Zwinne zarządzanie zaangażowaniem

Skuteczne działanie oparte jest na wiedzy, a nie na przeczuciach. Tylko jak zbadać tak złożone zagadnienie jak zaangażowanie, by móc nim dobrze zarządzać?

Partnerem materiału jest platforma badawcza Enpulse, opracowana przez firmę Zmotywowani.pl

Z raportu Zaangażowanie 2020 opracowanego na podstawie danych platformy Enpulse, a zebranych od ponad 6,5 tysiąca respondentów, wynika, że 13% polskich pracowników nie angażuje się w pracę i aktywnie szuka nowego pracodawcy. Ogólny wskaźnik zaangażowania wyniósł 65%. Choć ta wartość może się wydawać duża, tak naprawdę o entuzjazmie, inicjatywie i zapale pracownika możemy mówić dopiero, kiedy ten wskaźnik przekroczy poziom 70%. Zaangażowanie to złożony konstrukt łączący w sobie stosunek do pracy charakteryzujący się oddaniem, chęcią do działania oraz stopniem identyfikacji pracowników z organizacją, jej celami i wartościami. Stanowi również wyznacznik umiejętności firmy do włączania pracowników w procesy zarządcze i operacyjne. Organizacje, które dbają o wysoki poziom zaangażowania, odnotowują wyższe zyski, co potwierdziły analizy G. Ditchburna (2007) oraz B. Otta (2007). Dzięki badaniom Corporate Leadership Council (2004) wiemy, że wraz ze wzrostem zaangażowania pracowników spada prawdopodobieństwo ich odejścia z firmy, a wydajność wzrasta. Z kolei analizy Instytutu Gallupa potwierdziły, że obniża się absencja – i to nawet o 37%. Coraz więcej organizacji chce sięgać po te korzyści, dlatego wnikliwiej przygląda się zaangażowaniu swoich pracowników.

Jak badać zaangażowanie

Do niedawna poziom zaangażowania weryfikowano w firmach zazwyczaj raz w roku. Ale to się zmieniło z powodu pandemii. Gdy okazało się, że badania z końca 2019 roku nie odzwierciedlały aktualnej sytuacji, wiele firm zaczęło regularnie ankietować pracowników. Aby poznać ich odczucia i potrzeby, działy HR lub inne oddelegowane osoby tworzyły ankiety samodzielnie, np. za pomocą webankiety czy questionpro, posiłkowały się gotowymi zestawami (jak kwestionariusz Q12 Gallupa) lub korzystały z platform badawczych (m.in. Office Vibe, Enpulse, CultureAmp), które poza wystandaryzowanymi kwestionariuszami dają możliwość zadawania własnych pytań. Jednym z takich narzędzi jest Enpulse. Platforma umożliwia comiesięczny monitoring pracowników poprzez weryfikację trzech wymiarów zaangażowania: emocjonalnego, motywacyjnego, racjonalnego. Pozwala to weryfikować postawy pracowników nie za często i nie za rzadko, dzięki czemu możemy na bieżąco usprawniać działania. Nie jest to możliwe przy badaniu raz na kwartał czy na pół roku, bo sytuacja w firmach jest zbyt dynamiczna. Z kolei cotygodniowe badania mogą przyczyniać się do chaosu informacyjnego, obniżać responsywność i utrudniać wprowadzanie zmian. Nie chodzi o to, by nieustannie monitorować zaangażowanie, lecz by usprawniać organizację.
Jakich zasad warto przestrzegać, badając wskaźnik zaangażowania?
1. Krótkie ankiety raz w miesiącu. Z doświadczeń ekspertów Enpulse wynika, że badanie zaangażowania należy przeprowadzać raz na miesiąc. Taka częstotliwość pozwala wprowadzać precyzyjne rozwiązania i od razu je korygować, co oszczędza czas i obniża koszty wprowadzanych zmian. Ważne, by ankiety były krótkie, czyli zawierały około 12–15 pytań. W ten sposób zapewnimy sobie pełne skupienie pracowników, które po 3–5 minutach znacznie spada, powodując niechęć do wypełniania kwestionariusza.
2. Duża próba. Wystarczy przestrzegać kilku prostych zasad, by zwiększyć liczbę osób, które udzielą odpowiedzi. Po pierwsze, pracownicy muszą wiedzieć, w jakim celu robimy badanie. Po drugie, muszą mieć pewność, że ankiety są anonimowe, a odpowiedzi nie spowodują negatywnych konsekwencji personalnych. Po trzecie, powinni mieć dostęp do wyników, które przekładają się na konkretne działania w firmie.
3. Sprawdzone pytania. Przede wszystkim pytania muszą być zrozumiałe, dlatego dobrze bazować na tych już przetestowanych i zweryfikowanych przez fachowców, którzy łączą wiedzę teoretyczną z doświadczeniem biznesowym. Przykładowo, projektując ankiety na platformie Enpulse, korzystaliśmy z wyników badań polskich (m.in. M. Juchnowicz) oraz zagranicznych (m.in. S. Sonnentag, M. Leiter i C. Maslach), a trzy wymiary zaangażowania podzieliliśmy na bardziej szczegółowe obszary i czynniki. Jednorazowo pracownicy odpowiadają tylko na 12 zamkniętych pytań, ale w skali roku daje to już 144 różnych pytań. Dodatkowo firma może stworzyć własne pytania i skierować je albo do wszystkich, albo do członków konkretnych działów czy zespołów.
4. Analiza danych. Automatyczne platformy pozwalają śledzić wyniki w czasie rzeczywistym oraz porównywać je pomiędzy komórkami organizacyjnymi, a nie rzadko – tak jak umożliwiamy to w Enpulse – zestawiać wyniki organizacji z wynikami innych firm. Dane porównawcze są wiarygodne, ponieważ wszyscy odpowiadają na te same pytania w tym samym czasie. Warto też zwrócić uwagę na możliwości eksportu raportu do pptx, pdf czy xls.
5. Komunikacja z pracownikami. Nie można zapomnieć o tym, że badanie zaangażowania to narzędzie komunikacji dwustronnej. Dlatego coraz więcej dostawców pozwala umieszczać aktualności skierowane do zespołu, działu czy całej organizacji bezpośrednio na platformie badawczej. Skoro pracownicy i tak logują się tam, by wziąć udział w ankiecie, przy okazji mogą zapoznać się z wynikami. Ich komunikowanie również stanowi narzędzie budowania zaangażowania. Pokazuje, że firma jest transparentna, a podejmowane przez nią działania nie są prowizoryczne. W Enpulse rekomendujemy, by minimum raz na kwartał omawiać z pracownikami wyniki ankiet i informować ich o podjętych inicjatywach.

Przepis na stymulujące środowiska pracy