Skuteczna rekrutacja – mierzenie efektywności z 4 różnych perspektyw

Skuteczna rekrutacja powinna zakończyć się zatrudnieniem najbardziej dopasowanego kandydata. Jednak, czy to jedyny wskaźnik, na który należy zwrócić uwagę, gdy mierzymy jej efektywność? Czym jest skuteczna rekrutacja i jakie elementy się na nią składają?

Od ponad 20 lat jestem związany z branżą HR i obserwuję rynek usług rekrutacyjnych oraz krajowy rynek pracy. Przyglądam im się z kilku perspektyw:

• konsultanta, który realizuje konkretne procesy dla klientów,

• szefa serwisu ogłoszeniowego w jednej z większych firm specjalizujących się w rekrutacji,

• członka zespołu odpowiedzialnego za rekrutacje na stanowiska specjalistyczne i operacyjne,

• HR Business Partnera, który zrealizował wiele procesów rekrutacyjnych,

• szefa dużego zespołu rekrutacji.

Przez te dwie dekady zaszło wiele zmian – nie tylko sam rynek pracy uległ transformacji. Zachowania i oczekiwania kandydatów oraz sposoby docierania do nich również uległy zmianie. Tak samo jak formy prowadzenia naboru czy narzędzia wykorzystywane podczas oceny kandydatów. Silny wpływ na te zmiany miało rozpowszechnienie się employer brandingu i zwiększenie znaczenia candidate experience. Szczególnie w ostatnich kilku latach można zauważyć, że rozwój kwestii związanych z tymi dwoma trendami znacząco przyspieszył.

Czy jest w tym coś dziwnego? Oczywiście, że nie. Rekrutacja, tak samo jak każdy inny proces, musi podlegać zmianom. Powinna być również oceniana, bo tylko dzięki rzetelnej ocenie można zmierzyć jej skuteczność.

Skuteczność rekrutacji – jak ją zmierzyć?

Mierzenie skuteczności rekrutacji opiera się na kilku istotnych pytaniach:

• Jakie kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) należy wybrać, by zarządzanie procesem rekrutacji przebiegało efektywnie?

• Jak można kontrolować wybrane KPI?

• Jak prawidłowo wskazać obszary, które wymagają poprawy?

Przede wszystkim warto pamiętać o tym, że na proces rekrutacji, również ten przeprowadzany w usłudze Executive Search na najwyższe stanowiska menedżerskie, możemy spojrzeć z różnych perspektyw:

• kandydata

• rekrutera

• menedżera zatrudniającego

• osoby odpowiedzialnej za efektywność rekrutacji.

Podczas oceny skuteczności rekrutacji każda z tych osób rozważy inne czynniki. Dlatego też zaprezentuję najważniejsze KPI z punktu widzenia powyższych ról.

Skuteczna rekrutacja z perspektywy kandydata

Dla kandydata istotne są cztery kwestie, które określają skuteczności rekrutacji.

• Czas do rozmowy (time to interview) – jest to okres od momentu zapoznania się kandydata z ofertą/aplikowania na nią a zaproszeniem na spotkanie.

W zależności od oferty ten czas może wynosić od 48 h aż do 2 tygodni. Krótszy jest zazwyczaj w przypadku stanowisk operacyjnych w takich branżach, jak: gastronomia, logistyka oraz sprzedażowych w sieciach retail. Dłużej będzie trwał podczas rekrutacji na stanowiska menedżerskie średniego i wyższego szczebla.

• Czas do informacji zwrotnej (time to feedback) – oznacza okres od momentu aktywności ze strony kandydata a feedbackiem udzielanym przez rekrutera. Wspominając o aktywności kandydata, mam na myśli takie czynności, jak: przesłanie aplikacji, uzupełnienie formularza, rozmowa kwalifikacyjna, rozwiązanie testów, studia przypadków bądź Assessment Centre.

Niełatwo wskazać konkretne ramy czasowe, w których przekazanie feedbacku jest najwyżej oceniane. Bez wątpienia najbardziej istotne jest samo wywiązanie się z obietnicy udzielenia informacji zwrotnej lub decyzji we wcześniej zakomunikowanym czasie. Jakość jest zawsze ważniejsza niż ściganie się z czasem, by przekazać jak najszybciej mniej wartościowy feedback.

• Ocena jakościowa feedbacku (quality of feedback) – jest to subiektywna ocena kandydatów na temat informacji zwrotnej. Kandydaci sami oceniają jej jakość i zwracają uwagę, czy wniesie wartość dodaną podczas kolejnych rekrutacji.

Widać, że w ramach poprawy candidate experience wiele firm zaczyna coraz bardziej skupiać się na jakościowym feedbacku. Mimo tego w licznych badaniach kandydaci wciąż wskazują, że to właśnie ten aspekt wymaga poprawy.

