Streszczenie: Komunikacja w świecie przyspieszonego tempa i licznych zakłóceń wymaga umiejętności wyrażania myśli w sposób zwięzły, klarowny i skuteczny. Kluczem jest precyzyjne określenie tego, co chce się przekazać, zanim jeszcze rozpocznie się mówienie. Umiejętność ta, choć z pozoru prosta, staje się fundamentem skutecznego porozumiewania się w kontekście zawodowym. Ważne jest nie tylko, co się mówi, ale również jak się to mówi – właściwe uporządkowanie myśli pozwala uniknąć nieporozumień i buduje autorytet mówiącego. Świadome przygotowanie komunikatu sprzyja także lepszemu zarządzaniu czasem i uwagą odbiorców.
Często pierwszą rzeczą, jaką robi osoba, która wchodzi do organizacji i przejmuje formalnie pieczę nad komunikacją wewnętrzną, jest analiza stanu zastanego (zwana też zmapowaniem komunikacji). Następnym charakterystycznym krokiem jest akcent – może to być artykuł w gazecie czy autoprezentacja na wydarzeniu i wskazanie kierunków najbliższych komunikacyjnych działań. Co te działania mają na celu? Kiedy można uznać je za skuteczne?
Opowieść o komunikacji w organizacji po nowemu odbywa się w schemacie:
komunikacja była taka:…; np. zbyt rozproszona albo zbyt zcentralizowana;
warunki rynkowe się zmieniają, dynamika wyzwań komunikacyjnych rośnie, w ostatniej ankiecie komunikacja została oceniona jako obszar do usprawnienia;
teraz komunikacja będzie wyglądać tak:…; tu przykładowy kierunek nakreślony w 2‑3 zdaniach lub w maksymalnie pięciu punktach.
W zależności od kultury organizacji w najbliższym kwartale pracownicy mogą oczekiwać albo inwestowania w:
wizualizację (np. nowy wygląd magazynu wewnętrznego),
pokazanie lidera od innej strony (wywiad z CEO w zupełnie innym klimacie niż dotychczas),
narzędzia np. platformę internetową,
grupy fokusowe, rozmowy,
albo… nic się nie zadzieje. Dlaczego?
Communication statement powinno być wielkim otwarciem wielkich zmian i obietnicą kierunku działań, a często energia opada i zostaje odgrzewana w trybie migusiem/ASAP/emergency dopiero przy zamykaniu kolejnego numeru gazety firmowej, w którym warto byłoby się odnieść do poprzednich deklaracji i podkreślić rezultaty pierwszych działań.
Zostań mistrzem zarządzania sobą »
Zacznij tu i teraz, użyj tego, co masz
Ale można inaczej, trochę spokojniej. Zacząć tu i teraz, używając wszystkich zasobów komunikacyjnych, które masz. Komunikacyjna innowacja nie oznacza wywracania status quo do góry nogami. Nie oznacza też odświeżenia layoutu magazynu firmowego. Oznacza… obserwowanie i rozmowy, często kilkuminutowe i wyszarpane z formalnej organizacyjnej rutyny.
Zamiast gwiezdnych prezentacji czy masowych czaso- i energochłonnych audytów komunikacyjnych, podstawą jest zwrócenie się do menedżerów (w krótkich ustrukturalizowanych wywiadach telefonicznych, brunchowo‑lunchowych czy korytarzowych).
Wykorzystaj każde 5 minut, także moment, kiedy kilka osób siedzi w sali konferencyjnej i czeka na zebranie się wszystkich uczestników. Nawet jeśli rozmowa o oczekiwaniach komunikacyjnych będzie przypominała bardziej pięciominutowy speed dating niż dwudziestominutowy wywiad na temat oczekiwań komunikacyjnych, to warto spróbować. Możemy usłyszeć coś, co da nam pomysł na myślenie o komunikacji w danej organizacji. Wyławianie takich wskazówek‑perełek czy zidentyfikowanie liderów opinii wymaga jednak większej swobody niż formalne działania i poczucie komfortu, że mamy czas i zaufanie samej góry do takiego podejścia.
Nowy przybysz dzieli się komunikacyjnym ciasteczkiem
Do zastosowania od zaraz jest, na przykład, dodanie do programu wprowadzającego krótkiej dyskusji na temat przepływu komunikacji w firmie. Nowy pracownik przynosi ze sobą z zewnątrz świeże spojrzenie, pomysły na sprawdzone praktyki, których doświadczył w poprzednich firmach, i otwartość we wskazaniu obszarów do poprawy.
Pamiętam, że podczas jednego ze spotkań projektowych, w których uczestniczyłam, padło smakowite zdanie: I won’t serve you the whole communication meal. I will share with you „a cookie from rookie”.
Skosztuj, oceń, sprawdź, czy poprosisz o przepis. Pamiętaj jednak, kto tu jest komunikacyjnym kucharzem i ma wpisane w zakresie obowiązków formalne panowanie nad recepturą.
Trzymam kciuki, żeby Twoje communication statement było spokojnym otwarciem, a przede wszystkim sposobem na wygenerowanie nowej wartości biznesowej. Czy tego chcemy, czy nie, nieważne jak genialne plany przed nami, jeśli kultura organizacyjna poszatkuje je na mikrokawałki. Aby tak się nie stało, potrzebna jest komunikacja – powietrze, krwioobieg, fala emocji i inne wielkie metafory, które sprowadzają się w gruncie rzeczy do budowania porozumienia – o to toczy się gra.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Wybierz mnie, wybierz mnie! »
Sortownia komunikacji
Monika Sońta PL
Przyjrzyjmy się bliżej komunikacji między menedżerami średniego szczebla.
