Streszczenie: Zmiany w Kodeksie pracy wprowadzają nowe zasady dotyczące pracy zdalnej, które mają na celu dostosowanie przepisów do rzeczywistości współczesnego rynku pracy. Przede wszystkim, pracodawcy zyskali możliwość wprowadzenia pracy zdalnej w formie umowy, jednak wymaga to porozumienia między stronami. Pracownik ma prawo do ubiegania się o pracę zdalną, a pracodawca nie może tego prawa odmówić bez uzasadnionej przyczyny. Przewidziano również nowe przepisy dotyczące organizacji pracy w domu, takie jak zapewnienie odpowiednich narzędzi do pracy, a także pokrycie kosztów związanych z wykorzystywaniem własnych urządzeń przez pracowników. Pracodawca ma obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków BHP, mimo że praca odbywa się poza firmą. Zmiany przewidują także określenie zasad monitorowania efektywności pracy zdalnej, zwracając uwagę na równowagę między prywatnością a obowiązkami służbowymi.
Wprowadzenie na stałe do Kodeksu pracy regulacji dotyczących pracy zdalnej stało się nieuniknione. Z projektem zmian wystąpiło Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, ponieważ aktualnie obowiązujące przepisy przewidują możliwość pracy zdalnej tylko w celu przeciwdziałania COVID‑19. Nowelizacja ma to zmienić.
Praca zdalna – definicja
Projekt ustawy definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Ustalenie przez strony umowy o pracę, że praca będzie wykonywana zdalnie, może nastąpić zarówno na etapie zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia. W drugim przypadku decyzja o zmianie umowy o pracę w zakresie miejsca wykonywania pracy będzie mogła zapaść także w formie elektronicznej, np. w korespondencji mailowej.
Praca zdalna również w szczególnych przypadkach
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana również na polecenie pracodawcy w szczególnych przypadkach, takich jak: obowiązywanie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Dotyczyć będzie także sytuacji, w której praca zdalna okaże się niezbędna ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków świadczenia obowiązków służbowych, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika stanie się czasowo niemożliwe.
Przy wydaniu polecenia świadczenia pracy w formie zdalnej konieczne będzie uprzednie złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie.
Nowelizacja wprowadza także możliwość rezygnacji z wykonywania pracy zdalnej zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę w okresie trzech miesięcy od jej podjęcia, jeżeli została ona wprowadzona w okresie obowiązywania umowy o pracę. Po upływie tego terminu przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie możliwe na mocy porozumienia.
Praca zdalna okazjonalna
Dodatkowo, praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, w wymiarze 12 dni w roku kalendarzowym, na wniosek złożony przez pracownika. W tym przypadku nie stosuje się jednak przepisów, które dotyczą m.in. obowiązku dostarczenia narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy, pokrycia kosztów związanych z taką pracą, przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy czy możliwości rezygnacji z wykonywania pracy w tej formie.
Zasady wykonywania pracy zdalnej
Jeżeli w zakładzie pracy działają związki zawodowe, zasady pracy zdalnej będą musiały być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, albo też w regulaminie ustalanym przez pracodawcę, jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia. Natomiast w przypadku braku związków zawodowych, zasady będzie określał regulamin ustalony przez pracodawcę, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Jeżeli nie doszło do zawarcia porozumienia bądź nie został wydany regulamin, określenie zasad wykonywania pracy zdalnej będzie możliwe w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Projektowane przepisy określają także minimalne elementy, które będzie musiało zawierać porozumienie z zakładową organizacją związkową: regulamin, porozumienie z pracownikiem lub polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Regulacją, ograniczającą w pewnym stopniu decyzyjność pracodawcy jest wprowadzenie przepisu, który przewiduje, że wniosek niektórych kategorii pracowników o wykonywanie pracy zdalnej będzie dla pracodawcy wiążący. Taki wymóg dotyczy pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia oraz rodziców dzieci z niepełnosprawnością także po ukończeniu przez nie 18 roku życia. Pracodawca może jednak nie zaakceptować wniosku pracownika również w takich przypadkach, o ile wykonywanie pracy w formie zdanej jest niemożliwe ze względu na organizację lub rodzaj wykonywanej pracy.
Obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną
Oceniając projektowaną regulację pod kątem obowiązków nałożonych na pracodawców w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, należy zauważyć, że uszczegółowienie tych zagadnień było konieczne z uwagi na bardzo ogólny zapis aktualnie obowiązujących przepisów dotyczących pracy zdalnej.
Jedną z najważniejszych kwestii jest wprowadzenie przepisów dotyczących zasad bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej.
Pracodawca będzie zobowiązany m.in. do przestrzegania nałożonych na niego obowiązków wynikających z działu dziesiątego Kodeksu pracy, jednakże z wyłączeniem obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP, dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowania zgodnie z przeznaczeniem czy obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej.
Wprowadzone wyłączenie jest uzasadnione, gdyż to po stronie pracownika, który wyraził zgodę na wykonywanie pracy z w formie zdalnej, leży zapewnienie sobie takich warunków, aby były one optymalne ze względu na jego bezpieczeństwo i wygodę. Pracodawca natomiast zobowiązany jest do odpowiedniego przekazania wytycznych w zakresie bezpieczeństwa, chociażby poprzez obowiązek przeprowadzenia szkolenia BHP czy sporządzenia oceny ryzyka zawodowego przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej.
W razie wystąpienia wypadku przy pracy zdalnej stosowane będą obowiązujące w Kodeksie pracy przepisy o wypadkach w pracy.
Zgłoszenie pracodawcy wypadku przy pracy zdalnej będzie oznaczało wyrażenie zgody przez pracownika na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku z uwzględnieniem konieczności ustalenia terminu ich przeprowadzenia z pracownikiem. Planowane regulacje w tym zakresie uwzględniają interesy obu stron stosunku pracy. Pracownik powinien być świadomy, że nadal musi przestrzegać norm BHP, natomiast pracodawca powinien uszanować prywatną przestrzeń i mir domowy pracownika.
Dodatkowo, pracodawca będzie zobowiązany także do zapewnienia pracownikowi pomocy technicznej i dostarczenia materiałów oraz narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Tutaj jednak strony stosunku pracy mogą wspólnie w porozumieniu ustalić, że pracownik będzie wykorzystywał własne narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej za odpowiednio ustaloną rekompensatą finansową.
Praca zdalna – duża przestrzeń do indywidualnych ustaleń
Zarówno obowiązująca regulacja dotycząca pracy zdalnej, jak również planowane zmiany, nadal pozostawiają stronom stosunku pracy możliwość doprecyzowania zasad jej wykonywania w przepisach wewnątrzzakładowych bądź w porozumieniu. Należy pokreślić, że mimo świadczenia pracy w formie zdalnej pracodawca zachowuje wszelkie uprawnienia kontrolne wobec zatrudnionej osoby. Ważną zmianą jest to, że wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe również na wniosek pracownika, a nie – jak wcześniej – wyłącznie z inicjatywy pracodawcy. Niezadowolenie ze strony pracowników może budzić jednak zbyt krótki okres tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, który ma wynosić zaledwie 12 dni w roku.
