Streszczenie: Przebudowa biura w celu wzmocnienia więzi społecznych w zespole staje się kluczowym elementem w strategii budowania zdrowej organizacji. Zmieniające się potrzeby pracowników wymagają, aby przestrzeń biurowa była nie tylko funkcjonalna, ale także sprzyjała interakcjom, integracji i budowaniu pozytywnych relacji. Odpowiednio zaplanowana przestrzeń biurowa może zatem przyczynić się do poprawy komunikacji, poczucia przynależności oraz zwiększenia efektywności zespołów. Wprowadzenie otwartych przestrzeni, stref relaksu, ale także zapewnienie prywatności w odpowiednich miejscach, to tylko niektóre z rozwiązań, które mogą pozytywnie wpłynąć na atmosferę w firmie. Dobre zaprojektowanie biura to także umiejętne balansowanie pomiędzy przestrzeniami, które sprzyjają pracy indywidualnej oraz tymi, które ułatwiają współpracę.
Nasz związek z przestrzenią jest skomplikowany. Przestrzeń jest jednym z tych pojęć, które wiele osób intuicyjnie rozumie, ale z precyzyjnym jego zdefiniowaniem miałoby trudność.
Często wyobrażamy ją sobie w kategoriach trudnych do sprecyzowania wartości, takich jak odległość (np. między przedmiotami a ludźmi) lub ilość (np. wtedy, gdy pytamy: „Ile miejsca zostało na moim dysku twardym?” lub „Czy w salonie znajdzie się miejsce na biurko?”). Przestrzeń kosmiczna jest przedmiotem praktyki naukowej, a także miejscem eksploracji. Nasze pojmowanie przestrzeni zależy tak naprawdę od tego, skąd pochodzimy. I, spójrzmy prawdzie w oczy, większość z nas po prostu uważa przestrzeń za coś oczywistego – coś, co nas otacza, a na co zazwyczaj nie zwracamy uwagi.
Wielu socjologów argumentuje, że przestrzeń nie jest jedynie statycznym, neutralnym wymiarem, w którym mieszczą się w jakiś sposób zorganizowane „przedmioty”. Przestrzeń dostrzegamy w istocie dzięki społecznym interakcjom, ma więc wymiar zarówno polityczny, jak i społeczny. Konieczność utrzymywania dystansu dwóch metrów od innych ludzi spowodowała, że w centrum uwagi znalazł się interpersonalny, relacyjny wymiar przestrzeni. Przypominając nam tym samym, że przestrzeń jest czymś wspólnym. Oddychamy tym samym powietrzem, a to co robi jedna osoba wpływa na przestrzeń drugiej i vice versa.
Niektórzy z nas mieli to szczęście, że mogli przez ostatni rok pracować w swojej domowej bezpiecznej przestrzeni, co jednak mogło spowodować poczucie pewnej dezorientacji i zatarcia granicy między życiem zawodowym a prywatnym.
Wielu ludzi nie miało jednak innego wyboru, niż ten, by codziennie zjawić się w pracy. Pomyśl przez chwilę o bliskiej obecności innych osób, z którymi codziennie stykają się opiekunowie, nauczyciele, pracownicy służby zdrowia, doręczyciele, pracownicy transportu publicznego i sprzedawcy w sklepach ze względu na charakter ich miejsc pracy. Musieli i w dalszym ciągu muszą sobie radzić z niemożnością zdystansowania się od innych i z wynikającymi z tego obawami, jakie ta sytuacja prawdopodobnie w nich budzi – zarówno w samym miejscu pracy, jak i np. w transporcie publicznym, dzięki któremu dojeżdżają do pracy.
W wielu przypadkach osoby pracujące, np. w usługach różnego typu nadal wykonywały niezbędne prace, mając kontakt z różnymi ludźmi. Korzystaliśmy z tej pracy, choć dla tych ludzi oznaczała ryzyko zachorowania. Kiedy my schowaliśmy się w bezpiecznej domowej przestrzeni, inni pracowali dalej. Nie bez znaczenia jest fakt, że owe prace często wykonywali ludzie najsłabiej wynagradzani, często kobiety. W tym sensie „bezruch” stał się formą przywileju, a mobilność formą ryzyka.
Oczywiście, nierówności w wynikające ze statusu społecznego, to nie jest nowość. Nowością jest to, jak zmieniło się nasze rozumienie przestrzeni, po roku spędzonym na negocjowaniu zmian jej dotyczących. Nowością jest również rosnąca świadomość, że choć jednej grupy ludzi dotyczy „nowa normalność”, dla drugiej nic się nie zmieniło. Łącznie ze wszystkimi, związanymi z tym stanem rzeczy, nierównościami.
Jak będzie wyglądać biurowa codzienność po pandemii? Czy niektórzy z nas będą nadal wykorzystywać do pracy swoją prywatną przestrzeń? Czy kreatywne spotkania i burze mózgów wymuszają konieczność fizycznego przebywania w tym samym miejscu? A może można sobie poradzić, łącząc pracę zdalną z osobistym stawiennictwem w firmie raz na jakiś czas, co sugeruje popularność rozwiązań hybrydowych?
