Streszczenie: Nowe zmiany w Kodeksie Pracy dotyczące pracy zdalnej mają na celu poprawę warunków zdrowotnych pracowników wykonujących swoje obowiązki poza tradycyjnym biurem. W szczególności, ustawodawca uwzględnia grupy uprzywilejowane, takie jak kobiety w ciąży czy osoby opiekujące się dziećmi lub osobami niepełnosprawnymi, które mają prawo do pracy zdalnej. Nowelizacja precyzuje również, w jakich zawodach niemożliwe jest wykonywanie obowiązków w formie zdalnej, np. w przypadkach, gdy wymaga to specjalistycznych warunków w zakładzie pracy. Dodatkowo pracodawcy muszą zapewnić odpowiednie narzędzia i materiały, a także pokrywać koszty związane z użytkowaniem energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, chociaż obowiązek ten dotyczy tylko regularnej pracy zdalnej.
Praca zdalna, jaką umożliwiły postępująca przemiana obowiązków zawodowych, rozwój technologiczny i okres przymusowej izolacji, pozwoliła pracownikom na zdobycie wyjątkowego doświadczenia. Dało im to większą niż dotychczas elastyczność w decydowaniu o czasie, miejscu czy sposobie realizacji powierzonych zadań, nadając tym samym poczucie sprawczości i autonomiczności. Chociaż w wielu organizacjach forma ta na stałe zapisała się do firmowego DNA, to nadal przebiega w fazie testowej i wymaga jeszcze sporego nakładu pracy ze strony pracodawców oraz pracowników: wdrożenia odpowiednich narzędzi, regulacji czy praktyk.
Wyzwania, z jakimi zmagają się współcześnie organizacje, to określenie swojej pozycji na szerokim spektrum trybu pracy: od w pełni stacjonarnej do w pełni zdalnej, weryfikacja efektywności i ocena ryzyka dla zdrowia pracownika zdalnego.
Dzięki naszemu badaniu przeprowadzonemu w 2022 roku Czego oczekuję od mojego biura? mogliśmy zapytać pracowników różnych branż o to „co najbardziej doskwiera im w pracy poza przestrzenią biurową?”. Najczęściej pojawiającymi się odpowiedziami były: zacieranie granic między życiem zawodowym a prywatnym, niedobór ruchu czy trudności i koszty związane z przystosowaniem przestrzeni domowej do warunków zawodowych.
Na część z tych wyzwań organizacje nie muszą odpowiadać samodzielnie. Postulaty Nowelizacji Kodeksu Pracy dotyczące pracy zdalnej, które weszły w życie 7 kwietnia, określają między innymi:
Grupę osób uprzywilejowanych do realizowania obowiązków poza przestrzenią biurową, których wniosek o pracę zdalną pracodawca powinien uwzględnić, chyba że charakter pełnionych obowiązków lub polityka firmy na to nie pozwalają. Do grupy tej należą pracownice w ciąży, osoby wychowujące dziecko do 4 roku życia i sprawujące opiekę nad osobą posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności.
Zawody, których obowiązki nie mogą być wykonywane w innym miejscu niż w zakładzie pracy, są nimi szczególnie niebezpieczne zawody ze względu na wykroczenie poza normy określone dla pomieszczeń mieszkalnych, uwzględniające substancje intensywnie brudzące lub wydzielające uciążliwe zapachy oraz te, których specyfika powierzonych obowiązków jest niewykonywalna poza zakładem pracy.
Warunki, jakie należy zapewnić pracownikowi zdalnemu – m.in. niezbędne materiały i narzędzia do pracy, serwis techniczny, szkolenia przygotowujące do pełnienia obowiązków w formie zdalnej oraz równe warunki zatrudnienia, jak u innych pracowników na podobnym stanowisku.
Zasady pokrywania i obliczania kosztów poniesionych przez pracownika zdalnego – do obowiązkowych kosztów, jakie pracodawca musi pokryć, należą: zużycie energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a naliczanie ekwiwalentu należy traktować w kryterium uśrednionym dla podobnych stanowisk pracy i obliczać na podstawie norm i udokumentowanych cen rynkowych. Jednak warto zwrócić uwagę, iż okazjonalna praca zdalna, jaka przysługuje pracownikowi w wymiarze 24 dni w roku, nie wymaga tego typu pokrycia.
