Streszczenie: Przeprowadzka firmy j-labs do nowego biura przyniosła liczne korzyści, takie jak poprawa komunikacji, lepsza integracja zespołu, zwiększenie efektywności oraz wzrost zadowolenia pracowników. Nowa przestrzeń, zaprojektowana przez firmę Nowy Styl, została podzielona na kilka stref: open space oraz salki przeznaczone na konferencje, spotkania nieformalne, koncentrację i relaks. Szczególnie istotne były ergonomiczne stanowiska pracy, meble konferencyjne oraz rozwiązania akustyczne. Przestronność oraz elastyczność nowego biura sprzyjają lepszej komunikacji, natomiast liczne sale zróżnicowane funkcjonalnie uprościły organizację pracy. Zespół projektowy składał się z przedstawicieli różnych działów firmy, co pozwoliło na szeroką perspektywę i uwzględnienie różnych potrzeb w procesie aranżacji.
Poprawa komunikacji, lepsza integracja zespołu, zwiększona efektywność, a przede wszystkim znaczny wzrost zadowolenia pracowników – to najważniejsze korzyści wynikające z przeprowadzki firmy j‑labs do nowego biura. Jego aranżację powierzono Nowemu Stylowi, jednemu z europejskich liderów w aranżacji przestrzeni pracy.
Partnerem materiału jest Nowy Styl.
Powstanie pierwszego komputera Macintosh, zmontowanego w 1984 roku w garażu pod okiem Steve’a Jobsa, obrosło pewnym mitem. Odwołuje się do niego j‑labs, start‑up założony w 2008 roku przez Piotra Buckiego, Sylwię Łuszczyńską oraz Oleksandra Tkachova, mimo że pierwsze biuro tej firmy nie mieściło się w garażu, ale na poddaszu domku na obrzeżach Krakowa. Doświadczeni specjaliści – analityk biznesowy oraz programista Javy – wpadli na pomysł świadczenia klientom usługi outsourcingu IT, czyli wynajmu programistów do konkretnych zadań.
Od stanowisk pracy po huśtawki
Pomysł okazał się strzałem w dziesiątkę. Z każdym rokiem firma rosła coraz dynamiczniej. Skalowanie biznesu miało jednak określone konsekwencje dotyczące wymagań biurowych. Wyzwaniem było już nie tylko pomieszczenie rosnącego zespołu, ale zapewnienie warunków, które pozwolą zatrudniać najlepszych fachowców. Gdy zapadła decyzja o zmianie biura na nowe, trzeba było spojrzeć na tę przestrzeń wielowymiarowo, a do jej urządzenia zaangażować ekspertów.
Aranżację powierzono firmie Nowy Styl, jednemu z europejskich liderów w branży wyposażenia przestrzeni biurowych. Specjaliści z Nowego Stylu pomogli pracownikom j‑labs doprecyzować potrzeby dotyczące nowego biura, a następnie dobrali i dostarczyli komplet odpowiednich rozwiązań, m.in. ergonomiczne stanowiska pracy, meble konferencyjne, rozwiązania akustyczne, sofy, a nawet huśtawki, wprowadzające do wnętrz swobodniejszy klimat. Przeprowadzka do nowego biura odbyła się pod koniec 2018 roku. Jak nowa przestrzeń wpłynęła na komfort i efektywność pracowników, kontakty z klientami oraz wizerunek pracodawcy?
To nie typowy open space
Całkowita powierzchnia biura liczy około 750 mkw. Podzielono ją na kilka stref: obszary pracy zorganizowane w formie open space’u oraz kilkanaście salek o różnym przeznaczeniu (konferencje, nieformalne spotkania, miejsca do koncentracji i relaksu). Jest również centralnie położona, przestronna kuchnia. Jak podkreśla Katarzyna Bucka, Head of HR & Recruitment, taka organizacja sprzyja dobrej komunikacji i ułatwia zarządzanie zespołem: „Pracujemy w teamach w otwartej przestrzeni, ale to nie jest typowy open space z bardzo dużą liczbą biurek, bo poszczególne jego części są rozdzielone, co zapewnia większy spokój i lepszą komunikację. Niezwykle ważna jest dla nas duża liczba salek o zróżnicowanych funkcjach. Wcześniej bardzo nam ich brakowało. Dzięki nim nasza praca stała się o wiele prostsza”.
Ostateczny podział przestrzeni biurowej to efekt ustaleń dokonanych przez wewnętrzny zespół projektowy. Jego członków wyłoniono na ochotnika z poszczególnych działów. Należała do niego Agnieszka Majka‑Komasara, Business Unit Director, dla której najważniejsza była szeroka perspektywa w zakresie potrzeb dotyczących nowej przestrzeni. „Nasz zespół nazywał się »Pączki w maśle«, a znaleźli się w nim przedstawiciele administracji, sprzedaży, HR oraz oczywiście deweloperów, którzy stanowią trzon firmowej kadry. Dzięki temu mieliśmy kilka różnych spojrzeń, co jest szalenie istotne, ponieważ każdy dział pracuje inaczej. Biorąc pod uwagę wiele opinii, musieliśmy dojść do wspólnych wniosków i wybrać rozwiązania optymalne dla wszystkich. Dzięki temu mamy poczucie, że nowe biuro to miejsce, które powstało z myślą o pracownikach i z uwzględnieniem ich zdania” – opowiada.
