Jak stworzyć przestrzeń, do której pracownicy będą chcieli wracać?

Coraz więcej firm wprowadza obowiązkową politykę powrotu do biur, licząc na wzrost efektywności. Natomiast dane pokazują wyraźnie, że takie restrykcyjne podejście może przynieść odwrotny skutek. Jak więc stworzyć przestrzeń, do której pracownicy będą chcieli chętnie wracać z własnej woli, a nie z przymusu?

CORAZ WIĘCEJ FIRM powraca do tradycyjnego modelu pracy stacjonarnej przez pięć dni w tygodniu, rezygnując z elastycznych form, takich jak praca hybrydowa czy zdalna. Zarządy uzasadniają tę decyzję chęcią zwiększenia efektywności zespołów, jednak wielu pracowników podchodzi do tego sceptycznie. W efekcie wymuszony powrót do biura nie zawsze przynosi oczekiwane rezultaty. Co więcej, już trzy lata temu badania Future Forum Pulse Report 2022 wskazywały, że sztywne nakazy pracy stacjonarnej mogą obniżać satysfakcję zawodową i prowadzić do wzrostu rotacji pracowników. Nowsze analizy potwierdzają te obawy. Jak czytamy w artykule Przymus powrotu do biura, czyli jak stracić najlepszych pracowników autorstwa Brianna Elliotta, opublikowanym w 2024 r. w „MIT Sloan Management Review Polska”, firmy narzucające rygorystyczne zasady dotyczące obecności w biurze borykają się z większymi trudnościami w zatrzymywaniu talentów oraz spadkiem zaangażowania zespołów. To kolejny dowód na to, że powrót do dawnego modelu pracy nie zawsze przynosi oczekiwane korzyści, a strategia powinna uwzględniać realne potrzeby i oczekiwania pracowników.

Mimo kontrowersji wokół obowiązkowego powrotu do biur nie można zaprzeczyć, że przestrzeń biurowa wciąż odgrywa kluczową rolę w ekosystemie pracy. To właśnie tam rodzą się innowacje, rozwija współpraca i buduje kultura organizacyjna. Pracownicy regularnie przebywający w biurze częściej awansują, a zespoły pracujące stacjonarnie szybciej podejmują decyzje i generują bardziej kreatywne pomysły. Jak zatem sprawić, by powrót do biura był nie tylko obowiązkiem, ale realną wartością dla pracowników i pracodawców?

Przestrzeń biurowa jako centrum innowacji i współpracy

Współczesne biura to już nie tylko miejsce wykonywania codziennych obowiązków – coraz częściej pełnią rolę dynamicznych hubów innowacji, kreatywnej wymiany myśli i synergii zespołowej. Zamiast służyć jedynie jako przestrzeń do pracy, stają się środowiskiem wspierającym rozwój, współpracę i budowanie silnych relacji w organizacji. Firmy inwestujące w nowoczesne przestrzenie biurowe dostrzegają wzrost kreatywności i efektywności swoich zespołów. Pracodawcy coraz częściej zauważają, że elastyczne przestrzenie wspierające wspólne działanie oraz możliwość swobodnego wyboru miejsca pracy znacząco zwiększają zaangażowanie i satysfakcję pracowników.

Doskonałym przykładem jest Google, który od lat wyznacza kierunki w projektowaniu nowoczesnych biur – nie tylko atrakcyjnych wizualnie, lecz także sprzyjających efektywności i dobremu samopoczuciu zespołów. Firma wdrożyła model office as a service, tworząc elastyczne przestrzenie dostosowane do różnych stylów pracy. Ciche strefy sprzyjające skupieniu przeplatają się z obszarami do przeprowadzania burz mózgów, a całość uzupełnia infrastruktura wellbeingowa – od nowoczesnych siłowni po zielone strefy relaksu na świeżym powietrzu. Wprowadzając te innowacyjne rozwiązania, Google nie tylko zwiększył produktywność swoich pracowników, ale również ograniczył rotację w firmie.

