Pandemia stała się katalizatorem zmian. Firmy, które dotychczas rozwijały się w przewidywalnych warunkach rynkowych, muszą szybko zweryfikować wizję swojego sposobu działania. Przejście na home office i wirtualizacja procesów całkowicie zmieniły środowisko pracy.
Największe wyzwania dla firm dotyczą dzisiaj tego, jak funkcjonować w zmienionej rzeczywistości, by nie stracić tożsamości i przetrwać w warunkach, które będą zupełnie inne niż rok temu. Wyzwania te znacząco wpłynęły na sposób naszej pracy z klientami, którzy tworzą nowe koncepty biurowe lub rewidują dotychczasowe. Przed pandemią często mieli jasną wizję swojej organizacji, byli świadomi potrzeb i często dysponowali gotowym pomysłem na aranżację przestrzeni biurowej. Dzisiaj w pierwszej kolejności pytają o pomoc w identyfikacji wzorców pracy i dopasowanie do nich nowego środowiska pracy. Zdarza się, że w zakresie naszych kompetencji wspieramy firmy w zbudowaniu na nowo wizji organizacji, bo wiele z nich rozpoczyna projekty strategiczne właśnie od przedefiniowania swojego codziennego funkcjonowania. To fundamentalna zmiana.
Nowy wzorzec strategii środowiskowej
Dziś już wiemy, że praca zdalna pozostanie z nami na dłużej. Możliwość realizacji zadań spoza biura zdała egzamin i okazała się rozwiązaniem bardziej korzystnym, niż początkowo wyobrażali sobie zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. W tym kontekście dystansowanie fizyczne stało się przyczynkiem do globalnego eksperymentu wirtualizacji całych obszarów społecznego funkcjonowania, a jego skutki zaczynają być właśnie widoczne. Co wpływa nie tylko na to, co robimy w pracy, lecz także gdzie i w jaki sposób tę pracę wykonujemy.
Jednocześnie wokół biur narasta szum informacyjny. Opinie o całkowitej dewaluacji biur zderzają się z anegdotami o nakazach obowiązkowych powrotów. Zachwyty nad wygodą i możliwościami pracy z domu są przeciwstawiane głosom o nieadekwatności warunków domowych do pracy w trybie zdalnym na stałe. Pokazał to raport Praca z Domu 2020, opublikowany przez Kinnarps we współpracy z Akademią Leona Koźmińskiego, Polskim Instytutem Środowiska Pracy oraz ProProgressio.
Ciekawych spostrzeżeń dostarcza nasz międzynarodowy projekt, w ramach którego przeprowadziliśmy rozmowy z ekspertami, klientami i architektami. Aby lepiej zrozumieć, jak rzeczywiście zmienia się środowisko pracy pod wpływem epidemii, zapytaliśmy 25 europejskich specjalistów o wnioski dotyczące zjawisk, które mają szansę utrwalić się w przyszłości. Zebraliśmy je w publikacji Definiowanie środowiska pracy na nowo. Z przeprowadzonych przez nas rozmów wynika, że ocena pracy zdalnej nie jest jednoznaczna, zarówno z perspektywy pracowników, jak i całych organizacji. Mimo to większość zatrudnionych deklaruje, że po zakończeniu pandemii będzie chciała pracować więcej zdalnie. Ale nie codziennie i nie wszyscy. Przestrzeń biura będzie musiała więc uwzględniać tę zmianę potrzeb oraz coraz bardziej różnorodne indywidualne wzorce pracy.
Konieczność nowej aranżacji biur
Wraz ze zwiększoną elastycznością wyboru miejsca do pracy pojawiają się nowe wymagania dotyczące aranżacji. Z pewnością będziemy potrzebować większej różnorodności, aby odpowiednio dopasować biura do nowych potrzeb i oczekiwań użytkowników.
Najczęstszym spostrzeżeniem dotyczącym okresu dystansowania społecznego jest tęsknota za bezpośrednimi interakcjami i spotkaniami. Wzrośnie w związku z tym konieczność zapewnienia większej liczby miejsc do fizycznych, wirtualnych i hybrydowych spotkań. A tym, którzy nie dysponują w domu ergonomiczną przestrzenią do pracy, biuro musi nadal gwarantować ciche miejsca do pracy w skupieniu.
