Zapraszamy na relację z konferencji ICAN Institute poświęconej pracy zdalnej i hybrydowej.

Podczas wydarzenia organizowanego przez ICAN Institute i ICAN Management Review dowiemy się jak płynnie przejść z pracy zdalnej do pracy hybrydowej. Gościem specjalnym konferencji jest Sandeep Mehra Dyrektor generalny w Webex Devices, Cisco Systems.

Partnerami wydarzenia są CISCO, T‑Systems oraz Salesforce.

Sesja Q&A Aneta Tobakos

15:15‑15:35 How Salesforce is Engaging a Remote Workforce? Aneta Tobakos, Senior Account Director, Salesforce

O tym, jak motywować pracowników w długoterminowej perpsketywie opowiada Aneta Tobakos z Salesforce.

„Zostaliśmy poddani ogromnej presji i musieliśmy poradzić sobie z ogromną zmianą, ponieważ 98% naszych pracowników przeszło na tryb zdalny” – wspomina Aneta Tabakos.

W zespole Salesforce przyjął się rytuał „Rozpoznaj czyje to miejsce pracy”. Polega na tym, że zespół na podstawie zdjęcia przedstawiającego przestrzeń, w której pracuje jeden z ich członków, odgaduje, czyje to miejsce pracy.

„Codziennie dostajemy e‑maile firmowe o sytuacji, dodatkowo stworzyliśmy COVID‑19 Center, gdzie pracownicy mają dostęp do wszystkich informacji” – zdradza Aneta Tabakos.

Na co dzień podkreślamy, że dobro i zdrowie naszych pracowników jest najważniejsze. Komunikuje to nasz prezes, umacniając przesłanie o istotnym znaczeniu dobrostanu.

„Podcasty, wirtualne treningi, lekcje gotowania – to tylko niektóre inspiracje, które Salesforce dostarcza pracownikom rozproszonym po całym globie, by wesprzeć ich w dbaniu o zdrowie psychiczne i fizyczne” – przypomina ekspertka

Sesja Q&A Wiesława Czarnecka‑Stańczak

„Musimy się uczyć tego, jak się uczyć nowych rzeczy i jak się oduczać starych rzeczy. Aby zachęcić do tego pracowników, trzeba im pokazywać sens i świecić przykładem” – odpowiada ekspertka zapytana o to, jak utrwalać nowe nawyki.

„Zrozummy swoje potrzeby, nie narzucajmy zasad i nie przymuszajmy ludzi do włączania kamery, gdy nie mają na to ochoty” – namawia ekspertka.

14:30‑15:00 Jak przeprowadzić zespół przez zmianę kultury pracy – kompetencje i narzędzia menedżera w czasach pandemii, Wiesława Czarnecka, Siemens

Wiesława Czarnecka‑Stańczak, Dyrektor ds. Zarządzania Personelem w firmie Siemens, podzieli się o tym, jak wykorzystać szansę na przyspieszenie cyfrowej transformacji.

„Technologia, kompetencje menedżerskie i kultura organizacyjna to trzy filary udanej transformacji” – przekonuje ekspertka.

Technologia była naszym najważniejszym orężem w organizowaniu pracy zdalnej na dużą skalę. Nowoczesne narzędzia komunikacyjne i do pracy grupowej ułatwiły oswojenie się z sytuacją.

„Zainwestowaliśmy w odwentylowanie lęków, by pracownicy odzyskali poczucie kontroli nad tym, nad czym kontrolę mają. Poświęciliśmy czas i pieniądze na konsultacje z psychologiem, obustronną komunikację i inne inicjatywy wzmacniające zbiorową odporność psychiczną”.

\ „Staramy się angażować pracowników w tworzenie nowego paradygmatu pracy w Siemensie. Do takiego współtworzenia zachęcamy również naszych klientów. Konsultujemy z naszymi pracownikami plany, prosimy ich o ocenę nowych inicjatyw i dzielenie się informacjami nt. potrzeb w nowych okolicznościach. Myślimy o tym, co musimy zmienić, by odnieść sukces w nowej normalności” – podkreśla Wiesława Czarnecka‑Stańczak, która zdradza, że organizacja pracuje teraz nad redefinicją Wielkiego Celu (ang. great purpose).

