Streszczenie: Biura elastyczne zyskują na popularności wśród dużych korporacji, które dostrzegają w nich skuteczny sposób na radzenie sobie z dynamicznymi zmianami we współczesnej gospodarce. Urbanizacja wpływa na branżę nieruchomości, prowadząc do migracji ludności do miast i konieczności dostosowania przestrzeni biurowych. W związku z tym, firmy coraz częściej rezygnują z długoterminowych umów najmu na rzecz elastycznych rozwiązań, takich jak coworking. Operatorzy coworkingowi, tacy jak Mindspace, współpracują z właścicielami nieruchomości, oferując zarządzanie budynkami i usługami, aby zapewnić najemcom lepsze doświadczenia. W przyszłości oczekuje się powstawania budynków o mieszanych funkcjach, łączących przestrzenie mieszkalne, biurowe, handlowe oraz usługowe, co ułatwi integrację życia zawodowego z prywatnym.
Biura elastyczne coraz częściej wybierane są przez duże korporacje, które odnajdują w nich istotne atuty pozwalające zmierzyć się z nieprzewidywalnością rządzącą współczesną gospodarką. Rozmowa z Yotamem Alroyem, współzałożycielem, szefem rozwoju biznesu w firmie Mindspace.
Partnerem materiału jest Mindspace.
Jakie główne trendy można zaobserwować w obszarze biur elastycznych i coworkingowych?
Urbanizacja zmienia świat i branżę nieruchomości – być może bardziej niż jakąkolwiek inną branżę. Obecnie obserwujemy dużą migrację ludności do obszarów miejskich, która wymaga szybkiej reakcji, wdrożenia rozwiązań mieszkaniowych, a także komercyjnych. Dojazd do stref biznesowych z dzielnic mieszkaniowych stanie się łatwiejszy i szybszy, ponieważ jest on mierzony w czasie, a nie odległości. Autonomiczne samochody czy wspólne przejazdy zmienią centra miast i postrzeganie odległości. Potrzeba parkowania zostanie zmarginalizowana, przez co obecne parkingi będą musiały zostać przekształcone w nowe struktury o innym przeznaczeniu, na przykład logistycznym czy biurowym.
Coworking i elastyczne przestrzenie również zmieniły model biznesowy budynków biurowych, ponieważ coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że nie musi już podpisywać długoterminowej umowy najmu, co jest szczególnie ważne w dynamicznie ewoluującym i nieprzewidywalnym otoczeniu biznesowym. Właściciele wchodzą we współpracę z operatorami coworkingowymi, aby zapewnić dodatkowe usługi dla swoich najemców. Mindspace niedawno uruchomił program o nazwie „Mindspace for Landlords”. Opiera się on na umowach partnerskich z właścicielami, w ramach których zarządzanie budynkiem i usługami przechodzi w ręce Mindspace. Wszystko po to, by zapewnić lepszą jakość i doświadczenie użytkownika najemcom nieruchomości. Ponadto do oferty są wprowadzane elementy znane z rynku hotelarskiego, których coraz częściej oczekują najemcy – dzięki nim w swoim biurze mogą poczuć się jak w pięciogwiazdkowym hotelu.
Makrozmiany w połączeniu z różnicami pokoleniowymi związanymi z postrzeganiem pracy, równowagi między życiem zawodowym i prywatnym stanowią nie lada wyzwanie dla branży nieruchomości. Czynniki te, wzmocnione obawami o środowisko, spowodują, że cała branża (w szczególności właściciele nieruchomości), ale także deweloperzy czy dostawcy usług zmienią podejście do przestrzeni biurowej. Chcąc stworzyć z niej coś więcej niż tylko powierzchnię do pracy, będą musieli sprawić, aby stała się miejscem bardziej zintegrowanym, inteligentnym i przyjaznym dla środowiska. W przyszłości powstanie więcej budynków o mieszanych funkcjach, zapewniających całe spektrum rozwiązań ułatwiających integrację życia zawodowego z prywatnym – począwszy od mieszkań, biur, handlu detalicznego, a skończywszy na opiece nad dziećmi, wypoczynku i usługach.