Aby sprostać oczekiwaniom pracowników i wspierać ich zaangażowanie, nowoczesne biura muszą uwzględniać różnorodne style pracy, sprzyjać współpracy oraz zapewniać komfortowe warunki do realizacji codziennych zadań. W tym kontekście można wyróżnić kilka kluczowych trendów w projektowaniu przestrzeni biurowych:

• biophilic design – wprowadzenie roślinności i elementów natury do wnętrz poprawia samopoczucie, redukuje stres i zwiększa produktywność. Edward O. Wilson, jeden z twórców współczesnej socjobiologii, zdefiniował idee biofilii jako „wewnętrzną siłę skupienia człowieka na życiu i życiowych procesach”. Badania opublikowane w artykule The Relative Benefits of Green Versus Lean Office Space: Three Field ExperimentsIndeks górny 1¹ wskazują, że pracownicy przebywający w otoczeniu zieleni wykazują wyższą efektywność niż ci, którzy pracują w tradycyjnych, surowych przestrzeniach biurowych.
• flex space – elastyczne biura, w których pracownicy sami wybierają miejsce pracy zamiast przypisanych na stałe biurek. Model ten sprzyja interakcjom i pozwala na dostosowanie środowiska do indywidualnych potrzeb pracowników.
• zrównoważone budownictwo – energooszczędne budynki i ekologiczne rozwiązania, takie jak panele słoneczne, systemy recyklingu wody oraz wykorzystanie materiałów odnawialnych, poprawiają wizerunek firmy i przyciągają pracowników zorientowanych na wartości ekologiczne. Coraz więcej firm wprowadza certyfikaty ekologiczne dla swoich biur, co staje się istotnym czynnikiem w decyzjach pracowniczych.

Eva M. Selhub, lekarka z Harvardu i współautorka książki Your Brain on Nature, podkreśla, że natura „stymuluje ośrodki nagrody w mózgu, wycisza reakcję na stres, obniżając poziom kortyzolu, tętno i ciśnienie krwi, a także wzmacnia odporność”. Otoczenie zieleni sprzyja pozytywnym emocjom, zwiększa kreatywność i koncentrację oraz pomaga umysłowi zregenerować się po psychicznym zmęczeniu. Szczególnie korzystne działanie mają lasy – drzewa i rośliny wydzielają terpeny, które wspierają funkcje poznawcze, poprawiają nastrój i wzmacniają układ odpornościowy.

Microsoft doskonale wykorzystał koncepcję biura inspirowanego naturą, tworząc „The Treehouse” – kompleks domków konferencyjnych na drzewach, otoczonych bujną roślinnością. Celem tego rozwiązania jest redukcja stresu oraz pobudzenie kreatywności pracowników. Potwierdzili to również sami pracownicy Microsoftu, podkreślając, że biuro o naturalnym designie znacząco poprawia ich komfort pracy i koncentrację.

Przemyślane podejście do projektowania przestrzeni biurowych może nie tylko zwiększać efektywność zespołów, lecz także wzmacniać ich zaangażowanie i poczucie przynależności do organizacji.

Powrót do biur – co motywuje, a co zniechęca pracowników?

Firmy, które chcą skutecznie zachęcić pracowników do powrotu do biur, muszą dogłębnie zrozumieć zarówno motywacje, jak i bariery związane z pracą stacjonarną. Jak podkreślają Mark Mortensen i Amy C. Edmondson w artykule opublikowanym na łamach „Harvard Business Review” Leaders Need to Reframe the Return‑to‑Office Conversation, sposób komunikowania polityki powrotu do biur ma kluczowe znaczenie dla jej skuteczności. Autorzy wskazują, że decyzja o powrocie do pracy stacjonarnej jest ściśle związana z postrzeganą wartością, jaką pracownik wiąże z obecnością w biurze.

