Tam, gdzie inni widzą tylko koszty, kryje się możliwość zwiększenia efektywności.
Podjęcie decyzji o lokalizacji i rozmiarze biura to nie koniec, a dopiero początek dostosowywania powierzchni do potrzeb firmy. Mimo to nadal wielu członków zarządów, nawet dużych firm, nie widzi w aranżacji i wyposażeniu wnętrz możliwości obniżenia długoterminowych kosztów i całkowicie ceduje związane z nimi decyzje na dyrektora administracyjnego lub szefa IT. To duży błąd, powinny one bowiem ściśle wiązać się ze strategią spółki i co najmniej z trzech powodów nie należy ich bagatelizować.
Pierwszy z nich dotyczy długoterminowych kosztów utrzymania i unowocześniania wyposażenia, drugi – komfortu pracy zespołu i dostosowania projektu biura do jego potrzeb, trzeci – postrzegania firmy przez partnerów biznesowych i własnych pracowników.
Tylko zwrócenie uwagi tylko na te wszystkie trzy aspekty pozwala wykorzystać szanse, jakie stwarza właściwa aranżacja przestrzeni biurowej. Wzorcowy model biura przedstawiony został w ramce Skandynawskie biuro przyszłości.
Zakup mebli i wyposażenia technicznego to nie tylko koszt, ale także inwestycja. Według badań prowadzonych przez Izbę Gospodarczą Producentów Mebli, średni czas użytkowania sprzętu w sektorze mebli biurowych wynosi w Polsce 5 – 7 lat. W wysoko rozwiniętych gospodarkach jest to 10 – 12 lat. Skąd ta różnica? Polskie firmy przy zakupie sprzętu kierują się głównie ceną, mniejszą wagę przykładając do jego jakości i możliwości dostosowywania do zmieniających się potrzeb firmy i zmieniającej się szybko konstrukcji urządzeń biurowych. Tomasz Węclewski, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu w firmie Martela (producenta mebli biurowych), przytacza dwie historie pokazujące, w jaki sposób właściwy dobór mebli może odbijać się na przyszłych kosztach spółki. Towarzystwo ubezpieczeniowe Commercial Union tworzyło sieć ponad 60 oddziałów na terenie Polski. Standardowy oddział miał mieć powierzchnię około 260 m2. Na wczesnym etapie, jeszcze przed ostatecznym wyborem lokalizacji oddziałów, zaangażowano do współpracy architektów firmy Martela. Dzięki przygotowaniu aranżacji i dobraniu odpowiedniego wyposażenia udało się zmniejszyć powierzchnię przeciętnego oddziału o około 10%. Proporcjonalnie spadły koszty wynajmu.
Drugi przykład dotyczy Polskiej Telefonii Cyfrowej. Organizując call center, spółka ta zakupiła od Martela ścianki działowe. Z czasem okazały się one niepotrzebne i zostały zmagazynowane. Gdy firma przenosiła się do nowej siedziby, przy wyposażaniu wnętrz znów współpracowała z Martela. Wtedy ponownie pojawiła się potrzeba wykorzystania ścianek działowych. Dzięki temu, że część producentów nie zmienia radykalnie wyglądu mebli, tylko wciąż doskonali istniejące linie, powstała możliwość wykorzystania zmagazynowanych ścianek działowych. Zastosowanie znalazło 90% zmagazynowanych elementów.
W niedalekiej przyszłości projektanci nie będą już rozdarci pomiędzy tworzeniem biur wykorzystujących otwarte przestrzenie a wydzielaniem pojedynczych stanowisk w mniej lub bardziej odgrodzonych boksach. Skoncentrują się natomiast na doskonale wypośrodkowanym rozwiązaniu.
