Przestrzeń w duchu elastyczności

Elastyczne powierzchnie biurowe coraz częściej skutecznie konkurują z tradycyjnym modelem najmu. Przestrzenie szyte na miarę potrzeb klientów oferują możliwość płynnego dostosowania do szybko zmieniających się potrzeb i realiów biznesu czy danego projektu. To kluczowy atut dla największych graczy rynkowych i korporacji.

Partnerem materiału jest Business Link.

Idea pracy w elastycznie zorganizowanej przestrzeni narodziła się na początku XXI wieku w Stanach Zjednoczonych, w San Francisco. Inicjatorami takiego modelu pracy byli przedstawiciele wolnych zawodów, wśród których prym wiedli programiści komputerowi. Praca w domu nie zaspokajała ich potrzeb społecznych, a czas spędzony w samotności nie sprzyjał efektywności. Początkowo skarżący się na samotność pracownicy zaczęli więc przenosić swoje biura do miejsc publicznych, na przykład kawiarni, co nie sprawdzało się w dłuższej perspektywie.

W praktyce idea ta okazała się milowym krokiem w kierunku rozwoju przestrzeni coworkingowych. Współdzielone biura błyskawicznie zyskały na popularności w obu Amerykach, Europie i Azji. Praca w elastycznej przestrzeni od samego początku nie sprowadzała się jednak wyłącznie do współdzielenia powierzchni. Taki model w znaczący sposób sprzyjał również socjalizacji, wspierał kreatywność i stymulował współpracę na wielu poziomach.

Wzrost globalny i lokalny

Sektor biur elastycznych z roku na rok notuje w skali globalnej imponujące przyrosty. Jak wynika z analiz firmy JLL, w ciągu następnych pięciu lat ta gałąź rynku ma szansę się potroić, z 3,5 mln mkw. powierzchni do nawet 10 mln mkw. Obecnie na 20 największych europejskich rynkach biurowych funkcjonuje około 725 różnych dostawców przestrzeni elastycznych, a 20% z nich otworzyło swoją pierwszą lokalizację w ciągu ostatnich trzech lat. Dziś największymi europejskimi rynkami przestrzeni elastycznych są Londyn, Amsterdam i Paryż. Stanowią one prawie połowę całkowitej elastycznej powierzchni biurowej oferowanej przez 20 największych rynków regionu Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki (EMEA).

Dynamiczny wzrost widać również nad Wisłą. Według JLL, w samej Warszawie jest już 166 tys. mkw. działających powierzchni ela‑stycznych, a wkrótce zasoby powiększą się o kolejne 87 tys. mkw. Ponad 3 powierzchni działającej i wynajętej przypada właśnie na Warszawę, 9% na Kraków, a 6% na Wrocław. Według raportu firmy Colliers The flexible workspace outlook report 2019 EMEA, w 2018 roku aż 3,6% całej powierzchni biurowej w Warszawie było oferowane właśnie w formule elastycznej. Dawało to trzeci najlepszy wynik w Europie, zaraz po Londynie i Amsterdamie, co świadczy o dużej dojrzałości stołecznego rynku. Czy może być jeszcze lepiej? Operatorzy nie mają wątpliwości. Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez JLL wśród operatorów powierzchni elastycznych działających w Warszawie, możliwości dalszego rozwoju rynku są bardzo duże – tak uważa 76% respondentów.

Korporacje nadają ton

Z usług biur coworkingowych korzystają już nie tylko freelancerzy, start‑upy i małe przedsiębiorstwa, łączone z początkami tego modelu organizacji pracy na całym świecie. Obecnie wśród najemców coraz większą rolę odgrywają duże firmy, w przypadku których przestrzenie elastyczne odpowiadają na potrzeby w danym, ograniczonym czasie, jak na przykład nieplanowana ekspansja w związku z obsługą nowego projektu, okresowy wzrost sprzedaży czy potrzeba znalezienia atrakcyjnej, funkcjonalnej przestrzeni na czas przeprowadzki do nowego biura. Częściowe korzystanie z krótkoterminowego wynajmu pozwala również na zachowanie zwinności organizacji i zmniejsza ryzyko w okresie dekoniunktury. Biura elastyczne to także sposób na ograniczenie kosztów stałych – administracyjnych.

Według prognoz firmy JLL, przyszłość rynku biur elastycznych w dużym stopniu zależeć będzie właśnie od zaufania korporacji. Zdaniem analityków, do 2030 roku nawet 20% powierzchni biurowych zajmowanych przez dużych graczy będą stanowić elastyczne biura. Z roku na rok coraz więcej korporacji potrzebuje przestrzeni elastycznych, jednak nie wszystkie biura tego typu są w stanie je przyjąć. Tylko część rynku elastycznych przestrzeni operuje na powierzchniach 4 tys. mkw. lub większych. Tak przestronne powierzchnie ma w swojej ofercie m.in. Business Link, który właśnie w dużych firmach pokłada nadzieje na rozwój swojego portfela. Obecnie 31% wszystkich klientów Business Link pracuje w organizacjach zatrudniających od 50 do 249 osób, a 21% – w przedsiębiorstwach z minimalnym zatrudnieniem wynoszącym 250 osób (wśród nich znajdują się takie marki, jak: ABB, Allegro czy GSK). Co więcej, w tych właśnie grupach klientów Business Link rok do roku notuje największy wzrost, który w 2019 roku wyniósł odpowiednio 158% i 133%. Dane odnoszą się wyłącznie do polskich oddziałów firm, a nie perspektywy globalnej. W praktyce w Business Link bardzo często znacznie większe firmy wynajmują powierzchnię.

