Streszczenie: W inteligentnym biurze pracownicy mają zapewnioną doskonałą komunikację, przestrzeń do spotkań, pracy koncepcyjnej oraz wypoczynku. Dostępne są strefy ciszy i skupienia, jak również miejsca sprzyjające pracy zespołowej. Przestrzeń jest elastyczna i może być łatwo dostosowywana do bieżących potrzeb. Firma Mikomax, projektując i produkując meble biurowe od 27 lat, wprowadza innowacyjne rozwiązania inspirowane własnymi doświadczeniami. Przykładem jest Hush Phone – akustyczna budka do rozmów telefonicznych, stworzona w odpowiedzi na hałas w otwartych przestrzeniach biurowych. Dzięki bliskiej współpracy zespołu, firma szybko identyfikuje i rozwiązuje problemy, co pozwala na tworzenie efektywnych i funkcjonalnych przestrzeni biurowych.
W inteligentnym biurze pracownicy mogą się doskonale komunikować, mają miejsce do spotkań, pracy koncepcyjnej i wypoczynku. Do swojej dyspozycji posiadają strefy ciszy i skupienia oraz kolektywnego wysiłku. Przestrzeń można łatwo zmienić i dostosować do aktualnych potrzeb. Jak to osiągnąć? Trzeba przetestować na sobie.
Poniedziałek, godzina 08.45, spotkanie liderów. Prezes MSO, Janusz Mikołajczyk, wchodzi do sali konferencyjnej, mówiąc: „Panie Marku, będzie zmiana”. Bez żadnych dodatkowych pytań uzyskuje odpowiedź: „Dobrze”. Ta anegdota idealnie oddaje podejście pracowników Mikomax do zmian. Nie są one dla nich ani wrogiem, ani sprzymierzeńcem. Są normą, którą przyjęli razem z wejściem do firmy „smart”. Są czymś, z czym nie walczą, co wykonują w naturalnym rytmie, tak samo jak poranną kawę. W firmie Mikomax przysłowiowy szewc wybiera jedną z setek par różnorodnych butów każdego dnia. Pracownicy mówią i robią to, na czym się znają, przy czym nie chodzi tu o inżynierskie wykształcenie i najnowsze technologie, z jakich korzysta ich zakład produkcyjny. Spędzając w pracy co najmniej 1/3 doby, dostrzegają problemy, których w innej sytuacji by nie zauważyli.
Od 27 lat projektują i produkują meble biurowe, wpływając nie tylko na wystrój biur, ale też na charakter ich funkcjonowania. Wiele pomysłów zrodziło się i rodzi nadal z ich osobistych potrzeb. Np. bodźcem do stworzenia Hush Phone, czyli akustycznej budki do prowadzenia rozmów telefonicznych i wideokonferencji, były zbyt głośne rozmowy telefoniczne osób pracujących w otwartej przestrzeni biurowej. Pierwsze biurko z regulowaną wysokością blatu powstało dla członka zarządu Macieja Mikołajczyka, dla którego standardowe stoły były za niskie. Będąc firmą rodzinną, mają tego rodzaju swobodę w porównaniu z konkurencją, że sprawniej wprowadzają właśnie te zmiany, których oczekują klienci.
Pracują w zgranym zespole, blisko siebie, więc znają swoje problemy i mogą je rozwiązywać lub przynajmniej ograniczać skutki. Właśnie dzięki temu argumentowi dostają zielone światło do działania. Tym samym bardzo łatwo diagnozują potrzeby i problemy klientów, nawet jeśli oni sami nie potrafią jeszcze ich określić. Często jest bowiem tak, że ich klient orientuje się, iż coś nie działa w jego biurze – wie, że pracownicy nie są zadowoleni, ale nie potrafi znaleźć przyczyny i zaproponować rozwiązania. Tymczasem w warunkach ostrej konkurencji rynkowej żadna organizacja nie może sobie pozwolić, aby jej biuro pracowało nieefektywnie. Rozwiązania firmy Mikomax są tak pomyślane, aby przestrzeń biurowa była nie tylko miejscem do pracy, ale stała się elementem strategii, sposobem budowania wizerunku i niejako stylem życia, który przyjmują pracownicy od pierwszego dnia, kiedy słyszą: „usiądź sobie, gdzie chcesz”. Pracownicy mówią wiele o stylu życia, jaki prowadzą w przestrzeni biurowej, ich wypowiedzi pokazują, jaką ewolucję przeszła firma.
