Streszczenie: W obliczu postępującej cyfryzacji pracy, odpowiednio zaprojektowane biuro staje się trzecim filarem wpływającym na efektywność przedsiębiorstw, obok ludzi i technologii. Neurobiolodzy wskazują, że zmiana podświadomych nawyków pracowników wymaga modyfikacji środowiska pracy, aby uniknąć powrotu do dawnych rutyn i stymulować rozwój organizacji. Kluczowe pytania, z którymi muszą zmierzyć się współczesne firmy, obejmują: utrzymanie długotrwałej sprawności i produktywności pracowników, wspieranie interakcji i współpracy, przyciąganie i zatrzymywanie talentów oraz implementację celów firmy. Poprawa samopoczucia pracowników poprzez odpowiednią aranżację biura, zachęcanie do współpracy, wzmacnianie tożsamości firmy oraz tworzenie przestrzeni zgodnych z wartościami organizacji są ze sobą powiązane i wzajemnie na siebie wpływają. Im lepiej te czynniki się uzupełniają, tym skuteczniejsze i solidniejsze jest rozwiązanie. Przyszłość należy do organizacji, które potrafią wykorzystać umiejętności i pomysły zespołu, co stanowi istotny wkład w projektowanie wysokiej jakości i zrównoważonych środowisk biurowych.
Po co w ogóle zawracać sobie głowę biurem? Radykalna zmiana stylu pracy i przejście w tryb home office, wymuszony pandemią COVID‑19, doprowadziły do postawienia istotnego pytania – czy dotychczasowa praca w biurach, w towarzystwie współpracowników, nie jest już passé? Z takim właśnie wyzwaniem zmierzyła się firma Wilkhahn, partner Bene w projektowaniu zrównoważonej przestrzeni biurowej.
Wilkhahn cieszy się uznaniem jako międzynarodowy trendsetter w obszarze innowacyjnych koncepcji i produktów wspierających współczesne środowiska pracy. Firma hołduje ponadczasowym wartościom stojącym za hasłem „Design made in Germany“ bardziej, niż którykolwiek z producentów mebli biurowych na świecie. Wielokrotnie nagradzane krzesła wspierające mobilność, utrzymują plecy i kręgosłup w dobrej kondycji i pobudzają kreatywność, a nowoczesne, wielofunkcyjne stoły wzmacniają interakcje zespołowe i pomagają odkrywać potencjał płynący ze współpracy. W oparciu o wieloletnie doświadczenie Wilkhahn przewidział obecne globalne trendy, takie jak zrównoważony rozwój, nowe sposoby pracy czy rola zdrowego środowiska i przełożył je na praktyczne koncepcje oraz produkty, powstające w siedzibie firmy w Bad Münder i fabrykach w Poznaniu czy w Sidney.
Teraz Wilkhahn połączył wieloletnie doświadczenie, zdobyte przy realizacji projektów, z badaniami naukowymi dotyczącymi zmian w sposobie wykonywania obowiązków biurowych, aby stworzyć zupełnie nowe podejście do planowania przestrzeni roboczej, w pełni skoncentrowanej na człowieku. Nowa koncepcja stanowi praktyczny i uniwersalny przewodnik po holistycznym aranżowaniu przestrzeni biurowych i przekształcaniu ich w miejsca, w których pracownicy nie tylko lubią przebywać, ale też zwiększają swoją produktywność.
Okazuje się bowiem, że tygodnie lockdownu z powodu pandemii Covid‑19 pokazały, że nawet jeśli praca w domu tymczasowo wydaje się wygodna, to bez względu na to, jak profesjonalne jest domowe biuro lub jak komfortowe są warunki pracy, nie zastąpi prawdziwej, firmowej atmosfery, ducha zespołu czy spontanicznych interakcji ze współpracownikami. Innymi słowy wszystkiego, co definiuje firmy i organizacje, a w obecnych czasach nabiera szczególnego znaczenia.
Co kryje się za koncepcją skoncentrowaną na pracownikach?
