Streszczenie: BrakOdpowiedziDlaURL
Wnioski z badań mogą poprawić jakość spotkań zdalnych i podtrzymać zaangażowanie uczestników
Źle przeprowadzone spotkania mają niezwykle negatywny wpływ na sukces, innowacyjność i kreatywność zespołu oraz na dobre samopoczucie i stres odczuwany przez jednostki. W rzeczy samej, doświadczenie kiepskiego spotkania może doprowadzić do syndromu dochodzenia do siebie po spotkaniu, który polega na tym, że pracownicy tracą dodatkowy czas i wydajność, otrząsając się psychicznie z doświadczenia kiepskiego spotkania.
Moje badania sugerują, że jedynie przez mniej więcej 50% czasu spotkanie jest wydajne, dobrze wykorzystane i wciągające – na dodatek w przypadku spotkań zdalnych ta wartość jest jeszcze niższa.
Właściwie przeprowadzone spotkania mogą przynieść wiele pozytywnych i dających energię do działania rezultatów, włączywszy w to lepszy proces podejmowania decyzji i podwyższoną motywację, spójność, kreatywność i odporność – a to są zasadnicze kwestie w kontekście tego, że zespoły i organizacje zmagają się obecnie z wyzwaniami pracy w warunkach pandemii.
Dobra wiadomość jest taka, że istnieje oparte na dowodach rozwiązanie wynikające z ponad 20 lat badań nad spotkaniami i zespołami. Nauka o spotkaniach dała kluczowe wnioski, które mogą w ogromnym stopniu pomóc organizatorom spotkań, szczególnie w tych trudnych czasach naznaczonych zwiększoną liczbą spotkań zdalnych. (Wiele z zaprezentowanych tutaj wskazówek w równym stopniu sprawdzi się w przypadku spotkań osobistych, gdy te znowu staną się możliwe).
Zarządzaj zdalnymi spotkaniami i przyjmij mentalność dobrego zarządcy
Wygląda na to, że najlepsi liderzy spotkań mają podobną mentalność: uznają, że ich rola polega na dobrym zarządzaniu czasem innych. Liderzy często przyjmują mentalność dobrego zarządcy w trakcie spotkań z ważnymi klientami czy interesariuszami, ponieważ nigdy nie chcieliby doprowadzić do tego, aby ci kluczowi ludzie mieli poczucie, że spotkanie było stratą czasu. Niestety, ta postawa dobrego zarządcy jest często porzucana w trakcie spotkań z własnym zespołem czy współpracownikami.
Kiedy przyjmujesz mentalność dobrego zarządcy, wszystkie twoje decyzje dotyczące spotkania – od początku do końca – są przemyślne. Działanie w sposób przemyślany i dokonywanie mądrych decyzji związanych ze spotkaniem wcale nie wymaga dużo czasu – przy odpowiedniej wprawie może to zająć zaledwie minutę. Dokonywane wtedy wybory dotyczą tego, jak przygotowujesz się do spotkania, jak zarządzasz wydajnością i obecnością podczas spotkania oraz jak je kończysz.
Zaprogramuj zdalne spotkanie na sukces
Nie przesadzaj z ilością zaproszeń. Jakość zdalnych spotkań leci na łeb na szyję wraz ze wzrostem liczby uczestników. Na szczęście zdalne spotkania można łatwo nagrać i skrócić ich czas o połowę, odtwarzając je później tym, którzy nie uczestniczyli w nich na żywo. Odpuść członkom zespołu nieodgrywającym zasadniczej roli w spotkaniu i pozwól im odsłuchać nagranie ze spotkania wtedy, gdy będzie im to odpowiadać, zamiast przerywać im teraz tok pracy. Jednakże – i to jest kluczowa sprawa – aby uniknąć poczucia marginalizacji u członków zespołu niezaproszonych na dane spotkanie, daj im wybór uczestniczenia w przyszłych spotkaniach na ten temat, jeśli będę mieli na to ochotę. Zazwyczaj nie przyjmują zaproszenia, ale doceniają to, że je wystosowałeś.
Właściwie ustaw czas. Zważywszy na to, że obecnie czas naszej koncentracji uwagi się skurczył, unikaj upierania się przy godzinnych spotkaniach. Nie wahaj się wyznaczać spotkania trwające tylko 15, 20 czy 25 minut. Skrócenie czasu spotkania wytwarza pozytywną presję; badania pokazują, że grupy działające pod pewną presją czasową pracują w sposób bardziej optymalny ze względu na zwiększoną koncentrację i stymulację.
Zawęź program spotkania. Aby poprawić koncentrację, która jest często niedostateczna w spotkaniach zdalnych, spróbuj zorganizować program spotkania w formie zestawu pytań, na które należy znaleźć odpowiedzi, a nie zestawu tematów do dyskusji. Organizując program spotkania jako zestaw pytań, masz lepsze wyczucie tego, kogo naprawdę należy zaprosić na spotkanie. A gdy już pojawią się odpowiedzi na wszystkie pytania, wiesz, kiedy zakończyć spotkanie – i możesz łatwo ocenić czy spotkanie się udało.
Użyj połączenia wideo. Zdalne spotkania podlegają zjawisku zwanemu społecznym próżniactwem, tendencją ludzi do obniżania swoich wysiłków oraz motywacji, gdy pracują w grupie. Społeczne próżniactwo jest tym większe, im bardziej anonimowo człowiek się czuje, tak jak to jest w przypadku ukrywania się w tłumie, i może wzrosnąć podczas spotkań wirtualnych z powodu wirtualnej bariery między członkami zespołu. Użycie połączenia wideo plus zaproszenie jak najmniejszej liczby osób pomaga zwalczyć poczucie anonimowości.
