Chcesz pisać skuteczniej? Posłuchaj naukowców

Sztuka pisania to ważny element kompetencji komunikacyjnych, potrzebnych menedżerom w miejscu pracy. Wbrew pozorom ta umiejętność nie jest darem niebios. Można się jej nauczyć.

„Niezliczone kariery rozwijają się lub zamierają ze względu na zdolność lub niezdolność pracowników do przedstawienia zestawu faktów, podsumowania spotkania lub spójnego sformułowania pomysłu” – twierdził słynny wykładowca pisania na Uniwersytecie Yale William Zinsser. Intuicyjnie wiemy, że w pracy opłaca się komunikować w sposób klarowny i precyzyjny. List biznesowy, e‑mail, notatka, raport lub oferta to treści, poprzez które prezentujesz się współpracownikom, klientom i partnerom. A to, jak je piszesz, wpływa na twój wizerunek.

Zależność między sukcesem zawodowym a umiejętnościami komunikacyjnymi potwierdza m.in. badanie Carnegie Institute of Technology. Wynika z niego, że aż 85% naszych sukcesów zawodowych i finansowych zależy od tego, jak porozumiewamy się, negocjujemy i budujemy relacje. Badania przeprowadzone w pięciu fabrykach odzieży w Bengaluru przez badaczy z Uniwersytetu Harvarda, Uniwersytetu Bostońskiego i Ross School of Business na Uniwersytecie Michigan wykazały, że szkolenie pracowników w zakresie umiejętności miękkich, takich jak komunikacja pisana, przyniosło 256% zwrotu z inwestycji ze względu na poprawę efektywności przeszkolonych zespołów.

Z kolei Josh Bernoff, autor książki Writing Without Bullshit: Boost Your Career by Saying What You Mean i współautor trzech książek poświęconych strategii biznesowej, oszacował, że teksty złej jakości kosztują amerykańskie firmy 396 miliardów dolarów(!). I przyznał, że jego wyliczenia mogą być niedoszacowane. Być może i twoja firma traci z powodu nieprzywiązywania wagi do jakości informacji przekazywanych na piśmie.

Obecnie gros komunikacji polega na wymianie korespondencji. Między lutym 2020 i lutym 2021 roku o 45% wzrosło średnie tygodniowe korzystanie z czatów, wysłano o 40,6 mld e‑maili więcej (Microsoft Worklab Trends Study, 2021 oraz Raport strategiczny IAB, 2021). Skoro coraz częściej polegamy na słowie pisanym, warto podszlifować swój warsztat pisarski. Od umiejętności zgrabnego ubrania w słowa tego, co chcesz przekazać, zależy czy dogadasz się ze współpracownikami, pracownikami i szefami oraz czy sprzedasz im swoje pomysły, produkty lub usługi.

Coraz więcej liderów dostrzega znaczenie tej umiejętności i jej wpływ na efektywność firmy na wielu poziomach. Paweł Pawul, prezes zarządu w firmie Fabryka Magika, przyznaje, że weryfikuje, czy kandydaci do pracy radzą sobie ze słowem pisanym. Kto nie potrafi przygotować przekonującego e‑maila, ten zazwyczaj nie jest brany pod uwagę. – Zwłaszcza wśród sprzedawców umiejętność tworzenia interesujących treści jest nieodzowna. Dlatego nie poprzestajemy na weryfikacji umiejętności pracowników na początku firmowej drogi, ale dbamy o to, by doskonalili swoje kompetencje autorskie. Jestem przekonany, że to dzięki takiemu podejściu budujemy trwalsze relacje z klientami – przyznaje przedsiębiorca. Przez wiele lat, metodą prób i błędów Paweł Pawul wraz z zespołem wypracował skuteczne metody docierania do nowych klientów i podtrzymywania kontaktów z nimi. Teraz dba o to, by znali je wszyscy pracownicy. Ci z krótkim stażem przez pierwsze miesiące szlifują swoje treści pod okiem bardziej doświadczonych współpracowników.

Dobrze napisany tekst sprawia fizyczną przyjemność

Jak podkreśla Anna Łakomy, NeuroLab Lead, ekspertka i trenerka w zakresie wdrażania neuronauki w biznesie, dzięki nowym odkryciom w tej dziedzinie nie musimy już zgadywać, jak dotrzeć do czytelnika. Wiemy, jak wpływać na odbiorcę treści na fizjologicznym poziomie, by wywoływać zamierzone efekty.

Wiadomo już, jak to się dzieje, że wystarczy kilka stylistycznych zabiegów, by znacząco wpłynąć na odbiór tekstu. Dzięki obrazowaniu mózgu, rozwojowi technik badawczych MRI (rezonans magnetyczny) czy PET (pozytonowa tomografia emisyjna) możemy sprawdzić, które regiony mózgu są aktywne, gdy czytamy. I widzimy, że np. pewne treści pobudzają… ośrodek nagrody (nazywany także układem narody i ośrodkiem przyjemności).

Jeśli tekst jest dobrze napisany, jego lektura może sprawić czytelnikowi wręcz fizyczną przyjemność. Gdy czyta on coś ciekawego lub fascynującego, przez struktury mózgowe tworzące ośrodek nagrody przepływa dopamina (neuroprzekaźnik odpowiedzialny za odczuwanie przyjemności). Świetny tekst może na nas więc działać niczym opioidy. Dzieje się to samo co wówczas, gdy jemy coś smacznego, słuchamy muzyki, przytulamy się do bliskich osób. Jeśli tekst jest dobrze napisany, potrafi sprawić, że czujemy się wręcz uzależnieni. To dlatego czasami nie można oderwać się od lektury.

Niezależnie od tego, czy będzie to zwięzłe oświadczenie w e‑mailu, czy złożona argumentacja w raporcie, możesz się postarać, by wpłynąć na obwody neuronowe w mózgach twoich czytelników/odbiorców, zapewniając im drobną przyjemność. Zdaniem Billa Bircharda, autora książek oraz instruktora pisania, najlepsze efekty można osiągnąć, dbając o to, by tekst miał jak najwięcej z ośmiu pożądanych cech. Otóż twierdzi on, że „magia dzieje się, gdy tekst jest prosty, konkretny, zaskakujący, wywołuje emocje, zaskakuje czymś nowym lub innym, skłania do wysiłku intelektualnego, uwzględnia perspektywę konkretnej osoby, opowiada jakąś historię”. Dowody naukowe wskazują, że większość zasad, których nauczyłeś się w szkole lub na jakichkolwiek warsztatach pisania – „Pokaż, nie mów”, „Upraszczaj, zamiast komplikować” lub „Użyj czasowników w stronie czynnej” – nadal obowiązuje. Teraz dodatkowo wiemy, dlaczego tak się dzieje.