Harmonogramy pracy dostosowane do wszystkich

Liderzy biznesu mogą poprawić retencję pracowników i osiągać lepsze wyniki dzięki harmonogramom dostosowanym do stylu życia pracowników.

Melanie od kilku miesięcy pracowała w nowym miejscu – magazynie centrum logistycznego – lecz wciąż wraz z partnerem zmagała się z pogodzeniem obowiązków zawodowych z życiem rodzinnym. Każdego dnia wstawała o 4 rano, używając latarki w telefonie, aby po ciemku znaleźć ubrania i uniknąć obudzenia rodziny, w tym dwóch synów, spośród których jeden wymagał szczególnej troski. Do pracy dojeżdżała samochodem przez pół godziny, a nawet minutowe spóźnienie groziło utratą zatrudnienia.

Mimo trudności ceniła swoją nową posadę, szczególnie ze względu na wyższe wynagrodzenie niż w poprzedniej firmie. Jednak uciążliwe godziny pracy dawały się jej we znaki. Po zatrudnieniu z zaskoczeniem odkryła, że nadgodziny są obowiązkowe, co zresztą nie należy do rzadkości wśród pracowników godzinowych w tej branży. W konsekwencji musiała z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem planować udział w szkolnych wydarzeniach swoich dzieci oraz gromadzić zwolnienia lekarskie „na zapas”, by móc wyjść z pracy w razie pilnej potrzeby. To oznaczało również, że nawet będąc chora, pojawiała się w pracy – do tej pory odwołała już kilka wizyt u lekarza.

Jej syn wymagający szczególnej opieki często miał problemy w szkole, co regularnie stawiało Melanie przed trudnym dylematem: czy powinna opuścić stanowisko, by odebrać dziecko ze szkoły po nieuniknionym telefonie z prośbą o interwencję, ryzykując jednocześnie utratę pracy? Ostatecznie to jej partner zdecydował się na poświęcenie i porzucił lubiane przez siebie zajęcie, by móc zapewnić dzieciom odpowiednią opiekę. Mimo to Melanie wciąż zastanawiała się, czy pozostanie w dotychczasowej pracy było właściwą decyzją.

Melanie to realna osoba, której imię zmieniliśmy, aby chronić jej anonimowość. Jej historię pozyskano w ramach badań jednego z autorów niniejszego artykułu (Alexa), dotyczących wyzwań, przed jakimi stają szeregowi pracownicy oraz menedżerowie sektora e-commerce. Przykład Melanie pokazuje jasno – i zgodziliby się z tym również jej współpracownicy – że jednym z najistotniejszych, choć często niedocenianych czynników wpływających na satysfakcję pracowników są właśnie harmonogramy pracy. Jeśli sposób ustalania godzin pracy zmusza osoby takie jak Melanie do zmiany pracodawcy, firma ponosi realne koszty związane z rekrutacją, zatrudnieniem i wdrażaniem nowych osób.

Nie powinno dziwić, że pracownicy przywiązują ogromną wagę do dobrze ułożonych grafików pracy. Chociaż trudno o jeden, uniwersalnie najlepszy harmonogram, pewne rozwiązania niosą ze sobą znaczne koszty zarówno dla pracowników, jak i organizacji. Liczne badania pokazują, że nieprzewidywalne, niedostosowane do potrzeb lub zbyt długie godziny pracy pogarszają sytuację finansową pracowników, zaburzają ich życie osobiste, a także szkodzą ich zdrowiu psychicznemu i fizycznemu. Z punktu widzenia pracodawców nieprzemyślane harmonogramy negatywnie odbijają się na zadowoleniu klientów, wydajności pracy, rentowności firmy oraz reputacji całej organizacji. (Zobacz ramkę „Wysokie koszty złych harmonogramów”).

Wysokie koszty złego planowania harmonogramów pracy

Obniżenie satysfakcji klientów. Niewłaściwe planowanie, a szczególnie nadmierna liczba godzin pracy, obniża jakość obsługi klienta, powoduje opóźnienia i zwiększa ryzyko błędów.

