Tradycyjne biuro to już przeszłość, ale praca w domu to nie jedyna opcja na przyszłość.

W ostatnim czasie wzrasta liczba biur coworkingowych. W 2008 r. na całym świecie istniało ich około 160, w 2018 r. już blisko 19 tysięcy. Wielu największych właścicieli nieruchomości na świecie zainwestowało w tego rodzaju powierzchnie. Po recesji gospodarczej z 2008 r., w przeciwieństwie do pozostałych segmentów rynku nieruchomości, przestrzenie coworkingowe stanowiły „jedno z niewielu źródeł rosnącego popytu”.

To znaczy aż do wybuchu pandemii COVID‑19.

Kiedy klientami firmy są ludzie pragnący pracować poza domem, globalna pandemia, w trakcie której wszyscy zmuszeni są do pracy w domu, jest najgorszym możliwym scenariuszem.

Pomysł pracy w biurze coworkingowym, w którym przebywa duża liczba nieznajomych, korzystających z tych samych biurek i przestrzeni wspólnych, wydawał się niemal śmieszny w szczytowym momencie pandemii. Wielu przewidywało, że coworking na stałe straci na atrakcyjności, bo ludzie nie będą już czuli się bezpiecznie, pracując w przestrzeni dzielonej z innymi.

Jednak moje poszerzone i długoterminowe badania ankietowe, wzbogacone o wywiady z ponad 60 użytkownikami coworkingów, nasuwają przeciwny wniosek: przestrzenie coworkingowe staną się jeszcze ważniejsze i popularniejsze w świecie po pandemii, nie tylko dla przedsiębiorców i freelancerów (użytkowników stereotypowo kojarzonych z coworkingiem), ale przede wszystkim dla dużych firm.

Jak rozwiązać dylemat pracy zdalnej

Nawet po przejściu pandemii, świat nigdy nie będzie taki sam. Trend pracy z domu się utrzyma, o czym świadczą komunikaty wielu firm — w tym Facebooka, Twittera, Shopify i Slacka. Organizacje te planują umożliwić dużej liczbie zatrudnionych pracę z domu, praktycznie w nieskończoność. Inne firmy prawdopodobnie pójdą w ich ślady częściowo po to, by zredukować koszty, ale także dlatego, że wielu pracowników nie chce wracać do biur. Gdy doświadczyli oni już pracy zdalnej, „chcą kontynuować pracę w nowym modelu” — mówi Kate Lister, prezes firmy konsultingowej Global Workplace Analytics. Ona i jej firma przewidują drastyczną zmianę kultury pracy w ciągu najbliższych kilku lat, ze znacznie większym odsetkiem osób pracujących na stałe w domu.

Jednak choć wielu pracowników lubi swobodę i elastyczność pracy w domu, wielu innych jest nią zmęczonych i nie wyobraża sobie pracy w takim modelu w nieskończoność. Praca w domu bywa bowiem pełna rozpraszaczy. Dotyczy to zwłaszcza osób zajmujących się małymi dziećmi, szczekającymi psami oraz takich, których kusi oddalona zaledwie o kilka kroków lodówka. Osoby, których domowe środowisko nie rozprasza, mogą zacząć odczuwać osamotnienie i zapragnąć interakcji twarzą w twarz. Jeśli powrót do biura nie wchodzi w grę, wiele z tych osób będzie desperacko szukać alternatywnych miejsc zatrudnienia.

Przestrzenie coworkingowe mogą zaspokoić tę potrzebę. Jeszcze przed pandemią wiele dużych firm, w tym Microsoft, IBM, Ford, KPMG, Verizon, AT&T i Salesforce, wysyłało duże grupy swoich pracowników do pracy w przestrzeniach coworkingowych. W 2019 r. najbardziej znana firma coworkingowa, WeWork, poinformowała, że 40% jej klientów pracowało dla firm zatrudniających co najmniej 500 pracowników, w porównaniu z 30% w 2018 r., a pracownicy korporacji to najszybciej rosnąca grupa klientów firmy. Inne przestrzenie coworkingowe informują o podobnych trendach i sugerują, że są gotowe na przyjęcie większej liczby pracowników korporacyjnych.

