Streszczenie: Rola działów HR w organizacjach jest obecnie przedmiotem intensywnych dyskusji. Tradycyjnie uważane za jednostki administracyjne odpowiedzialne za procesy takie jak rekrutacja, szkolenia czy wynagrodzenia, coraz częściej pełnią także rolę strategicznych partnerów. Współczesne organizacje oczekują od działów HR nie tylko wsparcia operacyjnego, ale także aktywnego uczestnictwa w tworzeniu strategii rozwoju firmy. Istotnym wyzwaniem jest znalezienie równowagi między zarządzaniem codziennymi procesami a wprowadzaniem innowacyjnych rozwiązań, które wspierają długofalowy rozwój organizacji. W tym kontekście HR staje się bardziej zorientowane na efektywność i adaptacyjność, reagując na zmiany w rynku pracy, potrzeby pracowników oraz wymagania technologiczne. Rozwój technologii, takich jak automatyzacja i sztuczna inteligencja, wpływa na sposób zarządzania ludźmi, zwiększając rolę HR w kształtowaniu przyszłości organizacji.
Rynek pracownika i walka o specjalistów przesunęły część odpowiedzialności za prawidłowo funkcjonujący biznes na szefów HR, ponieważ ich kluczowym zadaniem jest obecnie pozyskiwanie i rozwój talentów. Ta odpowiedzialność rośnie, jeżeli organizacja działa na wielu rynkach.
Zadaniem wewnętrznych działów personalnych jest dostarczenie swoim firmom pracowników pasujących do kultury organizacyjnej oraz mających potrzebną wiedzę i umiejętności. To z kolei wymaga, aby pracownicy działów HR dobrze znali biznes, którym zajmuje się ich firma. Powinni więc ściśle współpracować z innymi działami, wsłuchiwać się w zgłaszane potrzeby i doskonale rozumieć strategię firmy, aby z wyprzedzeniem odpowiadać na oczekiwania menedżerów i zarządu.
„Dział HR, który jest blisko biznesu, przestaje być postrzegany przez zarząd jako kolejny dział administracyjny generujący koszty. Rolą dyrektorów HR jest m.in. podkreślanie wymiernych korzyści biznesowych, jakie osiąga przedsiębiorstwo dzięki działaniom HR, które umiejętnie odpowiadają na potrzeby biznesu. Dział personalny w dobie rynku pracownika może pomóc w uzyskaniu przewagi konkurencyjnej” – mówi Rafał Nadolny, Commercial Director w TMF Poland.
Jeszcze kilka lat temu działy personalne zajmowały się zarówno działaniami czysto administracyjnymi, w tym naliczaniem płac oraz prowadzeniem teczek osobowych, jak i procesami dotyczącymi rekrutacji. Obecnie punkt ciężkości przesunął się w stronę pozyskiwania talentów, podnoszenia kompetencji pracowników, zarządzania rozwojem ich umiejętności i karierami. Zmiana roli działu personalnego w strukturze firmy zależy jednak od jej kierownictwa. „Zmiana roli HR na probiznesową i jeszcze bardziej propracowniczą jest możliwa tylko wtedy, kiedy jest ona legitymizowana przez zarząd i uwzględniana w strategii organizacji. W innym przypadku jest to praktycznie niemożliwe i może być postrzegane jako nakładanie dodatkowych zadań” – uważa Nadolny.
Nietypowe przepisy lokalnego prawa pracy
Prawa i obyczaje w miejscu pracy różnią się w zależności od kraju. To, co jest standardem w jednym kraju, gdzie indziej może być postrzegane jako dziwne.
HISZPANIA: Kiedy pracownik wyjeżdża za granicę, należy złożyć odpowiedni formularz do władz lokalnych. Formularz należy złożyć osobiście; nie można go wysłać pocztą.
JAPONIA: W ramach ustawy mającej na celu ograniczenie otyłości pracodawcy są zobowiązani raz w roku mierzyć obwód pasa pracowników w wieku od 40 do 75 lat. Pracodawcy mają pomóc pracownikom z nadwagą, inaczej mogą spotkać się z karą.
FRANCJA: Pracownik może zignorować e‑maile wysyłane do niego po godzinach pracy.
BRAZYLIA: Pracownicy mają zagwarantowany bonus z okazji świąt Bożego Narodzenia, znany również jako „trzynasta pensja”.
