Biuro, do którego chce się wracać

Z powrotem do biur jest jak z medalem. Z jednej strony większość menedżerów widzi uzasadnioną potrzebę przywrócenia tradycyjnego, stacjonarnego modelu pracy. Ale jest też druga: pracownicy zdążyli już przyzwyczaić się do pracy zdalnej i po okresie spowolnienia znów notuje się wzrost wydajności tej formy wypełniania obowiązków służbowych. Czy te tendencje da się pogodzić?

Niedługo po tym, jak do rąk Czytelników trafi ten numer „ICAN Management Review”, „obchodzić” będziemy drugą rocznicę pojawienia się wirusa SARS‑CoV‑2 w naszym kraju. Drugą i – miejmy nadzieję – ostatnią, choć historia minionych kilkunastu miesięcy nauczyła nas, że zbyt duży optymizm bywa w tej kwestii złym doradcą. Natomiast jedno nie ulega wątpliwości – po tych dwóch latach jesteśmy już znacznie mądrzejsi i wyposażeni w większy niż kiedykolwiek bagaż doświadczeń związanych z pracą stacjonarną, realizowaną w warunkach obostrzeń sanitarnych, a przede wszystkim – z pracą zdalną. To, czy pandemia będzie jeszcze trwać, nie ma w tym kontekście większego znaczenia.

Praca zdalna – czego zdążyliśmy się nauczyć?

Tych kilka czy kilkanaście miesięcy (w zależności od branży i firmy) działalności w trybie „home office” dobitnie uświadomiło nam, że dobrze jest jednak mieć wokół siebie innych ludzi. Wokół siebie fizycznie, namacalnie i blisko. Samotność osłabia psychicznie i fizycznie, a czasem nawet zabija, co, niestety, udowadniają rosnące statystyki prób samobójczych dokonywanych w Polsce w zeszłym roku (zwłaszcza wśród ludzi młodych).

Ale nawet bez uderzania w tak dramatyczne tony wiemy już, nauczeni na własnych błędach, że praca zdalna niesie ze sobą wiele innych poważnych wyzwań:

• ograniczenie poziomu współpracy i skuteczności pracy zespołów;

• osłabienie relacji między pracownikami;

• osłabienie poziomu identyfikacji pracowników z firmą i wzrost tendencji do zmiany pracy;

• trudności menedżerów związane z kontrolą zadań realizowanych zdalnie przez pracowników;

• mniej skuteczny onboarding nowo przyjętych osób;

• większe problemy w kontaktach z klientami w trybie online;

• zaburzenie równowagi między życiem prywatnym i zawodowym, przemieszanie obu sfer;

• zjawisko zmęczenia cyfrowego, związanego zwłaszcza ze zbyt dużą liczbą spotkań online;

• zjawisko wypalenia zawodowego poszczególnych osób;

• zjawisko wypalenia całych firm i organizacji.

Wielu tym tematom poświęciliśmy oddzielne artykuły, a także główne materiały dziesiątego wydania „ICAN Management Review”, dlatego nie będziemy ich tutaj na nowo dogłębnie rozważać. Podstawowy, powtarzający się stale wniosek okazał się bowiem prosty – najskuteczniejszym remedium na wyzwania związane z home office jest powrót do wspólnej pracy, powrót do biur.

Nic dziwnego, że wielu menedżerów i liderów firm za jeden z kluczowych celów stawia sobie zachęcenie pracowników do powrotu z „cyfrowego oddalenia” i ponowne wdrożenie tradycyjnych form wspólnej pracy. Z badań przeprowadzonych w drugiej połowie 2021 roku przez Kincentric Poland wynika, że powrotu pracowników do biur (na 3–4 dni w tygodniu) oczekuje około 60% polskich menedżerów.

Problem polega jednak na tym, że inaczej kwestię powrotu traktują sami pracownicy…

Niełatwy powrót do biur

Jednym z kluczowych wyzwań ostatnich miesięcy jest to, że oczekiwania kadry zarządzającej nie do końca pokrywają się z tym, czego chcą sami pracownicy (przede wszystkim ci, którzy mieli możliwość przekonania się, że zdalna praca ma wiele zalet). Z najnowszego badania przeprowadzonego przez CBRE Research w trzecim kwartale 2021 roku wynika, że tylko 1% zatrudnionych wrócił do pracy w biurze w pełnym wymiarze czasu pracy, a mniej niż połowa zaczęła się w nim pojawiać od jednego do maksymalnie czterech dni w tygodniu. Oznacza to, że wciąż aż 53% tych, którzy mieli okazję spróbować home office, nadal świadczy pracę w sposób całkowicie zdalny.

