Streszczenie: W erze globalnych projektów i rozproszonych zespołów, spotkania twarzą w twarz są często niemożliwe, co sprawia, że wideokonferencje stają się istotnym narzędziem komunikacji. Mimo ich dostępności, wiele osób unika korzystania z nich, obawiając się konieczności dbania o wygląd czy ujawniania prywatnego otoczenia. Badania wskazują, że aż 80% pracowników, zwłaszcza w Europie, nigdy nie uczestniczyło w wideokonferencji. Przyczyną mogą być różnice kulturowe oraz niedoskonałości technologiczne, takie jak opóźnienia czy niska jakość obrazu. Jednak wideokomunikacja oferuje liczne korzyści: zwiększa interaktywność, ułatwia koncentrację na temacie, sprzyja dyscyplinie spotkań oraz pozwala na budowanie bardziej osobistych relacji poprzez możliwość dopasowania twarzy do głosu.
Zawsze kiedy czytam dobrą książkę science fiction typu Gra Endera, zastanawia mnie, kiedy ludzkość będzie w stanie przekroczyć barierę ciągłej, niezakłóconej komunikacji. Ile razy podczas telekonferencji przerywanej szczekaniem psa, złą jakością łączy np. w Indiach czy też po prostu multitaskingiem uprawianym przez naszego rozmówcę, marzyłam o takiej właśnie możliwości. Czy skądś to znasz?
Jak tego typu technologie wykorzystujemy w naszej codziennej pracy? Niestety w erze globalnych projektów, zespołów rozproszonych po świecie, spotkania twarzą w twarz pozostają w sferze marzeń. Ale jest inny sposób, namiastka osobistej interakcji. Wideokonferencja – bo o niej mowa – pomimo szerokiej dostępności nadal wykorzystywana jest w znikomym stopniu. Co ciekawe, wolimy, aby osoby, których nigdy nie widzieliśmy, a z którymi współpracujemy, pozostały dla nas e‑mailami i nie zyskiwały twarzy. Dlaczego?
Wideokonferencje
Z jednej strony w erze możliwości pracy z domu, czy też praktycznie każdego miejsca z zasięgiem internetu, nie chcemy pokazywać swojej twarzy, nakładać makijażu lub układać fryzury. Brzmi to dość trywialnie, ale takie właśnie są główne powody, które można wyczytać z raportu przeprowadzonego wewnętrznie w jednym z globalnych gigantów IT z Doliny Krzemowej.
Z drugiej strony aż 80% pracowników nigdy nie korzystało z wideokonferencji i tutaj na prowadzenie wysunęła się Europa. Można by się zastanawiać, dlaczego. Czy to właśnie stary kontynent cechuje dużo większa różnorodność kulturowa niż np. Stany Zjednoczone? Dodatkowo uczestnicy takich konferencji skarżyli się na utrudniony kontakt wzrokowy… i tutaj chyba kłania się niedoskonała technologia. Te wszystkie zakłócenia, opóźnienia w emisji głosu, słaba rozdzielczość ekranu i generalnie postrzegana przez uczestników sztuczność na ten moment odstraszają od wideokonferencji. Poza tym podczas wideokonferencji nie można czegoś przekąsić, poczytać wiadomości w sieci czy po prostu odpowiedzieć na zaległe e‑maile.
Jakie ma zalety?
Czy faktycznie jesteśmy jednak tak zapracowani? A może chodzi o… lenistwo? Ewidentnie jednak to narzędzie komunikacji ma wiele zalet. Jakich?
Większa interaktywność i skupienie uczestników na temacie. trudniej jest uprawiać przysłowiowy multitasking. Patrząc na wideo, możemy zobaczyć, jak tak naprawdę wyglądają biura w Kalifornii, Szanghaju czy Bangalore. Wyobraźmy sobie pisanie na whiteboard dostępnym równocześnie dla wszystkich online lub po prostu pokazywanie bezpośrednio przed kamerą swoich pomysłów w formie graficznej (szczególnie przydatne w zespołach B R).
Większa dyscyplina prowadzenia wideokonferencji. Przestrzeganie wcześniej zaplanowanej agendy jest o wiele łatwiejsze. Również łatwiej jest komuś przerwać, gdyż mamy namiastkę prawdziwej rozmowy twarzą w twarz.
Głosy uczestników stają się osobiste. Widzimy, jak inni wyglądają i możemy w końcu dopasować twarz do głosu lub adresu e‑mail, co również pomaga w budowaniu przyszłych relacji.
Czy jest to najlepszy obecnie dostępny sposób komunikacji na odległość, czy wręcz przeciwnie? Kiedy będziemy mogli zacząć komunikować się sprawniej, dzięki narzędziom pozwalającym na niezakłócone wysyłanie sygnałów na znaczne odległości? Jak dla mnie niezastąpione pozostaje stare dobre spotkanie twarzą w twarz i według mojej obserwacji produktywność takiego spotkania jest co najmniej kilkukrotnie wyższa niż wszystkich dostępnych form spotkań online… Czy to jednak prawda? Co może zwiększyć efektywność naszych działań? Jakie są Twoje doświadczenia?
