Bartłomiej Zagrodnik: wyposażenie biura odgrywa bardzo istotną rolę

Streszczenie: Wybór odpowiedniego wyposażenia biura ma ogromne znaczenie dla efektywności pracy, komfortu pracowników oraz ich satysfakcji z miejsca pracy. Kluczowym elementem, który wpływa na atmosferę biura, jest sposób zorganizowania przestrzeni. Optymalizacja układu biura i zastosowanie odpowiednich mebli, takich jak ergonomiczne krzesła czy biurka, wpływa na zdrowie i samopoczucie pracowników. Równie ważna jest estetyka, która sprzyja koncentracji i twórczemu myśleniu. Współczesne biura powinny być także dostosowane do różnych stylów pracy, umożliwiając elastyczność i adaptację do potrzeb zespołów. Ważnym aspektem jest również technologia, która wspiera codzienną pracę – od nowoczesnych systemów komunikacji po odpowiednie narzędzia do współpracy zdalnej.

Pokaż więcej

Wygląd oraz wyposażenie biura odgrywają bardzo istotną rolę w procesie rekrutacji pracowników, zwłaszcza w sektorze usług biznesowych.

W Warszawie odnotowuje się rekordowo niskie bezrobocie, które wynosi zaledwie 2%, a szacuje się, że w przyszłym roku jeszcze spadnie. Dlatego atrakcyjne miejsce pracy jest czynnikiem, który pomaga przyciągnąć najlepszych pracowników. A rywalizacja o największe talenty jest najsilniejsza właśnie wśród firm z sektora IT i FinTech. Przedstawicielom zarządu często wydaje się, że najlepiej wiedzą, jak powinna być zorganizowana przestrzeń do pracy w ich firmie. Tymczasem takich informacji powinni zasięgać wyłącznie od zespołu, bo w przeciwnym razie rezultat jest taki, jak w przypadku firmy Robigus Systems.

Ten tekst jest komentarzem eksperta. Przeczytaj tekst główny:

Jak zapanować nad chaosem w miejscu pracy

Miejsca pracy

Work life balance

Anna Marszałek PL, Mateusz Żurawik

Dla sporej części pracowników, szczególnie tych młodych, miejsce pracy jest równie ważne jak pensja i to ono niejednokrotnie decyduje o wyborze pracodawcy.

Uważam, że firma powinna od podstaw zaplanować swoją przestrzeń do pracy. Nie oznacza to jednak, że należy zatrudnić architekta wnętrz, a przynajmniej nie tylko. Architekt powinien być jednym z członków zespołu powołanego do zmiany środowiska pracy w firmie. Pierwszym krokiem tego przedsięwzięcia powinna być analiza sposobu pracy z uwzględnieniem metod współpracy czy ścieżek komunikacji w biurze. Na podstawie takiej analizy powinien powstać ewentualny projekt architektoniczny, bo biuro to żywe środowisko pracy, które powinno skupiać się na ludziach, a nie umeblowaniu i sprzęcie. A firmy, starając się wprowadzać udogodnienia dla pracowników, często robią to chaotycznie, bez całościowej, spójnej koncepcji.

Analiza potrzeb pracowników jest kluczowym punktem wyjścia do właściwej aranżacji przestrzeni biurowej. Żeby ją przeprowadzić, nasi doradcy odwiedzają biuro, by dokładnie przyjrzeć się pracy. Rozmawiają zarówno z menedżerami, jak i pracownikami, dzięki czemu zyskują informacje, które rozwiązania się sprawdzają. Proces doradczy jest bardzo złożony, a wykorzystywane są w nim takie narzędzia, jak: warsztaty robocze, ankiety i wywiady przeprowadzane wśród pracowników, a także obserwacja sposobu i filozofii pracy oraz wykorzystania przestrzeni biurowej i powierzchni pomocniczej.

Przedstawicielom zarządu często wydaje się, że najlepiej wiedzą, jak powinna być zorganizowana przestrzeń do pracy w ich firmie. Tymczasem takich informacji powinni zasięgać wyłącznie od zespołu.

Dopiero na podstawie uzyskanych w ten sposób wyników można zaproponować rozwiązania optymalne dla firmy. Podstawy są jednak niezmienne. Wszyscy chcieliby mieć dobry dojazd do miejsca pracy, a w nim odpowiednie światło i powietrze oraz wygodne stanowisko pracy. Z naszych badań wynika, że częstymi problemami w biurach są: akustyka i związane z tym trudności z koncentracją, dostęp do dziennego światła i jakość systemu wentylacyjno‑klimatyzacyjnego.

A przecież miejsce pracy można tak zaprojektować, żeby praca kojarzyła się z doświadczeniem przyjemnym i komfortowym. Z tym wiązany jest zarysowujący się obecnie nowy trend – wellness w pracy. Chodzi o to, żeby w wolnych chwilach opuścić świat cyfrowy i zrelaksować się, przebywając na przykład w strefie chronionej, wolnej od promieniowania elektromagnetycznego. I w tym czasie maksymalnie zregenerować siły. Dobrym sposobem na to może być m.in. masaż wspomniany przez menedżerów firmy Robigus. Bardzo ważnym pomieszczeniem może także okazać się pokój drzemki, gdzie można odpocząć i zebrać myśli.

Warto pamiętać, że ponad połowa pracowników polskich przedsiębiorstw odczuwa w ciągu dnia znużenie i senność. Co więcej, większość (60%) czuje zmęczenie i niewyspanie również tuż po przebudzeniu (wyniki raportu przygotowanego przez firmę Human Power we współpracy z Aon Hewitt, Grupą Pracuj, Kinnarps Polska oraz Polskim Stowarzyszeniem Zarządzania Kadrami).

Organizacja powinna wspierać pracowników w pełnym wykorzystaniu ich własnego potencjału. Dlatego do wielu biur wprowadzana jest koncepcja wellness, która nie dotyczy tylko aranżacji przestrzeni. Wellness to nowy, holistyczny sposób patrzenia na przedsiębiorstwo, w którym pracownicy są postrzegani jako jego najcenniejszy zasób. Ponieważ praca przestała być jedynie źródłem utrzymania i spędzamy w niej coraz więcej czasu, ważne jest, aby aranżacja przestrzeni wspierała styl życia młodych ludzi.

Kuchnia i jadalnia mogą wydawać się standardowym udogodnieniem, ale te miejsca muszą być odpowiednio zintegrowane z biurem. Młodzi pracownicy często pracują dłużej, niż wynika to ze standardowego wymiaru czasu pracy, ale oczekują, że będą mieli stały dostęp do najlepszej kawy i będą świetnie karmieni. Stąd pomysł związany z przemyślanym cateringiem, tym bardziej refundowanym, może okazać się bardzo trafiony.

Zauważmy też, że dawniej biuro było miejscem, które zapewniało dostęp do najnowszych technologii, sprzętu, materiałów i danych. Dziś laptop pozwala pracować zdalnie, a bazy danych mogą być cyfrowe. Głównym powodem, dla którego warto dziś przyjść do biura, jest współpraca z innymi ludźmi. Dla młodego pokolenia budowanie zaufania i poczucia wspólnoty jest cenną wartością. A odpowiednia aranżacja przestrzeni biurowej może wspierać zacieśnianie relacji międzyludzkich i pomóc zebrać najlepszą kadrę.

Przeczytaj dodatkowy komentarz »