Streszczenie: Systemy poleceń pracowniczych stają się coraz bardziej popularnym narzędziem rekrutacyjnym, łączącym korzyści dla firm i pracowników. Umożliwiają one szybkie znalezienie odpowiednich kandydatów, zmniejszając koszty rekrutacji i czas potrzebny na selekcję. Z perspektywy pracowników, systemy te są atrakcyjne, ponieważ oferują dodatkowe korzyści w postaci premii lub innych nagród za polecenie odpowiednich osób. Kluczowym elementem skutecznego systemu poleceń jest jego transparentność oraz atrakcyjność oferowanych nagród. Aby system działał efektywnie, niezbędne jest zaangażowanie menedżerów, którzy powinni aktywnie uczestniczyć w procesie rekomendowania kandydatów. Z kolei pracownicy mogą czuć się bardziej zmotywowani do polecania swoich znajomych, jeśli wiedzą, że są to osoby, które będą pasować do kultury organizacyjnej firmy. Istotną rolę w tym procesie odgrywa także technologia, która pozwala na łatwe śledzenie i monitorowanie wyników systemu poleceń.
Pozyskanie odpowiednich kandydatów do organizacji od jakiegoś czasu nie jest łatwe. Rekruterzy muszą stawić czoła wysokim oczekiwaniom firm i dlatego starają się korzystać ze zróżnicowanych kanałów pozyskiwania kandydatów. Model, w którym pozyskujemy pracowników jedynie przez ogłoszenia internetowe, odchodzi w niepamięć.
Jednym z narzędzi rekrutacyjnych, o którym niejednokrotnie zapomina się w organizacjach, są polecenia pracownicze. Odpowiednio skonstruowany system poleceń kandydatów przez członków już zatrudnionej kadry stanowi dodatkowe źródło przyszłych pracowników. Najczęściej za skuteczne polecenie kandydatów (czyli takie zakończone zatrudnieniem) pracownicy otrzymują premię. Finansowy dodatek ma motywować członków zespołu do zaangażowania się w pomoc działowi HR. O czym należy zatem pamiętać, wdrażając system poleceń?
Przede wszystkim, rozpoczynając poszukiwania kandydatów na dane stanowisko, rekruter powinien wysłać do wszystkich pracowników wiadomość e‑mail z informacją, że została uruchomiona rekrutacja. W przypadku gdy w organizacji zatrudnieni są pracownicy bez dostępu do firmowego e‑maila (np. pracownicy produkcyjni, magazynowi), wówczas należy przygotować plakaty informujące o rozpoczęciu rekrutacji na dane stanowiska i umieścić je w pomieszczeniach socjalnych. Można również wcześniej poprosić liderów, by dodatkowo poinformowali członków swoich zespołów o uruchomieniu systemu.
Nadanie kierownikom tytułu ambasadorów systemu poleceń pracowniczych z pewnością wpłynie pozytywnie na jego popularyzację wśród zatrudnionej kadry. Trzeba pamiętać o określeniu profilu poszukiwanego kandydata oraz wskazaniu kwoty premii, jaką można otrzymać, jeśli polecona osoba zostanie zatrudniona. Stawki nagród mogą być uzależnione od poziomów stanowisk, na które poszukiwani są pracownicy. Dobrym rozwiązaniem jest wypłata w ratach. Można przyjąć zasadę, że 50% wynagrodzenia za zrekrutowanego i zatrudnionego kandydata będzie wypłacone od razu po zatrudnieniu (podpisanie umowy), drugie 50% – po 6 miesiącach pracy w firmie.
Korzyści z wprowadzenia systemu poleceń pracowniczych:
możliwość pozyskania najlepszych kandydatów z rynku zarówno pod względem posiadanych kompetencji, jak i dopasowania do organizacji, dlatego że to właśnie pracownicy firmy znają ją i jej potrzeby najlepiej i wiedzą kto będzie pasował do zespołu,
szybsze zakończenie procesów rekrutacyjnych, ponieważ niejednokrotnie nie jest konieczne zamieszczanie ogłoszeń na portalach rekrutacyjnych, a następnie analiza i selekcja CV,
ograniczenie kosztów rekrutacji – brak konieczności publikacji ogłoszeń,
niższy poziom rotacji pracowników zatrudnionych z polecenia – chętniej wiążą się z pracodawcą na dłużej,
wyższy poziom skuteczności rekruterów – dzięki sprawniejszemu zamykaniu procesów rekrutacyjnych,
większa liczba poleceń kandydatów to większy NPS, czyli poziom lojalności pracowników wobec organizacji.
