Zatrudnienie osób z orzeczeniem o niepełnosprawności to nie tylko realne, policzalne korzyści – ulgi, dofinansowania i niższe wpłaty na PFRON.

To także ciche, lecz potężne zyski: zespoły bardziej efektywne, lojalni pracownicy, niższa rotacja – czyli trwała siła organizacyjna, budowana na różnorodności, otwartości i odpowiedzialności społecznej.

Doświadczenia firm pokazują, że zespoły zróżnicowane, w tym takie, w których pracują osoby z niepełnosprawnościami, są bardziej efektywne i odporne na kryzysy.

Według danych GUS w Polsce żyje około 3 milionów osób z niepełnosprawnościami, z czego blisko 1,2 miliona znajduje się w wieku produkcyjnym. To ogromny, wciąż niewykorzystany potencjał – szczególnie w obliczu prognoz, które mówią, że do 2060 roku liczba osób aktywnych zawodowo może spaść z 22 do 13 milionów.

Zatrudnianie OzN staje się więc nie tylko wyrazem odpowiedzialności społecznej, ale także strategiczną odpowiedzią na wyzwania rynku pracy. W PKF BPO Sadowska Malczewska sp.k. już ponad 8% naszego zespołu to OzN. To cenieni specjaliści, którzy wnoszą pokłady wiedzy i empatii do codziennej współpracy.

Oprócz zyskania wartości dodanej, jaką jest wizerunek pracodawcy stosującego politykę odpowiedzialności społecznej, uzyskujemy również dodatkowe korzyści, takie jak:

• obniżenie obowiązkowych wpłat na PFRON,
• uzyskanie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników posiadających orzeczenie o niepełnosprawności.

Obowiązkowe wpłaty na PFRON – co warto wiedzieć?

Zgodnie z art. 21 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. 1997 nr 123 poz. 776 z późn. zm.), każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełen etat ma obowiązek dokonywania do PFRON miesięcznych wpłat. Wysokość tych wpłat zależy od różnicy między ustawowym wskaźnikiem zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami (6%) a faktycznym stanem zatrudnienia oraz od iloczynu wartości 40,65% przeciętnego wynagrodzenia ogłoszonego przez Prezesa GUS w poprzednim kwartale.

Sprawdźmy to na przykładach

Przykład 1

Pracodawca w czerwcu 2025 r. zatrudnia 25 pracowników w przeliczeniu na pełen etat, w tym 0 pracowników niepełnosprawnych. 
 Przeciętne wynagrodzenie za I kwartał 2025 r wyniosło 8962,28 (MP z 09.05.2025 r, poz. 444).
 Obliczenie wpłaty za czerwiec 2025:                   
– różnica w zatrudnieniu: 25 etatów*6% = 1,5 etatu – 0 etatu (zatrudnienie OzN) = 1,5

– obliczenie mnożnika przeciętnego wynagrodzenia: 8962,25 zł *40,65% = 3643,16 zł
– obliczenie wpłaty na PFRON: 3643,16*1,5 = 5464,75 zł             

Wysokość wpłaty może zostać obniżona w przypadku zatrudnienia osoby posiadającej orzeczenie o niepełnosprawności.

Przykład 2

Pracodawca w lipcu 2025 r. zatrudnia 30 pracowników w przeliczeniu na pełen etat, w tym 2 pracowników niepełnosprawnych w łącznym wymiarze 1,5 etatu.

Przeciętne wynagrodzenie za I kwartał 2025 r wyniosło 8962,28 (MP z 09.05.2025 r, poz. 444).
 Obliczenie wpłaty za lipiec 2025:  
 – różnica w zatrudnieniu: 30 etatów*6% = 1,8 etatu – 1,5 etatu (zatrudnienie OzN) = 0,3 etatu                
 – obliczenie mnożnika przeciętnego wynagrodzenia: 8962,25 zł *40,65% = 3643,16 zł
 – obliczenie wpłaty na PFRON: 3643,16*0,3 = 1092,95 zł

Jak widać, zatrudnienie choć jednej osoby z orzeczeniem realnie obniża wysokość wpłaty.