Jakiego typu najemcy korzystają dziś najczęściej z biur coworkingowych i w jaki sposób typowy najemca coworkingu zmieniał się w ciągu lat?
Elastyczne przestrzenie przyniosły ze sobą nowy rodzaj doświadczenia w miejscu pracy, zmieniając tym samym tradycyjny model najmu i oferując prawdziwą wartość dla firm. Na całym świecie szybko stały się popularnym i rentownym rozwiązaniem, co potwierdza również rosnący popyt. Znaczenie i wartość coworkingu oraz rozwiązań elastycznych zostały niemal natychmiast docenione przez środowisko freelancerów i start‑upów. Ostatnio jednak zauważamy coraz większe zainteresowanie ze strony dużych przedsiębiorstw, które traktują coworking jako doskonałe rozwiązanie dla zespołów innowacyjnych, narzędzie ułatwiające fluktuację kadr czy globalną ekspansję. Oprócz start‑upów i małych firm około 50% członków społeczności Mindspace to globalne marki, takie jak Microsoft, Samsung, Barclays Bank, GoPro, Taboola. Niektóre z nich zdecydowały się na wynajem całego piętra dla swojego zespołu.
Coworking przyniósł także nowe podejście do pracy, która może być wykonywana w unikatowym, spersonalizowanym i inspirującym środowisku, co znacząco wpłynęło na zadowolenie pracowników, jakość ich pracy czy lojalność wobec pracodawcy. Wraz z coworkingiem wdrożono ulepszenia i udogodnienia wcześniej niedostępne, na przykład usługi typu concierge, zwrócono uwagę na znaczenie spójnej, niewirtualnej społeczności. Wprowadzono benefity dla członków i obsługę na najwyższym poziomie, by znacząco podnieść poziom zadowolenia najemców ze świadczonych usług i wzbogacić ich doświadczenie.
Początkowo firmy wybierały coworking z uwagi na jego elastyczność, zostały jednak na dłużej dzięki wyjątkowości doświadczenia, jakie gwarantuje. W ciągu ostatniej dekady daje się zauważyć zmianę w myśleniu o samej pracy i miejscu jej wykonywania, pracownicy oczekują czegoś więcej niż biurka. Zmienia się zatem układ sił pomiędzy najemcami a wynajmującymi, gdyż właściciele budynków coraz częściej rozumieją zachodzące przemiany i rosnące wymagania, by oferowane przez nich biuro było czymś więcej niż tylko powierzchnią do wynajęcia. By stanowiło wartość samą w sobie.
Przyszłość należy do operatorów przestrzeni coworkingowych, którzy mogą tę jakość zapewnić, stając się doświadczonymi dostawcami usługi dla całych budynków czy parków biurowych.
Jakiego rodzaju udogodnienia oferują przestrzenie coworkingowe i czy mogą dzięki nim stanowić konkurencję dla tradycyjnych biur?
Początkowo coworking i powierzchnie elastyczne były uważane za rozwiązanie stworzone dla start‑upów i freelancerów. Były kojarzone z dużymi otwartymi przestrzeniami z rzędem jednakowych biurek, bez cienia prywatności i spokoju. Dziś – również za sprawą Mindspace – powierzchnie elastyczne to w większości prywatne biura o najwyższym standardzie. Zawsze uważnie przyglądamy się rynkowi i analizujemy potrzeby naszych członków, aby odpowiednio dostosować naszą ofertę i spełnić ich oczekiwania. Zauważyliśmy rosnące zainteresowanie i popyt na pięknie zaaranżowane przestrzenie coworkingowe i elastyczne ze strony MŚP, dużych firm i innowacyjnych korporacji. Odpowiadając na tę potrzebę, w 2019 roku uruchomiliśmy dwa dodatkowe piętra w warszawskim biurowcu przy ul. Koszykowej 65, przylegającym do Hali Koszyki, które zostały stworzone z myślą o dużych zespołach, liczących od 12 do 50 osób.
