Streszczenie: Współczesne organizacje inwestują znaczną część swoich zasobów w współpracę, która stała się kluczowym elementem konkurencyjności i innowacyjności. Współpraca w zespołach, łącząc ekspertów z różnych dziedzin, angażuje ogromną ilość czasu i środków, a jej efektywność jest kluczowa dla motywacji i produktywności pracowników. W firmach średniej wielkości, współpraca może pochłaniać aż jedną trzecią czasu pracy. Przykładem może być firma licząca 260 pracowników, której roczne wydatki na współpracę wynoszą około 5 milionów złotych. Takie wyliczenia są pomocne w zrozumieniu, jak wielki koszt generuje ta forma działalności i jak istotne jest optymalizowanie współpracy w celu obniżenia kosztów operacyjnych.
Przeciętna 200‑osobowa firma wydaje rocznie na współpracę ok. 5 mln zł. Jak to wygląda w twojej firmie?
Wyobraź sobie, że idziesz spać i budzisz się w roku 1960. Wychodzisz do pracy. Świat wygląda inaczej. Nie kupisz po drodze kawy na wynos w Starbucksie. Nie sprawdzisz też najnowszych wiadomości w telefonie komórkowym.
W biurze nie czeka na ciebie 50 e‑maili, kalendarz nie wskazuje kilku spotkań, a telefon nie urywa się od próśb i pytań. 60 lat temu ty i pracownicy twojej firmy nie musieliście współpracować w takim stopniu, jak robicie to dziś.
We współczesnych organizacjach ludzie współpracują intensywniej. To dobrze. Jednak świadoma firma mierzy, ile to kosztuje, a świadomi menedżerowie wiedzą, co zrobić, żeby współpraca przebiegała efektywniej.
Współpraca kosztuje
Dzisiaj współpraca przebiega w małych zespołach i jest osią kluczowych procesów w firmach. Jest traktowana jak fundament długofalowej przewagi konkurencyjnej. Klienci i rynek wymagają od firm współpracy specjalistów z różnych dziedzin. Złożone, nowe lub niestandardowe zadania to coraz częściej codzienność. Ich realizacja wymaga dzielenia się informacjami, koordynacji wzajemnych działań i wymiany wiedzy.
W przeciwieństwie do masowych produktów, które napędzały gospodarkę w latach 60., usługi i produkty oparte na wiedzy wymagają współpracy. Co więcej, to właśnie współpraca jest motorem napędzającym motywację i wydajność pracowników, a firmy, których kultura oparta jest na współpracy, skuteczniej przyciągają utalentowanych pracowników i dłużej ich utrzymują. Kultura współpracy to też fundament dla innowacji. W dużych korporacjach nie sposób o innowacje bez współpracy ekspertów z różnych dziedzin.
Współpraca angażuje sporo czasu każdego pracownika. Pracownik wiedzy w tygodniu otrzymuje średnio 300 e‑maili, bierze udział w 60 spotkaniach miesięcznie, a jego praca jest codziennie przerywana 50 razy różnymi pytaniami. Te spotkania, e‑maile i telefony kosztują.
Badania wskazują, że w nowoczesnych firmach współpraca angażuje jedną trzecią czasu pracy. 14 proc. czasu poświęcane jest na komunikację i koordynację swoich działań z innymi osobami w zespole, dziale i firmie. Kolejne 19 proc. czasu pracy zajmuje szukanie informacji i wiedzy wśród innych pracowników, jako że ponad 40 proc. korporacyjnej wiedzy nie jest zapisane w żadnej postaci.
Ile to pieniędzy dla twojej firmy?
Jedna trzecia czasu spędzana na współpracy to dużo: niemal 3 godziny każdego dnia, 1,5 dnia w tygodniu, prawie 7 dni w miesiącu, czyli 4 miesiące w skali roku.
Przełożyłam to na realne wydatki firmy i pierwsze wyliczenie zrobiłam dla 260‑osobowej firmy, z którą współpracuję. Jeśli średnie wynagrodzenie każdego pracownika w firmie wynosi ok. 5 tys. zł brutto, taka firma wydaje rocznie na współpracę ok. 5 mln zł. Całkowite roczne koszty wynagrodzeń wszystkich pracowników to 15 mln zł. Jedna trzecia czasu pracy jest przeznaczana na współpracę, co w skali roku daje koszt 5 mln zł.
Kolejne firmy prosiły mnie o podobne wyliczenia, więc stworzyliśmy kalkulator, na którym możesz policzyć, ile twoja firma wydaje na współpracę.