O czym to świadczy? Przede wszystkim potwierdza to przewidywania, o których pisaliśmy już rok temu – docelowym, powszechnie wykorzystywanym modelem staje się praca hybrydowa, łącząca elementy działalności zdalnej oraz obowiązków realizowanych na terenie biura. W zależności od firmy, jej oddziału, zespołu, czy nawet pojedynczych osób, proporcje tego podziału mogą być przy tym bardzo różne: 20–80% pracy może być realizowane w biurze i – odpowiednio do tego – 80–20% zdalnie. Poza wyjątkowymi przypadkami, nie należy zatem oczekiwać od pracowników powrotu do pełnej pracy biurowej, pięć dni w tygodniu.

Lista wyzwań i problemów związanych z pracą zdalną nie traci przez to na aktualności, ale należy mieć świadomość jeszcze jednego ważnego zjawiska. Jak pamiętamy, na początku pandemii motywacja pracowników pozostawała na wysokim poziomie, co spowodowało również, że wyraźnie wzrosła ich efektywność. Potem jednak stopniowo zaczęła spadać z wielu powodów: naruszenie równowagi między pracą i życiem prywatnym, przemęczenie, wypalenie, brak kontaktów z innymi. Ale… tak było w roku 2020, natomiast już w roku 2021 można było zaobserwować inny trend. Pomimo obiektywnych trudności związanych z działaniem w trybie home office wielu pracowników coraz lepiej radzi sobie w tej sytuacji, a ich efektywność (oceniana przez nich samych) wzrosła.

Najdobitniejszym tego przykładem może być badanie przeprowadzone przez McKinseya na grupie menedżerów wyższego szczebla, którzy – odnosząc się do czasów sprzed pandemii – oceniali produktywność swojej pracy wykonywanej w domu. W 2020 roku tylko 27% z nich określiło ją jako lepszą, zaś w 2021 roku – już ponad połowa, bo 56%. W podobnym duchu (choć tu wzrost produktywności zadeklarowało 44% respondentów) wypowiadają się osoby badane pod koniec zeszłego roku przez CBRE.

Co to oznacza? Jeśli samoocena dokonana przez badanych pracowników jest zgodna z rzeczywistością, to w interesie pracodawców wcale nie leży całkowity powrót do biur – w kontekście rozwoju i zyskowności firmy lepsza okazuje się praca zdalna. Nie możemy jednak oczywiście zapominać o związanych z taką formą pracy wyzwaniach, a zatem pozostaje skorzystać ze złotego środka – pracy hybrydowej.

Jak zatem przygotować biuro do tego sposobu pracy i nowych funkcji, jakie powinno w tym kontekście spełniać?

Jakie powinno być biuro, do którego zechcemy wrócić?

1. ELASTYCZNOŚĆ

Elastyczne, łatwe i dość częste zmiany aranżacji dostępnej powierzchni biurowej w zależności od zmieniających się potrzeb to fundament i dobry początek na drodze do stworzenia biura przyjaznego pracownikom. Oprócz rozwiązań technicznych, o których za chwilę, oznacza to przede wszystkim możliwość szybkiego wydzielania i łączenia pomieszczeń biurowych, w zależności od wielkości zespołów pracujących w określonym czasie nad danym projektem oraz zmiennych funkcji, jakie przestrzenie te mają w danym momencie spełniać.

Naturalnie wiele zależy też od branży, w jakiej funkcjonuje dana firma, i oczekiwań jej zarządu i pracowników. Inne będą potrzeby przedsiębiorstwa funkcjonującego w bankowości czy kancelarii prawnej (w obu przypadkach preferowane są tzw. układy gabinetowe), a inne nowoczesnego start- -upu rozwijającego nowe technologie (tu chętnie wybieranym rozwiązaniem będzie prawdopodobnie większy udział powierzchni typu open space). Ale nadal, niezależnie od branży i od firmy, możliwość elastycznej, szybkiej zmiany aranżacji wykorzystywanej powierzchni biurowej to podstawa w tworzeniu biura przyjaznego dla pracowników.

I jeszcze jeden rodzaj elastyczności, o którym warto wspomnieć. Szukając biura, dobrze jest rozejrzeć się za miejscami, w których deweloperzy umożliwiają szybkie (np. w okresie jednego miesiąca) zwiększenie lub zmniejszenie całkowitej wynajmowanej powierzchni. Nie musi to być, tak jak niegdyś, związane wyłącznie z rozwojem czy regresem przedsiębiorstwa, ale nawet z bardziej krótkotrwałymi projektami, realizowanymi chociażby przez nowo utworzone zespoły pracowników okresowych.