Decyzja przedsiębiorstw, by ulokować zespoły projektowe czy całe działy w przestrzeniach coworkingowych, jest poparta wieloma badaniami. Dlatego firmy często decydują się od razu na długoterminowe umowy. Pracując pod jednym dachem z innymi szybko rozwijającymi się organizacjami, wspólnie wypracowują innowacyjne rozwiązania.
Z doświadczenia wiemy, że coworking przynosi korzyści podmiotom dowolnej wielkości, począwszy od zespołów dużych firm, małych i średnich biznesów, start‑upów, aż do pojedynczych przedsiębiorców i freelancerów. Nie muszą oni codziennie zarządzać biurem, a zaoszczędzony czas mogą poświęcić na najważniejsze zadania, dzięki czemu pracują wydajniej i szybciej się rozwijają. Firmy należące do społeczności Mindspace znajdują się w centrum lokalnego ekosystemu biznesowego. Zyskują dostęp do dynamicznych środowisk start‑upów i producentów technologii, dzięki czemu dochodzi do wymiany wiedzy i doświadczeń, nawiązywania współpracy. Ponadto stylowo zaprojektowane, tętniące życiem środowisko pracy to element przyciągający pokolenie milenialsów, którzy oprócz biura poszukują także odpowiedniego klimatu.
Obecnie wiele firm opuszcza tzw. Mordor i inne typowo biznesowe dzielnice i przenosi się do bardziej centralnych lokalizacji, które oprócz tego, że są dobrze skomunikowane, dają szereg dodatkowych benefitów – bliskość zaplecza restauracyjnego, handlowego czy usługowego. Lokalizacja na pewno przyciągnie, ale nie utrzyma najemców – jak w każdym biurze liczą się komfort pracowników, ich dobre samopoczucie, pobudzenie do działania, produktywność i efektywność. Każdy czynnik można uaktywnić w inny sposób – przez odpowiednią aranżację przestrzeni, wystrój, oryginalny design uzupełniony o elementy związane ze sztuką.
Jak trendy technologiczne w obszarze PropTech zwiększają efektywność wykorzystania przestrzeni coworkingowych?
Internet rzeczy (IoT) wraz z big data niewątpliwie będą miały największy wpływ na branżę detaliczną. Łączenie całego budynku i jego systemów, przestrzeni i urządzeń oraz dostarczanie danych o użytkowaniu i awariach pozwoli branży nieruchomości stworzyć lepsze wrażenia (a w przyszłości nawet spersonalizowane doświadczenie) dla najemców. Wpłynie to także na proces uczenia się, jak zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni i systemów, a także przewidywać potencjalne problemy i zapobiegać im.
Można na przykład wyobrazić sobie, że eksploatacja systemu HVAC (czyli zintegrowanego systemu ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji) jest planowana na podstawie danych o przepływie ludzi, ich preferencjach dotyczące temperatury. Optymalizacja wykorzystania takiego systemu na podstawie opracowanych wzorów i reguł sprawi, że temperatura w danym pomieszczeniu będzie zawsze idealna. Innym przykładem może być zdolność przewidywania schematu użytkowania wind i przyporządkowania dostępnych wind do obsługi odpowiednich pięter. Problemy związane z przepustowością będzie można rozwiązać dzięki analizie wzorców użytkowania poszczególnych przestrzeni. Mam nadzieję, że wkrótce wyjdzie to spoza sfery marzeń i stanie się rzeczywistością.
W przyszłości połączone budynki będą mogły także działać jako sieć, dzieląc się w czasie rzeczywistym danymi z dostawcami usług, takimi jak transport, media czy energia. Dzięki temu będzie można optymalizować usługi i maksymalizować wydajność. Zmiany te pozwolą branży na wielomiliardowe oszczędności. Przyczynią się również do tworzenia spersonalizowanych doświadczeń dla najemców, które będą odpowiadać ich preferencjom i potrzebom.