13:45 Jak przeprowadzić zespół przez zmianę kultury pracy – kompetencje i narzędzia menedżera w czasach pandemii

O tym zagadnieniu opowiada Antoni Pomykała, Dyrektor Działu Usług Cyfrowych, T‑systems Polska.

Antoni Pomykała opowiada jak ważne są rytuały pracy zdalnej. Ważne jest, żeby się ubrać, nie pracować w piżamie. Powinniśmy pracować tak jak to zwykle robiliśmy.

W internecie pełno jest podpowiedzi na temat narzędzi do pracy zdalnej. W rzeczywistości takie poszukiwanie generuje nonsensy. Dlaczego? Kupujemy platformy, których funkcjonalności już mamy.  Warto zastanowić się nad tym, jakich narzędzi tak naprawdę potrzebujemy, a nie jakie akurat są modne.

Sam wybór i wdrożenie narzędzia to żaden warunek sukcesu. Kluczowe jest stworzenie kultury pracy. Właściwe wykorzystanie narzędzi zależy od stworzenia zmiany kultury organizacyjnej. To ona odpowiada za stworzenie zaangażowania w zespole.

Mamy wiele miar do mierzenia KPI, ale nie mamy zbyt wielu miar do mierzenia zaufania. To właśnie pracownicy, którym możemy zaufać są najbardziej wartościowi na rynku pracy i stanowią wkład w realny sukces firmy.

\ Mierzmy zaufanie, nie performance – postuluje Pomykała.

13:00 Wpływ pracy w modelu hybrydowym na kulturę organizacyjną

Opowie o tym dr Maria Mycielska, Human Capital Management Practice Leader. Tematem jej wystąpienia będzie kultura organizacyjna.

Dlaczego biurowce jako miejsca pracy w ogóle istnieją – dr Mycielska pyta za Richardem Bransonem, zastanawiając się po co nam biuro, skoro i tak, dzięki technologii, możemy pracować z domu.

Dr Mycielska prezentuje wyniki ankiety „na gorąco”, na którą odpowiedzieli uczestnicy dzisiejszego spotkania.

Dziś już nie ma wątpliwości, że w przyszłości kultura organizacyjna stanie się marką firmy i samą firmą. Budynki i inne fizyczne obiekty przestaną mieć znaczenie. Kim jesteśmy? Co robimy? Jak działamy? A jak nie działamy? To właśnie będzie prowadzić firmy do sukcesu.

12:20 Optymalizacja organizacji pracy w modelu hybrydowym. Wnioski z raportu ICAN Research „Wyzwania pracy zdalnej”

O raporcie opowiada Mariusz Smoliński, Dyrektor Działu Badań i Analiz, ICAN Institute

Praca zdalna nie jest żadną nowością. Już w czerwcu 2019 roku 7% pracowników dużych firm pracowało zdalnie bądź hybrydowo. Dziś ten odsetek – z powodu pandemii – wynosi 89%.

Spora część pracowników wybiera model hybrydowy – częściowo zdalnie, częściowo w biurze.

Wnioski z badania

Pozytywne aspekty pracy zdalnej i hybrydowej

Mariusz Smoliński podkreśla, że biuro ma ogromne znaczenie dla integracji i budowania kultury organizacyjnej. Dla 90% pracowników biuro było miejscem, gdzie mogli rozwijać relacje z innymi, a także mogli rozwijać swoje zdolności kreatywne (dla 93%).

Praca zdalna sprawiła, że od menadżerów wymagane są nowe kompetencje. Dziś menadżerowie musza cechować się zdolnością motywowania zespołów, niekoniecznie umiejętnością sztywnego zarządzania nakazowo‑rozdzielczego – podkreśla Smoliński.

Cele i zadania w strategii HR w okresie następnej, nowej normalności

12:00 sesja Q&A

11:15 Jak skutecznie przewodzić w modelu hybrydowym?

John Guziak z Deloitte, od 27 lat pracujący jako Partner Strategiczny dla C‑suit w tworzeniu stategii dotyczących kapitału ludzkiego podpowie na co powinniśmy zwrócić uwagę organizując pracę zdalną i hybrydową.

