Streszczenie: Wprowadzenie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) stawia przed branżą rekrutacyjną szereg wyzwań. Nowe przepisy wymagają zmian w sposobie pozyskiwania i ochrony danych osobowych kandydatów. Zgodnie z RODO, proces rekrutacji musi uwzględniać identyfikację ryzyk związanych z danymi osobowymi oraz wdrożenie odpowiednich środków ochrony, chociaż sam rozporządzenie pozostawia pewną swobodę w doborze tych środków. W odpowiedzi na te zmiany, Grupa Pracuj, we współpracy z partnerem prawnym, opracowała "Kodeks ochrony danych osobowych w rekrutacji", który ma pomóc firmom dostosować się do wymogów RODO. Dokument ten, po zatwierdzeniu przez GIODO, ma stać się wsparciem dla rekruterów w przestrzeganiu nowych regulacji.
Rozporządzenie ogólne w sprawie ochrony danych osobowych (RODO) wywołuje niepokój wśród wielu pracodawców. Po pierwsze wprowadza ono wiele zmian i nowych przepisów, po drugie zostało już tylko 5 miesięcy na ich wdrożenie.
Wychodząc naprzeciw potrzebom rynku, firmy Pracuj.pl oraz eRecruiter zainicjowały stworzenie „Kodeksu ochrony danych osobowych w rekrutacji”. Dokument ten ma być cennym wsparciem w prowadzeniu rekrutacji zgodnej z nowymi regulacjami.
RODO, które zacznie być stosowane w Polsce od 25 maja 2018 roku, gruntownie modyfikuje obecny system ochrony danych osobowych. Nowe przepisy wymuszą szereg zmian w dotychczasowym podejściu do prowadzenia procesów rekrutacyjnych, w tym głównie do pozyskiwania, wykorzystywania i ochrony danych osobowych kandydatów.
Otwarta furtka
RODO za podstawę przyjmuje system tzw. risk based approach wymagający identyfikacji ryzyk i wdrożenia adekwatnych środków. Jednocześnie nie uściśla tych środków, pozostawiając w tym zakresie swobodę. Rozporządzenie zawiera jedynie ogólne wytyczne, które nie precyzują szczegółowych mechanizmów ochrony danych osobowych w poszczególnych branżach czy sektorach. Stąd wiele wątpliwości i obaw po stronie podmiotów w branży rekrutacyjnej – tłumaczy dr Mirosław Gumularz, radca prawny z GKK Gumularz Kozieł Kozik Radcowie Prawni.
W przepisach RODO przewidziano jednak możliwość stworzenia kodeksów postępowania dla poszczególnych branż, których celem jest doprecyzowanie postanowień rozporządzenia, szczególnie w zakresie rekomendacji środków technicznych i organizacyjnych służących realizacji wymogów rozporządzenia, np. w zakresie bezpieczeństwa danych. Co ważne, stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania będzie istotnym elementem stwierdzającym przestrzeganie przez administratora ciążących na nim obowiązków.
RODO zacznie obowiązywać 25 maja 2018 roku. Nowe przepisy wymuszą szereg kluczowych zmian #RODO
Kodeks drogowskazem dla branży rekrutacyjnej
W związku ze zbliżającymi się zmianami, spółki z Grupy Pracuj, tj. czołowy serwis pracy Pracuj.pl oraz dostawca najczęściej wykorzystywanego narzędzia do rekrutacji – eRecruiter (inicjatorzy projektu), przy współpracy z partnerem merytorycznym GKK Gumularz Kozieł Kozik Radcowie Prawni postanowili wesprzeć podmioty branży rekrutacyjnej. W tym celu zostanie opracowany „Kodeks ochrony danych osobowych w rekrutacji”. Zatwierdzenie tego dokumentu przez GIODO potwierdzi rangę prawną dokumentu.
Zmiany prawa, z którymi przyjdzie się zmierzyć wszystkim podmiotom prowadzącym rekrutację pracowników, wywołują obecnie niemało emocji. Jesteśmy zdania, że wpłyną one pozytywnie na jakość i bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych, ale żeby tak się stało, trzeba się odpowiednio do tego przygotować. Jako lider na rynku usług rekrutacyjnych poczuliśmy się w obowiązku odpowiedzieć na potrzeby rekrutujących, w tym również naszych klientów, i zainicjować dyskusję o podstawach działania w nowych realiach prawnych. Jesteśmy przekonani, że powstanie kodeks dobrych praktyk, który będzie wsparciem dla osób rekrutujących – mówi Rafał Nachyna, dyrektor zarządzający Pracuj.pl.
Naszym celem jest wypracowanie dokumentu, który zidentyfikuje najistotniejsze problemy związane z przetwarzaniem danych osobowych na etapie rekrutacji i określi ich dozwolone ramy w obrębie regulacji ochrony danych osobowych. Mając na uwadze realia prowadzenia procesów rekrutacyjnych na polskim rynku, chcemy, aby powstający kodeks uwzględniał także nowoczesne metody rekrutacji związane m.in. z wykorzystaniem profilowania czy biometrii, które w obecnej sytuacji wywołują wiele emocji również po stronie rekrutujących – dodaje Adam Wielebski, dyrektor sprzedaży w firmie eRecruiter.
Inicjatywę pozytywnie ocenia Karina Knyż‑Grzywa, dyrektor biura Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia. Kodeks ochrony danych osobowych oceniamy bardzo dobrze, idea jego przygotowania jest jak najbardziej słuszna. Chociaż sporo już wiadomo i wiele firm członkowskich SAZ rozpoczęło przygotowania, to jednak ostateczny kształt ustawy nie jest jeszcze znany. Obawy budzi przede wszystkim brak jednoznaczności definicji i procedur zawartych w ustawie, zwłaszcza przy planowanych ogromnych karach, nawet do 2 mln euro. Przy działaniu na tak niepewnym gruncie możliwość sięgnięcia po sprawdzoną i rzetelną wiedzę znacząco ułatwi firmom codzienne funkcjonowanie.
Otwarte zaproszenie do prac nad kodeksem
Dokument, który ma być istotnym wsparciem dla pracodawców, powinien być efektem pracy całej branży rekrutacyjnej. Dlatego do inicjatywy mogą przyłączyć się wszyscy zainteresowani tworzeniem „konstytucji dla branży rekrutacyjnej” – zarówno organizacje zrzeszające przedsiębiorców, w tym w ramach branży rekrutacyjnej (m.in. fundacje, stowarzyszenia), jak i indywidualne osoby – specjaliści z branży rekrutacyjnej. Patronat nad inicjatywą objęli Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia oraz Związek Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej.
Pierwsze spotkanie robocze planowane jest już w styczniu 2018 roku. Jego celem będzie określenie ram współpracy branży rekrutacji, stworzenie grup roboczych oraz harmonogramu prac.
Wszystkie osoby zainteresowane wzięciem udziału w opracowywaniu tego dokumentu lub chcące monitorować postęp prac nad kodeksem mogą zgłosić się za pośrednictwem strony www.RODOwrekrutacji.pl, gdzie będą systematycznie publikowane informacje o postępach prac. Ze względów organizacyjnych o udziale indywidualnych podmiotów w tej inicjatywie decydować będzie kolejność zgłoszeń.