Czy duże portfolio biur firmy Mindspace przekłada się na korzyści dla najemców?
Mindspace to globalny, kosmopolityczny dostawca butikowych przestrzeni coworkingowych i powierzchni elastycznych. Niewielu operatorów ma w portfolio tyle udanych, prosperujących projektów, niewielu z nich otwiera lokalizacje za granicą – Mindspace jest obecny na siedmiu międzynarodowych rynkach, w 16 różnych miastach świata. Jesteśmy również pierwszym dostawcą usług coworkingowych premium w Polsce i Rumunii, oferującym członkom bezpośredni dostęp do międzynarodowej sieci biznesowej, a zwłaszcza do dynamicznych środowisk start‑upów i producentów technologii w Wielkiej Brytanii, Izraelu, Niemczech, Stanach Zjednoczonych, Królestwie Niderlandów i Rumunii.
31 lokalizacji w Europie i Stanach Zjednoczonych przynosi wymierne benefity naszym członkom – każdy z nich może korzystać z dowolnego biura Mindspace na całym świecie bez dodatkowych kosztów. Takie międzynarodowe członkostwo to ogromna przewaga. Mamy dynamiczną, niewirtualną społeczność, złożoną z ponad 15 tysięcy profesjonalistów. Osoby pełniące funkcję community managera dokładają wszelkich starań, by w poszczególnych lokalizacjach zacieśniać więzi pomiędzy członkami. Organizują dla nich spotkania networkingowe, happy hours, warsztaty czy inne formy aktywności. Ludzie nawiązują relacje zarówno na poziomie towarzyskim, jak i zawodowym. Pomagają sobie nawzajem, wspólnie się bawią, integrują. Traktujemy naszych członków jak osoby z krwi i kości, nie są dla nas kolejnymi danymi czy cyferkami z tabeli, a oni doceniają takie podejście. W Mindspace zachodzą rzeczywiste interakcje, budują się relacje, powstają przyjaźnie. To wyjątkowe miejsce.
Jaką rolę w wydajnym wykorzystaniu coworkingu pełnią community managerowie?
W każdej lokalizacji Mindspace mamy community managera, którego zadaniem jest budowanie społeczności i tworzenie warunków do networkingu pomiędzy poszczególnymi firmami i ich pracownikami, na przykład w formie eventów branżowych, nieformalnych spotkań czy happy hours. Przede wszystkim jesteśmy dumni z tego, że Mindspace zapewnia najlepszy poziom obsługi klienta w całej branży. U nas na jednego członka społeczności przypada dwa razy więcej community managerów niż u naszych konkurentów, liderów branży. Każda przestrzeń jest zarządzana przez 5–8 osób. Mamy zatem pracownika operacyjnego, eksperta ds. IT, office managera dbającego o infrastrukturę i zespół community managerów zarządzających przestrzenią i całą społecznością.
Nasz community manager zna wszystkich członków oraz firmy członkowskie i zakres ich działalności, dzięki temu jest w stanie szybko rozwiązać ewentualne problemy, skontaktować firmy ze sobą, jeśli poszukują specjalistów w danej dziedzinie, odpowiednio dopasować oferowane benefity i udogodnienia. Poszukuje rozwiązań oraz buduje mosty pomiędzy przedsiębiorcami, zachęca członków do współpracy, dzielenia się tym, co mają najlepsze. To kompletnie inny poziom obsługi i doświadczenia w miejscu pracy niż ten, do których przywykli przedsiębiorcy.
Rekrutując pracowników na stanowisko community managera, staramy się, by mieli cechy szczególnie ważne dla tworzenia naszej społeczności. Część z nich bardzo dobrze zna realia biznesowe, część specjalizuje się w networkingu – organizacji eventów i wydarzeń branżowych – inni są z kolei organizatorami warsztatów i zajęć dla lokalnych społeczności. Szkolimy ich i dajemy możliwość wymiany wiedzy z innymi osobami na podobnych stanowiskach. Zatrudniamy przede wszystkim energicznych menedżerów z krajów, w których znajdują się nasze lokalizacje, ale często pomagają im menedżerowie z zagranicy.