Nadanie priorytetu kontaktom międzyludzkim
W raporcie ze stycznia 2021 roku Shaping the Future of Work for a Better World przygotowanym przez globalną firmę działająca na rynku nieruchomości komercyjnych JLL czytamy, że „sposobem na rozwiązanie problemów wynikających z jednej strony z rosnących oczekiwań pracowników, a z drugiej znaczenia więzi międzyludzkich” jest przyspieszona transformacja cyfrowego miejsca pracy, połączona ze skoncentrowaniem się na potrzebach pracowników. „Przyszłe miejsca pracy muszą być bardziej elastyczne, mniej scentralizowane i bardziej dopasowane do wymagań pracowników, by przyciągać i zatrzymywać najbardziej utalentowane osoby. Jednocześnie muszą zapewniać im energię i wspierać kreatywność, tak podczas pracy zdalnej, jak i tej świadczonej osobiście, w firmie.”
Faktycznie, częstym motywem pojawiającym się w wielu dyskusjach o tym, czego nam najbardziej brakuje w wyniku ubiegłorocznego porzucenia biur jest tęsknota za współpracownikami. Brakuje nam okazji do przypadkowych interakcji z ludźmi. Tymi, których dobrze znamy, ale także tymi z innych zespołów, z którymi kontakt był sporadyczny.
Zwłaszcza dla osób nowych w firmie, możliwość nawiązywania osobistych kontaktów jest kluczowa w budowaniu tego, co Mark Granovetter, profesor socjologii na Uniwersytecie Stanforda, określił w 1973 roku mianem „słabych więzi”. Słabe więzi, czyli często przypadkowe znajomości, przenoszą nas poza nasze sieci „silnych więzi”. Słabe więzi dają nam możliwość uczenia się i poszerzania wiedzy, a wiele osób przyzna, że nową pracę zdobyło właśnie dzięki takim kontaktom.
Przekształcanie granic
Fizyczne granice pomiędzy pracą a życiem domowym dla wielu osób uległy radykalnej zmianie; podobnie jak nasze postrzeganie tego, co jest potrzebne, by zachować produktywność i możliwość współpracy. Modyfikacji uległo też znaczenie samego „biura”. Wszystkie te zmiany wymagają przemyślenia tego, jakie rodzaje działalności najlepiej nadają się do kolokacji, jakie mogą być z korzyścią dla wszystkich wykonywanie w domach, a jakie w jeszcze innym miejscu. Powrót do polityki sprzed pandemii, opartej na przestarzałych koncepcjach sprowadzających się do osobistej obecności w miejscu pracy, a nawet prezentyzmu, nie jest już ani możliwy, ani nawet pożądany.
Nadszedł czas na bardziej zniuansowane podejście do miejsc pracy – jako ekosystemów, a nie wyłącznie fizycznych lokalizacji. Liderzy muszą zadać pytanie sobie, a co ważniejsze zapytać także swoich podwładnych, jakie doświadczenia i jakie korzyści czerpią z przebywania w danej przestrzeni. To kwestia tego, że nie ma już powrotu do przestrzeni „pasującej tak samo wszystkim”.
Proces przeobrażania przestrzeni biurowych wymaga też odpowiedzi na inne ważne pytania: W jaki sposób nasza nowa koncepcja miejsca pracy i wykorzystanie nowych technologii będą wspierać działania pracowników? Co dzisiejsze przemiany mówią o tym, co to znaczy być człowiekiem w pracy?
Niezależnie od wszystkich transformacji jeden fakt pozostaje niezmienny: jesteśmy zwierzętami społecznymi. Pomijając cechy osobowościowe, takie jak introwertyzm czy ekstrawertyzm, ludzie potrzebują ludzi. Postęp w dziedzinie narzędzi cyfrowych ułatwiających nawiązywanie kontaktów to za mało, by zaspokoić potrzebę bliskości i wspólnoty. Projektowanie miejsc pracy, z założeniem, że będzie dochodziło w nich do przypadkowych spotkań, choć nie jest nową koncepcją, stanie się bardziej pożądane, ponieważ model pracy hybrydowej ogranicza siłą rzeczy interakcję pracowników. Liderzy będą musieli więc sami zadbać o takie „spontaniczne” momenty towarzyskie, by ułatwić swoim załogom budowanie znaczących relacji międzyludzkich.
PRZECZYTAJ TAKŻE » » »
Miejsca pracy wymyślone na nowo
W ciągu ostatniego roku w wyniku pandemii COVID-19 świat doświadczył poważnych zakłóceń. Wraz z pomyślnym opracowaniem i dystrybucją szczepionki przeciwko tej chorobie jest nadzieja na to, że wkrótce nastąpi tak zwana nowa normalność. Liderzy już teraz powinni zastanowić się, jak powinny wyglądać miejsca pracy w czasie po pandemii.