W kwestii organizacji przestrzeni biurowej panuje wiele stereotypów. Jeden z nich głosi, że stanowiska menedżerskie powinny być usytuowane w narożnych częściach lokalu. Tymczasem umieszczenie ich centralnie często pozwala zaoszczędzić mnóstwo powierzchni. To samo dotyczy zwyczaju umieszczania biurek jak najbliżej okien. Nie jest to bynajmniej dobre rozwiązanie. Pracownicy najpierw walczą o najlepsze, w ogólnym pojęciu, miejsce przy oknie, potem zaś borykają się z refleksami w monitorze i wahaniami temperatury. W rezultacie w większości biur okna zakryte są roletami. Kolejnym prostym sposobem usprawniania przestrzennej organizacji biura jest tworzenie tzw. copyroomów. Są to wydzielone pomieszczenia, w których podłączone są drukarki, faksy, kopiarki i podobne urządzenia techniczne. Dzięki takiemu rozwiązaniu w miejscu pracy zespołu nie ma hałasu, lepszy jest klimat wewnątrz pomieszczeń, można też elastyczniej rozmieszczać stanowiska dla pracowników.
Prawdziwą rewolucję w dziedzinie organizacji przestrzeni biurowej przynieść ma jednak dopiero szerokie zastosowanie sieci bezprzewodowych. Technologia WLAN już istnieje, nie jest droga i znajduje coraz szersze zastosowanie. Londyński Instytut Dyrektorów wraz z firmą OKI przygotował w 2004 roku raport pt. „Biuro przyszłości”, uwzględniający walory sieci bezprzewodowych. Po ich upowszechnieniu projektanci nie będą już rozdarci pomiędzy tworzeniem biur wykorzystujących otwarte przestrzenie a wydzielaniem pojedynczych stanowisk w mniej lub bardziej odgrodzonych boksach. Skoncentrują się natomiast na doskonale wypośrodkowanym rozwiązaniu. Polega ono na tworzeniu przestrzeni z mniejszymi stanowiskami umożliwiającymi samodzielną pracę, a równocześnie zapewnieniu miejsca do pracy i odpoczynku w bardziej nieformalnej atmosferze, w dowolnie wybranej pozycji i otoczeniu. W takim biurze więcej będzie miejsc, w których pracownicy spotykać się będą w celu pracy zespołowej. Dzięki zastosowaniu technologii bezprzewodowej praca z komputerem możliwa będzie zarówno przy biurku, jak i w fotelu lub w firmowej kafeterii. Podstawową ideą przedstawionego w raporcie biura przyszłości będzie podporządkowanie organizacji przestrzeni nie hierarchii wewnątrz firmy, ale funkcjom przez nią realizowanym. Ta zmiana już się dokonuje i wymusza przewartościowanie myślenia o przestrzeni zajmowanej przez menedżerów spółek. David Smith, futurolog i prezes Global Future Forum, uważa, że symbole pozycji także czeka zmiana. Jego zdaniem, na znaczeniu stracą takie atrybuty, jak jakość mebli w gabinecie, wykładzina czy ściana, na której wywieszone są na przykład dyplomy. Pracownicy nie będą się już bowiem grupować zgodnie z pozycją zajmowaną w firmie, ale w zależności od realizowanych wspólnie zadań. Ze względu na zmienność funkcji realizowanych przez firmę skład zespołów nie będzie stały, co spowoduje zmianę usytuowania przestrzennego pracowników i menedżerów.
Wszystkie te trendy nie pozostają bez wpływu na sposób organizowania przestrzeni, w której pracują prezesi i członkowie zarządu. Wskazanie jest jednoznaczne i znane od lat: przenieść się bliżej zespołu, zredukować do minimum tamujące przepływ informacji i wymianę idei ściany, marmury, hebany i sekretariaty nie do przejścia. W tej materii niezwykle dużo zależy jednak od indywidualnych preferencji poszczególnych osób stojących na czele przedsiębiorstw i kultury korporacyjnej prowadzonych przez nich firm. Do kanonu przeszedł już przykład Michaela Bloomberga, twórcy agencji Bloomberg, który – zanim objął funkcję burmistrza Nowego Jorku – miał biurko na open‑space niemal w środku zespołu pracowników. Wszyscy go widzieli i on widział wszystkich. Z drugiej strony nadal firmy, zwłaszcza konserwatywne instytucje finansowe, lubią wydzielać osobne piętra czy odosobnione biura, w których zamykają się członkowie zarządu. Na nic zdają się tu wówczas rady fachowców przekonujących, że zmniejsza to efektywność firmy i zakłóca przepływ informacji.
