Streszczenie: Savoir-vivre podczas spotkania z kandydatem to zestaw zasad, które rekruterzy powinni przestrzegać, aby stworzyć komfortową atmosferę dla kandydata, co zwiększa szanse na pomyślny wynik rekrutacji. Przygotowanie odpowiedniego pomieszczenia, zapewnienie ciszy i świeżego powietrza, a także troska o właściwą temperaturę, to podstawowe elementy, które wpływają na komfort rozmowy. Rekruter powinien być punktualny, przygotować się do rozmowy, zapoznać z życiorysem kandydata i zadbać o odpowiedni strój. Spotkanie powinno rozpocząć się od przyjaznego powitania, przedstawienia uczestników oraz ustalenia planu spotkania, aby kandydat czuł się swobodnie.
Zasady savoir‑vivre’u dotyczące przede wszystkim zachowania się w miejscu pracy, w rodzinie, na przyjęciach, podczas komunikacji twarzą w twarz, telefonicznej lub internetowej, a także nakrywania i podawania do stołu, sposobów jedzenia oraz picia czy wyglądu, stosować należy również podczas spotkania rekrutacyjnego z kandydatem.
Savoir‑vivre na rozmowie rekrutacyjnej?
Savoir‑vivre podczas spotkania z kandydatem oznacza nic innego, jak zestaw zasad, jakich powinna przestrzegać osoba prowadząca proces rekrutacji, by ubiegający się o pracę w trakcie rozmowy oraz po jej zakończeniu czuł się dobrze, a potencjalny pracodawca pozostawił po sobie dobre wrażenie.
Stosowanie się przez rekrutera do opisanych niżej zasad podczas spotkania z kandydatem spowoduje, że poszukujący pracy chętniej podejmą pozytywną decyzję o rozpoczęciu współpracy z organizacją. Należy pamiętać, że bezpośrednia rozmowa to jeden z najważniejszych etapów całego procesu rekrutacyjnego. Jeśli zostanie właściwie przeprowadzona, zwiększa szanse na pomyślne zakończenie rekrutacji. W przeciwnym razie może nie przynieść zamierzonego skutku i tym samym niepotrzebnie wydłużać czas poszukiwania odpowiedniego pracownika oraz zwiększyć koszt rekrutacji.
Pomieszczenie, w którym odbędzie się spotkanie
Przed rozmową rekrutacyjną należy przygotować pomieszczenie, w którym prowadzone będzie spotkanie z kandydatem do rozmowy. Warto zapewnić komfortowe dla kandydata warunki: ciszę, brak osób postronnych w pomieszczeniu, świeże powietrze (przewietrzyć pomieszczenie, jeśli to możliwe). Ponadto dobrze jest zadbać o właściwą temperaturę, jeśli pomieszczenie jest klimatyzowane, czy przynieść przed rozmową chłodne napoje oraz naczynia, z których będzie można się ich napić (przed rozpoczęciem spotkania można zaproponować również przygotowanie napoju ciepłego).
Przygotowanie się rekrutera do rozmowy
Przed rozpoczęciem spotkania z kandydatem osoba prowadząca rekrutację powinna przeczytać jeszcze raz życiorys kandydata, zrobić notatki lub podkreślić kwestie, o które chce zapytać. Ułatwi to prowadzenie rozmowy. Rekrutera powinien również wyróżniać elegancki ubiór, stosowny do poziomu stanowiska, na które rekrutuje. Nie zawsze musi być to garnitur czy garsonka. Przed spotkaniem warto poinformować kandydata, jaki strój obowiązuje podczas rozmowy rekrutacyjnej.
Trzeba pamiętać, by być punktualnym. Jeśli w drodze na spotkanie utknie się w korku i wiadomo, że nie zdąży się na czas, należy ustalić w firmie, kto zaopiekuje się kandydatem podczas nieobecności osoby rekrutującej, a następnie poinformować o tym kandydata.
Spotkanie z kandydatem to nie szkolny sprawdzian
Na początku dobrze jest zacząć od uśmiechu, przedstawienia się i podania ręki. Następnie należy wskazać kandydatowi miejsce, na którym powinien usiąść, i zaproponować coś do picia. Co zatem powinieneś/powinnaś zrobić po przywitaniu, by wywrzeć na kandydacie dobre wrażenie i aby chciał on w razie pozytywnej decyzji rozpocząć współpracę z organizacją? Poniżej kilka ważnych zasad, które powinny zostać zastosowana podczas rozmowy rekrutacyjnej.
Przedstaw wszystkie osoby uczestniczące w spotkaniu.
Poinformuj, jaki jest plan spotkania, czego kandydat może się spodziewać, zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami z pierwszej rozmowy telefonicznej lub w mediach społecznościowych.
