Posiłki dla pracowników – benefit czy obowiązek pracodawcy?

W jaki sposób zadbać o zaspokojenie jednej z podstawowych potrzeb pracowników? O czym należy wiedzieć, organizując posiłki w firmie? Czy posiłki to tylko jeden z benefitów, czy również obowiązek pracodawcy?

Spożywanie posiłków to jedna z podstawowych potrzeb każdego pracownika. Już na początku jednak warto zauważyć, że jest to również potrzeba pracodawcy, ponieważ osoba, która podczas przerw w trakcie wykonywania zadań służbowych spożywa wartościowe, pełnokaloryczne posiłki, funkcjonuje bardziej wydajnie, ma więcej energii i osiąga lepsze wyniki.

Jedną z możliwości, która pozwala pracodawcom zaspokoić tę potrzebę, jest wprowadzenie benefitu związanego z żywieniem pracowników. Do dyspozycji mamy wiele rozwiązań, takich jak automaty vendingowe, karty lunchowe, kantyna pracownicza, catering lub dofinansowane przez pracodawcę posiłki z dowozem do miejsca pracy.

Jak wybrać najwłaściwszą formę żywienia pracowników?

Najlepiej spytać o to zatrudnioną kadrę. Trzeba jednak podkreślić, że sposoby organizacji żywienia różnią się między sobą pod względem kosztów i jakości oferowanych posiłków.

Kantyna pracownicza to znajdująca się na terenie zakładu pracy stołówka wyposażona w kuchnię, w której codziennie są przygotowywane i wydawane posiłki dla pracowników firmy. Pracodawca ma w tym przypadku kontrolę nad jakością posiłków, przechowywaniem ich i sposobem przygotowania, a także nad tym, kiedy są one wydawane. Kantyna jest jednak kosztownym rozwiązaniem. Dodatkowo firma musi stale czuwać nad działaniem kantyny, spełnić szereg wymogów BHP, dbać o zatrudnianie obsługi oraz zapewnić odpowiednie wyposażenie. Niektórzy pracodawcy decydują się na zatrudnienie niezależnego restauratora do przygotowywania posiłków i obsługi kantyny. Jest to rozwiązanie mniej kosztowne, ale wiąże się z koniecznością podpisania umowy na kilka lat.

Automaty vendingowe to samoobsługowe urządzenia umieszczane na terenie firmy, umożliwiające zakup drobnych artykułów spożywczych. Takie maszyny mają swoje plusy – nie wymagają zatrudniania osób do ich obsługi oraz oferują dostęp do jedzenia o dowolnej porze. Niestety, taki posiłek rzadko kiedy jest pełnowartościowy.

Karty lunchowe to karty płatnicze, za pomocą których pracownik może zapłacić za posiłek w wybranych lokalach gastronomicznych i restauracjach. Karty doładowywane są zgodnie z kwotą dofinansowania przyznaną pracownikowi. Środki na karcie kumulują się, więc beneficjenci nie muszą martwić się, że niewykorzystane dofinansowanie przepadnie. Karty są doceniane w szczególności przez tych pracowników, którzy dużo podróżują służbowo – mogą oni wykorzystywać dofinansowanie w restauracjach w całej Polsce. Wada kart żywieniowych polega natomiast na tym, że pracownicy, by skorzystać z takiej karty, muszą opuścić miejsce pracy i udać się do restauracji.

Catering, czyli współpraca z firmą cateringową, która przywozi posiłki do miejsca pracy, to kolejne rozwiązanie, które warto rozważyć. Wiele firm cateringowych ma przygotowane oferty lunchowe z dowozem dla grup zorganizowanych. Dzięki takiemu rozwiązaniu można zapewnić pracownikom ciepłe, pełnowartościowe posiłki bez konieczności wyposażania kuchni i zatrudniania kucharzy. Trzeba jednak pamiętać, że współpraca z jedną konkretną firmą oznacza, że menu będzie dość ograniczone, co powodować może ryzyko, że potrawy nie będą zgodne z preferencjami wszystkich pracowników lub szybko się im znudzą. Problematyczne może też okazać się zbieranie zamówień. Firmy cateringowe przyjmują zbiorcze zamówienie na dany dzień, dlatego konieczne będzie wyznaczenie osoby, która codziennie będzie zbierać zamówienia od wszystkich pracujących w organizacji.

W ostatnim czasie coraz większym zainteresowaniem pracodawców i pracowników cieszy się benefit w formie dofinansowania posiłków spożywanych przez pracowników. To kompleksowa usługa, dzięki której firmy otrzymują zewnętrzne wsparcie na każdym etapie organizacji posiłków. Gwarantuje to dostarczanie ciepłych, pełnowartościowych dań z różnych restauracji, na ustaloną godzinę, do różnych miejsc na terenie firmy. Dodatkowo dostawca usługi daje pracownikom możliwość samodzielnego zamawiania posiłków za pomocą strony internetowej, aplikacji mobilnej lub kiosku multimedialnego instalowanego na terenie firmy. Rozliczanie posiłków odbywa się dzięki automatycznie generowanym raportom, które można zintegrować z programem kadrowo‑płacowym. Plusami tego rozwiązania jest z pewnością różnorodność posiłków, możliwość samodzielnego złożenia zamówienia przez pracowników, także z domu. No i są to z reguły posiłki pełnowartościowe. Minusem tej formy żywienia pracowników może być konieczność zamawiania posiłków z wyprzedzeniem, nawet do kilku godzin przed rozpoczęciem pracy.