Istotnym elementem systemu poleceń jest regulamin korzystania z niego. Powinien go przygotować pracownik działu HR, a następnie zakomunikować go całemu zespołowi. Ważne, by pamiętać o umieszczeniu w regulaminie zapisu, w jakim terminie pracownik otrzyma feedback o włączeniu bądź nie polecanego kandydata w proces rekrutacji wraz z uzasadnieniem, dlaczego kandydat został zakwalifikowany bądź odrzucony. Poniżej przedstawiam autorski przykład regulaminu systemu poleceń pracowniczych.
Regulamin Systemu Poleceń Pracowniczych
§ 1
Postanowienia ogólne
Niniejszy regulamin określa zasady i warunki, na jakich działa wewnętrzny System Poleceń Pracowniczych kandydatów do pracy, określany dalej jako System.
§ 2
Definicje
Ilekroć w dokumencie użyte zostały wymienione niżej pojęcia, rozumie się przez nie:
● Osoba polecająca – pracownik spełniający warunki uczestnictwa w Systemie określone w niniejszym dokumencie, który w czasie funkcjonowania Systemu przesłał CV Kandydata na wskazany w regulaminie adres e‑mail lub złożył CV osobiście w dziale HR;
● Kandydat – osoba fizyczna spełniająca warunki uczestnictwa w Systemie określone w niniejszym dokumencie, której CV w czasie funkcjonowania systemu zostało przesłane przez osobę polecającą na wskazany w regulaminie adres e‑mail lub złożone przez tę osobę w dziale HR;
● Zrekrutowany kandydat – polecony kandydat, który został zatrudniony.
§ 3
Warunki uczestnictwa w Systemie
Osoba polecająca nie może dokonać polecenia samej siebie.
Kandydat zostanie zakwalifikowany do Systemu w momencie, gdy łącznie spełnione będą następujące warunki:
kandydat nie jest obecnym lub byłym pracownikiem firmy,
kandydat potwierdził, że został polecony przez osobę polecającą,
kandydat zamieścił w CV zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych przez firmę w celach rekrutacyjnych o następującym brzmieniu:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez firmę w celu przeprowadzenia obecnej i przyszłych rekrutacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)”.
Osoba polecająca jest uprawniona do uzyskania premii w ramach Systemu, w momencie gdy polecony kandydat zostanie zatrudniony (podpisana umowa).
Kandydat może być polecony tylko przez jedną osobę. W przypadku polecenia tego samego kandydata przez więcej niż jedną osobę decyduje kolejność otrzymania poleceń danego kandydata.
§ 4
Proces polecania kandydatów
Osoba polecająca przesyła CV kandydata na adres e‑mail: rekrutacja@firma.pl lub składa CV osobiście w dziale HR.
CV polecanego kandydata musi zawierać imię i nazwisko oraz numer telefonu do kandydata.
Osoba polecająca w treści wiadomości e‑mail lub w pisemnym oświadczeniu potwierdza, że posiada zgodę na udostępnienie danych osobowych kandydata oraz wpisuje stanowisko, na które go poleca.
Pracownik działu HR w przeciągu 3 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia kandydata poinformuje osobę polecającą w formie e‑mail lub osobiście, czy kandydat został zakwalifikowany do Systemu.
§ 5
Wysokość premii
Wysokość premii dla osoby polecającej zależy od stanowiska, na które kandydat został zatrudniony.
Wysokość premii dla poszczególnych poziomów stanowisk wynosi, jak podano poniżej:
2000 zł brutto – premia za zatrudnienie osoby na stanowisku operatora wózka widłowego,
2500 zł brutto – premia za zatrudnione osoby na stanowisku specjalisty,
3000 zł brutto – premia za zatrudnienie osoby na stanowisku liderskim.
§ 6
Zasady wypłaty premii
Premia będzie wypłacana w 2 ratach, po 50% wartości stawki brutto wymienionej w paragrafie 5, punkt 2, za dane stanowisko:
pierwsza rata wypłacona będzie bezpośrednio po zatrudnieniu kandydata (podpisanie umowy) wraz z najbliższym wynagrodzeniem przypadającym po zatrudnieniu poleconego kandydata,
druga rata zostanie wypłacona po 6 miesiącach od zatrudnienia zrekrutowanego pracownika, pod warunkiem że osoba polecająca oraz polecony kandydat nadal będą pracować w firmie.
Premia zostanie doliczona do wynagrodzenia miesięcznego i płatna będzie przelewem na numer rachunku wskazany przez osobę polecającą.
§ 7
Postanowienia końcowe
Niniejszy System został wprowadzony na czas nieokreślony i może zostać zmieniony przez firmę.
O wszelkich zmianach w Systemie firma poinformuje pracowników w formie wiadomości e‑mail lub podczas spotkań z liderami działów.
Osoba polecająca, przystępując do Systemu, potwierdza, że zapoznała się z postanowieniami niniejszego dokumentu oraz wyraża zgodę na jego treść.
W sprawach spornych bądź nieuregulowanych w niniejszym dokumencie decyzję podejmuje firma.