Community manager powinien mieć ciekawą osobowość, być otwartym, zaangażowanym, kreatywnym i pełnym pasji człowiekiem. To niezmiernie ważne, by community manager pasował do kultury naszej firmy i wizerunku, jaki mamy na świecie, postępował zgodnie z naszą filozofią działania. Odpowiedni community manager jest nie tylko wizytówką naszej firmy, ale też reżyserem atmosfery panującej w przestrzeni coworkingowej. Zarządzanie społecznością to zdecydowanie coś więcej niż praca przy biurku od 9 do 17.
W jakim kierunku będą się rozwijać przestrzenie coworkingowe w nadchodzących latach?
Firmy potrzebują elastycznej przestrzeni, dlatego branża wciąż się rozwija. Analitycy przewidują, że do 2030 roku powierzchnia elastyczna osiągnie 20–30% powierzchni biurowej, a w niektórych dużych miastach (Londyn, Nowy Jork) przestrzeń elastyczna jest już pod względem procentowym bardzo dojrzała. Jesteśmy świadkami zmian zachodzących w podejściu właścicieli budynków, którzy coraz chętniej wprowadzają do nieruchomości rozwiązania elastyczne. Widzą rosnący popyt i dostosowują swoją ofertę i udogodnienia do wymagań najemców. Można założyć, że ten trend będzie miał tendencję wzrostową, zarówno na istniejących, jak i nowych rynkach.
Działamy w branży nieruchomości od sześciu lat i obserwujemy, jak się zmienia i rozwija. Możemy śmiało potwierdzić prognozy wzrostu, z naszego doświadczenia wynika, że zapotrzebowanie firm na przestrzeń oferowaną przez Mindspace jest bardzo duże. Jesteśmy świadkami zmiany podejścia właścicieli budynków. Przeprowadziliśmy pogłębione prace badawcze, liczne analizy i obserwacje, w wyniku których stworzyliśmy usługę „Mindspace for Landlords”. W ramach współpracy z właścicielami będziemy tworzyć rozwiązania biurowe, które są niezawodną, odpowiedzialną i elastyczną alternatywą dla tradycyjnego wynajmu nieruchomości.
Program „Mindspace for Landlords” opiera się na modelu partnerstwa. Zamiast podpisywać umowę najmu, podejmiemy długoterminową współpracę z właścicielami budynków, którzy w nasze ręce oddadzą zarządzanie przestrzenią do pracy oraz udogodnieniami w biurach. Celem „Mindspace for Landlords” jest zapewnienie lepszej jakości usług, a tym samym lepszych wrażeń i doświadczeń w miejscu pracy, przy niższych kosztach. Usługa będzie generować dodatkowy zysk dla właścicieli i pomoże wyeliminować zjawisko niestałości najemców oraz odpowiedzieć na ich potrzeby. Jest to elastyczne rozwiązanie typu „plug‑and‑play” dla start‑upów, małych firm i zespołów dużych przedsiębiorstw oraz odpowiedzialne, skalowalne i kompleksowe rozwiązanie dla właścicieli. Taki model współpracy podnosi też wartość danych aktywów i jakość ich użytkowania.
Mindspace jest jednym z pierwszych operatorów coworkingowych w Europie, który oferuje elastyczne przestrzenie jako realne rozwiązanie, stanowiące alternatywę dla tradycyjnego modelu najmu. Podpisaliśmy już kilka umów partnerskich w ramach „Mindspace for Landlords” i obserwujemy rosnące zainteresowanie nowych właścicieli. Liczymy na to, że podpiszemy około 22 umów partnerskich w Europie, Stanach Zjednoczonych i Izraelu.