Szczególne schorzenia – dodatkowe możliwości i wyjątkowo ważne wsparcie

Pracodawca zatrudniający osoby z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, u których występuje tzw. schorzenie szczególne, może dodatkowo obniżyć wskaźnik zatrudnienia uprawniający do zwolnienia z wpłaty.

To rozwiązanie, które nie tylko wspiera pracodawców, ale przede wszystkim ułatwia osobom z poważnymi problemami zdrowotnymi utrzymanie aktywności zawodowej i integrację na rynku pracy.

Zgodnie z §2 Rozporządzenia MPiPS z dnia 18.09.1998 wskaźnik ten można obniżyć trzykrotnie w przypadku zatrudnienia osób ze znacznym stopniem lub dwukrotnie w przypadku zatrudnienia osób ze stopniem umiarkowanym.

Rozporządzenie zawiera zamknięty katalog schorzeń szczególnych. Są to:

• stwardnienie rozsiane             
• choroba Parkinsona,                
• paraplegia, tetraplegia, hemiplegia,                 
• znaczne upośledzenia widzenia (ślepota) oraz niedowidzenie,              
• głuchota i głuchoniemota,
• nosicielstwo wirusa HIV oraz choroba AIDS,  
• epilepsja,       
• przewlekłe choroby psychiczne, 
• upośledzenie umysłowe, 
• miastenia       
• późne powikłania cukrzycy.

Powyższe schorzenia specjalne powinny być udokumentowane orzeczeniem potwierdzającym niepełnosprawność a w niektórych przypadkach również zaświadczeniem od lekarza specjalisty.

Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności

Pracodawcy zatrudniający:

• mniej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełen etat,           
• więcej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełen etat, ale osiągający co najmniej 6% wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, mogą ubiegać się o dofinansowanie do części wynagrodzeń osób niepełnosprawnych.

Kwota miesięcznego dofinansowania uzależniona jest od posiadanego przez pracownika stopnia niepełnosprawności i nie może ona przekroczyć 75% poniesionych kosztów płacy.

Od lipca 2024 r. maksymalna kwota dofinansowania do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi:                 

• 2760 zł – w przypadku znacznego stopnia niepełnosprawności,
• 1550 zł – w przypadku umiarkowanego,
• 575 zł – w przypadku lekkiego.

Powyższe kwoty mogą zostać dodatkowo zwiększone w przypadku pracowników niepełnosprawnych, u których stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe, epilepsję oraz u niewidomych:

• w przypadku pracownika zaliczonego do znacznego stopnia niepełnosprawności o kwotę 1380 zł
• w przypadku pracownika zaliczonego do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności o kwotę 1035 zł                   
• w przypadku pracownika zaliczonego do lekkiego stopnia niepełnosprawności o kwotę 690 zł

Wysokość dofinansowania ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w przypadku zatrudnienia pracownika niepełnosprawnego w niepełnym wymiarze czasu pracy.

To konkretne wsparcie, które znacząco obniża koszty zatrudnienia i pozwala firmom włączyć do zespołu kompetentnych pracowników, często niezwykle lojalnych i zaangażowanych.

Warunki dofinansowania – o czym pamiętać w praktyce?

Aby skorzystać z dofinansowania, pracodawca musi spełnić kilka warunków:

• świadomie zatrudnić osobę z orzeczeniem,
• wypłacać wynagrodzenie przelewem lub przekazem pocztowym (nie gotówką),
• terminowo regulować zobowiązania wobec ZUS i US,
• nie posiadać zaległości wobec PFRON większych niż 100 zł,
• w przypadku firm zatrudniających 25+ osób – osiągnąć wskaźnik zatrudnienia OzN na poziomie 6%. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych liczony jest w następujący sposób: (liczba etatów osób niepełnosprawnych/ liczba etatów ogółem) * 100

Dodatkowo, przepisy wymagają tzw. efektu zachęty, czyli wykazania, że zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością wiąże się z faktycznym wzrostem zatrudnienia lub że nie zastępuje innego pracownika w sposób nieuzasadniony.