Wielu liderów popełnia błąd, narzucając sztywne zasady powrotu, co prowadzi do oporu i rosnącej frustracji pracowników. Postrzeganie powrotu do biura jako jednostronnej korzyści dla organizacji („bo tak działa firma” lub „bo tak będzie efektywniej”) budzi negatywne emocje i może prowadzić do wzrostu rotacji. Tymczasem, jak wskazują autorzy, największe sukcesy osiągają firmy, które budują narrację wokół wspólnych korzyści – pokazując, że silniejsze relacje zespołowe, spontaniczna wymiana pomysłów czy większa widoczność w organizacji to wartości, z których pracownicy również mogą czerpać.

Ważnym aspektem jest także umiejętność przeformułowania (reframing) rozmowy o powrocie do biura – zamiast przedstawiać temat w kategoriach konfliktu między pracownikami a firmą, lepiej pokazać go jako wspólne wyzwanie i okazję do znalezienia optymalnych rozwiązań. Pracodawcy, którzy skupiają się na tworzeniu inspirujących przestrzeni, elastycznych form współpracy oraz oferowaniu rzeczywistych korzyści płynących z pracy stacjonarnej, mają większą szansę na pozytywne przyjęcie polityki powrotu.

Motywatory powrotu do biur:

1. Networking i rozwój kariery – regularna obecność w biurze pozwala na bezpośrednią interakcję z menedżerami oraz liderami organizacji, co może zwiększyć szanse na awans. Większość pracowników uważa, że osobiste spotkania z przełożonymi mają pozytywny wpływ na ich rozwój zawodowy.
2. Dostęp do lepszych narzędzi – w biurze pracownicy mogą korzystać z zaawansowanego sprzętu oraz technologii, które często są trudne do zorganizowania w domowych warunkach. Przykładem jest firma Deloitte, która wdrożyła koncepcję The Deloitte Greenhouse® Experience, która obejmuje interaktywne strefy przeznaczone do współpracy i eksperymentowania z nowymi technologiami. Celem tych przestrzeni jest zwiększenie zaangażowania zespołów oraz wspieranie innowacyjności w organizacji.
3. Współpraca i wymiana pomysłów – bezpośrednie interakcje zwiększają tempo podejmowania decyzji i prowadzą do bardziej innowacyjnych rozwiązań. Badanie przeprowadzone przez McKinseya wskazuje, że firmy bazujące na pracy stacjonarnej częściej zgłaszają wzrost innowacyjności dzięki spontanicznym spotkaniom i szybszej wymianie informacji.

Większość pracowników oczekuje swobody w wyborze modelu pracy.

Główne bariery wskazywane przez pracowników:

1. Brak elastyczności – większość pracowników oczekuje swobody w wyborze modelu pracy. Według Raportu Płacowego Hays 2025, 59% badanych uważa, że samodzielna decyzja o miejscu i czasie pracy zwiększa ich produktywność i zaangażowanie.
2. Czas i koszty dojazdu – dojazdy do biura to jeden z kluczowych problemów, szczególnie w dużych miastach. Czas tracony na dojazdy jest głównym czynnikiem wpływającym na preferencje dotyczące pracy zdalnej.
3. Obawa przed kontrolą – pracownicy obawiają się nadmiernej inwigilacji oraz oceniania ich produktywności na podstawie obecności fizycznej, a nie realnych wyników. Jak pokazują dane opublikowane przez Gallupa, 54% osób pracujących hybrydowo lub zdalnie uważa, że model oparty na zaufaniu jest kluczowym elementem ich satysfakcji z pracy.

Skuteczna strategia powrotu do biur wymaga zrozumienia, że pracownicy oczekują realnych korzyści z pracy stacjonarnej. Firmy, które potrafią zrównoważyć potrzeby organizacyjne z elastycznością oraz komfortem pracowników, zyskają większą akceptację dla modelu biurowego i zwiększą lojalność zespołów.

Benefity, które skutecznie przyciągają do biur

Firmy, które chcą zachęcić pracowników do częstszej obecności w biurze muszą zaoferować im realne korzyści. Pracownicy są skłonni wrócić do biura, jeśli przestrzeń pracy będzie wspierać ich codzienne potrzeby i styl życia. To oznacza, że klasyczne benefity, takie jak karty sportowe czy darmowa kawa, nie wystarczają – pracownicy oczekują udogodnień, które bezpośrednio przełożą się na ich komfort, zdrowie i efektywność pracy. Według Raportu Płacowego 2025 Hays, zatrudnieni na liście priorytetów umieszczają świadczenia związane z elastycznością czasu pracy i czasem wolnym oraz te pozwalające obniżyć koszty życia.

