Streszczenie: Outsourcing księgowy zyskuje nowe oblicze, stając się kluczowym partnerem w biznesie, który wykracza poza tradycyjne usługi księgowe. Firmy coraz częściej korzystają z usług zewnętrznych, by skupić się na kluczowych aspektach swojej działalności. Współczesne biura rachunkowe oferują kompleksowe wsparcie, nie tylko w zakresie obsługi finansowej, ale także doradztwa strategicznego. Nowoczesny outsourcing pozwala na zwiększenie efektywności i elastyczności organizacji, umożliwiając dostosowanie usług do zmieniających się potrzeb rynku. Współpraca z partnerem zewnętrznym daje firmom dostęp do specjalistycznej wiedzy oraz najnowszych technologii, co przyczynia się do optymalizacji kosztów i zwiększenia konkurencyjności.
W dobie bardzo częstych zmian prawa przedsiębiorcy przestali patrzeć na outsourcing przez pryzmat wsparcia zaplecza biurowego, ale jako sposób na zdobycie przewagi rynkowej. Choć optymalizacja kosztów wciąż pozostaje bardzo ważnym kryterium podczas podejmowania decyzji o zlecaniu usług na zewnątrz firmy, dziś kluczowe stają się zaufanie i reputacja biznesowa.
Jak wynika z raportu Global Sourcing Association (GSA), głównym powodem wykorzystywania outsourcingu przez decydentów jest otrzymywane wsparcie w zakresie zdobywania przewagi konkurencyjnej – poprzez zmianę sposobu funkcjonowania organizacji i wdrażanie działań zwiększających jej poziom elastyczności, wydajności i skuteczności. Na zmieniający się paradygmat outsourcingu znacznie wpłynęła sytuacja związana z epidemią, co z kolei wpływa na decyzje przedsiębiorców względem zmian modelów biznesowych przedsiębiorstw i reorganizacji przepływu kosztów. W związku z tym należy się spodziewać, że coraz popularniejszy stanie się model nowoczesnej współpracy, polegający na rozszerzaniu się zakresu działań i odpowiedzialności dostawcy, przy jednoczesnym zachowaniu nadzoru przez zamawiającego.
Spokój – największa wartość dodana outsourcingu
Outsourcing usług księgowych jest jednym z najszybciej rozwijających się obszarów w branży. Co ciekawe, na takie rozwiązanie decydują się już nie tylko korporacje, ale i coraz więcej średnich firm. Co przekonuje przedsiębiorców do zlecania tego typu usług na zewnątrz?
Przede wszystkim należy podkreślić, że zewnętrzni dostawcy mają możliwość bardziej szczegółowego i przemyślanego działania w reprezentowanej przez nich dziedzinie. Dodatkowo outsourcing wybranych procesów podnosi bieżącą efektywność w danym obszarze oraz umożliwia zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń i barier, co z kolei zwiększa stopień przygotowania danej firmy na nieprzewidziane zdarzenia. Bardzo ważnym aspektem w kontekście outsourcingu księgowości jest również fakt, że jednym z zadań realizowanych przez firmę zewnętrzną jest przekładanie zawiłych zapisów np. podatkowych na zrozumiały język. Dzięki temu przedsiębiorcy wiedzą, w jakiej sytuacji się znajdują, oraz mogą podejmować trafne decyzje względem dalszych działań biznesowych.
Ponadto zlecając część zadań firmie zewnętrznej, przedsiębiorca może skupić się na podstawowej działalności swojego biznesu – co w przypadku nieprzewidzianych sytuacji lub zawirowań rynkowych daje niemałe wsparcie i komfort psychiczny. Można wręcz pokusić się o stwierdzenie, że spokój przedsiębiorcy jest największą wartością dodaną outsourcingu.
Compliance na straży reputacji
Rzetelne przygotowanie się na niekorzystne scenariusze to standard w branży outsourcingowej. Tak samo jak czujność księgowych względem szybko zmieniającego się prawa. Z tego względu, mimo że ów sektor odczuł skutki pandemii, pojawienie się koronawirusa nie wpłynęło na relatywnie normalne funkcjonowanie dostawców takich usług. Dla przedsiębiorców to sygnał, że zlecanie niektórych procesów na zewnątrz firmy może świadczyć o ich stabilizacji podczas nieprzewidzianych sytuacji rynkowych.