Dziś bardziej niż kiedykolwiek musimy postrzegać firmę nie jako organizację, ale jako organizm, którego cechami jest zmienność i ciągłe dostosowywanie się do aktualnego środowiska. Obecnie rolą menadżerów jest nie tylko osiąganie zadowalających wyników, ale także dbanie o zdrowie psychiczne i fizyczne całego zespołu.

Przed pandemią wielu menadżerów opierało się przed wprowadzeniem nowoczesnych form organizacji pracy. Dziś sytuacja się zmieniła i częściej doceniają zalety pracy zdalnej i hybrydowej.

Dziś potrzebny jest nowy słownik zarządzania. Bardzo ważną funkcją obok menedżera i lidera jest connector (łącznik), którego głównym zadaniem jest dbanie o dobre relacje w zespole.

Pandemia uświadomiła pracownikom i menedżerom jak istotne jest poczucie przynależności, na co zwraca uwagę 93% ankietowanych.

Efektywna praca zdalna wymaga zwinnego podejścia do wyznaczania i monitorowania realizacji celów. Duże firmy wskazują na konieczność poprawienia komunikacji w zespole i wprowadzenie częstszych rozmów o przyszłości z członkami zespołów, co pozwoli odpowiednio dostosować cele i wsparcie, które pomoże je osiągnąć.

3 scenariusze pracy hybrydowej

Cechy lidera przyszłości

10:00 Nowe zasady zarządzania pracą rozporszonych zespołów

Nasz gość specjalny Sandeep Mehra, Dyrektor Zarządzający, gdzie odpowiada za globalną strategię i rozwój urządzeń Cisco. Na co dzień nasz ekspert zajmuje się rozwojem urządzeń wspierających współpracę i komunikację wideo, zaprezentuje metodę i logiczny proces tworzenia systemu pracy hybrydowej właściwego dla każdej firmy. Pozwala on wykorzystać największe zalety pracy zdalnej i biurowej, a także umożliwia wybór najlepszego sposobu wykonywania obowiązków według aktualnych potrzeb organizacji i pracowników.

Wprowadzenie nowego modelu pracy hybrydowej wymaga nowych narzędzi. Istotne są takie aspekty jak utrzymać łączność z pracownikami pracującymi zdalnie. Kluczowym elementem jest też tworzenie bardzo angażującego środowiska pracy. Pracownik powinien mieć pełne doświadczenie przebywania w pracy. Bardzo ważnym rozwiązaniem są przekazy wideo.

Sandeep Mehra na własnym przykładzie pokazał jak za pomocą aplikacji Webex w łatwy sposób zmienić tło tak, aby współpracownicy myśleli, że znajdujemy się w innym miejscu – np w biurze. Narzędzie ma też możliwość wyciszania szumów pojawiających się w home office. Dzięki temu nie będziemy musieli więcej przejmować się tym, że domownicy przeszkodzą w naszej wideokonferencji.

Nowa normalność wymaga nowych rozwiązań związanych z organizacją pracy biura. Ze względu na hybrydowy tryb pracy, istotne będzie zastąpienie tradycyjnych tablic, urządzeniami, dzięki którym będzie można przygotować spotkania z osobami znajdującymi się zarówno fizycznie w biurze jak i pracujących z domu.

Obecnie w wielu miejscach jest limit osób, które mogą w danym momencie przebywać. Do tego przydają się narzędzia, które zliczają pracowników przebywających jednocześnie w biurze czy budynku.

CISCO dzięki ograniczaniu przestrzeni biurowej i wprowadzeniu inteligentnych rozwiązań zaczęło oszczędzać 2 miliony dolarów rocznie.

9:40 Sesja Q&A

Komunikacja z klientami online za pomocą komunikatora wygląda inaczej. Dużo większe znaczenie ma m.in. ekspresja twarzy. Dlatego trzeba zwrócić szczególną uwagę na to, aby dopracować techniki sprzedażowe pod kątem innej formy komunikacji.