Kazimierz Janiak, pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu zarządzania. W swojej prawie 40‑letniej karierze zawodowej przeszedłem przez wiele zmian na rynku pracy. O takich warunkach, jakie mamy dzisiaj, jeszcze 15 lat temu nikt z nas nawet nie marzył. Dla mnie smart working to przede wszystkim głos pracownika. Kiedyś nikt się z nami nie liczył, a kult pracodawcy skutecznie hamował wszelkie chęci zgłaszania sprzeciwu. Dziś ze zdumieniem obserwuję, jak młodsze osoby w naszej firmie potrafią mówić o swoich oczekiwaniach. To w zasadzie dzięki nim mamy takie biura, jakie mamy. Wiadomo, że potrzeba jest matką wynalazku, tyle że ktoś musi o niej zacząć mówić, żeby ktoś inny ją dostrzegł.
Proces zmiany biura realizowany przez firmę Mikomax
Praktycznie każdego dnia spotykam się z ludźmi z działów produkcji, kontraktów i logistyki i stwierdzam, że dawny pościg za kawałkiem wolnej przestrzeni do spotkań obecnie nie ma racji bytu. Oprócz salek konferencyjnych mamy linię Hush Meet, czyli akustyczne budki do spotkań wyposażone w TV, klimatyzację, internet czy nawet wertykalny ogród. Jest to komfort nie do przecenienia, wszyscy pracujemy w ciszy, w wygodnych warunkach i możemy całkowicie skoncentrować się na pracy.
Bardzo dobrym rozwiązaniem jest także Hush Work. Czasem mam bowiem problemy z koncentracją, które są efektem nadmiernej liczby bodźców płynących z pracy w przestrzeni typu open space. Dawniej pracowałem w małym, kilkuosobowym pokoju, w którym codziennie spotykałem się z tymi samymi osobami. Było ciszej, znaliśmy swoje przyzwyczajenia i nawyki, staraliśmy się nie wchodzić sobie w drogę. To z jednej strony było bardziej komfortowe rozwiązanie od open space, ale zdecydowanie monotonne, powiedziałbym nawet, że nudne. Teraz mam wybór – jeśli chcę być sam i pracować w całkowitym skupieniu, mogę to robić w Hush Work. Jeżeli potrzebuję kontaktu z ludźmi i ich energii, zostaję przy biurku.
Jeszcze jeden czynnik wpływa na jakość i efektywność mojej pracy – elastyczny czas pracy. To jest coś, czego bardzo mi brakowało, kiedy moje dzieci były małe. Załatwienie jakiejkolwiek prywatnej sprawy, choćby w urzędzie, zawsze kolidowało z obowiązkami zawodowymi. Ta sytuacja wywoływała stres i rodziła wiele problemów, z którymi nie tylko ja musiałem się mierzyć, ale także moi koledzy i pracodawca. Teraz mam dużą swobodę, do pracy przychodzę o tej godzinie, o której mogę. Nie muszę brać urlopu, aby udostępnić mieszkanie do przeglądu instalacji gazowej. Bez presji mogę pogodzić obowiązki męża, ojca i pracownika.