Ocena bieżących wyzwań i rosnąca liczba zadań, które realizują działy personalne, prowadzi do wniosku, że połączenie administrowania zasobami ludzkimi i pełnienie funkcji partnera dla biznesu w taki sposób, aby wszystko działało na najwyższym poziomie, stanowi nie lada wyzwanie. Firmy różnie radzą sobie z tym problemem – najczęściej skupiają procesy w centrach usług wspólnych (SSC) lub korzystają z zewnętrznego dostawcy, który przejmuje część obowiązków.
Obecnie w dużych organizacjach wewnętrzny dział personalny pełni rolę partnera dla funkcji biznesowych, natomiast outsourcer zajmuje się administracją i naliczaniem płac. Właściwie wybrany partner zewnętrzny wspólnie z działem HR zadba też o pozytywne doświadczenia pracowników (employee experience) na każdym etapie ich obecności w przedsiębiorstwie, począwszy od rekrutacji, wprowadzenia do zespołu, poprzez cały okres zatrudnienia, aż do momentu zakończenia współpracy. Wymagania wobec dostawcy usług HR rosną, kiedy firma prowadzi działalność międzynarodową. Nic dziwnego, że tylko nieliczni outsourcerzy potrafią spełnić oczekiwania takich klientów.
Wsparcie administracyjne TMF Group na każdym etapie zatrudnienia pracownika
Etap I: Rozpoczęcie pracy
• Określenie stosunku prawnego;
• Przygotowanie umowy i dokumentacji dla nowego pracownika;
• Zgłoszenie zatrudnienia do odpowiednich instytucji;
• Rejestracja pracownika w systemie kadrowym i założenie akt osobowych pracownika.
Etap II: Bieżąca obsługa pracownika
• Aktualizacja danych oraz zapewnienie ich zgodności z przepisami;
• Monitorowanie istotnych terminów (umowy na czas określony, badania lekarskie, szkolenia BHP);
• Administrowanie urlopami i benefitami pracowniczymi;
• Obsługa zaświadczeń dla pracowników.
Etap III: Zamykanie współpracy z pracownikiem
• Czynności kadrowe i płacowe związane z zakończeniem współpracy.
Wsparcie zewnętrzne dla działów personalnych
Chcąc skutecznie konkurować na zróżnicowanych rynkach, międzynarodowe przedsiębiorstwa muszą zarządzać pracownikami lokalnie, uwzględniając miejscową kulturę i rynek pracy oraz wynikające z tego indywidualne potrzeby jednostki. To zadanie spada na barki wewnętrznego HR, który musi osiągnąć globalną integrację, a jednocześnie reagować na potrzeby lokalnego biznesu. Ale to nie wszystko. Firmy działające w skali globalnej bądź regionalnej muszą zapewnić zgodność swoich lokalnych operacji HR z przepisami danego kraju, jednocześnie łącząc je z grupowymi regulacjami wewnętrznymi, wartościami i globalną strategią organizacji. Zewnętrzny dostawca usług HR działający w wielu jurysdykcjach może być doskonałym adresatem prośby o wsparcie i pomoc w przestrzeganiu lokalnie obowiązujących wymogów.
Firmą, która oferuje klientom aktywnym na wielu rynkach świata wsparcie w powyższych obszarach, jest TMF Group. Działa jako zewnętrzny dział HR w ponad 80 krajach, zajmując się zadaniami administracyjnymi oraz naliczaniem płac, co pozwala klientom skupić się na strategicznych obszarach związanych z zarządzaniem kadrami i płacami. Obsługa jest kompleksowa, oparta na doświadczeniu będącym wynikiem wieloletniej współpracy z kilkunastoma tysiącami firm.
Dogłębne zrozumienie lokalnych rynków i obowiązujących na nich przepisów pozwala TMF Group kierować skomplikowanymi procedurami lokalnymi przy uwzględnieniu różnic prawnych i kulturowych. Obsługa kadrowa świadczona w wielu krajach pozwala wprowadzić spójny standard dla każdej lokalizacji, odciąża pracowników wewnętrznych działów personalnych klienta, zmniejsza ich stres związany z potencjalnym wejściem na kolejny rynek, a nowo zatrudnionym daje poczucie bezpieczeństwa oraz wspólnoty z nowym pracodawcą.
To jest komentarz. Przeczytaj tekst główny »
HR znów na fali wznoszącej
Nowoczesny HR musi działać bardziej ofensywnie, idąc w ślady pełnych determinacji działów biznesowych. Powinien rozszerzać swoje kompetencje w taki sposób, aby móc skuteczniej wspierać menedżerów liniowych i dostarczać im utalentowanych pracowników.
