Streszczenie: W obliczu rosnącej obecności sztucznej inteligencji w komunikacji, szczególnie w biznesie, pojawia się potrzeba powrotu do bardziej osobistych form kontaktu. Odręczne notatki stają się cenionym sposobem budowania autentycznych relacji, ponieważ ich ręczne przygotowanie sygnalizuje poświęcony czas i indywidualne zaangażowanie. Badania wykazują, że takie gesty mogą pozytywnie wpłynąć na decyzje zakupowe klientów. W kontekście komunikacji wewnętrznej, choć generatywna sztuczna inteligencja może ułatwić tworzenie wiadomości, to jednak odręczne notatki od menedżerów mogą zwiększyć poczucie wartości pracowników, zwłaszcza tych pracujących zdalnie. Alternatywą dla odręcznych notatek są spersonalizowane filmy, notatki głosowe czy wiadomości pozostawione na poczcie głosowej, które również mogą wzmocnić więzi interpersonalne. Kluczem jest dążenie do bardziej bezpośredniej i osobistej komunikacji, co może przyczynić się do głębszych i bardziej satysfakcjonujących relacji.
W dobie wszechobecnej komunikacji cyfrowej odręczne notatki mogą pomóc w budowaniu autentycznych relacji.
Sztuczna inteligencja wkroczyła w tym roku w nową erę za sprawą ogólnodostępnych narzędzi, takich jak ChatGPT, przenikając do zbiorowej świadomości i przejmując wiele aspektów biznesu. Jak ujął to Vox, „generatywna sztuczna inteligencja stała się nagle wszechobecna” i może na wiele sposobów zmienić codzienne życie w organizacjach, szczególnie w sferze komunikacji.
Kiedy obecnie ludzie otrzymują SMS‑y, e‑maile lub inne wiadomości cyfrowe, zastanawiają się, czy aby na pewno napisał je prawdziwy człowiek. Wiedzą, że ChatGPT może być używany do pisania niestandardowych wiadomości do menedżerów na LinkedIn. Firmy, których technologie generują tego typu tekst, tworzą również narzędzia, które pomagają ludziom w weryfikacji, czy to na pewno człowiek napisał wiadomość. Niestety niewiele osób będzie korzystać z takich detektorów w najbliższym okresie, a nawet jeśli do tego dojdzie, to ciągły cykl generatorów tekstu opartych na sztucznej inteligencji będzie nieustannie pracował nad tym, by je przechytrzyć.
Jeśli chodzi o komunikację cyfrową, to nasuwa się wniosek, że przez jakiś czas będziemy mieć ograniczone zaufanie do większości „osobistych” wiadomości cyfrowych. Pracując nad budowaniem autentycznych relacji, całkowita rezygnacja z wykorzystywania technologii może przynieść wiele korzyści.
Odręczne wiadomości nabierają nowej wartości
W dzisiejszych czasach niewiele osób odbiera połączenia od nieznanych numerów telefonów. Kadra kierownicza ma coraz większą świadomość wykorzystania sztucznej inteligencji do planowania takich połączeń, przez co mają wrażenie, że są tylko kolejnym nazwiskiem na liście.
Chcąc nawiązać kontakt z decydentami, zrobiłem ostatnio mały eksperyment. Odręcznie napisałem notatki do kilku dyrektorów i wysłałem je pocztą. Niektóre z nich zaowocowały bardzo pozytywnymi odpowiedziami i spotkaniami, a także kontraktowymi negocjacjami. Takie relacje budowane są na solidnych fundamentach, które mogą prowadzić do długoterminowego wzrostu biznesu.
Zawsze istniały osoby, które wolały odręcznie pisać notatki biznesowe, ale nigdy wcześniej nie niosło to ze sobą tak znaczącej konotacji – że prawdziwa osoba poświęciła czas na napisanie spersonalizowanej wiadomości, zamiast wybierać łatwiejszą opcję. Najnowsze badanie przeprowadzone przez naukowców ze szkół biznesu na University of Maryland i Yonsei University w Korei Południowej pokazały, że „prezentowanie odręcznie napisanej notatki ma pozytywny i znaczący wpływ na podejmowanie decyzji zakupowych przez klientów” oraz że „leżą one u podstaw kluczowych ustaleń”.
Uczłowieczanie komunikacji
Podobna zasada dotyczy również komunikacji wewnętrznej. Niektórzy menedżerowie używają nowych technologii, by docenić pracowników, zwracając się do generatywnej sztucznej inteligencji z poleceniem napisania komplementarnych wiadomości do członków zespołu. Chociaż może to być pomocne narzędzie dla zabieganych i zapracowanych menedżerów, to muszą mieć świadomość, że tego typu wiadomości mogą zmniejszyć poczucie znaczenia w miejscu pracy i personalizacji, których pracownicy mogą poszukiwać. Dlatego też odręczne notatki mogą być skutecznym sposobem wyrażenia uznania przez menedżerów dla pracowników, zwłaszcza tych, którzy pracują zdalnie i nie mogą usłyszeć słów uznania osobiście.
Odręczne notatki nie będą dobrym rozwiązaniem dla osób, których pismo jest trudne do odczytania. Istnieją inne sposoby personalizowania komunikacji, jak tworzenie filmów lub notatek głosowych dostosowanych do konkretnej osoby, a nawet pozostawienie wiadomości na poczcie głosowej, jeśli w danej chwili nie może ona odebrać telefonu. Niektórzy uwzględniają czas na rozmowę w swoim harmonogramie: „Zarezerwowałem dla ciebie dwie godziny w nadziei, że będziesz chciał porozmawiać. Odezwij się w dowolnym momencie w godzinach pracy, a ja odłożę swoje zadania na później, by móc z tobą porozmawiać”.
Najważniejsze jest szukanie sposobów wzmacniania bezpośredniej komunikacji. Im częściej będziemy stosować komunikację interpersonalną, tym mniej sztuczna inteligencja będzie przeszkadzać w relacjach, dzięki czemu będą one bardziej autentyczne i satysfakcjonujące.