• NPS, czyli Net Promoter Score kandydata – jest to wskaźnik, który można stosować do weryfikacji jakości rekrutacji, tak jak w obszarze budowania doświadczeń klientów. Poprzez zadawanie pytań o polecanie udziału w danym procesie rekrutacji możemy dowiedzieć się, jak nasze działania są odbierane przez kandydatów.

Zdarzało mi się rozdzielać ten wskaźnik na dwie grupy: NPS kandydatów, którym zostały złożone oferty, oraz NPS tych odrzuconych.

Skuteczna rekrutacja z perspektywy menedżerów rekrutujących

Z kolei menedżerowie rekrutacyjni biorą pod ocenę zupełnie odmienne wskaźniki:

• Czas do zatrudnienia (time to hire) – jest to najważniejszy wskaźnik z perspektywy menedżera. Wskazuje okres, który upływa od zgłoszenia i zaakceptowania potrzeby przeprowadzenia procesu rekrutacji do momentu rozpoczęcia pracy przez nowo zatrudnionego. Zdarza się, że jest on modyfikowany, tak aby pokazać, ile czasu upłynęło między rozpoczęciem rekrutacji, a wyborem kandydata. Z jakiego powodu? Ponieważ dzięki temu możemy uniknąć kwestii, które wiążą się z obowiązującymi okresami wypowiedzenia.

• Czas do shortlisty potencjalnych kandydatów (time to shortlist) – jest to wskaźnik, który odzwierciedla skuteczność procesu rekrutacji. Określa się go jako czas pomiędzy startem poszukiwań a przedstawieniem pierwszych potencjalnych kandydatów.

W tym przypadku pomijamy czas potrzebny do momentu podjęcia decyzji menedżera o zatrudnieniu i okres wypowiedzenia. Ten wskaźnik doskonale obrazuje za to, jaka jest moc przyciągania kandydatów przez naszą organizację lub zespół.

• Retencja w okresie 12 miesięcy (12M. Retention) – wskazuje, ilu kandydatów wciąż pracuje w naszej organizacji po 12 miesiącach od zatrudnienia.

Ten wskaźnik ma coraz większe znaczenie podczas oceny skuteczności danej rekrutacji. Jest on o wiele bardziej istotny niż sam fakt doprowadzenia do pozyskania kandydata o określonych kompetencjach i jego zatrudnienia.

Dokładniejszym wskaźnikiem może być:

• Rotacja podczas okresu próbnego lub adaptacyjnego (onboarding rotation/early rotation) – sporo przedsiębiorstw skupia się na poprawnym przeprowadzeniu onboardingu. Według badań jest to jeden z najistotniejszych etapów dla pracownika. Mimo że nie wpływa on bezpośredniego na skuteczność rekrutacji, to może dać początek ważnej dyskusji, która skłoni nas do refleksji i znalezienia odpowiedzi na pytania:

• Na ile rzetelnie zaprezentowaliśmy ofertę klienta?

• Jak przedstawiliśmy EVP?

• Czy obietnice, które złożyliśmy przed rozpoczęciem rekrutacji, zostały spełnione?

• Czy prawidłowo zbadaliśmy kulturowe dopasowanie kandydatów?

• Czy trafnie oceniliśmy motywację kandydatów?

Skuteczna rekrutacja z perspektywy rekrutera

Osoba prowadząca rekrutację może zmierzyć jej skuteczność według:

• Wskaźnika zamknięcia procesów (closing rate) – określa on, ile z rozpoczętych rekrutacji zakończyło się zatrudnieniem. Wskaźnik ten może prezentować skuteczność osoby prowadzącej rekrutację, ale także sposobu, w jaki działa uruchomienie procesu.

Stosując wskaźnik closing rate, warto zadać sobie pytanie: z jaką częstotliwością dochodzi do sytuacji, w których rekrutację zamyka się z innych powodów niż brak dobrze dopasowanych kandydatów? Wśród powodów mogą znaleźć się np. zmiana w organizacji, zmniejszenie budżetu, kandydat z wewnątrz czy po prostu likwidacja wakatu.

• NPS menedżera – ten wskaźnik pokazuje, czy menedżer, z którym współpracował dany rekruter, poleci jego usługi swoim znajomym.

• Czas do zatrudnienia (time to hire) – bardzo ważna informacja dla osób, które realizują rekrutacje operacyjnie, oraz menedżerów tej funkcji.

• Odrzucenie (rejection rate) – ten wskaźnik odzwierciedla naszą selektywność podczas początkowych etapów rekrutacji (chodzi o liczbę aplikacji, które przechodzą do kolejnego etapu).

  Ten wskaźnik w połączeniu z wiedzą o miejscu, z którego pochodzi kandydat, ułatwi weryfikację efektywności kanałów komunikacji z kandydatami (channel efficiency). Dzięki temu dowiemy się, przy jakich stanowiskach i z uwzględnieniem jakich kanałów powinniśmy skupiać nasze wysiłki employer brandingowe.