Po raz pierwszy od triumfu industrializacji, nowoczesne technologie skupiają swoją uwagę na ludziach, którzy są kluczowym elementem tworzącym innowacje i wartości w firmie. Ich wiedza, zaangażowanie, umiejętności społeczne i kreatywność są kluczowe dla uzyskania przewagi konkurencyjnej. Na fali tych zmian, pojawiło się określenie „nowa praca“. W 1984 roku socjolog Frithjof Bergmann zdefiniował ją jako „pracę, na której szczególnie nam zależy”.
Co więc może być bardziej zasadne, niż biura skoncentrowane na najważniejszym firmowym zasobie, czyli pracownikach? Zmiany demograficzne, niedobór wysoko wykwalifikowanych ekspertów, międzynarodowe przepływy siły roboczej, a ostatecznie wyzwania, jakie przyniosła obecna pandemia pokazują, jak kluczowe znaczenie ma ta koncepcja.
Design – potencjał pozwalający przełamywać schematy
Sposób projektowania biur staje się coraz bardziej istotny, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę postępującą digitalizację pracy. Obok ludzi i technologii, to właśnie dobrze zaprojektowane biuro uznawane jest za trzeci filar wpływający na efektywność przedsiębiorstw. Uważa się, że jest ono katalizatorem zmian w już istniejących modelach pracy i impulsem do tworzenia nowych. Neurobiolodzy twierdzą, że ludzkie zachowanie jest kontrolowane przede wszystkim przez podświadome nawyki. Jeśli ulegną one zmianie, środowisko również musi przejść odpowiednią metamorfozę, aby organizacja nie powróciła do dawnej rutyny i mogła się dalej rozwijać. Dlatego zmiany w środowisku pracy wynikają z bieżących uwarunkowań, ale powinny być jednocześnie projektowane w sposób stymulujący ludzi do myślenia i działania w nieszablonowy sposób. Wtedy zmieniają pasywnych użytkowników środowisk biurowych w aktywne jednostki, które współpracują ze sobą w celu maksymalizacji efektów. Oznacza to znacznie skuteczniejszą i wydajniejszą realizację celów firmy.
Cztery kluczowe pytania – cztery wymiary przestrzeni do pracy
Po przestudiowaniu wielu opracowań i międzynarodowych przykładów zmian w miejscach pracy, dokonanych w kontekście globalizacji, cyfryzacji i zrównoważonego rozwoju, Wilkhahn zawęził analizę do czterech kluczowych pytań. To jednocześnie zagadnienia, z którymi muszą się zmierzyć współczesne firmy i organizacje na całym świecie:
Jak ludzie mogą utrzymać sprawność i produktywność przez długi czas?
W jaki sposób pracodawcy mogą wspierać interakcję, uczenie się i współpracę?
W jaki sposób firmy i organizacje mogą przyciągać i zatrzymywać utalentowanych ludzi i ekspertów?
Jak zaimplementować w te działania cel firmy lub organizacji?
Poprawa samopoczucia
Czynniki psychospołeczne, takie jak wzmocnienie pozycji w zespole, poczucie uznania, satysfakcja z pracy czy skupienie uwagi i aktywność fizyczna, mają kluczowe znaczenie dla dobrego samopoczucia pracowników. Można je wspierać odpowiednim rozplanowaniem i aranżacją biura.
Zachęcanie do współpracy
Największymi korzyściami płynącymi z pracy z innymi ludźmi w biurach jest duch zespołowy, więzi i idee tworzone przez interakcje, uczenie się i rozwijanie pomysłów, a także, co nie mniej ważne, wspólne świętowanie sukcesów. Wybrane metody współpracy można aktywizować przez odpowiednie rozplanowanie wyposażenia biura.
Wzmacnianie tożsamości
Przestrzenie biurowe odzwierciedlają tożsamość firmy lub organizacji i mają duży wpływ na ich atrakcyjność jako pracodawcy oraz na budowanie zaufania klientów. W tym miejscu szczególnie ważny jest dopracowany projekt, który wyróżnia się ciągłością, przejrzystością i spójnością, wykraczającą poza szybko zmieniającą się modę.
