Strategia lean management wsparta nowymi technologiami

Firma Fresh Logistics Polska zaczęła pracę w kulturze lean w 2016 roku. Program funkcjonuje pod nazwą Better Every Day. Zakłada podejście do udoskonalania procesów w małych krokach.

Partnerem materiału jest Fresh Logistics Polska

Budowanie silnej kultury Lean jest procesem wieloetapowym. Determinacja, konsekwencja, stopniowe budowanie świadomości wśród pracowników organizacji oraz ich zaangażowanie są kwestiami kluczowymi. Dzisiaj FLP wykorzystuje strategię lean management jako podstawę do wprowadzania innowacyjnych rozwiązań oraz nowych technologii. Lean w najprostszej definicji to identyfikacja i eliminacja marnotrawstwa (czasu, pieniędzy, materiałów, potencjału intelektualnego pracowników etc.). Działania firmy skupione są na eliminacji elementów, które przeszkadzają w pracy, a faworyzowaniu tych, które tę pracę ułatwiają. Podejście leanowe zakłada uproszczenie procesów oraz ich standaryzację i pomiarowanie. Nie chodzi o przyspieszanie czynności w głównych procesach. Na przykład nikt nie wymaga od pracownika pracującego przy kompletacji, żeby szybciej układał towar czy szybciej skanował. Ważne jest natomiast, żeby pracownik miał towar do kompletacji, drukarkę do etykiet oraz folię do zabezpieczenia palety w zasięgu ręki, a także prosty i ergonomiczny system, za pomocą którego otrzymuje zlecenie i potwierdza pobrania. Świadomość procesowa, leanowa, przeciwdziała usprawnieniu tych procesów, które w ogóle nie są potrzebne lub zostały nieprawidłowo opracowane i są skomplikowane, przez co powodują straty. Taka podstawa to dobre pole do myślenia o nowych technologiach.

Krok po kroku

Wybieranie odpowiedniego rozwiązania technologicznego nie odbywa się według hasła „bo inni mają”. Potrzeby identyfikowane są oddolnie, najczęściej przez pracowników, a dochodzenie do właściwego rozwiązania przebiega krok po kroku. Począwszy od ustalenia, jaki problem trzeba rozwiązać, co do tego jest potrzebne, jak wygląda proces, jakie są przyczyny (zasada Pareta – 20% przyczyn powoduje 80% skutków), jakie są możliwe rozwiązania. Zaczyna się więc od rzeczy najprostszych i stopniowo przechodzi do najbardziej zaawansowanych.

Dobrym przykładem łączenia lean i nowych technologii jest zastosowanie RPA (Robotic Process Automation), czyli automatyzacji procesów (biznesowych). RPA to zestaw algorytmów w specjalnie stworzonym oprogramowaniu, które integrują różne aplikacje i wyręczają człowieka w wykonywaniu żmudnych oraz monotonnych czynności. Takich, które nie wymagają myślenia. Wdrożenie procesów robotycznych musi być poprzedzone w pierwszej kolejności systematyką procesu, jego standaryzacją, opisem i pomiarami. Są to te wszystkie elementy, które stosuje na co dzień podejście lean management. Robot RPA może automatycznie zalogować się do systemu, przejść całą ścieżkę związaną z eksploracją poszczególnych elementów aplikacji i wybrać z konkretnej lokalizacji informacje istotne dla zadania, które powinno być zrealizowane. Te same czynności może powtórzyć wielokrotnie w przypadku różnych kont, a następnie zebrane informacje połączyć z danymi z innych obszarów systemu lub innych systemów. Obecnie we Fresh Logistics Polska zostały uruchomione cztery procesy robotyczne, kolejne cztery zostaną uruchomione w najbliższym miesiącu. Są też zaplanowane następne. Roboty RPA, które funkcjonują w FLP, edytują dane dotyczące przesyłki, uzupełniają informacje o ich statusie, przyjmują zlecenia z zewnętrznych platform i zakładają dla nich zlecenia w systemach FLP. Sprawdzają poprawność danych między systemami. Podejście lean zapewnia firmie poprawną ocenę procesów niezbędnych do ich automatyzacji oraz ich opis. Robotyzacja wpisuje się w definicję lean, która mówi, że należy dbać o potencjał intelektualny pracowników. Czas zyskany dzięki automatyzacji nudnych zadań daje możliwość zajęcia się pracą koncepcyjną, charakteryzującą się dużą złożonością i wyższą wartością dodaną dla klienta, czy pracami nad Better Every Day.

