał wam menedżer, np. w związku z projektem, prezentacją czy w ramach oceny wydajności? Zignorowaliście ją i przeszliście do swoich obowiązków, a może zastanowiliście się chwilę nad tym, jak ją wykorzystać? Przeprowadzone niedawno badania ankietowe pokazały, że jedynie 14% respondentów zdecydowanie zgadza się z twierdzeniem, że okresowa ocena wydajności zachęca ich do podjęcia działań mających na celu poprawę.
Na tym właśnie polega problem. „Zaakceptowanie feedbacku menedżera i podjęcie działań z niego wynikających może wyróżnić cię na tle koleżanek i kolegów oraz wskazać, że jesteś potencjalnym liderem” – zauważa Soha Emam, Advance coach w Korn Ferry. „Informacja zwrotna dotyczy najczęściej naszych słabych stron” – dodaje Tiffinee Swanson, również Advance coach w Korn Ferry. „Jeśli nie chcemy ich przepracować, ktoś mógłby odnieść wrażenie, że uważamy, iż poprawa nie jest konieczna, a to współpracownicy mogą uznać za wadę” – wyjaśnia.
Jak zatem wykorzystać feedback, by przyniósł pożytek? Oto kilka rad od ekspertów.
Opanuj nową kompetencję
Menedżerowie często sugerują, że opanowanie nowej kompetencji lub zdobycie jakiegoś certyfikatu sprawi, że czyjaś kariera wzniesie się na wyższy poziom. „Dostrzeż w tym szansę na rozwój, zamiast myśleć, że z jakością twojej pracy coś jest nie tak” – mówi Swanson i dodaje: „Zrozum, że twój menedżer wie więcej niż ty na temat projektów, którymi firma będzie się zajmować w przyszłości, oraz na temat organizacyjnej strategii. Przełożony może zatem pomóc ci przygotować się na nowe szanse, które wymagają opanowania nowych kompetencji, takich jak analityka, czy zdobycia nowych certyfikatów na przykład z zakresu zarządzania projektami”.
Możesz uzupełnić swoje braki, proponując, że pokierujesz projektem, który pozwoli nabyć ci nowe umiejętności i zademonstrować je w działaniu, bądź że weźmiesz udział w wewnętrznym lub zewnętrznym programie szkoleniowym czy kursie.
Bądź bardziej profesjonalny(-na)
Komunikat, że trzeba być bardziej profesjonalnym lub że należy poprawić swoją komunikację biznesową, może brzmieć mgliście. „Można odnieść wrażenie, że coś się robi źle, ale nie do końca wiadomo, co” – zauważa Sondra Levitt, Advance coach w Korn Ferry. „Zamiast jednak ignorować taką informację, poproś menedżera o wyjaśnienie i radę”.
„Na przykład – podpowiada Levitt – można poprosić o podanie konkretnego przykładu i poprosić o radę, jak zachować się inaczej, bardziej profesjonalnie. Można zapytać przełożonego, kogo wskazałby jako wzór profesjonalizmu i próbować uczyć się od tej osoby. Warto też rozważyć poproszenie menedżera, aby np. obserwował spotkania służbowe i od razu przekazał informację zwrotną dotyczącą profesjonalizmu zachowania i zdolności komunikacyjnych”.
Częściej przejmuj rolę lidera
„Jeśli twój menedżer mówi ci, że częściej musisz przejmować rolę lidera w obrębie swojego zespołu lub pracując w jakimś projekcie, to znaczy, że wierzy w twoje kompetencje” – zauważa Levitt. Zamiast puszczać tę uwagę mimo uszu, przejmij inicjatywę i daj szefowi znać, że chętnie pokierujesz zespołem realizującym kolejny projekt. „Możesz również rozpocząć pracę z coachem, który pomoże popracować nad twoimi kompetencjami przywódczymi oraz pozwoli zrozumieć, które umiejętności liderskie są cenione w twojej organizacji bądź zespole” – podpowiada Levitt.
Częściej deleguj zadania
Nowi menedżerowie często wpadają w pułapkę mikrozarządzania. Tymczasem zapewnienie członkom zespołu możliwość autonomicznego podejmowania decyzji jest zdaniem Swanson jedną z ważniejszych kompetencji liderów. Jeśli twój menedżer mówi ci, że warto częściej delegować zadania, zacznij od drobnych kroków i zbuduj zaufanie członków załogi. „Na przykład poproś, by przejęli stery w kwestiach, które nie wpływają bezpośrednio na wyniki biznesowe” – przekonuje Swanson. „Możesz też poprosić kilku zaufanych członków zespołu o podjęcie paru decyzji obarczonych relatywnie niskim ryzykiem. Następnie, jako menedżer, staraj się dyskretnie obserwować z boku, zamiast nieustannie interweniować w proces decyzyjny”.