Tworzenie celu
W szczególności w przypadku młodszego pokolenia, lojalność, zaangażowanie i motywacja w dużym stopniu zależą od tego, jak firma lub organizacja realizuje swoje cele. Trwałe, ekologiczne i użyteczne wyposażenie, może w wiarygodny sposób wesprzeć wartości reprezentowane przez organizację.
Bliższa analiza ujawnia, że wszystkie powyższe aspekty są ze sobą powiązane i wzajemnie na siebie wpływają. Identyfikacja z celem sprzyja dobremu samopoczuciu i zdrowiu psychospołecznemu w takim samym stopniu, jak jakość współpracy i inspirujące otoczenie. Dlatego warto przeanalizować każdą decyzję dotyczącą projektu biura, aby określić, czy i w jakim stopniu będzie miała wpływ na samopoczucie, współpracę, tożsamość i cel pracy zespołu. Im lepiej te czynniki uzupełniają się nawzajem, tym skuteczniejsze i solidniejsze będzie to rozwiązanie.
– Przyszłość należy do każdej organizacji, której uda się wykorzystać wszystkie umiejętności, doświadczenie, ideały i pomysły zespołu. To także najważniejszy wkład, jaki możemy wnieść do projektowania zarówno wysokiej jakości, jak i zrównoważonych środowisk biurowych – wyjaśnia dr Jochen Hahne, prezes firmy Wilkhahn, zapytany o korzyści handlowe, ekologiczne i społeczne zmian w przestrzeni biurowej.
Wirtualna projekcja biura skoncentrowanego na pracownikach
Nowa, skoncentrowana na pracownikach koncepcja planowania przestrzeni roboczej, opracowana przez Wilkhahna pokazuje, jak uczynić pracę w biurze bardziej atrakcyjną i zrównoważoną. Nowe pomysły wymagają mocnych środków wyrazu. Aby zwizualizować to podejście, Wilkhahn nawiązał współpracę z pracownią architektoniczną 1zu33 z Niemiec, która przygotowała cyfrową projekcję optymalnej aranżacji przestrzeni do pracy.
Pracownia architektury i projektowania wnętrz z siedzibą w Monachium specjalizuje się w przekładaniu wartości marki, nastrojów i atmosfery, na koncepcje architektoniczne i aranżacyjne. Ponieważ już sama lokalizacja odgrywa ważną rolę w projekcji, wirtualny projekt nie został umieszczony na pustym tle, ale w kopenhaskiej dzielnicy Nordhavn. Stolica Danii jest uważana za atrakcyjne miejsce dla nowatorskich koncepcji, w którym życie i praca łączą się, tworząc kuszącą i intrygującą mieszankę. Dlatego architekci i projektanci wnętrz przekształcili jeden z istniejących budynków w wirtualną siedzibę Wilkhahna, której zewnętrzne przestrzenie i wnętrza są osadzone w klimacie miasta. Koncepcja architektoniczna jest spójna z przeznaczeniem. Podczas, gdy pierwsze piętro zachęca do interakcji ze światem zewnętrznym, drugie piętro zajmują tylko wnętrza użytkowane przez pracowników firmy.
Powiązania różnych rodzajów interakcji są bardzo dokładnie widoczne w każdym z dziesięciu ustawień, użytych jako przykłady aranżacji wnętrza spełniającego różne typy funkcji – zapewniającego miejsce do pracy indywidualnej, wspierającego zadania zespołowe, pobudzającego innowacyjne pomysły, integrującego czy zapewniającego przestrzeń do nauki. Projekcja będzie systematycznie uzupełniana o nowe technologie, takie jak VR, które pozwolą interaktywnie doświadczać nowego podejścia do planowania biurowych wnętrz. Elastyczność modułów zastosowanych w projekcie oznacza także, że każdy jego element może być skonfigurowany na zamówienie zgodnie z wymaganiami. W myśl zasady, że klient i jego unikalne potrzeby są zawsze na pierwszym miejscu.