Źródło dobrej energii
Wszyscy byli zgodni co do jednego – w poprzednim biurze brakowało zaplecza kuchennego. Nie chodziło przy tym o niewielką klitkę do odgrzania posiłków, ale przestronne pomieszczenie, w którym bez trudu zmieści się większe grono osób. Ku wielkiej satysfakcji wszystkich, dokładnie tak wygląda nowa kuchnia j‑labs. Jest ona położona w centrum, z łatwym dostępem z dwóch stron. Można ją porównać do serca czy źródła dobrej energii, która rozchodzi się stąd do wszystkich zakątków biura. „Efekt inwestycji w kuchnię widoczny był natychmiast. Kuchnia poprawiła integrację w naszej firmie. Poprzednio mieliśmy bowiem problem z podziałem na zdominowany przez mężczyzn zespół inżynierów oraz na back office, w którym pracują głównie dziewczyny. Wspólna kuchnia bardzo pozytywnie wpłynęła na atmosferę w firmie” – tłumaczy Sylwia Łuszczewska, HR Business Partner.
Co więcej, Oleksander Tkachov, Fullstack Developer, oraz każdy z jego kolegów może popracować w tzw. focus roomie. Jego zdaniem, to kolejna ogromna zaleta nowego biura. „Chodzi zarówno o możliwość skupienia i pracy w ciszy, ale również po prostu o sam fakt zmiany pozycji i otoczenia. Musisz przecież wstać od biurka i przejść do pokoju przeznaczonego do pracy w ciszy. Uważam, że pod tym względem mamy bardzo dobrze poukładane biuro” – mówi Oleksander Tkachov.
Atut w walce o specjalistów
Nową przestrzeń chwali również Iza Półchłopek, IT Recruitment Specialist, która przyznaje, że na spotkanie rezerwuje salkę położoną najdalej od wejścia, aby w drodze do niej goście mieli okazję zobaczyć biuro. „Gdy kandydaci wchodzą do nas i przechodzą przez biuro, od razu widzą, że jesteśmy atrakcyjną firmą, która dba o przestrzeń, w której pracujemy, zapewniając odpowiednie warunki ludziom. Zwracają na przykład uwagę na biurka typu sit‑to‑stand i pytają, czy też będą pracować przy takich. Dlatego dla mnie jako rekruterki nowe biuro to ogromna pomoc w pracy. Jest ono naszą wizytówką i bardzo dużym atutem w walce o specjalistów” – uważa.
Rezultaty przeprowadzki do nowego biura są widoczne na wszystkich poziomach organizacji. „Udało nam się stworzyć miejsce pracy w systemie open space podzielone na strefy w taki sposób, aby przy zachowaniu otwartości całego wnętrza zapewnić naszym pracownikom komfort – podsumowuje efekty przeprowadzki Marta Konopka, Communication & PR Expert. – Nowe biuro korzystnie wpływa na szybkość wymiany informacji, integrację zespołów oraz na efektywność naszej pracy. Atutem jest również przestrzeń socjalna, gdzie można się na chwilę oderwać i zregenerować. Mamy także możliwość organizacji spotkań, co wpływa pozytywnie na nasz wizerunek jako pracodawcy, oraz nieformalnych wydarzeń, takich jak Dzień Dziecka, co buduje zaangażowanie wśród naszych pracowników. Życie zawodowe łączy się tu z życiem prywatnym”.
Czynniki sukcesu
Sukces zmiany biura potwierdziły badania przeprowadzone przez specjalistów z Nowego Stylu po zakończeniu projektu. „Najważniejszy wniosek wynikający z badań to bardzo duży wzrost zadowolenia, aż o 31 punktów procentowych, przy czym odsetek osób, które są bardzo zadowolone, wzrósł jeszcze bardziej – o 41 p.p. Jednocześnie liczba osób niezadowolonych spadła z 37 do 7 p.p. 71% pracowników j‑labs deklaruje również, że nowe biuro pozytywnie wpłynęło na ich efektywność w pracy. To mówi samo za siebie” – zaznacza Anna Dziadkowiec, Senior Workplace Research & Analysis Consultant w Nowym Stylu.
Anna Dziadkowiec podkreśla także, że świetnym krokiem ze strony j‑labs było powołanie już na wczesnym etapie prac zespołu projektowego, składającego się z ochotników i entuzjastów przeprowadzki. „Ambasadorzy realnie wpłynęli na zmniejszenie oporu pozostałych pracowników przed przeprowadzką, a jednocześnie przyczynili się do wzrostu zaangażowania i satysfakcji z prowadzonych zmian oraz silniejszej identyfikacji z nowym biurem” – podsumowuje.
Pełne studium przypadku można znaleźć na stronie nowystyl.pl w zakładce „Wiedza”.
Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »
Przestrzeń ma znaczenie
,
Mateusz Żurawik
Całkowita powierzchnia biurowa w Warszawie i innych dużych miastach w Polsce bije kolejne rekordy. Intensywnie zmienia się także wnętrze biurowców, które coraz częściej uwzględniają nowe modele pracy i wykorzystują nowoczesne narzędzia do zarządzania nieruchomościami.
Angażujące miejsce pracy
,
Przywództwo i zarządzanie ludźmi
Anna Podlewska PL
Nowa siedziba firmy to przestrzeń nowych możliwości. Bank Crédit Agricole drobiazgowo zaplanował proces przeprowadzki, a przygotowania do zmiany biura wykorzystał do transformacji kultury organizacyjnej i nowego spojrzenia na miejsce pracy.
Inspirująca przestrzeń do pracy
,
Michał Kwinta PL
Coworking, czyli elastyczna przestrzeń do pracy, na dobre zadomowił się na polskim rynku nieruchomości komercyjnych. Korzystają z niego nie tylko start-upy i freelancerzy, ale coraz częściej kilkudziesięcioosobowe zespoły oraz korporacje. Na czym polega sukces tego rozwiązania?