Alternatywa dla najmu tradycyjnego

Dla wielu firm taki format – zapewniający elastyczność pod względem przestrzeni, warunków najmu czy godzin wykorzystywania po‑wierzchni – stał się czymś znacznie więcej niż jedynie tymczasowym sposobem organizacji przestrzeni dla pracowników. Dlatego systematycznie przybywa najemców, którzy pierwotnie nie planowali długoterminowego najmu powierzchni elastycznej, ale zdecydowali się na pozostawienie jej do swojej dyspozycji na stałe. Czynnikiem skłaniającym firmy do takich decyzji jest także ogromna elastyczność na etapie negocjacji warunków umowy. Może być ona bowiem podpisana zaledwie na kilka tygodni, ale również na kilka lat z opcją płynnego reagowania na szybko zmieniające się potrzeby organizacji.

Dla wielu firm zaletą jest także łączona oferta Business Link i jej właściciela – Grupy Skanska – która pozwala na płynne przejście z powierzchni elastycznej do własnej, docelowej siedziby, bardzo często znajdującej się w tym samym kompleksie biurowym. Przedsiębiorstwa, które wynajmowały przestrzenie Business Link na etapie przeprowadzki, często decydują się zostawić choćby część powierzchni, by móc z niej korzystać na przykład na potrzeby projektowe lub tymczasowego większego zatrudnienia. Partnerstwo firm Business Link i Skanska to nie tylko szersza oferta, ale również gwarancja stabilności i bezpieczeństwa, która na rynku operatorów elastycznych powierzchni pracy nabiera coraz większego znaczenia. Taką dają nie tylko przemyślany model ekspansji, standard przestrzeni czy jakość świadczonych usług, ale i odpowiednio ułożone relacje inwestorskie. Przynależność do szwedzkiej grupy zapewnia firmie Business Link bezpieczny rozwój oraz efekt synergii wynikający z tworzenia i wynajmu profesjonalnych miejsc pracy.

Sposób na oszczędności

Intensywny rozwój sektora biur elastycznych wynika z połączenia elementów makroekonomicznych, technologicznych i demograficznych. Idea tego formatu pozwala szybko i skutecznie redukować koszty administracyjne i lokalowe, a przy tym umożliwia efektywną realizację koncepcji zrównoważonego rozwoju. Wpisuje się ona także w formułę zrównoważonego gospodarowania zasobami, określanego mianem „no waste”, w której w optymalny sposób można wykorzystywać dostępną przestrzeń, bez zbędnej utraty energii i zasobów naturalnych.

Zgodnie z wymogami gospodarki odpadami, aby minimalizować zużycie zasobów, firmy powinny wynajmować i korzystać wyłącznie z takiej ilości przestrzeni, jaka jest im niezbędna. Elastyczne biura idealnie odpowiadają na te potrzeby. Pozwalają bardzo szybko zmniejszać lub zwiększać przestrzeń i minimalizują ryzyko „przepalania” powierzchni, często występujące w dużych siedzibach globalnych korporacji. Mniejsza przestrzeń to mniejsze zużycie energii i wody, ale z perspektywy przedsiębiorstwa to przede wszystkim zaoszczędzone pieniądze, które firma może zainwestować w rozwój, np. zatrudnienie dodatkowych specjalistów, zakup nowego oprogramowania lub nowoczesnego sprzętu. W skali roku oszczędności mogą być naprawdę duże, zwłaszcza w największych organizacjach.

Aby dostosować się do najwyższych standardów, Business Link rozwija swoje przestrzenie w nowoczesnych i przyjaznych środowisku biurowcach Skanska (z wyjątkiem lokalizacji w Warszawie). Ich jakość i dostosowanie do wysokich norm proekologicznych oraz zrównoważonego rozwoju potwierdzają liczne certyfikaty, w tym m.in. prestiżowe WELL i LEED. Wdrażane przez Skanska innowacyjne rozwiązania technologiczne mają jednak na celu nie tylko zapewnienie komfortu użytkowania, ale również zminimalizowanie śladu węglowego. W całej grupie Skanska emisja dwutlenku węgla do 2030 roku ma być zmniejszona o połowę, a do 2045 roku całkowicie wyeliminowana. Tym działaniom przyświeca motto grupy, zgodnie z którym „najlepszym sposobem na przewidywanie przyszłości jest jej współtworzenie”.