• W sklepach CVS w Ohio braki kadrowe, prowadzące do przeciążenia farmaceutów i techników farmaceutycznych, skutkowały miesięcznymi opóźnieniami w realizacji recept, błędami w zamówieniach, a także zagubieniem substancji kontrolowanych.
• Stażyści medyczni odbywający wyjątkowo długie zmiany popełniali o 36% więcej poważnych błędów medycznych niż ich koledzy pracujący krócej¹.
• Audytorzy pracujący ponad 60 godzin tygodniowo popełniają istotnie więcej błędów księgowych, które skutkują błędnymi wynikami audytów i koniecznością składania wyjaśnień amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd².

Negatywny wpływ na wyniki finansowe firm. W wielu branżach źle skonstruowane harmonogramy pracy obniżają zaangażowanie, produktywność oraz lojalność pracowników wobec organizacji³.

• Pielęgniarki domowe, które w ciągu roku miały co najmniej 30 dni z niestabilnym harmonogramem pracy, były o 20% bardziej skłonne do odejścia z firmy niż ich koleżanki pracujące w bardziej przewidywalnych godzinach⁴.
• W handlu detalicznym nieprzewidywalne grafiki pracy znacznie zwiększają ryzyko spóźnień lub absencji pracowników. Według jednego z badań, wzrost liczby spóźnień lub nieobecności o zaledwie 1% prowadzi do spadku sprzedaży sklepu o ponad 2%⁵.
• Nowo zatrudnieni kasjerzy z nieregularnymi grafikami byli o niemal 10% mniej wydajni niż osoby zatrudnione w stałych godzinach pracy⁶.

Harmonogram pracy jest wart realnych pieniędzy. Z wielu badań wynika, że pracownicy są gotowi zaakceptować istotne obniżki wynagrodzenia w zamian za bardziej komfortowe godziny pracy. Badania prowadzone na reprezentatywnej grupie pracowników w Stanach Zjednoczonych pokazały, że respondenci zgodziliby się zrezygnować średnio z 16% wynagrodzenia, jeśli oznaczałoby to dodatkowe 10 dni płatnego urlopu w roku¹. Z kolei pracownicy call center zadeklarowali, że zaakceptowaliby nawet 20% niższe wynagrodzenie, by uniknąć zmian w harmonogramie na ostatnią chwilę². Pracownicy Walmart, największego pracodawcy w USA, stwierdzili natomiast, że spośród 11 pozapłacowych aspektów zatrudnienia najbardziej cenią sobie możliwość pracy w preferowanym przez siebie wymiarze godzin tygodniowo oraz płatny urlop³.

Harmonogramy pracy a recenzje pracowników. Aby zweryfikować wagę, jaką pracownicy przywiązują do harmonogramów, przeanalizowaliśmy niemal 3 miliony anonimowych recenzji opublikowanych po pandemii COVID-19 w serwisie Glassdoor, dotyczących ponad 1000 największych pracodawców w Stanach Zjednoczonych. Z tej analizy wynika, że godziny pracy są czwartym najczęściej poruszanym tematem przez pracowników (spośród 39 analizowanych kategorii), zaraz po kulturze organizacyjnej, wynagrodzeniu oraz możliwościach rozwoju zawodowego. Liderzy, którzy lekceważą problematykę harmonogramów pracy, robią to więc na własne ryzyko.

Nasze badania pokazują także, że temat ten jest szczególnie istotny w branżach usługowych, obejmujących stanowiska pierwszej linii, takich jak handel detaliczny, gastronomia i opieka domowa, ale okazuje się równie ważny w sektorach opartych na wiedzy – w tym w usługach profesjonalnych, administracji czy doradztwie. Chociaż wyzwania związane z harmonogramami mogą się różnić między pracownikami godzinowymi a etatowymi, kwestia godzin pracy pozostaje kluczowa dla wszystkich zatrudnionych.

(Wykres „Harmonogram pracy jest szczególnie ważny dla niektórych pracowników” przedstawia branże, w których temat godzin pracy był poruszany w opiniach na Glassdoor najczęściej oraz najrzadziej).