Zarządzanie wydajnością i obecnością podczas spotkań
Zaczynaj i kończ na czas. Nic nie zabija zaangażowania bardziej niż 15‑minutowe opóźnienie spowodowane tym, że uczestnicy muszą pobrać oprogramowanie, nie działa obraz lub dźwięk albo pojawiają się inne technologiczne zacięcia. Osoby dokonujące prezentacji w trakcie spotkania powinny się zalogować pięć minut wcześniej i sprawdzić, czy cała technologia działa bezproblemowo. Zakończenie spotkania z opóźnieniem jest źródłem ogromnego stresu dla uczestników, więc nie przeciągaj spotkań.
Dobrze zacznij spotkanie. Twój nastrój jako lidera spotkania ma znaczenie. On nadaje ton spotkaniu. Badania nawet sugerują, że może być zaraźliwy i nastrój uczestników spotkania może odzwierciedlać twój nastój. Zacznij spotkanie z energią, uznaniem dla innych i wdzięcznością za uczestnictwo w spotkaniu, szczególnie w tych stresujących czasach. Dzięki temu zwiększasz szanse na bardziej pozytywny nastrój spotkania, który sprzyja kreatywności, słuchaniu innych i konstruktywnemu podejściu do zagadnienia.
Określ zasady. Jak możemy oczekiwać, że nasze zdalne spotkania będą skuteczne, jeśli nigdy nie rozmawiamy o tym, czym jest udane spotkanie, a czego powinniśmy unikać? Wraz z uczestnikami okresowo twórzcie listę wzajemnych oczekiwań odnośnie tego, co sprawia, że spotkanie zdalne jest dobre. Wyraź oczekiwanie w stylu: „każdy może zabrać głos przez nie więcej niż 60 sekund, dzięki czemu wszyscy będą mieli szansę coś wnieść do tematu”, i daj współpracownikom szansę na reakcję. Aby walczyć ze zmęczeniem w trakcie dłuższych spotkań, dobrze jest ustalić zasady określające, kiedy uczestnicy mogą robić przerwy, wstać na chwilę i rozprostować kości.
Bądź aktywnym mediatorem. To jest absolutnie kluczowe w spotkaniach zdalnych. Liderzy spotkań muszą przyjąć na siebie rolę mediatora. Wciągaj do rozmowy wirtualnych uczestników (na przykład: „Sasza, powiedz nam, proszę, co myślisz na ten temat), aby podtrzymać ich zaangażowanie. Możesz nawet rozważyć prowadzenie rejestru, aby być pewnym, że wszyscy biorą aktywny udział, a wszystkie opinie zostały wysłuchane, jak to robi wielu znakomitych profesorów. Unikaj ogólnych pytań w stylu: „Jakieś komentarze?”. Raczej zwracaj się do uczestników indywidualnie. I wreszcie nie pozwól uczestnikom dywagować czy schodzić z tematu; w razie potrzeby przerywaj, bo między innymi na tym polega twoje zadanie jako lidera spotkania.
Posługuj się narzędziami. Milczenie nie oznacza zrozumienia czy zgody. Niektóre świetne aplikacje (takie jak Klaxoon, Mentimeter czy Poll Everywhere) umożliwiają uczestnikom głosowanie, które jest łatwym sposobem na sprawdzenie, czy grupa osiągnęła konsensus. Można to zrobić w czasie rzeczywistym podczas spotkania albo zaraz po nim, aby oddzielić etap narady od etapu podjęcia decyzji. Wykorzystaj dostępne technologie pokoju czatowego nie dla pobocznych rozmów, ale po to, aby uczestnicy mogli przekazać, że chcą coś powiedzieć albo że coś im umknęło. W przypadku niektórych spotkań pokój czatowy może być wykorzystywany jak drugi kanał komunikacji, który jest moderowany przez lidera lub innego uczestnika. Wykorzystywanie dostępnych narzędzi technologicznych pomaga w zwiększeniu zaangażowania i uczestnictwa.
Koniec spotkania i uzyskanie informacji zwrotnych
Dobrze zakończ spotkanie. Mając kilka minut do końca, jasno określ płynące ze spotkania wnioski. Określ osoby odpowiedzialne za każde poszczególne działanie. Nie pozwól, aby ktokolwiek po zakończeniu spotkania nie był pewien tego, co w jego trakcie osiągnięto albo jakie będą następne kroki.
Poproś o informacje zwrotne. I wreszcie najlepszy sposób na poprawę jakości twojego spotkania zespołowego polega na tym, aby zapytać uczestników, jak spotkania przebiegają – a to jest zwieńczenie realizacji zadania dobrego zarządcy. Roześlij szybką ankietę, poprzez którą uczestnicy powiedzą ci, co idzie dobrze, a co nie za bardzo, i podsuną ci pomysły, co i jak można ulepszyć. Następnie wyciągnij z tej lekcji naukę, zastanów się i wypróbuj nowe rzeczy na podstawie informacji zwrotnych. Teraz, gdy spotykamy się zdalnie już od jakiegoś czasu – i tak może pozostać w jakiejś przewidywalnej przyszłości – może to być idealny moment na podjęcie tego kroku.
Czy możliwe jest osiągnięcie doskonałości w spotkaniach wirtualnych? Prawdopodobnie nie, ale jeśli skupisz się na dokonaniu odpowiednich zmian i wszystko dobrze przemyślisz, twoje spotkania mogą stać się skuteczne i wciągające. Co prawda nie masz kontroli nad spotkaniami prowadzonymi przez innych, ale możesz dokonywać najlepszych możliwych wyborów i wykazać się umiejętnościami dobrego zarządcy. Możesz stać się przykładem dla innych. Zacznijmy naprawiać nasze spotkania, jedno za drugim.