2. MNIEJ LUDZI, WIĘCEJ MIEJSCA

Jeśli zarząd jakiejś firmy uważa, że ze względu na redukcję liczby pracowników (spowodowaną pandemią), a przede wszystkim z uwagi na wprowadzenie hybrydowego sytemu pracy będzie w stanie znacząco zmniejszyć wynajmowaną powierzchnię biurową, to… nie mamy dobrych wieści. Daje się bowiem obecnie zaobserwować zjawisko zwiększania powierzchni przypadającej na jednego pracownika, przyjmowane współcześnie jako pewien oczywisty wyznacznik bezpieczeństwa i komfortu pracy w biurze, co wyraźnie koliduje z chęcią oszczędzenia na powierzchni biurowej. Oczywiście w Polsce nadal spotkać można biura oferujące mniej niż 10 mkw. na osobę, ale trend do zwiększania tej powierzchni (nawet do 20 mkw.) jest zauważalny.

Powody tego stanu rzeczy? Dwa. Przede wszystkim chodzi oczywiście o zapewnienie większego bezpieczeństwa sanitarnego pracowników. Długofalowo związane jest to jednak po prostu z podniesieniem komfortu pracy i większą dbałością o dobrostan zatrudnionych osób.

3. FUNKCJE SPOŁECZNE I SOCJALNE

Kuchnie, stołówki, pokoje cichej pracy, pomieszczenia służące wyłącznie do relaksu, a nawet krótkiej drzemki w trakcie pracy, to nic nowego. Tego typu pomieszczenia, wyposażone czasami nawet w sztuczny las, sztuczną plażę, hamaki lub przynajmniej stoły do bilardu i ping‑ponga, pojawiły się już przed pandemią, ale… tylko w przypadku firm, które starały się wyróżnić w kategorii „best place to work”.

Różnica między tym, co przed pandemią a obecnymi czasami polega na tym, że obecnie tego typu komfortowe biura zaczynają być uznawane za standard oczekiwany przez pracowników (zwłaszcza młodszych, bardzo wyczulonych na warunki, w jakich przyjdzie im pracować). Ale ważniejsze jest coś innego – pomieszczenia spełniające funkcje społeczne są współcześnie potrzebne bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. Jeśli pracownik pojawia się w biurze tylko raz lub dwa razy w tygodniu (w systemie pracy hybrydowej), to dla dobra firmy warto zapewnić mu możliwie jak najlepsze warunki do integracji w ramach zespołu i całej organizacji, a z drugiej strony – wykazać się troską o jego samopoczucie i zdrowie.

4. BIUROWY WORK‑LIFE BALANCE

Po pierwsze, kontakt z naturą. Więcej roślin, zielone patia, tarasy, obszerny dziedziniec z trawnikami i miejscami do odpoczynku – tego typu rozwiązania są współcześnie bardziej doceniane przez pracowników, którzy niechętnie myślą już o powrocie do „szklanych domów”, stłoczonych jeden przy drugim w wybetonowanej „po kołnierzyk” dzielnicy biurowej, z brakiem miejsc do parkowania i bez rozbudowanej infrastruktury gastronomicznej.

W skali makro wartościowym współczesnym trendem jest przenikanie się budynków biurowych z otaczającymi je obszarami mieszkalnymi (przeciwstawna temu wizja Oscara Niemayera, architekta, który zaprojektował stolicę Brazylii, a w niej zupełnie odrębne dzielnice mieszkalne i biurowe, okazała się mocno chybiona), a także – w ramach samych budynków – zaoferowanie na parterze rozbudowanej infrastruktury nastawionej nie tylko na obsługę „białych kołnierzyków”, ale funkcjonującej szerzej, niezależnie od godzin pracy biur. Mogą to być sklepy, restauracje, kluby fitness – wszystko, co sprawi, że do kampusu biurowego wkroczy „zwyczajne życie”, także po godzinach pracy.

To samo dotyczy skali mikro. Wartościowym, ciekawym trendem jest próba aranżacji pomieszczeń biurowych (zwłaszcza tych spełniających funkcje socjalne) w „przytulnym” stylu domowym lub kawiarnianym, dalekim od typowego schludnego i ascetycznego biura. Innymi słowy: jeśli chcesz, by twoi pracownicy zrezygnowali z „home office”, pomyśl o wykończeniu biura właśnie w stylu „home”.

5. BIURO – SERCE EKOSYSTEMU

Przed pandemią biuro traktowane było po prostu jako miejsce wykonywania pracy, zbierające wszystkich w jednym miejscu. Współcześnie jego rola przesuwa się w kierunku ośrodka centralnego elastycznej, czasem mocno rozbudowanej, sieci różnorakich miejsc, w których mogą funkcjonować pracownicy firmy, takich jak:

• biura satelickie (rozproszone);

• home office;

• kawiarnie, restauracje, bary – coraz częściej traktowane jako miejsce pracy;

• przestrzenie coworkingowe;

• doraźnie wynajmowane pomieszczenia lub budynki, związane z realizacją konkretnych projektów.