Natalia Gorczyczewska, specjalista ds. marketingu. Na rynku pracy funkcjonuję zaledwie pięć lat, ale jak na prawdziwego millenialsa przystało, pracowałam już w kilku firmach. Dotychczas byłam związana z agencjami kreatywnymi. Po przejściu do firmy Mikomax zrozumiałam, czym jest kreatywne środowisko pracy. Po rozmowie kwalifikacyjnej wyszłam z budynku firmy z myślą, że muszę tu pracować. Chwilę później opowiadałam znajomym o firmie z zaangażowaniem dziecka po wizycie w Disneylandzie. I robię to do dziś. Z taką samą satysfakcją. Ekscytuje mnie tu nie tylko sama praca, ale całe środowisko, kultura firmy.
Ten tekst jest częścią projektu Biura: nowa definicja przestrzeni. Architektura. Design. Komfort pracy. Funkcjonalność przestrzeni i efektywność pracowników. Podpowiadamy, co warto zmienić w otoczeniu biurowym, by codzienna praca była bardziej efektywna i przyjemna. Odkrywaj i zmieniaj swoje biuro »
Inteligentna praca jest nowością na łódzkim rynku. Żaden z moich znajomych, którzy razem ze mną kończyli studia niespełna dwa lata temu, nie pracuje w takiej przestrzeni i na takich warunkach. Nie chodzi tu wyłącznie o fakt, że mogę pochwalić się znajomym nowoczesnym biurem (robię to i nie ukrywam, że z satysfakcją obserwuję ich miny, kiedy porównują moje biuro ze swoim przypominającym królestwo linoleum i komunistycznego designu), ale o to, że przestrzeń, w której pracujemy, daje nam prawdziwe zadowolenie. Ona mnie stymuluje do kreatywnej pracy. Nie odbiera poczucia wolności, tak cenionego przez moje pokolenie. Gdy mam już dość siedzenia przy biurku, mogę popracować w budce akustycznej Hush Work. Mogę ją zamknąć i włączyć ulubioną playlistę, aby w takiej atmosferze tworzyć materiały promujące produkty, które naprawdę lubię i w które wierzę. Mogę też zostać w domu i pracować zdalnie, kiedy zmusza mnie do tego sytuacja życiowa. Nigdy nie chciałabym wyzbyć się tej wolności, w której mnie wychowano, na rzecz pracy, jak to robili ludzie z pokolenia moich rodziców czy dziadków. Zachowuję swobodę, która daje mi poczucie, że to ja kreuję swój dzień, a nie obowiązki zawodowe. Swoboda to też prawo do wygłaszania własnej opinii, dzielenia się pomysłami. Jestem jedną z najmłodszych osób w zespole, jednak w smart office wszyscy jesteśmy „smart enough” bez względu na liczbę przepracowanych lat. Nie wyobrażam sobie, bym mogła wrócić do systemu ośmiogodzinnej pracy w sztywnym limicie czasowym, siedząc przy jednym biurku, patrząc na smętną paprotkę z obojętnym nastawieniem do pracy.
Mateusz Siwiaszczyk, dyrektor działu kontraktów. Uświadomienie sobie, że osiem godzin dziennie spędzonych przy biurku nie jest równoznaczne z efektywnością i zadowoleniem z pracy pozwala wejść w etap postępującej rewolucji biurowej. Każdego dnia spotykam się z klientami międzynarodowych korporacji, coworkingów lub mniejszych firm i widzę, że ich świadomość inteligentnej pracy jest różna. Niektórzy przychodzą z gotowym pomysłem „na siebie”, innych musimy poprowadzić za rękę przez cały proces projektowania bądź reorganizacji biura. Pokazujemy, w jaki sposób przeprowadzić zmiany, żeby mieć na uwadze nie tylko przyjazne otoczenie i niebanalny design, tak ceniony w dzisiejszych czasach, ale też realny wpływ na efektywność pracowników, ich zadowolenie i równowagę między pracą a życiem zawodowym.