Powody powrotów do biur
Jedna z ciekawszych obserwacji dotyczy wprowadzania w obowiązki służbowe nowo przyjętych i młodych pracowników. Uczenie się jest dużo trudniejsze, gdy ich szefowie, mentorzy i bardziej doświadczeni koledzy nie są dostępni w biurze, aby odpowiadać na pytania lub udzielać rad bezpośrednio. Innym ważnym aspektem, który ujawnił masowy home office, jest ergonomia. Na dłuższą metę praca przy stole kuchennym lub na kanapie w salonie będzie mieć negatywny wpływ na nasz organizm. Łatwo było zignorować początkowy dyskomfort, ale obecnie odnotowujemy coraz więcej problemów związanych z nieergonomiczną pozycją przy komputerze.
Możliwość zdalnej realizacji zadań to niewątpliwa korzyść dla pracowników. Jednak o poziomie zdalności, na jaki zdecyduje się dana firmowa społeczność, wpływać będzie znacznie więcej czynników niż zadowolenie i dobrostan poszczególnych osób. Decyzja o powrocie pracowników do biur może być podyktowana względami biznesowymi, np. bezpieczeństwem danych.
Innym powodem powrotu do pracy stacjonarnej są przyczyny organizacyjne – tam, gdzie zarządzanie zdalnymi zespołami napotyka trudności, a praca spoza biura nie spełnia oczekiwań, tam tryb stacjonarny zostanie wprowadzony, by odzyskać dawny poziom kontroli nad przebiegiem procesów.
Mimo wszystko w przyszłym środowisku pracy zdalnej, wzbogaconym o inne możliwości niż home office, biuro będzie nadal ważne i potrzebne. Dlaczego? Z kilku ważnych względów.
Po pierwsze, będzie dostarczało najlepszych możliwych fizycznych warunków pracy wielu pracownikom. Po drugie, dla wielu osób ich zawodowa wspólnota stanowi jedną z ważniejszych społeczności, do której tęsknią. I po trzecie, bez biura trudniej realizować zadania kreatywne i synchroniczne. Już dzisiaj pojawiają się głosy o odwróceniu hierarchii benefitów, w których to nie home office, a właśnie możliwość pracy z biura okazuje się kluczowym dla pracowników przywilejem.
Biura pozostaną repozytorium firmowej wiedzy
Jednak poza osobistymi motywacjami użytkowników na decyzję o powrotach do biur wpłyną kwestie związane z funkcjonowaniem organizacji. Oczekujemy, że większość firm zdecyduje się na ponowne otwarcie swoich biur wraz z systemowym wprowadzeniem pracy zdalnej. Biura okazały się potrzebne, gdy paradoksalnie w momencie opuszczenia ujawniły swoją prawdziwą wartość dla organizacji.
W dobie wymuszonej okolicznościami pracy zdalnej szybko stało się jasne, że równie ważnym źródłem firmowej wiedzy i kultury pracy, co różnego typu formalne kanały wiedzy, są relacje nieformalne, które potrzebują przestrzeni społecznej. Kluczowe dla samej pracy kontakty mają miejsce zarówno przy kawie, jak i w miejscach pracy projektowej i kreatywnej czy po prostu przy biurkach. Bo biuro, co stało się w pełni oczywiste dopiero, gdy go zabrakło, stanowi dla większości organizacji repozytorium firmowej wiedzy, bez której trudniej zapanować nad prowadzeniem biznesu.
PRZECZYTAJ GŁÓWNY RAPORT POŚWIĘCONY TEMATYCE BIUROWEJ »
Nowe funkcje biur w normalności 2.0
Na początku musimy zdać sobie sprawę z podstawowego faktu – powrót do biur takich, jakie znamy i pamiętamy jeszcze z początku 2020 roku, nie nastąpi już nigdy. Nawet jeśli zapewnimy pracownikom pełne bezpieczeństwo sanitarne czy zaszczepimy całe społeczeństwa, powrót do biur przeszłości stał się po prostu niemożliwy. Dlatego powinniśmy jak najlepiej przygotować się do przekształcenia tradycyjnych pomieszczeń w prawdziwe biura przyszłości.
