Streszczenie: W zarządzaniu kancelarią prawną kluczowe jest oparcie na profesjonalistach prowadzących projekty prawne i procesy sądowe. Sprawna komunikacja między prawnikami oraz zespołami administracyjnymi i doradczymi odgrywa zasadniczą rolę. Zarządzanie polega na podziale kompetencji i koordynacji pracy wielu osób odpowiedzialnych merytorycznie za prowadzone sprawy oraz na tworzeniu interdyscyplinarnych zespołów ad hoc w przypadku złożonych projektów. Lider powinien wybierać najlepszych specjalistów z danej dziedziny, korzystać z doradców zewnętrznych oraz łączyć wiedzę prawną z kompetencjami ekonomicznymi, technicznymi lub marketingowymi, aby zapewnić klientowi wsparcie na wielu płaszczyznach dotyczących jego biznesu. mitsmr.pl
Zarządzanie kancelarią prawną nie różni się istotnie od kierowania innymi przedsiębiorstwami. Obejmuje podobne obszary zarządcze, takie jak administracja, HR, księgowość, marketing, IT czy compliance. W kancelarii utworzono komitety, w ramach których realizowane są projekty w tych obszarach. Prace tych komitetów nadzorują poszczególni partnerzy, co pozwala na włączenie większej liczby wspólników w zarządzanie oraz uzyskanie synergii – w pracach poszczególnych komitetów biorą udział partnerzy najlepiej odnajdujący się w danych obszarach. Zespół administracyjny stanowi około 25% wszystkich osób pracujących w kancelarii, a w pewnym zakresie korzysta się również z doradców zewnętrznych. Partnerzy zarządzający cały czas doradzają merytorycznie klientom, dlatego wypracowanie odpowiedniej proporcji pomiędzy wykonywaniem zadań merytorycznych a sprawowaniem funkcji zarządczych jest kluczowe dla dobrego zarządzania kancelariami prawnymi. mitsmr.pl
W celu zarządzania emocjami i wygaszania wewnętrznej konkurencji, kancelaria zorganizowana jest w formie kilkunastu praktyk, zarządzanych przez różnych partnerów, odpowiadających poszczególnym dziedzinom prawa. Zasadą jest, że daną sprawę czy projekt prowadzą prawnicy specjalizujący się w danej dziedzinie, co minimalizuje rywalizację o projekty. Ponadto, stosuje się systemy motywacyjne, które promują współpracę między zespołami, a nie rywalizację. Ważne jest również budowanie kultury organizacyjnej opartej na współpracy i wspólnym dążeniu do sukcesu klienta, co przekłada się na sukces całej kancelarii. mitsmr.pl
O przywództwie w organizacji świadczącej usługi profesjonalne opowiadają prof. INP PAN, dr hab. Paweł Podrecki oraz adwokat Xawery Konarski, partnerzy zarządzający z kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy. Rozmawia Lidia Zakrzewska, redaktor „ICAN Management Review”.
Czy styl przywództwa w organizacji świadczącej usługi profesjonalne, jaką jest kancelaria prawna, podobny jest do stylu „korpo”? Czy sposób zarządzania jest podobny?
Prof. Paweł Podrecki: Odpowiadając na to pytanie, w pierwszej kolejności warto scharakteryzować organizację, jaką jest kancelaria prawna. W mojej ocenie jest to organizacja bardzo silnie oparta i zbudowana na profesjonalistach, którzy prowadzą projekty prawne i procesy sądowe. Czynnikiem zasadniczym jest więc sprawna komunikacja między prawnikami oraz wspierającymi ich zespołami administracyjnymi i doradczymi. Zarządzanie kancelarią polega przede wszystkim na podziale kompetencji i koordynacji pracy kilkudziesięciu osób odpowiedzialnych merytorycznie za prowadzone sprawy oraz na tworzeniu ad hoc interdyscyplinarnych zespołów, jeśli wymaga tego złożony projekt. Lider powinien wybrać najlepszych specjalistów z danej dziedziny, umieć sięgnąć po doradców zewnętrznych, łączyć wiedzę prawną z kompetencjami ekonomicznymi, technicznymi lub/i marketingowymi. Takimi, które dają klientowi poczucie wsparcia na wielu płaszczyznach dotyczących jego biznesu.
Adw. Xawery Konarski: Zarządzanie kancelarią prawną nie różni się istotnie od kierowania innymi przedsiębiorstwami. Podobne są obszary zarządcze, takie jak np. administracja, HR, księgowość, marketing, IT czy compliance. W naszej kancelarii utworzyliśmy w związku z tym komitety, w ramach których realizowane są projekty tego rodzaju. Co istotne, prace tych komitetów nadzorują poszczególni partnerzy, co pozwala z jednej strony na osiągnięcie pożądanego efektu, czyli włączania się w zarządzanie większej liczbie wspólników, a z drugiej na uzyskanie synergii – w pracach poszczególnych komitetów biorą udział partnerzy, którzy w danych obszarach odnajdują się najlepiej. Bardzo ważną częścią naszej organizacji jest zespół administracyjny, który stanowi mniej więcej 25% wszystkich osób pracujących w kancelarii. W pewnym zakresie korzystamy również z doradców zewnętrznych. To, co jest specyficzne dla naszej roli jako partnerów zarządzających, to fakt, że cały czas doradzamy merytorycznie klientom. Wypracowanie odpowiedniej proporcji pomiędzy wykonywaniem zadań merytorycznych a sprawowaniem funkcji zarządczych jest kluczowe dla dobrego zarządzania kancelariami prawnymi.