Sama zmiana biura nie gwarantuje sukcesu. Zapewniając pracownikom nowe warunki pracy, powinniśmy ich nauczyć, jak je w pełni wykorzystać. Dlatego prowadzimy szkolenia z ergonomii. Nawet nowe fotele biurowe wymagają odpowiedniej prezentacji. Wielokrotnie spotykałem się z sytuacją, kiedy pracownicy nie byli świadomi tego, jak wygodne mogą być ich siedziska, jak idealnie mogą się dopasowywać do sylwetki. Korzystali z produktu o fabrycznych ustawieniach i narzekali, że „stare były lepsze”. Właśnie z tych powodów uważam, że równie istotnie jest przeprowadzanie rearanżacji biura, późniejsze monitorowanie wydajności tej zmiany i jej rzeczywistej efektywności.
Sam, jako pracownik Mikomax, w zasadzie nie mam dużych wymagań dotyczących powierzchni biurowej. Czasem przebywam w biurze tylko chwilę, pomiędzy wizytami u klientów. Wybieram wtedy jedną z dostępnych, wolnych przestrzeni do spotkań, aby pracować nad projektem z zespołem, lub siadam przy dowolnym biurku i wykonuję swoje obowiązki.
Potrzeby ludzi wyznaczają trendy na rynku wyposażenia biur
Z roku na rok przybywa firm, które chwalą się tym, że dbają o zdrowie pracowników, że mają elastyczne biura, że działają zgodnie z zasadami smart working. Widać, że troska o dobrostan pracownika na dobre wpisuje się w strategię tworzenia wygodnych przestrzeni biurowych. To właśnie człowiek i jego potrzeby cały czas są najistotniejsze w trakcie procesu aranżacji przestrzeni biurowej. I tak naprawdę to właśnie potrzeby pracownika wyznaczają standardy i trendy w wyposażaniu biur.
Dlatego też, projektując przestrzeń biurową, staramy się odpowiedzieć na kluczowe pytania: „W jaki sposób dysponując odpowiednimi narzędziami, możemy wpływać na samopoczucie, a tym samym kreatywność naszych pracowników; jak możemy wspierać ich w codziennych obowiązkach; jak zmniejszyć ich stres i zwiększyć motywację oraz pewność siebie; jak wspierać współpracę i komunikację między działami oraz uwalniać kreatywność?”.
Robimy to, bo chcemy, żeby praca miała sens. Dlatego projektujemy otoczenie, które zmienia świat pracy na lepsze. Patrzymy w przyszłość, słuchamy potrzeb naszych pracowników oraz klientów. Jesteśmy otwarci, wychodzimy poza ramy. Nie ograniczamy się tym, co jest, nie godzimy się na dany stan rzeczy, tylko szukamy rozwiązań. Wszystko po to, aby praca, którą wykonują nasi ludzie czy pracownicy naszych klientów, miała właśnie sens, żeby dawała poczucie spełnienia, motywowała do dalszych działań, przynosiła satysfakcję i oczywiście wymierne korzyści wszystkim zainteresowanym.
Zapewne naszą przewagą jest to, że jako firma rodzinna nie stawiamy sztywnych granic, jesteśmy otwarci i staramy się być blisko naszych ludzi. Dzięki temu na bieżąco widzimy, co się dzieje w biurze – które rozwiązania cieszą się największym zainteresowaniem, a które w mniejszym stopniu spełniają nasze oczekiwania. Takie obserwacje pozwalają weryfikować koncepcje i wprowadzać lepsze; wdrażać zmiany, które mają na celu poprawę komfortu pracy.
Zmiany to nasz chleb powszedni i nikogo już nie dziwi sytuacja, kiedy z powodu zmian organizacyjnych inaczej aranżujemy powierzchnię biura – czasami z dnia na dzień. Nikt nie jest zaskoczony widokiem wózków paletowych, na których przewozimy kabiny Hush, czy wstawiamy do testowania nowe produkty. Tworzymy takie rozwiązania, które umożliwiają elastyczność i mobilność. Dzięki temu możemy maksymalnie dopasowywać układ oraz funkcjonalność rozwiązań Mikomax do tego, co jest dobre dla zespołu. Widzimy, jak dynamiczne jest otoczenie, obserwujemy trendy oraz zmieniające się oczekiwania i dopasowujemy się do nich. Zmiany są bowiem wszędzie, nie można się ich bać, trzeba stawiać im czoło i podejmować wyzwanie.