Koncepcja miejsca pracy skoncentrowanego na pracownikach jest dostępna na stronie internetowej Wilkhahn i w wersji drukowanej od października 2020 roku.
Indeks górny Opracowanie i planowanie koncepcji: 1zu33, zdjęcie: Wilkhahn Indeks górny koniecOpracowanie i planowanie koncepcji: 1zu33, zdjęcie: Wilkhahn
W idealnym modelu miejsca pracy skoncentrowanego na pracownikach pierwsze piętro z miejscami publicznymi i półpublicznymi, takimi jak lobby, kawiarnie czy ogólnodostępna przestrzeń coworkingowa, wtapia się w przestrzeń miejską. Natomiast na drugim piętrze znajdują się powierzchnie przeznaczone wyłącznie do użytku wewnętrznego firmy.
Indeks górny Opracowanie i planowanie koncepcji: 1zu33, zdjęcie: Wilkhahn. Indeks górny koniecOpracowanie i planowanie koncepcji: 1zu33, zdjęcie: Wilkhahn.
Pomieszczenia i meble znajdujące się w obszarze coworkingowym mają inspirować ludzi do wspólnej pracy. Przestrzenie płynnie łączą się ze sobą, a dzięki ruchomym, składanym stołom oraz wielu różnym siedzeniom, ludzie mogą samodzielnie konfigurować wnętrze, aby dopasować je do różnych metod pracy czy liczby uczestników. Jakość projektu i materiałów podkreśla wagę koncepcji i oznacza szacunek dla jej użytkowników.
Miejsce pracy skoncentrowane na pracownikach stawia społeczne i osobiste potrzeby ludzi na pierwszym miejscu. Dobre samopoczucie w miejscu pracy zależy na przykład od zachęcania pracowników do ruchu, łatwości obsługi mebli oraz odpowiedniej akustyki. Otwarty plan sprzyja interakcji i współpracy. Język projektowania i kolorystyka podkreślają korporacyjny design, a rośliny i drewniane panele wskazują na wykorzystanie zasobów naturalnych.
Indeks górny Opracowanie i planowanie koncepcji: 1zu33, zdjęcie: Wilkhahn. Indeks górny koniecOpracowanie i planowanie koncepcji: 1zu33, zdjęcie: Wilkhahn.
W miejscu pracy skoncentrowanym na pracownikach chodzi przede wszystkim o elastyczność i możliwość samodzielnej konfiguracji przestrzeni przez jej użytkowników. Meble Wilkhahn są łatwe w obsłudze i można je dostosować do potrzeb zespołu. Takie podejście zmienia pasywnych użytkowników środowiska pracy w zwinnych graczy, którzy mogą wykorzystać swój talent, a tym samym łatwiej zidentyfikować się z celami firmy lub organizacji.
Indeks górny Opracowanie i planowanie koncepcji: 1zu33, zdjęcie: Wilkhahn. Indeks górny koniecOpracowanie i planowanie koncepcji: 1zu33, zdjęcie: Wilkhahn.
Dzięki mobilnym i wielofunkcyjnym rozwiązaniom stołowym, sąsiadujące ze sobą miejsca pracy, podzielone na strefy za pomocą wysokich tablic, mogą być aranżowane indywidualnie. Odpowiadają zarówno na potrzeby osób, które chcą pracować w spokoju przy swoich biurkach, jak i zespołów projektowych organizujących spotkania, seminaria lub warsztaty.
Indeks górny Opracowanie i planowanie koncepcji: 1zu33, zdjęcie: Wilkhahn. Indeks górny koniecOpracowanie i planowanie koncepcji: 1zu33, zdjęcie: Wilkhahn.
Oprócz przestrzeni do współpracy, którą można zaadaptować wedle potrzeb, sala konferencyjna pełni także funkcje reprezentacyjne i integrujące. Ciepły i naturalny wygląd osiągnięto poprzez dopasowanie materiałów użytych do wykonania stylowych mebli Graph do koloru ceglanych ścian. Naturalne materiały zastosowano także w stole konferencyjnym i fotelach.
