Wideokonferencje i komunikatory stały się podstawowym narzędziem komunikacji. Wielu pracowników polubiło je, ponieważ dały im możliwość „schowania się” poprzez wyłączenie kamery internetowej i wyciszenie mikrofonu. Brak zachowania odpowiedniego poziomu kultury podczas spotkań wideo może się jednak zemścić.
Co drugi osoba, która korzysta z indywidualnych i grupowych spotkań w formie wideo, odczuwa potrzebę wprowadzenia jasnych reguł tego typu wydarzeń. O ile bowiem zazwyczaj wiemy, jak należy się zachowywać w trakcie zebrań stacjonarnych, o tyle podczas wideokonferencji wiele osób zapomina, że w trybie home office w dalszym ciągu reprezentują firmę, a co za tym idzie, powinny odpowiednio się zachowywać i prezentować.
Według badania przeprowadzonego przez serwis ClickMeeting, aż 29% Polaków uważa, że uczestnicy spotkań online zapominają o dobrych manierach częściej niż gdy spotykają się na żywo.
– Przez wiele lat w zasadzie nie rozmawiało się o savoir‑vivre w kontekście spotkań online, bo nie były one taką codziennością, jaką stały się w ciągu ostatniego roku – mówi Aleksandra Pakuła, specjalistka w zakresie kreowania wizerunku i założycielka Instytutu Etykiety – W nowej sytuacji to normalne, że każdemu zdarza się popełniać błędy. W większości przypadków aby rozproszyć wątpliwości, dotyczące na przykład tego, czy w czasie spotkania online wypada jeść, palić czy być ubranym w piżamę, wystarczy zastanowić się, czy tak samo zachowalibyśmy się na spotkaniu na żywo. Warto też pamiętać, że ponad 70% naszego przekazu, to nie to, co mówimy, ale jak to mówimy i jak przy tym wyglądamy. Dlatego przy rezygnacji z włączania kamery tracimy wiele środków wyrazu.
Włączenie kamery jako okazanie szacunku dla rozmówcy
Co drugi ankietowany uważa, że włączenie kamery podczas spotkań online jest wyrazem szacunku dla innych uczestników. Jednocześnie trzech na czterech telepracowników przyznaje, że w trakcie wideokonferencji zajmuje się równocześnie innymi rzeczami. Kiedy inni uczestnicy wirtualnego zebrania zabierają głos i dzielą swoimi uwagami, pozostali jedzą, odpisują na maile, przeglądają media społecznościowe, sprzątają czy gotują. Najczęściej zdarza się to podczas długich, nudnych i źle zorganizowanych spotkań, dlatego organizując telekonferencję warto wcześniej ustalić jej agendę i skupić na konkretach. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że uczestnicy z każdą minutą przeciągającego się spotkania po prostu zaczną zajmować się czymś innym.
Dobrze jest też ustalić wcześniej z innymi uczestnikami szczegóły dotyczące kwestii takich jak dress code, a także to, czy wszyscy powinni mieć cały czas włączone kamery, czy też jedynie osoba, która zabiera w danym momencie głos. Na to, że podczas konferencji online powinniśmy się prezentować podobnie, jak idąc na spotkanie „na żywo”, zwraca również uwagę Mark Roberge, starszy wykładowca w Harvard Business School. Według niego powinniśmy zadbać nie tylko o nasz ubiór, ale również o odpowiedni sprzęt i oświetlenie, co ma szczególne znaczenie podczas wirtualnych spotkań biznesowych z klientami.
– Wideokonferencje mają poważną wadę, która utrudnia sprzedaż – ograniczają się zazwyczaj do samej prezentacji, podczas gdy faktyczna sprzedaż odbywa się zazwyczaj już po niej, na nieformalnych spotkaniach przy kawie, podczas obiadu, albo kolacji. Kolejną sprawą jest jakość sprzętu, którego używają sprzedawcy podczas konferencji. Bywa, że trudno jest dojrzeć rozmówcę, bo tkwi w ciemnym pomieszczeniu, a na dodatek ma źle ustawiony mikrofon. Dlatego zachęcam: inwestuj nie w nowy garnitur czy garsonkę, ale w dobry mikrofon i oświetlenie, bo podczas wideokonferencji to właśnie te elementy są twoim „uniformem” – przekonuje Mark Roberge.
Zjeść ciastko i mieć ciastko, czyli praca w trybie hybrydowym
Pomimo wielu zalet pracy zdalnej, w porównaniu do ubiegłego roku więcej osób deklaruje, że chciałoby przynajmniej częściowo pracować stacjonarnie. Obecnie większość (62%) ankietowanych uważa, że najlepszym rozwiązaniem jest praca hybrydowa, czyli częściowo zdalna, a częściowo świadczona w siedzibie firmy. Z kolei w pełni zdalnie chciałby pracować co czwarty pytany. Najmniejszą popularnością cieszy się natomiast pomysł pełnego powrotu do pracy w trybie stacjonarnym – w ten sposób swoje obowiązki służbowe chciałoby wykonywać jedynie 14% Polaków.
Aby jednak praca zdalna i hybrydowa stała się maksymalnie efektywna, należy ustalić zasady i etykietę obowiązującą podczas wirtualnych spotkań. Można też prościej: po prostu onlin e zachowujmy się tak samo, jakbyśmy spotykali się ze współpracownikami i klientami twarzą w twarz.
Indeks górny Źródło: Dane pochodzą z raportu Jak oceniamy pracę zdalną po roku pandemii? opracowanego przez firmę ClickMeeting. Indeks górny koniecŹródło: Dane pochodzą z raportu Jak oceniamy pracę zdalną po roku pandemii? opracowanego przez firmę ClickMeeting.