Dostosowanie rozkładu pomieszczeń i stanowisk pracy do specyfiki organizacyjnej firmy i jej polityki dotyczącej pracowników mobilnych ma duży wpływ na wyniki przedsiębiorstwa. Ważny jest także komfort pracy na poszczególnych stanowiskach. W polskich firmach standardem są biurka z nieregulowaną wysokością blatu i stałą pozycją monitora. Nieco lepiej jest z fotelami, na które pracownicy zwracają większą uwagę. Tymczasem w wielu państwach Unii Europejskiej regulacja wysokości blatu i usytuowania monitora jest wymogiem prawnym. Polskie normy są znacznie bardziej liberalne, choć – jak interpretuje je dr Zbigniew Jóźwiak z Instytutu Medycyny Pracy – wymagają one używania biurek, w których wysokość blatu jest regulowana w zakresie 64 – 84 cm.
Wydajność pracy osób pracujących przy stole umożliwiającym zmianę pozycji z siedzącej na stojącą okazała się być o 10% wyższa niż osób pracujących w tradycyjnych warunkach.
Podczas gdy większość firm w Polsce nie spełnia nawet minimalnych wymagań dotyczących ergonomii pracy przy komputerze, producenci mebli oferują już biurka, przy których można pracować na siedząco, półsiedząco lub stojąco. Wysokość blatów jest w nich wówczas regulowana elektrycznie. Według badań przeprowadzonych przez Regionalny Instytut Higieny Pracy w fińskim Kuopio oraz Uniwersytet Kuopio, wydajność pracy osób pracujących przy stole umożliwiającym zmianę pozycji z siedzącej na stojącą była o 10% wyższa niż osób pracujących w tradycyjnych warunkach. Badanie przeprowadzono na próbie 12 pracownic, które po 42 minuty pracowały przy tradycyjnych stanowiskach i przy stanowiskach umożliwiających zmianę pozycji z siedzącej na stojącą. Mierzono wysiłek mięśniowo‑szkieletowy, poziom aktywności i koncentracji oraz wydajność pracy przy komputerze. Oprócz poprawy wydajności odnotowano mniejsze obciążenie układu mięśniowo‑szkieletowego oraz niezmieniony poziom aktywności i koncentracji. Zapewnienie ludziom ergonomicznych warunków pracy zwiększa więc ich wydajność i poprawia w zasadniczy sposób stan ich zdrowia. Dotyczy to także pracowników najwyższego szczebla. Wojciech Kostrzewa, w czasie pełnienia funkcji prezesa BRE Banku, miał zainstalowany w gabinecie stojak idealny do podpisywania dokumentów w pozycji stojącej. Jego następca Sławomir Lachowski po objęciu stanowiska nie zrezygnował z tego rozwiązania.
Wyposażenie pomieszczeń biurowych firmy ma także wpływ na jej postrzeganie przez partnerów. To nie przypadek, że wiele spółek życzy sobie dopasowania koloru wykładzin, ścian czy tapicerek mebli do barw firmowych. Często niewielkie nawet firmy zamawiają specjalnie dla siebie zaprojektowane meble. Oprócz troski o wizerunek zewnętrzny ważne jest też jej postrzeganie przez własnych pracowników. W branżach, w których różnice w poziomie płac specjalistów stale się zmniejszają, takie elementy, jak lepszej jakości sprzęt biurowy czy meble, mogą być czynnikiem motywującym pracownika i wiążącym go z firmą. Równie skuteczne, z punktu widzenia wewnętrznego PR, może być zaproszenie pracowników do udziału w aranżacji przestrzeni biurowej, wyboru wykładzin, mebli czy typów klawiatury.
