Ogólna kondycja budynku zależy od sprawnej gospodarki energetycznej. Jeśli działa klimatyzacja (układ oddechowy), to pracują także serwery (układ krwionośny). Gdyby jednak system nerwowy (subtelna sieć relacji personalnych i przestrzennych w firmie) nie funkcjonował dobrze, informacje docierające do pracowników mogłyby okazać się bezużyteczne. Ten łańcuch zależności to właśnie metabolizm, a osoba odpowiedzialna za jego funkcjonowanie to facility manager.
Najczęściej uważa się, że jest to osoba odpowiedzialna za administrację, zarządzanie, obsługę techniczną oraz sprzątanie. Bez wątpienia są to obowiązki najbardziej widoczne, ale należą wyłącznie do tak zwanej twardej części facility management (FM). Nadal niedoceniana, a wręcz niezauważana jest jego „miękka” część. Składają się na nią kwestie organizacji pracy w przedsiębiorstwie, komunikacji wewnętrznej, jakość jej środowiska przestrzennego i materialnego, jak również cała sfera behawioralna.
Przy tak szerokim ujęciu zadań FM, w każdym przedsiębiorstwie można wskazać oddzielne miejsce zarówno dla firmy zajmującej się outsourcingiem usług FM (część „twarda”), jak i dla kadry administracyjnej zatrudnionej dotychczas w przedsiębiorstwie (część „miękka”). Rola firmy zewnętrznej ogranicza się w takim wypadku do kontroli i koordynacji, zaś uwaga pracowników firmy koncentruje się na poprawie środowiska pracy. Taki podział zadań pozwala optymalnie wykorzystać wiedzę i doświadczenie zgromadzone przez lata.
1. Twardy Facility Management
Zewnętrzna firma FM dysponuje potencjałem wynikającym z posiadanej wiedzy i ekonomiki skali. Dzięki temu może zaproponować lepsze i tańsze usługi. To pozwala jej zleceniodawcy zredukować koszty i skoncentrować się na podstawowej działalności swojej firmy.
Jeśli nieruchomość zmienia właściciela, na miejscu powinna zostać dotychczasowa obsługa, która jest doświadczona i dobrze zna obiekt. Jest to możliwe, jeśli zewnętrzna firma FM oprócz świadczenia określonych usług przejmuje również pracowników odpowiedzialnych wcześniej za utrzymanie budynku. Zmniejsza to koszty i pozwala zachować tzw. czystość produktową przedsiębiorstwa. Podstawą prawną jest tu art. 23 kodeksu pracy, który gwarantuje przejmowanym pracownikom niezmienione warunki zatrudnienia u nowego pracodawcy.
Wynajęcie firmy outsourcingowej ułatwia także monitorowanie wydatków przedsiębiorstwa. To ważny atut. Za pomocą jednej faktury można kontrolować środki przeznaczane na utrzymanie nieruchomości.
2. Miękki Facility Management
Jednak facility management to nie tylko administrowanie i zarządzanie. Bardzo ważni są także ludzie: ich zdrowie, bezpieczeństwo, komfort oraz dobre samopoczucie. Trzeba zaspokoić społeczne, psychiczne i fizjologiczne potrzeby pracowników. Z tymi zadaniami firma zewnętrzna mogłaby skutecznie uporać się dopiero po przeprowadzeniu gruntownych studiów środowiskowych i po wielokrotnym zweryfikowaniu wniosków. Dlatego „miękki” FM pozostawia szerokie pole do popisu dotychczasowym pracownikom firmy. Oni doskonale znają środowisko pracy, specyficzne dla każdego przedsiębiorstwa. Potrafią skutecznie rozwiązać kwestie organizacyjne i aranżacyjne, znają charakterystyczne zachowania zespołu i są w stanie je przewidzieć. Potrafią stworzyć dobrą atmosferę. To wszystko w bardzo dużym stopniu wpływa na poprawę wydajności pracy.
Odpowiednio zorganizowany facility management, uwzględniający zarówno część „miękką”, jak i „twardą”, nie tylko redukuje koszty, ale także podnosi jakość obsługi i pozytywnie wpływa na kreatywność przedsiębiorstwa.