Realna wartość

Praca w elastycznej przestrzeni to pakiet korzyści nie tylko dla pracodawcy, ale przede wszystkim dla pracownika. Nowoczesne biuro w świetnej lokalizacji bardzo często jest wynajmowane przez wiele różnorodnych firm, co sprzyja nawiązywaniu kontaktów i budowaniu relacji.

W przypadku powierzchni oferowanych przez Business Link korzyścią jest także bardzo wysoki standard wyposażenia. Świetna jakość wykończenia, najwyższej klasy materiały w częściach wspólnych i salach konferencyjnych oraz designerska aranżacja wnętrz coraz częściej stają się standardem przestrzeni elastycznych, które w niczym nie przypominają stereotypowych, ekonomicznych hal coworkingowych. Takie biuro jak magnes potrafi przyciągnąć pracowników poszukujących nie tylko ciekawych projektów, ale również atrakcyjnej i nowoczesnej przestrzeni do pracy. W końcu to właśnie tutaj, w biurze, spędzać będą znaczącą część życia. Wysoki standard przestrzeni do pracy może stać się elementem, który zaważy podczas rozmowy rekrutacyjnej.

Przestrzeń elastyczna może stać się także ciekawą alternatywą dla osób, które mają problem z codziennym dojazdem do siedziby firmy położonej na peryferiach miasta lub osób często przemieszczających się pomiędzy różnymi lokalizacjami. W takich przypadkach ludzie bardzo często muszą decydować się na poszukiwanie przypadkowych miejsc pracy, takich jak kawiarnie czy hole hotelowe. Jeśli firma posiadałyby przestrzeń elastyczną, każdy pracownik w dowolnym momencie mógłby skorzystać z biura i w pełni komfortowych warunkach pracować nad projektami. Ma to szczególne znaczenie dla osób, które pracują z poufnymi dokumentami i potrzebują prywatności. W biurach Business Link pracownicy mogą korzystać zarówno ze współdzielonych przestrzeni, jak i z wydzielonych stref zamykanych na klucz, z ograniczonym dostępem.

W biurze jak w domu

Żyjąc w miastach, 90% czasu pracy spędzamy wewnątrz budynków, w tym również w biurowcach. Dlatego powinny być właściwie zaprojektowane, bo mają ogromny wpływ nie tylko na naszą efektywność i kreatywność, ale również na samopoczucie i zdrowie. Biura powinny zaspokajać najróżniejsze potrzeby pracowników i dostosowywać się do zmieniających się wymagań. Dobre biuro musi więc sprostać nie tylko oczekiwaniom stawianym tu i teraz, ale również tym, które pojawią się w przyszłości.

W raporcie Future of office spaces Skanska oraz infuture.institute wspominają o trendzie, zgodnie z którym biuro jest określane mianem „trzeciego miejsca” lub „udomowionej przestrzeni”. Jego ideą jest subtelne połączenie najlepszych cech formalnych przestrzeni stanowiących wizytówkę firm i spersonalizowanych przestrzeni naszych mieszkań. Zdaniem twórców raportu, w biurach przyszłości coraz większą wagę będzie się przywiązywać do wystroju i klimatu wnętrz. Stałymi elementami ich wyposażenia staną się wygodne fotele i kanapy – podobne do tych, które mamy w domu. Dzięki temu granica pomiędzy pracą i domem stopniowo będzie się zacierać.

Wystrój biur Business Link, zwłaszcza części wspólnych i przestrzeni coworkingowych, przypomina eleganckie apartamenty. Taka forma jest idealna dla osób, które z jednej strony chcą wyraźnie oddzielić życie domowe od zawodowego, a z drugiej – czuć się w pracy tak wygodnie jak w domu. W nowoczesnych przestrzeniach elastycznych nie może zabraknąć roślin. Naukowcy z Sydney przeprowadzili badanie, podczas którego udowodnili, że po wprowadzeniu roślin do biura poprawiło się samopoczucie pracowników – co drugi odczuwał mniejsze przygnębienie, co trzeci spadek napięcia, lęku i zmęczenia, a ponad 40% rzadziej się denerwowało. Do podobnych wniosków doszli badacze z Uniwersytetu Exeter. Ich zdaniem, ludzie pracujący w „zielonym środowisku” są o 15% bardziej wydajni i zadowoleni niż pracujący w przestrzeni pozbawionej roślin.

Długa lista zalet współdzielonych przestrzeni biurowych wynika przede wszystkim z ciągłego dostosowywania ich do szybko zmieniających się potrzeb firm i pracowników. Przestrzenie coworkingowe powstały po to, abyśmy mogli pracować wydajniej, lepiej i bardziej komfortowo. Dziś pomagają w tworzeniu kreatywnej i zgranej społeczności, która chętniej dzieli się wiedzą. Co niezwykle ważne, nie są już miejscem wyłącznie dla małych graczy. W przestrzeniach elastycznych coraz lepiej odnajduje się również największy biznes, który chętnie uzupełnia swój portfel przestrzeni o nowy segment.