Jakie benefity realnie motywują pracowników do powrotu?

1. Subwencjonowane dojazdy – koszty i czas poświęcony na dojazd do biura to jedne z głównych argumentów przeciwko pracy stacjonarnej. Firmy, które oferują darmowe bilety komunikacji miejskiej, dopłaty do paliwa lub firmowe autobusy, zauważają wzrost obecności w biurze.
2. Elastyczny czas pracy – nie chodzi o pełną dowolność, ale możliwość dostosowania godzin pracy do indywidualnych preferencji. Badania „MIT Sloan Management Review” wykazały, że zespoły, które ustalają regularny rytm pracy dostosowany do swoich potrzeb, osiągają najlepsze rezultaty. Dlatego też 30% CEO w USA dąży do utrzymywania hybrydowego modelu pracy.
3. Dodatkowe dni wolne – coraz więcej firm oferuje tzw. work from anywhere week, czyli możliwość pracy z dowolnego miejsca przez określoną liczbę dni w roku. Badanie przeprowadzone przez Future Forum pokazuje, że 80% wszystkich pracowników umysłowych chce obecnie elastyczności przebywania w miejscu pracy, w tym większość (53%) pracowników w pełni biurowych. Przykładem sukcesu takiej strategii jest Airbnb, które wdrożyło politykę work from anywhere, pozwalającą pracować z dowolnego miejsca na świecie. W efekcie po ogłoszeniu tej zmiany liczba zgłoszeń na wolne stanowiska wzrosła pięciokrotnie.
4. Biura jako centra wellbeingowe – współczesne przestrzenie biurowe coraz częściej uwzględniają aspekty psychologii i neurobiologii. Na przykład Google i Facebook wprowadziły do swoich biur tzw. strefy mindfulness oraz pokoje do medytacji, bazując na badaniach, które wykazują, że regularna medytacja zwiększa zdolność koncentracji i redukuje stres. Eksperyment przeprowadzony przez Carnegie Mellon University wykazał, że uczestnicy, którzy praktykowali medytację przez 20 minut dziennie, mieli znacząco niższy poziom kortyzolu (hormonu stresu) w porównaniu z grupą kontrolną. Z kolei japońskie korporacje od lat stosują shinrin‑yoku – koncepcję kąpieli leśnych, którą wprowadzono także w projektowaniu biur, gdzie zielone ściany i naturalne elementy redukują napięcie i poprawiają samopoczucie pracowników.
5. Ekskluzywne wydarzenia dla pracowników biurowych – psychologia społeczna pokazuje, że ludzie chętniej angażują się w formy aktywności, jeśli istnieje ryzyko, że coś ich ominie (efekt FOMO – fear of missing out). Niektóre firmy wykorzystują to podejście, organizując ekskluzywne wydarzenia, warsztaty i spotkania networkingowe dostępne wyłącznie dla pracowników obecnych w biurze. Takie działania mają na celu zwiększenie atrakcyjności pracy stacjonarnej i stworzenie dodatkowych korzyści dla osób, które decydują się na powrót do siedziby firmy.

Choć dodatkowe korzyści są skutecznym narzędziem motywacyjnym, nie mogą być jedynym czynnikiem skłaniającym do powrotu do biura. Jak pokazuje raport Great Attrition or Great Attraction? The choice is yours McKinsey & Company, kluczowe znaczenie ma również kultura organizacyjna i sposób komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami. Firmy, które wdrażają autentyczne podejście do elastyczności i wsparcia dla pracowników, odnotowują znacznie lepsze wyniki w zakresie retencji talentów.