Potrzebne są nam bezpośrednie spotkania z innymi pracownikami. Jest to szczególnie istotne w przypadku nowych osób, które wprowadzamy do organizacji. Można to zorganizować np. w formie wideokonferencji, podczas których zapoznamy przyszłych pracowników z resztą zespołu.

9:10 Dlaczego praca już nie wróci do stanu przed Covid‑19?

Konferencję rozpoczyna wystąpienie Dr Witolda Jankowskiego Prezesa ICAN Institute, który opowie o tym jak zmieniła się praca po wybuchu pandemii i jak budować organizację sieciową w przestrzeni cyfrowej.

Organizacja sieciowa buduje relacje między ludźmi w przestrzeni cyfrowej. Do tej pory pomimo istniejących możliwości technicznych, firmy nie widziały potrzeby wprowadzenia pracy zdalnej na szeroką skalę. Po wybuchu pandemii ta sytuacja uległa zmianie. COVID‑19 wymusił cyfryzację relacji i interakcji w firmach. Z dnia na dzień zmienił się model pracy. Dziś dużo trudniej mierzyć efektywność ze względu na fakt, że powtarzalne czynności coraz częściej wykorzystują roboty, a u pracowników liczą się umiejętności miękkie. To, co można opisać jako algorytm maszyny zawsze zrobią lepiej. Dlatego trzeba zredefiniować cele pracy, którym dziś powinno być tworzenie wartości dla klientów i innych partycypantów w ekosystemie biznesowym. Oznacza to, że dziś jeszcze bardziej liczy się umiejętność odpowiadania na nierozwiązane problemy, którym technologia jeszcze długo nie będzie w stanie sprostać.

Praca zdalna nie ma samych plusów

Home office ma wiele zalet, które doceniają pracownicy, jednak są również poważne wady tej formy zatrudnienia, które przemawiają na korzyść pracy biurowej. Rolą menedżera jest próbować pomóc pracownikom i nie zostawiać ich samych z ich problemami.

Krok nr 1: Skoncentruj się na kluczowych procesach wspierających strategię

Po pierwsze powinniśmy skoncentrować się na kluczowych procesach wspierających strategię zarówno krótkoterminowo jak i długofalowo. Przykład: burza mózgów, która inaczej wygląda w biurze, a inaczej na komunikatorze internetowym, gdzie dużo łatwiej można ją przeprowadzić w sposób asynchroniczny.

Krok 2: Podziel zadania na takie, które muszą być wykonywane w biurze i takie, nad którymi można pracować zdalnie

Powinniśmy też ustalić jaki stopień autonomii bądą mieli pracownicy przy wyborze pracy zdalnej albo w siedzibie firmy. Warto to zrobić w formie debaty z całym zespołem, aby uwzględnić również potrzeby pracowników i ich zdanie.

Krok 3: Przystosowanie przestrzeni biurowej pod kątem hybrydowego modelu pracy

Warto odpowiedzieć sobie na pytanie, jak powinna wyglądać pomniejszona przestrzeń biurowa.

Krok 4: Planując przestrzeń biurową, weź pod uwagę także perspektywy rozwoju firmy

Warto też pamiętać o możliwości wykorzystania różnych rozwiązań w tym samym czasie. Poza główną siedzibą firmy można skorzystać również z usług firm zajmujących się wynajmem przestrzeni co‑workingowych i flex space.

Sprzedaż, a hybrydowe środowisko pracy

Przed pandemią COVID‑19 tradycyjna sprzedaż B2B odgrywała podobną rolę co nowoczestne, cyfrowe formy sprzedaży. Po pojawieniu się koronawirusa te proporcje zmieniły się diametralnie. Obecnie aż dwukrotnie więcej przedstawicieli dużych firm przepytanych przez McKinsey Institute woli korzystać z cyfrowych kanałów sprzedaży B2B niż osobistych spotkań z handlowcami. Jednocześnie dane pokazują, że osoby zajmujące się tym zagadnieniem nie wiedzą do końca w jaki sposób wykorzystywać nowe kanały sprzedaży. Tymczasem większość przedsiębiorców preferuje spotkania online w formie wideokonferencji niż np. rozmowę telefoniczną.

Wyzwania związane z pracą zdalną

Zasady zarządzania 2.0