• Właściwy dobór (selection accuracy) – jest to wskaźnik określający odsetek kandydatów z shortlisty, którzy zostali zaakceptowani do kolejnego etapu – spotkania.

• Wskaźnik akceptacji złożonych ofert (acceptance rate) – określa on, ilu kandydatów, którym złożyliśmy ofertę, przyjmuje ją i rozpoczyna pracę.

Powyższe KPI są niezwykle istotne, ale nie wyczerpują listy tych, które mogą określać skuteczność rekrutacji i rekrutera.

Skuteczność rekrutacji z punktu widzenia Talent Acqusition / Recruitment Managera

Każdy menedżer, do którego zadań należy przeprowadzenie rekrutacji i zmierzenie jej efektywności, musi określić skalę wyzwania.

• Ile rekrutacji zostanie uruchomionych?

• Kiedy i jak szybko rozpoczną się rekrutacje?

• Jaki charakter mają mieć rekrutacje – czasowy a może naturalny? Charakter czasowy odnosi się do konkretnego projektu, a naturalny – do procesów związanych ze stałym rozwojem biznesu, rotacją itp.

Z tej perspektywy ważne wydają się być KPI, które pozwalają określić skuteczność i pracochłonność. Z doświadczenia wiem, że dobrze je ograniczyć do kilku:

• liczby rozpoczynających się rekrutacji – jakiego obciążenia pracą i ilu procesów rekrutacyjnych w danym czasie możemy się spodziewać. Ewentualnie, z jakimi wyzwaniami mieliśmy do czynienia w  podobnych sytuacjach albo okresach w poprzednich latach?

• kosztu zatrudnienia (cost per hire) – zazwyczaj mamy ograniczony budżet na przeprowadzenie rekrutacji. Musimy zatem mieć na uwadze, że wszystkie decyzje, jakie podejmujemy, wpływają na koszt zatrudnienia pracownika. Wybór kanałów promocji ofert czy podjęcie decyzji, które procesy zostaną zrealizowane wewnętrznie, są tutaj tak samo ważne.

Umiejętność określenia i śledzenia kosztu zatrudnienia może być pomocna w dwóch kwestiach: po pierwsze – podjęcia decyzji kogo i jak będziemy szukać; po drugie – w ocenie skuteczności naszych kanałów komunikacji z kandydatami.

• Liczba odpowiednich aplikacji w kanale (channel effciency), która przekłada się m.in. na koszt pozyskania adekwatnej aplikacji (cost per applicant). Ten wskaźnik jest bardzo pomocny przy planowaniu działań powiązanych z marketingiem rekrutacyjnym lub employer brandingiem.

• Satysfakcja z procesu (recrutiment satisfaction) wewnątrz organizacji – to istotny wskaźnik, jeśli firma nie prowadzi innych badań wewnętrznych. Chodzi tu o kwestie związane z employee experience oraz NPS wśród klientów wewnętrznych zespołu prowadzącego rekrutację.

Co więcej, możemy też badać KPI związane z opisanym wcześniej time to hire, takie jak:

• średni czas trwania rekrutacji,

• liczbę rekrutacji realizowanych zgodnie z planem,

• liczbę procesów trwających powyżej określonej liczby dni,

• time to hire w określonych grupach zawodowych (np. IT, sprzedaż, menedżerowie).

Pozwalają one zarządzać skutecznością oraz jakością funkcji rekrutacyjnej.

Skuteczność rekrutacji – na co zwrócić szczególną uwagę?

Opisane wyżej KPI nie zamykają listy wskaźników, którymi można posłużyć się, by zmierzyć efektywność procesu rekrutacji. Bynajmniej nie oznacza to, że musimy szukać innych. Gromadzenie i analiza danych nabierają sensu jedynie przy odpowiednio dużej ilości prowadzonych rekrutacji.

Warto również pamiętać, że kiedy decydujemy się na dany zestaw KPI do analizy, to koszt badania nie może być wyższy niż potencjalnych korzyści. Dostępne są różne zaawansowane systemy, które umożliwiają automatyczne zbieranie i przetwarzanie danych. Można wykorzystać do tego chociażby technologię ATS (Application Tracking Systems), ewentualnie wewnętrzne systemy HR.

Pamiętajmy, że nawet najbardziej rozbudowane rozwiązania informatyczne nie mogą przesłonić nam kluczowej kwestii – pewności, że przeprowadzenie efektywnej rekrutacji wymaga całościowego spojrzenia z kilku perspektyw. Jedynie wtedy możemy stwierdzić, że przywiązujemy wagę do skuteczności prowadzonych działań.

W Cter pomagamy skutecznie dotrzeć do najwyższej klasy menedżerów. Sprawdź nasz Przewodnik po rekrutacji menedżerskiej.

A może potrzebujesz tymczasowego menedżera do pracy w dowolnym obszarze działalności twojej firmy? Dowiedz się, kiedy warto skorzystać z usługi Interim Management.