Stypendia coworkingowe

Firmy przechodzące na stałe na pracę zdalną powinny rozważyć oferowanie pracownikom stypendiów coworkingowych. W ten sposób ci, którzy chcą pracować w domu, mogą spokojnie to robić, ale ci, którzy potrzebują innej przestrzeni do pracy, mają szansę wybierać spośród różnych opcji coworkingowych. Ten pomysł nie jest bezprecedensowy: Automattic, firma stojąca za WordPressem, wywołała poruszenie w 2017 r., kiedy zamknęła swoje biuro w San Francisco, ponieważ nikt się w nim nie pojawiał. Zamiast tego oferowała 250 dolarów miesięcznego stypendium coworkingowego dla pracowników, którzy woleli nie pracować w domu. Inne firmy, takie jak Basecamp, Mozilla i GitLab, mają podobne zasady.

Moje badania wskazują na pięć korzyści niesionych z korzystania z przestrzeni coworkingowych. Co więc daje taka opcja?

1. Daje pracownikom elastyczność i autonomię w wyborze tego, co jest dla nich odpowiednie.

Środowisko biurowe jest jednym z głównych czynników wpływających na satysfakcję pracowników. Ludzie mają bardzo różne preferencje w miejscu pracy i nie ma jednego uniwersalnego podejścia, które zadowoliłoby wszystkich. Zapewnienie zatrudniony swobody wyboru własnej przestrzeni roboczej może być przełomowe pod względem zadowolenia i utrzymania pracowników.

Oferowanie stypendium coworkingowego umożliwia zdalnym pracownikom dokonanie samodzielnego wyboru. Niektóre osoby mogą preferować mniejszą przestrzeń ze zintegrowaną społecznością; inne, większą przestrzeń z szerszą siecią kontaktów. Niektórzy mogą wybrać wysokiej klasy, profesjonalną przestrzeń, która bardziej przypomina tradycyjne biuro korporacyjne, podczas gdy inni mogą rozwijać się w bardziej kreatywnej przestrzeni ze stołami do ping‑ponga, pufami i klimatem start‑upowym. W zależności od pochodzenia niektórzy pracownicy mogą skłaniać się ku zróżnicowanej przestrzeni z ludźmi z różnych środowisk, podczas gdy ich koledzy mogą preferować środowisko ograniczone do osób z określonej branży lub grupy, takie jak przestrzeń tylko dla kobiet. Każda osoba może wybrać przestrzeń z dodatkami, które odpowiadają jej konkretnym priorytetom, jak opieka nad dziećmi na miejscu, możliwość przyprowadzenia zwierzaka lub bezpłatna żywność bądź napoje.

2. Pomaga w rekrutacji talentów.

Kiedy większość ludzi wchodzi do przestrzeni coworkingowej, od razu zauważają oni, że różni się ona od zwykłego biura. Dobra atmosfera, wynikająca z energii i ekscytacji innych pracujących tam osób, jest niemal namacalna. Jeden z pracowników, z którym rozmawiałem, ujął to w ten sposób: „Przebywanie z innymi ludźmi sprawia, że wręcz zarażasz się entuzjazmem. (…) Praca z innymi sprawia, że pracujesz ciężej i masz więcej energii”. Inni rozmówcy mieli podobne odczucia.

Wielu menedżerów, z którymi rozmawiałem, długo opowiadało o tym, jak bardzo ta energetyczna atmosfera pomogła w rekrutacji nowych pracowników. Jeden z pracodawców wyjaśnił, że dostęp do przestrzeni coworkingowej „pomógł zachęcić kandydatów do pracy, gdyż postrzegali to jako szansę na rozwój”. Kiedy ich oprowadzał, słyszał komentarze typu: „Wow, to takie fajne miejsce. To tutaj wszystko się dzieje”. Wyniki mojej ankiety sugerują, że dotyczy to szczególnie pracowników z pokolenia milenialsów, dla których taka energia jest ważniejsza niż dla innych.