Harmonogram pracy jest szczególnie ważny w wybranych branżach

Poniższy wykres prezentuje branże, w których pracownicy najczęściej – oraz najrzadziej – odnosili się do kwestii harmonogramu pracy w swoich recenzjach na platformie Glassdoor. Aż 44% pracowników tzw. gospodarki gig (np. Uber, DoorDash czy Instacart) wspomniało o harmonogramach w swoich opiniach, w porównaniu z zaledwie 13% pracowników zatrudnionych w firmach tworzących oprogramowanie biznesowe.

Wykres po prawej stronie przedstawia natomiast średnią ocenę harmonogramów pracy wystawioną przez pracowników poszczególnych branż. Najwyższy poziom satysfakcji ze swojego grafiku wykazywali pracownicy gospodarki gig, doceniając przede wszystkim elastyczność i swobodę ustalania godzin pracy. Na przeciwległym biegunie znaleźli się pracownicy konsultingu biznesowego – grupa ta najczęściej wskazywała na problemy związane z nadmierną liczbą godzin pracy oraz dużą nieprzewidywalnością harmonogramów.

Dlaczego harmonogramowanie pracy stało się tak skomplikowane?

Stworzenie optymalnego harmonogramu pracy jest zadaniem niezwykle wymagającym. Planowanie nie ogranicza się bowiem do czysto technicznego dopasowania dostępności pracowników do zapotrzebowania na ich pracę – przeciwnie, stanowi punkt styku, w którym przecinają się konkurencyjne interesy pracowników, menedżerów, klientów, inwestorów oraz zewnętrznych interesariuszy.

W ostatnich latach zadanie to stało się jeszcze trudniejsze, głównie dlatego, że klasyczny model pracy „od 9 do 17” uległ rozdrobnieniu na liczne, nieregularne warianty. Dynamiczny rozwój gospodarki gig sprawił, że coraz więcej freelancerów pracuje w niestandardowych godzinach. Globalizacja z kolei wymaga od zespołów funkcjonowania w różnych strefach czasowych, a pracodawcy coraz częściej przenoszą na pracowników zmienność wynikającą z fluktuacji popytu, zmuszając ich do pracy w trudnych do przewidzenia godzinach. Dodatkowo popularyzacja pracy zdalnej zwiększa elastyczność – zarówno pod względem czasu, jak i miejsca wykonywania obowiązków.

W Stanach Zjednoczonych już dziś ponad jedna trzecia wszystkich zatrudnionych pracuje poza standardowym tygodniem roboczym (od poniedziałku do piątku, w godzinach od 9:00 do 17:00), a według niektórych szacunków rzeczywisty odsetek takich pracowników może być nawet znacznie wyższy.

Pięć sposobów na poprawę harmonogramów

Aby skutecznie tworzyć harmonogramy w czasach, gdy klasyczny model pracy „od 9 do 17” przestaje obowiązywać, liderzy powinni spojrzeć na samo planowanie w nowy sposób i ponownie zdefiniować, czym właściwie jest harmonogram pracy oraz jaką rolę powinien spełniać w organizacji. Oto pięć praktycznych rekomendacji, które mogą pomóc w osiągnięciu tego celu:

Zapytaj pracowników, co działa, a co nie

Pierwszym krokiem w kierunku lepszego planowania pracy jest działanie, które choć oczywne, w praktyce jest zaskakująco rzadkie: rozmowa z pracownikami na temat tego, które elementy harmonogramu się sprawdzają, a które powodują trudności. Menedżerowie, którzy pomijają ten etap, ryzykują, że skupią się na niewłaściwych problemach związanych z planowaniem.

Harmonogram pracy może być lepszy lub gorszy w wielu aspektach. Zidentyfikowaliśmy siedem kluczowych wymiarów harmonogramów, które są szczególnie istotne dla pracowników. Są to: elastyczność, przewidywalność, liczba godzin pracy, standardowe godziny pracy, czas wolny, przerwy oraz jasne granice między życiem zawodowym a prywatnym⁴ (Zobacz ramkę „Siedem cech dobrego harmonogramu”). Wielowymiarowe podejście jest zdecydowanie bardziej produktywne niż koncentrowanie się wyłącznie na jednym aspekcie, ponieważ wówczas planowanie może niepotrzebnie przerodzić się w grę o sumie zerowej, w której interesy pracowników stają w opozycji do celów firmy.

