Fakt, że ludzie są istotami społecznymi – Homo socialis – nie oznacza, że zawsze i wszędzie chcą ze sobą przebywać. Szczególnie dotyczy to organizacji, gdzie spotkania stały się tak liczne, że pojawiły się wezwania do zatrzymania tego „szaleństwa zebrań”.
Dane pokazują, że 71% liderów uważa, iż różnego rodzaju narady, zebrania i konferencje są nieefektywne. Tego samego zdania jest wielu ich podwładnych. W związku z tym coraz więcej firm, w tym The Soul Publishing, wdraża politykę zakazu organizowania spotkań.
Rosnący trend, zbadany ostatnio przez profesorów Vijaya Pereirę, Pawana Budhwara i Ashisha Malika, pokazuje, że pracownicy są utalentowani, a to, co robią, robią najlepiej, jak potrafią. Dlatego też ograniczenie liczby spotkań, w których muszą uczestniczyć, pozwala im się doskonalić bez konieczności przerywania pracy w celu wzięcia udziału w spotkaniu, które może, ale nie musi być pomocne w realizacji ich zadania. Aleksandra Sulimko, CHRO (Chief Human Resources Officer – dyrektorka ds. personalnych) w firmie The Soul Publishing, wyjaśnia, że odejście od pracowniczych spotkań pozytywnie wpłynęło na kulturę, produktywność pracowników i ich satysfakcję z pracy.
„Zauważyliśmy, że daje to ludziom więcej autonomii, a w rezultacie wspiera ich szybszy rozwój zawodowy” – mówi Sulimko. Uważa, że pracownicy szybciej uczą się myśleć samodzielnie, osiągają więcej celów i zaczynają ufać swoim przeczuciom, co pozwala im pracować wydajniej oraz skuteczniej.
„Oprócz rozwoju zawodowego nasze podejście do braku spotkań zdziałało cuda w zakresie podniesienia morale. Kiedy przedstawiamy tę koncepcję nowym pracownikom, są oni zaskoczeni i nie wierzą, że to może rzeczywiście działać w praktyce” – podsumowuje Sulimko. Dzieląc się swoim pierwszym wrażeniem, jeden z nowo zatrudnionych rzeczywiście powiedział jej, że jest wydajniejszy bez spotkań, ponieważ koncentruje się na wyniku bez strachu przed pominięciem (fear of missing out, FOMO). To działa w dwie strony – jeśli nie uczestniczysz w zebraniach, zaczynasz się obawiać, że coś cię omija. Ale jeśli w ogóle nie będzie żadnych, rozpraszających uwagę narad, to pracownikom łatwiej jest utrzymać wysoki poziom produktywności i nie będzie ich dręczyć obawa przed pominięciem. „Zrezygnowaliśmy nawet ze spotkań rekrutacyjnych z kandydatami. Zamiast tego stosujemy wideorozmowy na większość stanowisk i dzięki temu znacznie zwiększyliśmy tempo zatrudniania” – mówi Sulimko. Jest to szczególnie istotne na rynku pracy, kiedy firmy skutecznie walczą o największe talenty, aby wypełnić swoje wakaty.
Jeśli chcesz przyjąć podobną politykę, weź pod uwagę kilka kwestii.
Po pierwsze, upewnij się, że dysponujesz właściwą strategią zarządzania komunikacją. Koniecznie trzeba mieć spisane wytyczne, które wyjaśnią, w jaki sposób zmiany dotyczące spotkań wpisują się w kulturę organizacji firmy. Na przykład The Soul Publishing stawia na komunikację asynchroniczną, która zdaniem Sulimko sprawdza się wyjątkowo dobrze, ponieważ zespół funkcjonuje w 70 krajach. Dzięki temu ludzie wiedzą, czego mogą się spodziewać, a liderzy zachęcają wszystkich do szanowania stylu pracy i obowiązków swoich współpracowników.
Po drugie, jeśli chodzi o same spotkania, to oczywiście zdarzają się wyjątki od reguły. „Zebrania, choć w dużej mierze ograniczone, zdarzają się, ale tylko w szczególnych przypadkach” – mówi Sulimko. Na przykład odbywają się wtedy, gdy niezbędny jest osobisty kontakt, jak choćby rozmowa rozwojowa, ocena wyników pracy i inne tego typu przypadki. Należy jednak pamiętać, że obowiązują tu ścisłe reguły. „Wymagamy powiadomienia o terminie na co najmniej 24 godziny wcześniej, ustalenia konkretnego porządku spotkania, ograniczamy je do dwóch osób i maksymalnie 30 minut” – wyjaśnia. Jeśli organizujesz spotkanie, upewnij się, że jednocześnie po takim zebraniu powstanie precyzyjny jego zapis, aby pomóc wszystkim osobom w organizacji w synchronizacji pracy dotyczącej różnych projektów i celów, o których była mowa na takim spotkaniu.
Głównym wyzwaniem dla firm jest zatem znalezienie nowego, zorganizowanego sposobu współpracy. Oczywiście, łatwiej jest powrócić do starych nawyków, ale na dłuższą metę korzystniejsze będzie wprowadzenie nowego sposobu pracy. Dlatego należy opracować podstawowe zasady, które pomogą pracownikom i kierownictwu przystosować się do nowego podejścia. Kluczem jest upewnienie się, że sprawnie funkcjonują kanały umożliwiające komunikację asynchroniczną. „Używamy różnych narzędzi, aby komunikacja nie kulała. W naszym przypadku, jako studia tworzącego treści wideo, polegamy na narzędziu do zarządzania projektami, które pomaga nam na bieżąco informować wszystkich zaangażowanych w projekt” – mówi Sulimko i dodaje: „Używamy również aplikacji do pracy zespołowej”. Kiedy ludzie nabiorą nawyku korzystania z dostępnych narzędzi, potrzeba spotkań może całkowicie zniknąć, zatem wprowadzenie tych narzędzi przed zmianą polegającą na całkowitym odejściu od zebrań jest kluczowe dla jej powodzenia.
Podsumowując, wyeliminowanie spotkań z typowego dnia pracy może stanowić część radykalnej filozofii przejrzystości, która pozwala na efektywną współpracę, a jednocześnie nie przeszkadza nikomu w skupieniu się na wykonywanych obowiązkach.