Poznaj potrzeby żywieniowe pracowników

Pierwszym krokiem do skutecznej organizacji posiłków w miejscu pracy jest określenie, jakich posiłków i w jakiej formie oczekują pracownicy. Zależy to przede wszystkim od trybu pracy i charakteru obowiązków wykonywanych przez zatrudnioną kadrę. Jeśli firma pracuje jednozmianowo (przykładowo: od 8:00 do 16:00), to wówczas będzie potrzebna jedna przerwa na posiłek. Inaczej sprawy mają się w przypadku zakładów produkcyjnych funkcjonujących w trybie wielozmianowym. Przede wszystkim konieczne jest zorganizowanie posiłków i przerw dla każdej zmiany, a co za tym idzie – zapewnienie kilku dostaw jedzenia w ciągu doby, czyli czasem także w nocy.

Zgodnie z kodeksem pracy, jeśli wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin na dobę, przysługuje mu przerwa w pracy o długości co najmniej 15 minut, wliczana do czasu pracy. Przerwa ta, potocznie zwana „śniadaniową”, wykorzystywana jest przez pracowników na spożywanie posiłków – czy to przyniesionych przez siebie, czy też zakupionych w bufecie zlokalizowanym na terenie zakładu pracy lub dostarczonych przez firmę zewnętrzną.

Charakter pracy również ma wpływ na potrzeby żywieniowe pracownika. Osoba, która pracuje umysłowo, będzie potrzebowała innego rodzaju posiłków niż ktoś, kto codziennie podejmuje wysiłek fizyczny. Osoba, która wykonuje pracę fizyczną, stale spala kalorie i szybko robi się głodna, dlatego pracownik musi dostarczać organizmowi tyle jedzenia, by mógł on czerpać energię przez cały czas pracy. W związku z tym istotna jest sytość i kaloryczność dań.

Posiłek – benefit oraz posiłek – obowiązek pracodawcy

Świadome organizacje dbają o swoich pracowników, dlatego zapewniają im dofinansowanie do posiłków jako jeden benefitów, choć nie jest to obowiązkiem pracodawcy. Trzeba jednak podkreślić, że w niektórych sytuacjach zapewnienie posiłku pracownikom jest konieczne. Takim obowiązkowym posiłkiem jest posiłek profilaktyczny (potocznie zwany regeneracyjnym), który pracodawca musi zagwarantować pracownikom wykonującym pracę w trudnych warunkach.

Posiłek profilaktyczny powinien być przygotowany z odpowiednio dobranych składników, aby miał wartość energetyczną określoną przez przepisy. Kiedy taki typ świadczenia należy się pracownikowi? Przysługuje tym, którzy wypełniając swoje obowiązki, tracą określoną ilość energii. Jak wynika z Rozporządzenia Rady Ministrów, tego typu posiłki należą się osobom spalającym podczas pracy co najmniej 2000 kcal (w przypadku mężczyzn) lub 1100 kcal (w przypadku kobiet). Do otrzymania takich posiłków uprawnieni są także pracownicy, którzy wykonują pracę w zamkniętych pomieszczeniach, gdzie ze względów technologicznych stale panuje temperatura niższa niż 10°C.

Do uzyskania posiłków profilaktycznych uprawnia również praca w wysokich temperaturach. W tej sytuacji wyznacznikiem jest tzw. wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT), czyli wskaźnik służący do oceny średniego wpływu oddziaływania ciepła na człowieka w czasie pracy. Pomiar WBGT obejmuje zarówno analizę warunków termicznych środowiska pracy, jak i wydatku energetycznego pracownika. Jeśli WBGT w miejscu pracy przekroczy 25°C, wówczas pracodawca musi zorganizować dla pracowników posiłki regeneracyjne. Posiłek regeneracyjny od pracodawcy należy się też osobom, które w okresie od 1 listopada do 31 marca pracują na otwartej przestrzeni (poza obiektami budowlanymi) i tracą przy tym więcej niż 1500 kcal (mężczyźni) lub 1000 kcal (kobiety).

Osoby pracujące pod ziemią również powinny otrzymywać od pracodawcy posiłki profilaktyczne. W tym przypadku nie ma znaczenia temperatura czy wydatek energetyczny – każdemu pracownikowi kopalni przysługuje codzienny posiłek od pracodawcy. Dodatkowo każdy pracodawca musi zapewnić swoim pracownikom (także pracującym w warunkach trudnych) zdatną do picia wodę lub inne napoje. Zgodnie z przepisami miejsce czerpania lub zbiornik wody powinny być odpowiednio zabezpieczone przed zanieczyszczeniem lub zakażeniem i znajdować się nie dalej niż 75 metrów od stanowisk pracy.