Siedem kluczowych cech dobrego harmonogramu pracy

Na podstawie analizy prawie 3 milionów opinii zamieszczonych w serwisie Glassdoor wyodrębniliśmy siedem kluczowych cech harmonogramów, o których pracownicy najczęściej wspominają w swoich komentarzach. Analiza tych aspektów pozwala liderom lepiej zrozumieć potrzeby zespołów, identyfikować punkty styczne pomiędzy oczekiwaniami pracowników a wymaganiami organizacji, a także tworzyć kreatywne rozwiązania, które odpowiadają interesom obu stron.

Warto przy tym zauważyć, że intuicje dotyczące preferencji pracowników nie zawsze znajdują potwierdzenie w danych. Na przykład często zakłada się, że dla osób zatrudnionych w handlu detalicznym lub gastronomii najważniejsza jest przewidywalność harmonogramu. Tymczasem analiza recenzji pracowników tych branż pokazuje, że aż sześć do ośmiu razy częściej wskazywali oni na znaczenie elastyczności, pozwalającej dostosować godziny pracy do potrzeb osobistych. Co więcej, komentarze dotyczące elastyczności miały aż 16-krotnie większe znaczenie dla oceny równowagi między życiem zawodowym a prywatnym niż przewidywalność grafików.

Aby skutecznie poznać potrzeby zespołu, warto zadawać pytania otwarte, takie jak: „Co najbardziej (lub najmniej) odpowiada ci w twoim harmonogramie pracy?”. Daje to pracownikom przestrzeń do wyrażenia opinii oraz przedstawienia istotnego kontekstu. Jeśli pracownik skarży się na liczbę godzin, warto ustalić, czy problemem jest nadmierna czy niewystarczająca liczba przepracowanych godzin. Jeśli kwestia dotyczy czasu wolnego, należy zrozumieć, czy przyczyną niezadowolenia jest niewystarczająca liczba dni wolnych, brak możliwości ich zaplanowania, czy może kultura organizacyjna utrudnia korzystanie z przysługujących urlopów. Dodatkową korzyścią otwartych pytań jest fakt, że pracownicy często sami podsuwają praktyczne rozwiązania problemów, których doświadczają.

Dostosuj harmonogram pracy do preferencji pracowników

Nie istnieje jeden idealny harmonogram, który spełniałby potrzeby wszystkich zatrudnionych. Firmy, które rozumieją tę różnorodność i uwzględniają indywidualne preferencje pracowników, mogą opracować rozwiązania dostosowane do konkretnych grup zawodowych, demograficznych lub sytuacji życiowych.

Przykładowo firma Marriott osiągnęła ostatnio znaczący sukces w zmniejszeniu rotacji pracowników, wprowadzając stanowiska pracy w godzinach od 10:00 do 14:00, które są szczególnie atrakcyjne dla rodziców dzieci w wieku szkolnym. Z kolei firma Land O’Lakes, w swojej fabryce sera w Minnesocie, zrezygnowała ze sztywnych, 12-godzinnych zmian na rzecz elastycznych grafików, by przyciągnąć osoby mające obowiązki opiekuńcze, takie jak opieka nad starszymi rodzicami. Nowe stanowiska pozwalają pracownikom samodzielnie ustalać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy z kilkutygodniowym wyprzedzeniem.

Problemy z harmonogramowaniem często różnią się nawet między poszczególnymi stanowiskami w tej samej branży. W handlu detalicznym na przykład, kierownicy sklepów okazali się najbardziej niezadowoleni ze swoich godzin pracy spośród wszystkich analizowanych przez nas stanowisk – głównym powodem ich frustracji była nadmierna liczba godzin pracy. Tymczasem pracownicy magazynów aż sześciokrotnie częściej niż kierownicy sklepów narzekali na niewystarczającą liczbę przerw.