Zgodnie z Nowelizacją pracodawcy są zobowiązani jedynie do zapewnienia niezbędnych materiałów i narzędzi do realizacji obowiązków w trybie zdalnym – laptop, mysz, ewentualnie monitor/drukarka. Pracownicy, aby uzyskać pozwolenie na tego typu pracę, muszą zapoznać się z opracowanym przez organizacyjne BHP, adekwatnym materiałem o ocenie ryzyka zawodowego oraz potwierdzić, że ich domowa przestrzeń spełnia niezbędne kryteria. Oznacza to, że pracownicy są ostatecznie zdani na własne zasoby i osąd w poprawnym dostosowaniu stanowiska do pracy zdalnej, w zgodzie z zasadami ergonomii, oraz odpowiedzialni za skutki związane z ich niezgodnością. W Nowym Stylu posiadamy szerokie know‑how w zakresie ergonomii, a w trosce o zdrowie pracowników, chętnie dzielimy się wiedzą.
Jak stworzyć ergonomiczne stanowisko pracy w domu?
Wierzymy, że poprawnie zaaranżowane stanowisko jest niezbędnym elementem produktywnej i bezpiecznej pracy. A troska o zdrowie i komfort pracownika jest równocześnie troską o efektywność organizacji. Badanie opracowane przez Charted Institute of Ergonomics & Human Factors wskazało, że wzbogacenie stanowiska pracy w ergonomiczne rozwiązania wpływa znacząco na redukcję problemów mięśniowo‑szkieletowych pracowników, a w konsekwencji na częstotliwość absencji w pracy i rotacje kadrowe. W związku z tym pracodawcy powinni rozważnie przemyśleć temat standaryzacji stanowisk do pracy zdalnej swoich pracowników.
Jako eksperci z wieloletnim doświadczeniem w urządzaniu miejsc pracy podpowiadamy, jak przy nakładzie niewielkiej ilości pracy i poniesionych kosztów można dostosować stanowisko do pracy zdalnej, aby efektywnie służyło jego użytkownikowi. Składają się na nie trzy kluczowe elementy: lokalizacja, wyposażenie i dobre praktyki.
Jaką lokalizację warto zapewnić dla stanowiska do pracy zdalnej?
Umieszczenie w przeznaczonej przestrzeni, umożliwiającej odseparowanie życia prywatnego od zawodowego. Najlepiej gdyby było to osobne pomieszczenie, ale może być to także zakątek w wielofunkcyjnym pokoju. Warto, aby miejsce to, niezależnie od wielkości miało jedną określoną funkcję, co pomoże w zachowaniu balansu między życiem zawodowym a prywatnym.
Bliskie położenie względem okna zapewniającego dostęp do światła dziennego
i umożliwiającego odpoczynek dla oczu poprzez wyglądanie w dal.Umożliwi to nadanie profesjonalnego charakteru kadrowi wykorzystywanemu do rozmów typu video‑call. Lokalizacja w pobliżu „neutralnego tła” za plecami użytkownika.
Jakie praktyki warto zastosować w pracy zdalnej w celach prozdrowotnych?
W miarę możliwości optymalizować pracę przez różnicowanie wykonywanych zadań i pozycji ciała – zdrową praktyką jest proporcja: 45 min siedzenia, 15 min stania.
Po każdej godzinie nieprzerwanej pracy przy monitorze przeznaczać 5 minut na przerwę.
Należy zachować prostopadłą pozycję siedzenia względem biurka i ekranu.
Aby nie przyjmować wymuszonych pozycji w ciągu dnia pracy, warto zadbać o ustawienie niezbędnych elementów wyposażenia w niedalekiej odległości od stanowiska.
Wyznaczenie czasu na regenerację i odpoczynek w ciągu dnia w celu zachowania balansu, higieny i zdrowego rytmu dnia pracy.
Jeżeli chciał(a)byś dowiedzieć się więcej o aranżacji prozdrowotnych środowisk pracy, zapraszamy do śledzenia ergonomicznych porad na stronie www.nowystyl.com, w social mediach Nowego Stylu oraz do kontaktu z zespołem Consultingu Przestrzeni Pracy: wrc@nowystyl.com.