„Potrzeba pomiarowania procesów oraz ocena ich efektywności stanowiła podstawę do wdrożenia przez FLP rozwiązania Qlik Sense. To kompletna platforma do nowoczesnej i samoobsługowej analityki, ułatwiająca odkrywanie zależności pomiędzy danymi. Rozwiązanie to umożliwia stworzenie uniwersalnego portalu zbierającego informacje zarówno z firmy, jak i z otoczenia biznesowego, dzięki integracji z dowolnymi zewnętrznymi źródłami danych. Platforma jest wykorzystywana do obrazowania wyników pracy, pokazywania różnorodnych wskaźników. Umożliwia bezpośredni pobór informacji z baz danych wielu systemów. W ten sposób pomijany jest etap zbierania danych i przekształcania ich w odpowiednią postać. Raporty nie są już tabelką z Excela. Są klarowną wizualizacją – wyjaśnia Agnieszka Niemira, menedżerka ds. Integracji Procesów Biznesowych w firmie Fresh Logistics Polska.

– Pracownicy nie muszą poświęcać swojego czasu na przygotowywanie odrębnych zestawień czy analiz. Na platformie Qlik Sense odzwierciedlona jest także praca robotów. W przypadku wprowadzenia RPA praca robota jest obrazowana w taki sposób, aby z łatwością można było zarządzać danymi i zweryfikować, ile jednostek automat przerobił i w jakim czasie, czy odłożył jakąś jednostkę do ręcznego obsłużenia procesu oraz jaki był tego powód. Ile przesyłek obsłużył, ile nadał statusów, jakiego rodzaju i w jakim czasie. Czy odłożył jakąś przesyłkę do ręcznego nadania statusu, dlaczego nie mógł zrealizować zadania samodzielnie etc.”.

Dobrym przykładem synergii lean z nowymi technologiami może być projekt poprawy terminowości wyjazdów. Zespoły rozwiązywały temat, zaczynając od zwykłej kartki papieru, technik rozwiązywania problemów, pomiarów, szukania marnotrawstwa. W miarę pogłębiania tematu zespoły zaczęły próbować różnych rozwiązań operacyjnych, tworzone były narzędzia w xls., sql, których użyteczność była weryfikowana podczas codziennych operacji. Procesy zostały opisane, opomiarowane, powstały wskaźniki procesowe, które pozwalały zobaczyć terminowość na poszczególnych jej etapach w czasie rzeczywistym za pomocą platformy Qlik Sense. Gdy zasadność podejścia, jego użyteczność zostały potwierdzone przez pracowników, wówczas wypracowane rozwiązania zostały przeniesione na wyższy poziom technologiczny. Do dalszych prac włączył się dział IT, który napisał aplikację na platformie Mendix o nazwie MyPlan. Wbudował także interfejsy pomiędzy platformą MyPlan a np. systemem TMS czy innymi systemami, którymi posługuje się firma. Teraz pracownicy chętnie korzystają z systemu, ponieważ w jego tworzenie byli zaangażowani od samego początku. Podniesienie rozwiązania na wyższy poziom technologiczny zwiększyło ergonomię pracy, transparentność podejmowanych działań, komunikację pomiędzy zespołami operacyjnymi.

Przytoczone przykłady stanowią tylko część podejmowanych działań, natomiast dobrze obrazują wykorzystanie programu Better Every Day i jego powiązania z nowymi technologiami.