Co więcej, nawet w ramach jednej grupy zawodowej preferencje dotyczące harmonogramów mogą znacząco się różnić. W dużym szpitalu klinicznym pielęgniarki jednoznacznie wskazały, że tradycyjny system rotacji – zakładający obligatoryjną pracę na zmianach porannych, popołudniowych i nocnych – nie odpowiada potrzebom wszystkich zatrudnionych⁵. Prawie jedna czwarta pielęgniarek preferowała wyłącznie nocne zmiany, natomiast około 20% preferowało rotację 12-godzinnych zmian dziennych i nocnych. Po uwzględnieniu tych preferencji samopoczucie pracowników uległo poprawie, a rotacja spadła, nie powodując jednocześnie wzrostu kosztów szpitala ani pogorszenia jakości opieki nad pacjentami.

Doskonały przykład daje również Duke University Health System, który uwzględniając preferencje pracowników oraz własne potrzeby kadrowe, stworzył „pulę rezerwową” obejmującą ponad 500 pielęgniarek, asystentów pielęgniarskich oraz opiekunów pacjentów. Osoby z tej grupy zaspokajają tymczasowe potrzeby trzech szpitali oraz kilkudziesięciu klinik należących do systemu. Model ten przyciąga przede wszystkim osoby, które cenią sobie różnorodność pracy oraz możliwość ciągłego zdobywania nowych kompetencji.

O preferencje dotyczące harmonogramu warto także pytać kandydatów już na etapie rekrutacji. Przykładowo, sieć sklepów spożywczych QuikTrip podczas rozmów kwalifikacyjnych jasno komunikuje kandydatom potencjalne zmiany godzin pracy w zależności od sezonu oraz prosi ich o określenie dostępności już na starcie⁶. Dzięki temu osiągają lepsze dopasowanie pomiędzy oczekiwaniami pracowników a potrzebami organizacji.

Poszukuj innowacyjnych rozwiązań w zakresie harmonogramowania pracy

Liderzy mogą szukać inspiracji dla lepszego planowania harmonogramów w wielu źródłach – nie tylko we własnych organizacjach, lecz także u konkurencji, w wynikach eksperymentów akademickich oraz innowacyjnych rozwiązań dostarczanych przez startupy technologiczne.

Wykorzystaj wiedzę i sugestie pracowników

Najprostszym źródłem innowacji są często sami pracownicy. Mogą oni wskazywać nie tylko swoje preferencje dotyczące godzin pracy, ale również przedstawiać konkretne propozycje usprawnień. Na przykład ogólnokrajowe badanie obejmujące 150 tysięcy pielęgniarek w Stanach Zjednoczonych przyniosło wiele praktycznych rekomendacji, takich jak premie dla osób podejmujących dodatkowe zmiany w ostatniej chwili, zaangażowanie pielęgniarek w ustalanie grafików, czy utworzenie wewnętrznych agencji kadrowych, które umożliwiają elastyczne dopasowanie zmian do indywidualnych potrzeb⁷.

Obserwuj, co robią konkurenci

Innym cennym źródłem pomysłów są działania konkurencyjnych firm. Przykładowo kierownicy sklepów sieci Wegmans wspominali o harmonogramowaniu w recenzjach na portalu Glassdoor równie często jak ich koledzy z sieci Publix, lecz robili to prawie trzykrotnie częściej w sposób pozytywny. Szczegółowa analiza praktyk Wegmans może dostarczyć cennych wskazówek innym firmom handlowym, które zmagają się z podobnymi wyzwaniami.

Rozwijaj i popularyzuj dobre praktyki w organizacji

Czasem innowacyjne rozwiązania są już obecne w organizacji, lecz wymagają zauważenia i rozpowszechnienia na większą skalę. W ramach badań prowadzonych w centrach logistycznych dużego amerykańskiego detalisty e-commerce zauważono, że poszczególni kierownicy magazynów – choć działający w podobnych warunkach – opracowali odmienne podejścia do układania grafików. Niektórzy znaleźli rozwiązania, które pozwalały jednocześnie poprawić atrakcyjność harmonogramów oraz utrzymać wysoką wydajność, co stało się inspiracją dla pozostałych kierowników w firmie.