Podobnie sytuacja wygląda w przypadku usług compliance, czyli działań mających na celu zapewnienie zgodności działalności z normami, zaleceniami czy regulacjami prawnymi – w celu zapobiegania stratom finansowym czy utracie reputacji. Jak wynika z przeprowadzonego przez Mazars badania pt. Budowanie zaufania: dlaczego global compliance znalazło się w agendzie biznesu? specjaliści ds. zgodności (58% respondentów) postrzegają compliance jako źródło możliwości, a nie tylko obowiązek. Chociaż należy podkreślić, że zdają sobie sprawę z tego, jak poważne jest ryzyko niewywiązania się ze zobowiązań w zakresie zgodności. Już 77% specjalistów ds. compliance twierdzi, że ich firma stanęła w obliczu wyzwań związanych z księgowością i compliance podatkowym w ciągu ostatnich pięciu lat. Konsekwencje z tym związane obejmują utratę reputacji danego przedsiębiorstwa, wewnętrzne działania dyscyplinarne i grzywny.
Główne trendy związane są z rozwiązaniami chmurowymi. Ale wiele wskazuje na to, że specjaliści ds. księgowości będą musieli wkrótce polubić się z blockchainem.
Jeśli firmy realizują działania związane z compliance wewnątrz organizacji – poświęcają dużo czasu na wypełnianie standardów z nimi związanych. Już trzy czwarte najwyższego kierownictwa lub zarządów zajmuje się kwestiami zgodności co najmniej raz na kwartał. Nic więc dziwnego, że outsourcing tego typu usług również staje się coraz bardziej popularny wśród przedsiębiorców. Tym bardziej że compliance staje się coraz trudniejsze, a to w związku z sytuacją związaną z pandemią (38% wskazań), coraz większą złożonością realizowania tego typu usług (38%) oraz nowymi regulacjami prawnymi (36%).
Cyfrowa księgowość to synonim bezpieczeństwa
Na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi automatyzujących pracę księgowych, a już 50% kadry kierowniczej w tym sektorze spodziewa się rozwoju zautomatyzowanych systemów wspomagających ich pracę – czytamy w raporcie Embracing robotic automation during the evolution of finance, zrealizowanym przez firmę ACCA.
Obecnie główne trendy w księgowości związane są z rozwiązaniami chmurowymi. Chodzi przede wszystkim o przetwarzanie danych w chmurze, możliwość dostępu do nich z każdego miejsca i o każdej porze oraz błyskawiczną wymianę informacji między biurem rachunkowym a klientem. Współczesne programy księgowe oparte na cloud computingu są dostosowane do systemów mobilnych, do korzystania z których przyzwyczajeni są klienci. W kontekście innowacji w księgowości coraz częściej mówi się również o automatyzacji i rozwiązaniach bazujących na sztucznej inteligencji (AI). Zmienia ona sposób wykonywania pracy, odciążając księgowych od powtarzalnych zadań przy jednoczesnym wyeliminowaniu błędów ludzkich.
Jak przewidują eksperci, technologią, która w najbliższym czasie najbardziej zmieni księgowość i sposób przetwarzania płatności podatkowych, będzie blockchain. Dzięki zabezpieczeniom kryptograficznym oraz stałej chronologii zapisu księgowi będą mogli przechowywać i przesyłać wrażliwe dane podatników w sposób całkowicie bezpieczny. Technologia blockchain zapewnia też automatyzację procesów księgowych oraz niemal całkowite wyeliminowanie z nich błędów. Wśród zalet warto wymienić też: łatwy dostęp do aktualnych informacji, odporność na manipulację czy większą wydajność pracy. Wszystko wskazuje na to, że specjaliści ds. księgowości będą musieli polubić tę technologię, tym bardziej że zyskuje ona coraz większe uznanie wśród przedsiębiorców.
Poznaj pozostałe treści raportu: OUTSOURCING KADR I PŁAC »
Outsourcing – bezpieczna przystań biznesu
Od outsourcerów wymaga się już nie tylko specjalistycznej wiedzy oraz nowoczesnych rozwiązań technologicznych, ale partnerstwa biznesowego wynikającego z przyspieszonej i często wymuszonej przez pandemię transformacji cyfrowej.
Doradztwo biznesowe zyskuje na znaczeniu
W czasach rynkowej niepewności klienci oczekują od swoich outsourcerów nie tylko wsparcia w realizowaniu obowiązków ustawowych, ale i merytorycznych porad dotyczących prowadzenia firmy.