Posiłki dla pracowników – wydatek czy również oszczędności?

Warto spojrzeć na kwestię dofinansowywania posiłków dla pracowników jako działania opłacalnego dla każdej firmy. Pozytywnie wpływa bowiem na:

• atrakcyjność wizerunku firmy jako pracodawcy,

• zdrowie pracowników,

• ich wydajność,

• poprawia też warunki pracy,

• integruje zespoły.

Na dodatek inwestycja w dofinansowanie do posiłków pracowniczych to nie tylko wydatki, ale również oszczędności. Po pierwsze, pracodawca zapewniający posiłki, których koszt nie przekracza 190 zł miesięcznie na pracownika, może liczyć na zwolnienie ze składek ZUS.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1998 roku dotyczącym ustalania wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe „podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: […] wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia”.

Aby skorzystać z ulgi, należy spełnić dwa warunki:

• wysokość dofinansowania do posiłków nie może przekroczyć 190 złotych miesięcznie na pracownika,

• pracownicy nie mają prawa do ekwiwalentu z tytułu dofinansowania.

Warto dodać, że korzystanie z tej ulgi nie powoduje ograniczeń w zakresie formy zapewnianych posiłków. Mogą to być zarówno potrawy przygotowywane w kantynie na terenie firmy, jak i dania opłacane za pomocą kart lunchowych lub posiłki zamawiane z dowozem bezpośrednio do miejsca pracy. Dzięki temu pracodawca może zaoferować pracownikom atrakcyjny benefit i jednocześnie zaoszczędzić. W przypadku bonów żywieniowych, aby pracodawca nie był obowiązany odprowadzać składek ZUS, bony powinny być realizowane jedynie w punktach i lokalach gastronomicznych lub w firmowej kantynie. Wszystkie inne bony (również takie, które uprawniają tylko do zakupów spożywczych) są w świetle przepisów bonami towarowymi, a te, wedle opinii Sądu Najwyższego, nie są objęte ulgą ZUS na jedzenie, ponieważ pracownik może za nie kupić dowolne artykuły, które niekoniecznie wykorzysta jako posiłek w pracy.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy bony towarowe dla pracowników w całości finansowane są ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wówczas są one objęte ulgą ZUS. Muszą być jednak rozliczane zgodnie z regulaminem ZFŚS i powinny być przyznawane wedle kryterium socjalnego obejmującego między innymi sytuację życiową i materialną zatrudnionych osób. Ze składek ZUS zwolnione są także posiłki profilaktyczne, wynikające z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub wydanych przez Radę Ministrów.

Posiłki dla pracowników a kwestie podatkowe

Opisane wcześniej posiłki regeneracyjne zwolnione też są z konieczności odprowadzania podatku dochodowego. Wynika to z Kodeksu Pracy oraz rozporządzenia Rady Ministrów. Zwolnienie z podatku obejmuje posiłki profilaktyczne dostarczane bezpośrednio do firmy. Do  kosztów  uzyskania przychodu  można  zaliczyć  również  wartość  dofinansowania, które przyznawane jest pracownikom w formie doładowania kart lunchowych, co oznacza, że takie dofinansowanie jest także zwolnione z podatku. Pracodawca może zatem zapewnić posiłki regeneracyjne również w formie wspomnianych wcześniej kart.

Na szczególną uwagę zasługuje natomiast organizacja posiłków profilaktycznych z wykorzystaniem bonów żywieniowych. Mogą być one zwolnione z opodatkowania tylko wtedy, gdy będzie z nich jednoznacznie wynikało, że uprawniają do otrzymania jedynie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Jeśli pracownik będzie mógł je wymienić na inne rodzaje produktów, konieczne będzie odprowadzenie podatku od ich wartości.

Bez obaw można natomiast wydawać posiłki regeneracyjne pracownikom w firmowej kantynie. Posiłki profilaktyczne, które w ten sposób zapewnia pracodawca, zwolnione są z podatku na mocy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się dofinansować pracownikom posiłki (inne niż regeneracyjne), oferując je w formie benefitu, odprowadzenie podatku od kwoty dofinansowania będzie konieczne.

Dobrostan pracowników to dobrostan całej firmy

Stan zdrowia pracownika ma bezpośredni wpływ na jego kondycję psychiczną i funkcjonowanie społeczne, również w miejscu pracy. Jeżeli pracownik fizycznie nie czuje się dobrze, nie ma energii potrzebnej do działania i tym samym staje się znacznie mniej wydajny. Jednym z wyznaczników bycia zdrowym jest właściwe odżywianie. Właśnie dlatego kluczowe staje się zapewnianie  przez organizacje pełnowartościowych posiłków dla zatrudnionej kadry, czyli zadbanie o dobrostan pracowników. To ludzie tworzą firmę i to od nich zależą jej wyniki czy jej wizerunek.