Czerp inspirację z eksperymentów naukowych

Warto również sięgać po wiedzę z eksperymentów akademickich, które testują nowe podejścia do planowania pracy. Phyllis Moen i Erin Kelly przeprowadziły interwencję w dziale IT jednej z firm z listy Fortune 500, polegającą na wspólnym ustalaniu przez menedżerów i pracowników, które dni przeznaczyć na pracę stacjonarną, a które na samodzielne wykonywanie zadań w trybie zdalnym⁸. Rezultaty były obiecujące: pracownicy doświadczali mniejszego wypalenia, mieli lepszy sen, uprawiali więcej aktywności fizycznej i byli bardziej usatysfakcjonowani pracą. W ciągu trzech lat od interwencji prawdopodobieństwo ich odejścia z firmy spadło aż o 40%. Podobny eksperyment wśród elektryków i konserwatorów wykazał wzrost produktywności, rzadsze absencje oraz wyższe zadowolenie z życia u osób mających większą elastyczność godzinową⁹.

Czynnikiem decydującym o sukcesie takich inicjatyw było zaangażowanie pracowników, którzy najlepiej rozumieli korzyści i problemy związane z różnymi harmonogramami pracy.

Współpracuj z dostawcami innowacyjnych technologii

Innowacji warto szukać także na rynku rozwiązań technologicznych. Startupy, takie jak Shyft czy Homebase, rozwijają narzędzia uwzględniające preferencje pracowników, umożliwiając im np. samodzielne układanie grafików lub szybkie zamiany zmian z kolegami. Dodatkowo rozwój sztucznej inteligencji pozwala coraz precyzyjniej dopasowywać harmonogramy pracy do indywidualnych oczekiwań zatrudnionych osób.

Przeprojektuj pracę, by poprawić harmonogramy

Problemy związane z harmonogramowaniem często wynikają z innych decyzji operacyjnych w firmie. W badaniu sklepów detalicznych Gap okazało się, że istotnym źródłem zmienności godzin pracy były niedokładne informacje o dostawach, nagłe zmiany w promocjach oraz nieplanowane wizyty przedstawicieli centrali¹⁰. Czasami więc kluczem do poprawy harmonogramów nie jest samo planowanie, lecz usprawnienie procesów operacyjnych.

W badaniu dotyczącym centrów logistycznych e-commerce najbardziej skuteczni kierownicy koncentrowali się na wszechstronnych szkoleniach pracowników, dzięki którym mogli oni elastycznie przejmować obowiązki innych zespołów. Zwiększyło to stabilność godzin pracy w całym magazynie, poprawiając jednocześnie wydajność, jakość obsługi klientów oraz satysfakcję zespołów.

Dobre praktyki operacyjne mogą również obejmować zmiany, które upraszczają harmonogramowanie bez szkody dla biznesu. Centra logistyczne skróciły na przykład godzinę składania zamówień online gwarantujących dostawę następnego dnia, co niemal nie wpłynęło na sprzedaż, ale wyraźnie ograniczyło konieczność pracy nadliczbowej. Pozwoliło to także równomierniej rozłożyć wolumen pracy w ciągu tygodnia.

Wreszcie, najbardziej bezpośrednim sposobem na poprawę harmonogramów może być po prostu zwiększenie zatrudnienia. Niektóre organizacje ochrony zdrowia już zauważyły, że zmniejszenie liczby pacjentów przypadających na jedną pielęgniarkę poprawia zarówno harmonogramy pracy, jak i jakość opieki medycznej¹¹.

Wzmocnij rolę menedżerów lokalnych i kształtuj pożądane normy społeczne w planowaniu harmonogramów pracy

W dobie szybkiego rozwoju technologii i postępów w dziedzinie sztucznej inteligencji można odnieść wrażenie, że stworzenie optymalnych harmonogramów pracy najlepiej powierzyć algorytmom. Choć w przyszłości może to być możliwe, obecnie decyzje menedżerów pozostają kluczowe. Potwierdzają to wyniki badań przeprowadzonych w dużej sieci supermarketów, gdzie kierownicy sklepów często wprowadzali zmiany w grafikach wygenerowanych przez sztuczną inteligencję¹². Co ważne, harmonogramy modyfikowane przez doświadczonych menedżerów przekładały się na wyższe obroty sklepów oraz większą wartość zakupów.