3. Może pomóc twojej firmie wyglądać bardziej profesjonalnie.

Jednym z wyzwań, z jakimi boryka się wielu pracowników podczas pracy w domu, jest to, że nie mają odpowiedniego otoczenia do organizowania spotkań z podmiotami zewnętrznymi, niezależnie od tego, czy są to potencjalni klienci, inwestorzy, partnerzy czy audytorzy. Pracownicy często są zmuszeni do odbywania tych spotkań w kawiarni lub restauracji, co rzadko jest idealną opcją; pracownik nie ma kontroli nad otoczeniem i wygląda nieprofesjonalnie. Rozwiązaniem są biura coworkingowe, oferujące specjalnie zaprojektowane przestrzenie do prowadzenia takich spotkań, na przykład sale konferencyjne.

Kilku przedstawicieli badanych przeze mnie firm przyznało, że ich organizacje uiszczają comiesięczną opłatę za coworking pozwalającą wyłącznie na wykorzystywanie sal konferencyjnych do spotkań z klientami — co w znaczący sposób wpływa na biznes. Jeden z menedżerów powiedział: „Szczerze mówiąc, gdybyśmy tego nie robili, ograniczalibyśmy nasz potencjał wzrostu. Nie moglibyśmy przecież organizować wszystkich spotkań z klientami w domowym biurze, w garażu czy w kawiarni”.

3. Może zwiększyć innowacyjność twoich pracowników, poprawić ich relacje i produktywność.

Magia może się zdarzyć, gdy ludzie pracują z osobami o różnym doświadczeniu, z różnych środowisk. Przynajmniej taki powód podał Microsoft, gdy w 2016 r. zaoferował prawie 30% swoich nowojorskich pracowników możliwość korzystania z WeWork. Społeczności coworkingowe mogą oferować nowe pomysły i nowe rozwiązania, z którymi w innym przypadku pracownicy by się nie spotkali. Wiele osób, z którymi rozmawiałem, uważało to za jedną z głównych atrakcji przestrzeni coworkingowej. „Rozmawialiśmy z innymi firmami z tej samej branży i podrzucaliśmy pomysły, jak radzić sobie z niektórymi przepisami” – mówi jeden z nich. Inny programista zauważa, że jeśli ma problem z kodowaniem, może zwrócić się do innych programistów z pytaniem: „Hej, możesz na to spojrzeć?”

Przebywanie w fizycznej bliskości osób z innych firm również pomaga w networkingu. Spontaniczne interakcje w hallu lub przy kuchni mogą prowadzić do sytuacji, w których ktoś kogoś poleca. Możliwość pozyskiwania nowych klientów była jednym z głównych powodów, dla których KPMG przeniosło wielu swoich pracowników do przestrzeni coworkingowych.

4. Może pomóc twojej firmie obniżyć koszty.

Era koronawirusa zmusiła wiele firm do nadania priorytetu cięciu kosztów. Wynajem biura jest często jednym z największych wydatków operacyjnych organizacji (szczególnie dla firm usługowych opartych na wiedzy). Przenoszenie pracowników do przestrzeni coworkingowych to jeden ze sposobów na obniżenie tego kosztu.

Częścią atrakcyjności tego rozwiązania jest elastyczność korzystania z coworkingu. Zazwyczaj umowę można rozwiązać z miesiąca na miesiąc, w przeciwieństwie do tradycyjnych, stałych, pięcioletnich umów najmu powierzchni biurowych. W przypadku modelu elastycznego (modułowego) firma może zacząć od wynajmu jednego lub dwóch biurek, a następnie dodawać kolejne w miarę powiększania się zespołu. Jeśli liczba pracowników spada, firma może po prostu zrezygnować z dodatkowego biura czy biurka.

Czy jesteśmy na to gotowi, czy nie, tradycyjne biuro prawdopodobnie odejdzie do lamusa. Pandemia COVID‑19 zmusiła wielu pracodawców do zmiany polityki i strategii pracy. Podczas gdy niektóre zmiany są tymczasowe, inne — takie jak praca zdalna — mogą się utrzymać. W tym kontekście dla firm, które rozważają przejście na całkowicie zdalną pracę, ale martwią się o satysfakcję pracowników i produktywność, szansą mogą być przestrzenie coworkingowe.

Na początek zaproponuję ci eksperyment: zaoferuj pracownikom stypendium coworkingowe i zobacz, co się stanie. Wyniki moich badań sugerują, że nie pożałujesz.