Współpraca może być efektywniejsza
Z doświadczenia firm, z którymi współpracuję, wiem, że przeciążenie współpracą i komunikacją (lub jej brak) są często związane ze złym przepływem informacji, trudnością w znalezieniu ludzi o odpowiedniej wiedzy i słabą kulturą organizacyjną.
Pracownicy odczuwają to codziennie: 47 proc. uczestników spotkań uważa je za stratę czasu, bo nie dotyczą ich pracy, a w 80 proc. przypadków ich praca jest przerywana z powodów określanych jako „trywialne”. Wąskie gardła w przepływie informacji, jakimi często stają się menedżerowie, oraz silosy organizacyjne, czyli zespoły i miejsca w organizacji, do których trudno dotrzeć, to najczęstsze przyczyny braku komunikacji.
Te problemy można rozwiązać.
Pokaż ścieżki współpracy, aby zwiększyć koordynację pracy bez dodatkowych obciążeń
Ścieżki współpracy w firmie są równie ważne, co klasyczne relacje podwładny‑przełożony. W podobnym stopniu powinny być dostępne i widoczne dla każdego pracownika. Informacje o współpracy osób i zespołów można w prosty sposób włączyć w schemat organizacyjny. To daje każdemu pracownikowi dostęp do sprawdzonych praktyk działania, zwiększa zrozumienie pracy w organizacji, przyspiesza poruszanie się poza ścieżkami formalnymi i odnalezienie się w nowych sytuacjach.
Ścieżki współpracy pokazują, jak praca jest wykonywana na poziomie „kto z kim”. Pokazują kontekst pracy w każdej skali: osoby, zespołu, działu czy całej firmy. Badania wskazują, że efektem wdrożenia ścieżek współpracy jest usprawnienie koordynacji pracy bez zwiększania kosztów współpracy w skali całej firmy.
Dbaj o współpracę między zespołami, aby usprawnić przepływ informacji i zwiększyć innowacyjność
Silosy w organizacji nie muszą być problemem. Ścisła współpraca wewnątrz zespołów pomaga w pracy nad złożonymi zadaniami i doskonaleniu się we własnej dziedzinie. Problemem jest brak połączeń pomiędzy zespołami. Jak go rozwiązać?
W organizacji powinien znaleźć się ktoś, kto już przetarł szlak i lepiej zna drogę komunikacji nawet pomiędzy zamkniętymi w sobie zespołami. Warto znaleźć i promować takich łączników. To te osoby przenoszą informacje pomiędzy różnymi obszarami firmy. Zadaniem menedżerów jest wzmocnienie ich w tej roli.
Ułatwiaj znalezienie odpowiednich ludzi, aby zmniejszyć czas szukania wiedzy w firmie
Trywialne powody przerywania pracy to nierzadko pytania o to, jak znaleźć odpowiednią informację albo osobę, która już zajmowała się danym zagadnieniem, ma wiedzę albo może jakoś pomóc. Nierzadko takie pytania przechodzą łańcuszkiem przez całą firmę. Dlatego istotne jest szybkie i trafne wyszukiwanie ludzi i zespołów. To pozwoli pracownikowi dotrzeć do odpowiedniej osoby bez angażowania innych. Ważne jest też nazwanie wiedzy i pracy każdej osoby czy zespołu, czyli kodyfikacja wiedzy ukrytej. Można to zrobić automatycznie, korzystając z danych na temat współpracy pracowników.
Zbuduj kulturę współpracy
Budowa kultury współpracy zaczyna się od pokazania i promowania współpracy w firmie. Celem jest sprawienie, że uzyskanie pomocy czy informacji od osoby z innego zespołu staje łatwe i bezproblemowe dla osoby szukającej pomocy, a równocześnie dające satysfakcję i pozytywną motywację dla osoby jej udzielającej.
Pomocne stają się systemy, które pozwalają znaleźć w każdym zespole dobrych komunikatorów, którzy chętnie udzielają pomocy, np. osoby centralne dla pracy w zespołach oraz łącznicy pracujący pomiędzy zespołami. Ci pierwsi mają wiedzę dziedzinową dostępną wewnątrz zespołu, ci drudzy – interdyscyplinarną. Chodzi o to, aby pytania były kierowane do osób, dla których udzielenie odpowiedzi wiąże się z niewielkim kosztem, a współpraca jest naturalnym i ważnym elementem dnia pracy.
Współpracę można i powinno się mierzyć, aby móc ją skutecznie usprawniać. Nawet niewielkie kilkuprocentowe usprawnienia w tym obszarze są dostrzegalne w wyniku finansowym firmy.