Istnieją solidne powody, dla których menedżerowie powinni zachować autonomię w planowaniu godzin pracy. To właśnie oni są najbliżej rzeczywistych sytuacji, potrafią lepiej ocenić kompromisy i odpowiednio nimi zarządzać. W badaniu przeprowadzonym w domach opieki okazało się, że osoby odpowiedzialne za ustalanie grafików często wykazywały się kreatywnością w godzeniu potrzeb pacjentów, oczekiwań pracowników i ograniczeń finansowych¹³.

Decentralizacja harmonogramowania umożliwia eksperymentowanie i wdrażanie obiecujących praktyk. Dzięki regularnym informacjom zwrotnym od pracowników, liderzy wyższego szczebla mogą identyfikować najlepsze rozwiązania, ujednolicać je oraz wykorzystywać najbardziej efektywnych menedżerów do dzielenia się wiedzą z innymi. Warto jednak pamiętać, że decentralizacja stwarza ryzyko nadużyć, na przykład gdy przełożeni przydzielają preferowane zmiany swoim ulubieńcom lub wykorzystują grafiki do wywierania presji na zespół.

To, czy decyzje dotyczące harmonogramów będą optymalne, zależy w dużym stopniu od obowiązujących norm społecznych w organizacji. Normy te określają oczekiwane zachowania i decydują o tym, co jest uznawane za właściwe. Kultura organizacyjna wyrażona przez realne zachowania – w tym sposób ustalania godzin pracy – ma zdecydowanie większy wpływ na pracowników niż oficjalne deklaracje dotyczące wartości firmy czy deklarowana autentyczność liderów.

W innym badaniu harmonogramów pracy w domach opieki jednej organizacji zaobserwowano, że różne placówki kierowały się odmiennymi normami społecznymi¹⁴. W niektórych obowiązywała norma „dzielenia się obowiązkami”, zgodnie z którą wszyscy pracownicy w równym stopniu angażowali się w pokrywanie braków kadrowych. W innych dominowała norma „równowagi między pracą a życiem osobistym”, dająca pierwszeństwo osobom o najbardziej pilnych potrzebach prywatnych. W placówkach, w których obowiązywała druga z wymienionych norm, osiągano lepsze wyniki jakościowe w opiece nad pacjentami.

Na harmonogramy wpływają także oczekiwania formułowane przez menedżerów. Jeśli kierownicy ustalają spotkania w określonych godzinach, wymagają szybkich odpowiedzi na wiadomości wysłane wieczorem lub oceniają pracowników na podstawie czasu spędzonego w biurze, promują tym samym długie, wyczerpujące godziny pracy, często bezproduktywne¹⁵. Przejście na system ocen oparty o realne wyniki może skutecznie ograniczyć tego typu zjawiska¹⁶.

Najwyższe kierownictwo powinno jasno określić normy społeczne, którymi chce się kierować przy ustalaniu grafików, monitorować ich przestrzeganie przez średni szczebel zarządzania oraz dawać przykład własnym zachowaniem.

Wielu z nas spędza w pracy co najmniej jedną trzecią swojego świadomego życia. Jednocześnie nasze doświadczenia z tym związane znacznie się od siebie różnią. Niektórzy zaczynają dzień pracy przed świtem, inni co dwa tygodnie zmieniają miejsce pracy i harmonogram, a jeszcze inni używają smartfonów, aby pracować w każdym miejscu i czasie – nawet w łóżku. Te zwyczaje niewątpliwie będą się zmieniać pod wpływem rozwoju technologii, nowych trendów zarządczych oraz oczekiwań kadry kierowniczej.

Niezależnie od tych różnic, harmonogramy pracy mają ogromny wpływ na nasze codzienne samopoczucie i jakość życia. Przekłada się to również na efektywność firm – godziny pracy w znacznym stopniu decydują o energii, entuzjazmie i zaangażowaniu, jakie pracownicy wnoszą do organizacji. Ze względu na fundamentalne znaczenie grafików zarówno dla zatrudnionych, jak i dla całych przedsiębiorstw, poprawa harmonogramów stwarza istotny potencjał zwiększenia dobrostanu ludzi oraz wydajności firm.