*Zuzanna Mikołajczyk, członek zarządu oraz dyrektor ds. marketingu w Mikomax Smart Office*
Bartosz Piłat, architekt. Projektując nasze biuro, postawiłem sobie za cel, by było tak dynamiczne i mobilne, jak tylko jest to możliwe. Obserwuję ciągle zmieniające się potrzeby pracowników, widzę, jak poszczególne działy się powiększają, jak pewne rozwiązania stają się niezbędne do implementacji w jednej części biura, a w innej są całkowicie zbędne. To założenie udało mi się zrealizować, dzięki czemu średnio raz na pół roku możemy przeprowadzać rearanżację. Zajmuje nam to zazwyczaj jedno popołudnie, nie angażujemy osób z zewnątrz, nie przenosimy ścian i nie wykonujemy innych budowlanych prac. Samymi meblami, budkami akustycznymi, ściankami mobilnymi, dodatkami i oświetleniem możemy dokonywać mikrorewolucji.
W pracy z klientami również kieruję się tą zasadą – zaprojektuj biuro w taki sposób, aby użytkownik mógł w przyszłości samodzielnie je modelować. Oczywiście cały czas jestem do dyspozycji zleceniodawcy, nawet po zakończonym projekcie służę pomocą przy rearanżacji, pamiętając jednak, że to klient powinien być architektem swojej przestrzeni. Musi mieć swobodę wyboru, żeby ukształtować przestrzeń w taki sposób, aby wszystkim pracownikom było wygodnie, żeby atmosfera była przyjazna i inspirująca, a praca przebiegała efektywnie.
Nic dziwnego, że głównym wyzwaniem w mojej pracy jest kompromis na każdej płaszczyźnie. Kompromis pomiędzy funkcjonalnością, designem a budżetem. Kompromis pomiędzy moją wizją a wizją klienta. Kompromis pomiędzy deklarowanymi oczekiwaniami klienta a tymi realnymi. Ten ostatni jest zazwyczaj największym wyzwaniem. Często jest tak, że klient zgłasza chęć zmiany, wydaje mu się, że jest świadomy faktu, iż jego biuro wymaga poważnych przeróbek, ale blokuje każdy pomysł, bo w podświadomości nadal ma zakorzenione klasyczne podejście do projektowania powierzchni biurowej. Nie chcę się oczywiście żalić na naszych klientów, tylko pokazać, że mimo szczerych chęci tak naprawdę rewolucje nie przychodzą łatwo. W takich przypadkach jak wspomniany warto szczerze rozmawiać, pokazać dziesiątki różnych możliwości, dać klientowi poczucie bezpieczeństwa i pewność, że zmiana będzie doceniona przez zespół i opłacalna dla firmy.
Praca zarówno w biurze Mikomax, jak i poza nim, wiąże się z szeregiem fascynujących wyzwań. Kontaktem z klientami z przeróżnych branż i z trendami, które zmieniają się szybciej, niż niektórzy życzyliby sobie tego. W każdym chaosie musi być jednak jakiś porządek. W przypadku Mikomax jest nim doświadczenie. Odkąd firma powstała, jej pracownicy urządzili setki biur, dlatego niewiele jest rzeczy, które zdziwiłyby ich, niewiele oczekiwań jest w stanie ich zaskoczyć. Często potrafią szybciej rozpoznać potrzeby klienta niż ten je zwerbalizuje. Chociaż każdy projekt jest inny, to zespołowi profesjonalistów udało się zdiagnozować i wytyczyć uniwersalne kroki na ścieżce do inteligentnego, przyjaznego biura.