Zaproponuj zwracanie się po imieniu (mało popularna praktyka, ale zawsze obniża poziom stresu u kandydatów). Jeśli jednak jest to sprzeczne z kulturą organizacyjną lub wyklucza to stanowisko, na które prowadzona jest rekrutacja, lepiej zachowaj komunikację oficjalną.
Opowiedz krótko o firmie (historia, misja, wizja, wartości, zakres działalności, plany rozwojowe organizacji).
Przedstaw kluczowe zadania i oczekiwania na stanowisku, na które prowadzisz rekrutację (może o tym opowiedzieć przedstawiciel działu, do którego prowadzona jest rekrutacja, jeśli uczestniczy w spotkaniu). Warto również poinformować o tym, co poza umową i wynagrodzeniem firma oferuje pracownikowi (premie, benefity pozapłacowe, ścieżka rozwoju, szkolenia).
Rozmowę z kandydatem prowadź w partnerskiej, ale profesjonalnej atmosferze, bez tzw. szkolnego odpytywania, które z pewnością tylko podniesie poziom stresu u ubiegającego się o pracę.
Nie wprowadzaj sztucznej lub nerwowej atmosfery, nawet jeśli już po kilku pytaniach wiesz, że to jednak nieodpowiednia osoba na wybrane stanowisko.
Utrzymuj kontakt wzrokowy, uśmiechaj się, słuchaj uważnie – to czynniki, które spowodują, że kandydat będzie czuł się dobrze i być może, jeśli zdecydujesz się go zatrudnić, łatwiej podejmie decyzję o rozpoczęciu współpracy.
Zapytaj kandydata, czy możesz przejść do kolejnej części rozmowy: pytania do kandydata, część praktyczna, testy (jeśli zostały zapowiedziane w pierwszej rozmowie telefonicznej bądź na profilu zawodowym). Nie należy wprowadzać do rekrutacji zadań czy testów bez uprzedniego poinformowania osób biorących udział w rekrutacji.
Jeśli planujesz porozmawiać z kilkoma osobami, zastosować możesz wywiad częściowo ustrukturyzowany, w którym wszyscy dostaną te same pytania. Dzięki temu łatwiej będzie porównać odpowiedzi, a tym samym kandydatów.
W jaki sposób zadawać pytania na rozmowie rekrutacyjnej?
W celu zweryfikowania, czy potencjalny pracownik dysponuje oczekiwanymi kompetencjami, najlepiej zadawać pytania o to, jak się zachowa lub zachował w danej sytuacji:
Jak postąpiłeś w sytuacji, gdy zadzwonił do ciebie zdenerwowany klient?
Jakie działania podejmiesz, jeśli wyniki sprzedażowe w twoim zespole spadną o 70%?
Co zrobiła pani, gdy doszło do konfliktu między pracownikami w zespole, którym pani zarządzała?
Jak pan sobie poradził w sytuacji, kiedy awansował pan na kierownicze stanowisko?
Osoba rekrutująca nie powinna prosić w ogłoszeniu o list motywacyjny, jeśli wie, że i tak go nie przeczyta. Zamiast tego może zapytać w trakcie rozmowy o pasje, jakie ma kandydat, obniży to z pewnością poziom stresu u osoby, z którą będzie prowadzona rozmowa i pozwoli poznać tę osobę również od strony prywatnej. Jeżeli osoby uczestniczące w spotkaniu nie będą miały więcej pytań, to warto, aby zachęciły kandydata, by sam zadał pytania. Trzeba na nie odpowiedzieć rzetelnie i z zaangażowaniem.
Zakończenie równie ważne co początek
Pod koniec spotkania z kandydatem należy potwierdzić omawiane wcześniej w rozmowie telefonicznej kwestie, m.in. datę rozpoczęcia pracy w firmie oraz warunki zatrudnienia, w tym oczekiwania finansowe. Kończąc rozmowę, trzeba upewnić się, że kandydat nie ma więcej pytań i wszystko jest dla niego zrozumiałe. Wskazane jest zaproponowanie kontaktu telefonicznego lub poprzez media społecznościowe w razie dodatkowych pytań, które mogą pojawić się po stronie kandydata już po spotkaniu rekrutacyjnym. Następnie konieczne jest poinformowanie o dalszych etapach rekrutacji lub o terminie przekazania feedbacku dotyczącego zatrudnienia bądź wyboru innego kandydata (pamiętaj: przestrzegaj tego terminu, a w przypadku niezatrudnienia podaj przyczynę, dlaczego został wybrany ktoś inny). Finalizując rozmowę, nie można zapomnieć o podziękowaniu za spotkanie i odprowadzeniu kandydata do wyjścia, poczuje się on zaopiekowany. Pożegnanie powinno być życzliwe i z uśmiechem.
W przypadku przedłużania się procesu rekrutacyjnego proponuję skontaktować się ze wszystkimi osobami biorącymi udział w rekrutacji i poinformować je o tym – zostanie to z pewnością pozytywnie odebrane przez kandydatów.