Efekt zachęty ustala się metodą ilościową lub metodą jakościową. W przypadku metody ilościowej należy zbadać czy w miesiącu zatrudnienia osoby niepełnosprawnej następuje wzrost zatrudnienia ogółem w stosunku do średniego stanu zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy,
Jeżeli nie został spełniony efekt ilościowy, pracodawca może wykazać efekt zachęty metodą jakościową. Aby wykazać efekt zachęty metodą jakościową, należy sprawdzić, czy pracownik niepełnosprawny nie został zatrudniony w miejsce innego, zwolnionego przez pracodawcę pracownika. 

Ustawa przewiduje kilka wyjątków, w których można zatrudnić pracownika niepełnosprawnego w miejsce innego pracownika, z którym rozwiązano umowę o pracę:

• z przyczyn określonych w art. 52 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tzw. zwolnienie dyscyplinarne,
• w wyniku wypowiedzenia umowy złożonego przez pracownika,
• na mocy porozumienia stron,
• wskutek przejścia pracownika na rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• z upływem czasu, na który została zawarta,
• z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta,
• wygaśnięcia umowy o pracę,
• zmniejszono wymiar czasu pracy innego pracownika na jego prośbę.

Spełnienie efektu zachęty jest jednym z podstawowych warunków uzyskania dofinansowania do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych, jednakże ustawa wskazuje na jeden przypadek, kiedy pracodawca nie musi badać efektu zachęty. Występuje on wtedy, gdy pracownik nabył niepełnosprawność w trakcie zatrudnienia.

Co zrobić, aby uzyskać dofinansowanie?

Aby uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia osób niepełnosprawnych, należy do dnia 25. każdego miesiąca złożyć wniosek o dofinansowanie do wynagrodzeń za miesiąc poprzedni.

Aby nie stracić prawa do dofinansowania, warto pamiętać o tym, aby:

• w przypadku nowo zatrudnionych osób z niepełnosprawnością złożyć wniosek za pierwszy miesiąc zatrudniania osoby z niepełnosprawnością,
• w przypadku pracowników, których niepełnosprawność została stwierdzona w trakcie zatrudnienia pierwszy wniosek złożyć za miesiąc, w którym pracodawca otrzymał od pracownika orzeczenie o niepełnosprawności,
• w przypadku niespełnienia warunków niezbędnych do uzyskania dofinansowania, np. zaległości wobec ZUS, US, wypłata wynagrodzenia gotówką lub posiadanie zaległości wobec PFRON – wniosek o dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością należy złożyć za pierwszy miesiąc, w którym warunki te zostały ponownie spełnione.

Dwa oblicza jednej decyzji i podwójna przewaga  – finansowa i społeczna

Jeśli zdecydujesz się zatrudnić osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności, Twoja firma zyskuje podwójnie.

Z jednej strony otrzymuje realne wsparcie w postaci obniżonych kosztów – mniejszych wpłat na PFRON i dofinansowań do wynagrodzeń.

Z drugiej – buduje wizerunek odpowiedzialnego i nowoczesnego pracodawcy, który potrafi połączyć biznes z wartościami społecznymi.

To inwestycja w stabilny, lojalny zespół oraz w kulturę organizacyjną, w której każdy pracownik – także ten z niepełnosprawnością – może czuć się doceniony, bezpieczny i mieć równe szanse rozwoju. To właśnie jest istota społecznej odpowiedzialności biznesu: dbałość nie tylko o wyniki, ale i o ludzi, którzy je tworzą. Jak powiedział Simon Sinek: „Klienci nigdy nie pokochają firmy, dopóki jej pracownicy nie pokochają jej najpierw.”

W PKF BPO od lat wspieramy przedsiębiorców w obszarze kadr, płac i księgowości – pomagając nie tylko w rozliczeniach i formalnościach, ale też w praktycznym wdrażaniu rozwiązań, które łączą korzyści ekonomiczne z troską o ludzi i odpowiedzialne podejście do biznesu.

Grażyna Sadowska-Malczewska

Partner Zarządzający w PKF BPO Sadowska-Malczewska, doświadczony praktyk w zakresie implementacji efektywnych procesów w organizacjach oraz pasjonatka rachunkowości zarządczej i kontrolingu. Autorka licznych publikacji z obszaru finansów, zarządzania, rachunkowości i podatków, wnosi cenny wkład w rozwój tych dziedzin. Członkini Międzynarodowego Stowarzyszenia Controllerów (ICV)