Poziom rozwoju współczesnych technologii połączony z przyspieszoną transformacją cyfrową sprawia, że praca wykonywana mobilnie nie jest w dzisiejszych czasach wyzwaniem technologicznym, lecz łatwo osiągalną normą. Dlatego biuro, główna siedziba firmy, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej pełnić powinno rolę centrum wymiany informacji, spotkań, pracy zespołowej, a dopiero w dalszej kolejności (choć ten cel nadal pozostaje ważny) – miejsca do indywidualnej pracy.

Nowe rozwiązania i nowe technologie

Praca mobilna czy biuro traktowane jako centrum wymiany informacji i przechowywania danych nie byłyby oczywiście możliwe bez zastosowania odpowiednich rozwiązań technicznych, bazujących m.in. na chmurze. Ale… to dopiero początek. Popularność pracy hybrydowej sprawia, że utrzymywanie biura przyjaznego pracownikom wymaga znacznie większego zachodu niż niegdyś i wykorzystywania wielu wyrafinowanych narzędzi cyfrowych.

Co to oznacza w praktyce? Na przykład stosowanie specjalnej aplikacji lub systemu integrującego wiele rozwiązań działających na rzecz jednej firmy i biura (lub biur) przez nią zajmowanego, które umożliwiają np. zdalną rezerwację biurek (tzw. hot desków), miejsc parkingowych, szafek czy sal konferencyjnych (oczywiście również przystosowanych do realizowania spotkań w formule hybrydowej).

Przydane są przy tym wszelkie elementy personalizujące, np. zapamiętanie określonego ustawienia klimatyzacji czy oświetlenia nad biurkiem konkretnej osoby. Jak pokazuje praktyka, nawet w firmach chętnie wykorzystujących tzw. hot deski i stosujących politykę „czystych biurek” można zauważyć typowo ludzką chęć do „oswajania” otaczającej nas przestrzeni. Dobrze jest dać im taką możliwość, nawet na okres kilku godzin pracy.

JAK PRZYGOTOWAĆ PRACOWNIKÓW DO POWROTU DO PRACY W BIURZE?

1. Co najmniej miesiąc, a najlepiej nawet pół roku wcześniej poinformuj wszystkich, że oczekujesz powrotu do pracy na miejscu, w firmie. Nie zaskakuj ich taką decyzją.

2. O ile to możliwe, określ precyzyjne ramy czasowe procesu powrotu do pracy w biurze. Uwaga: harmonogram powrotu może być różny w zależności od zespołów, oddziałów.

3. Zacznij od zaproszenia do pracy w biurze najbardziej potrzebnych i „oczywistych” osób, np. obsługi recepcji, helpdesku czy księgowości. To dobry przykład dla pozostałych pracowników.

4. Rozmawiaj z pracownikami i bądź otwarty na ich propozycje, zwłaszcza związane z pracą w modelu hybrydowym. Otwarcie mów o możliwościach tylko częściowego powrotu do pracy w biurze, tak aby nikt nie czuł się oszukany lub niedoinformowany, a przez to potraktowany gorzej.

5. Zbieraj częste (np. raz na miesiąc) informacje zwrotne od osób, które zaczęły na nowo pracę w biurze, tak aby szybko reagować i wprowadzać niezbędne poprawki.

6. Postaw na elastyczność – nie możemy być pewni, jakie zmiany związane z pandemią pojawią się w sposób nagły na rynku pracy. Ważna pozostaje zatem szybkość reakcji.

7. To szczególny, wyjątkowy krok, choć – jak pokazuje praktyka – podejmuje go znacząca liczba firm. Powrót do biura może być bowiem połączony ze zmianą siedziby firmy i przeprowadzką, z reguły do nowocześniejszych przestrzeni biurowych, lepiej realizujących założenia elastyczności i lepiej realizujących funkcje socjalne, mające na uwadze dobrostan pracowników. Dodatkową motywacją dla powracających osób jest w takich okolicznościach element nowości, wzbudzenie ciekawości, ale przede wszystkim autentyczna zmiana przestrzeni biurowej na lepszą.

Spotykajmy się, pracujmy wspólnie, wracajmy do biur

Nawet jeśli przedłużająca się pandemia sprawiła, że ludzie coraz skuteczniej adaptują się do pracy zdalnej, długookresowe konsekwencje wyobcowania i działania w oddaleniu od zespołu i organizacji pozostają w większości negatywne. Warto zatem poszukać korzyści związanych z pracą w systemie hybrydowym, wykorzystującej zalety home office (np. możliwość lepszego wykorzystania czasu, spokoju, skupienia, a w rezultacie lepszej efektywności) i nowoczesnych biur, które lepiej niż kiedykolwiek powinny umożliwiać integrację i sprawną komunikację pracowników. Szukajmy tego złotego środka – dla dobra wszystkich zaangażowanych osób i równocześnie dla naszej firmy.