Wybór odpowiednich specjalistów do danej sprawy łączy się z emocjami. Zespoły między sobą konkurują o te najbardziej prestiżowe, o wynagrodzenie z tytułu wygranej. Jak zarządzać emocjami, jak wygaszać wewnętrzną konkurencję?
Adw. Xawery Konarski: Jest to na pewno jedno z największych wyzwań. Pomocne okazały się rozwiązania organizacyjne. Po pierwsze, nasza kancelaria zorganizowana jest w formie kilkunastu praktyk, zarządzanych przez różnych partnerów. Praktyki te odpowiadają poszczególnym dziedzinom prawa. Zasadą jest, że daną sprawę czy projekt prowadzą prawnicy specjalizujący się w danej dziedzinie. W ten sposób zabezpieczony jest interes klienta – jego sprawę prowadzą najlepsi specjaliści z danego obszaru prawa. Po drugie, system podziału zysku przewiduje część wspólną dla wszystkich wspólników, co wzmacnia naszą integrację – sukces kolegi lub koleżanki jest równocześnie sukcesem całego zespołu.
W pewnych sytuacjach musimy jednak podejmować samodzielne decyzje. Ważna jest wówczas transparentność. Wszyscy partnerzy wiedzą, że kancelaria realizuje zlecenie danego rodzaju, a także któremu z partnerów zostało ono przydzielone. Niezmiennie najważniejszą zasadą jest to, że klient powinien mieć zapewnione wsparcie przez nasz najlepszy zespół specjalistyczny.
Co jako liderzy, partnerzy zarządzający, robią panowie dla rozwoju biznesu?
Prof. Paweł Podrecki: Naszą kancelarię wyróżnia na rynku bardzo silna specjalizacja w kilku dziedzinach prawa: własności intelektualnej, nowych technologii, konkurencji, innowacji finansowych (FinTech). Do tego dochodzi prawo ochrony danych osobowych, Life Science. Mamy też coraz większy dział prawa procesowego, liderów w zakresie prawa pracy, realizujemy projekty dla sektora energetyki i nieruchomości. Kancelaria znajduje się cały czas w procesie transformacji. Kiedy osiągamy wysoki stopień profesjonalizmu z jednej specjalizacji, otwieramy się na kolejną, tak aby jak najlepiej rozwiązywać problemy klientów i sprostać ich oczekiwaniom.
Klient musi mieć zaufanie do liderów w danej dziedzinie, ale to oczywiste, że nigdy nie będzie jednej kancelarii najlepszej we wszystkim. Dążymy więc do celu – cały czas ważąc proporcje. Dajemy sygnał, że jesteśmy w stanie obsłużyć precedensowy proces lub transakcję i dać wsparcie w wielu obszarach ze sobą powiązanych.
Wielu klientom proponujemy wprowadzenia innowacyjnych rozwiązań prawnych. Pokazujemy możliwe synergie pomiędzy różnymi sektorami. Podpowiadamy m.in., jak przenieść sprzedaż do internetu, jak ma wyglądać polityka prywatności, zasady bezpieczeństwa i ograniczanie ryzyka w prawie konkurencji. Pełnimy rolę doradczą, nie zamykając się w prawniczych specjalizacjach. Staramy się patrzeć na biznes tak, aby współpraca z nami przyniosła korzyści w wielu wymiarach – prawnym, ekonomicznymi i organizacyjnym.
Adw. Xawery Konarski: Nie mamy wątpliwości, że COVID‑19 wymusi zmiany wewnątrz każdej organizacji, w tym w kancelariach prawnych. W czasie obchodzonego jeszcze przed pandemią 20‑lecia naszej kancelarii mówiliśmy o sobie jako o „kancelarii 2.0”. Teraz będziemy musieli wypracować model 3.0, tak aby przygotować się do funkcjonowania po pandemii. Dotyczy to na przykład dalszej możliwości wykonywania pracy zdalnej czy zabezpieczenia się na sytuacje wystąpienia innych epidemii. W trakcie COVID‑19 niewątpliwie doszło do zwiększenia automatyzacji świadczenia usług prawnych. Wydaje się w związku z tym, że jeszcze bardziej aktualne staje się sławne zdanie Petera Druckera: „what gets measured gets managed”. Służyć temu ma między innymi odpowiedni system CRM.
Jeżeli chodzi o świat zewnętrzny, to przyglądamy się zmianom gospodarczym, których katalizatorem stał się COVID‑19. Dotyczy to zwiększenia zapotrzebowania na usługi prawne z danej dziedziny (np. prawa pracy), ale również zwiększenia znaczenia danego sektora (np. gaming, e‑sport). Przygotowujemy już odpowiednie oferty w tym zakresie. Bardzo ważne będzie też obserwowanie trendów Legaltech, czyli wykorzystywania innowacji w pracy prawnika. Dotyczy to na przykład chmury obliczeniowej, sztucznej inteligencji czy blockchaina.
Co poza tym COVID zmienił w pracy kancelarii?
Prof. Paweł Podrecki: Po ogłoszeniu stanu zagrożenia epidemicznego podjęliśmy szereg działań, które pozwoliły bardzo szybko osiągnąć w pracy zdalnej komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. To co nas wyróżniło w roku covidowym, to jednak przede wszystkim dzielenie się wiedzą. Wiedzę prezentujemy w wielu formach, np. newsletterów, webinariów, blogów itp., które trafiają do domeny publicznej.