Bez wątpienia nowoczesne benefity nie tylko zwiększają atrakcyjność biura, lecz także tworzą przestrzeń, która wspiera produktywność, zdrowie psychiczne i integrację zespołową. Pracodawcy, którzy potrafią dostosować ofertę do rzeczywistych potrzeb pracowników, mogą liczyć na większą obecność i zaangażowanie w pracy stacjonarnej.

Przyszłość biur – długoterminowe perspektywy

Eksperci przewidują, że w ciągu najbliższych 5–10 lat biura będą ewoluować w kierunku przestrzeni wielofunkcyjnych, dostosowanych do różnorodnych stylów pracy. Wiele globalnych firm planuje zmienić układ swoich biur, wydzielając elastyczne strefy pracy, przestrzenie kreatywne oraz wprowadzając rozwiązania lepiej przystosowane do zespołów hybrydowych. Takie zmiany są odpowiedzią nie tylko na oczekiwania pracowników, ale też na potrzebę optymalizacji kosztów operacyjnych i zwiększenia efektywności zespołów.

W przyszłości biura będą pełniły funkcję przestrzeni doświadczeń, gdzie kluczowe znaczenie będzie miało środowisko sprzyjające nie tylko efektywności, ale również kreatywności i dobrostanowi pracowników. Równolegle firmy coraz częściej odchodzą od przypisanych biurek na rzecz elastycznych przestrzeni dopasowanych do zmieniających się potrzeb pracowników. Model workplace as a service umożliwia dynamiczne dostosowywanie przestrzeni, co przyczynia się do wzrostu produktywności oraz redukcji kosztów operacyjnych.

Zrównoważony rozwój stanie się kolejnym kluczowym elementem biur przyszłości. Microsoft ogłosił, że do 2030 r. wszystkie jego przestrzenie biurowe będą neutralne pod względem emisji dwutlenku węgla. Nowoczesne biura coraz częściej wykorzystują inteligentne systemy zarządzania energią, recykling materiałów oraz rozwiązania oparte na gospodarce obiegu zamkniętego, co wpisuje się w rosnące globalne standardy ekologiczne.

Biura przyszłości nie będą przypominały tradycyjnych przestrzeni sprzed dekady. Zamiast tego staną się dynamicznymi, wielofunkcyjnymi hubami współpracy, oferującymi elastyczność i zrównoważone rozwiązania. Firmy, które dostosują się do tych zmian i stworzą przestrzenie przyjazne dla pracowników, zyskają przewagę w walce o najlepsze talenty i zwiększą zaangażowanie swojego zespołu.

Nowoczesne benefity nie tylko zwiększają atrakcyjność biura, lecz także tworzą przestrzeń, która wspiera produktywność, zdrowie psychiczne i integrację zespołową.

Coś więcej niż miejsce

Powrót do biur nie powinien być narzuconym obowiązkiem, lecz naturalnym wyborem – wynikiem strategii, która sprawia, że pracownicy chcą wracać, a nie muszą. Firmy, które dostrzegą, że biuro musi być czymś więcej niż tylko miejscem pracy – przestrzenią inspirującą, elastyczną i dostosowaną do nowoczesnych potrzeb – zdobędą przewagę w walce o talenty przyszłości.

Dane nie pozostawiają wątpliwości: nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie, które sprawdzi się w każdej organizacji. Jednak firmy, które oferują elastyczność, projektują przestrzenie wspierające współpracę i innowacje oraz wdrażają realne benefity dopasowane do potrzeb pracowników, mogą liczyć na ich większe zaangażowanie i lojalność.

Wielu liderów biznesu nadal postrzega biuro jako fundament efektywności, ale przyszłość pokazuje, że kluczowe jest nie gdzie pracujemy, ale jak i dlaczego. Czy biura staną się reliktem przeszłości, czy też nowym centrum kreatywności i wymiany myśli? To pytanie, na które odpowiedź zależy od decyzji, jakie firmy podejmą dzisiaj. Może więc zamiast pytać: „Jak sprowadzić pracowników do biura?”, powinniśmy zastanowić się, jak stworzyć przestrzeń, do której będą chcieli wracać?