Streszczenie: Analiza wskaźników w controllingu personalnym pozwala firmom na efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi i minimalizowanie kosztów związanych z rotacją pracowników. Koszty te mogą sięgać od jednej trzeciej do dwukrotności rocznego wynagrodzenia odchodzącego pracownika. Dodatkowo, niezaangażowani pracownicy mogą generować straty rzędu 35% ich wynagrodzenia. Kluczowe wskaźniki obejmują: efektywność wykorzystania kapitału ludzkiego, koszty płacowe, poziom zatrudnienia, absencję, staż pracy, rekrutację oraz inwestycje w rozwój pracowników. Regularne monitorowanie tych wskaźników umożliwia wczesne wykrywanie problemów i podejmowanie działań naprawczych, co przekłada się na lepsze wyniki firmy i zadowolenie pracowników.
Czy to już? Czy Wy też, podobnie jak ja, zakochujecie się w rachunkowości zarządczej? Mam nadzieję, że tak. I że każdy mój kolejny artykuł coraz lepiej pokazuje jej „ludzką twarz”. Wyobraźcie sobie, że taką mają nawet matematyczne współczynniki. Jak to możliwe? Czytajcie dalej…
W poprzednim artykule z cyklu Zakochaj się w rachunkowości zarządczej poruszyłam temat controllingu personalnego, zastanawiając się, czy jest on kluczem do sukcesu w zarządzaniu zespołem, czy może kolejnym korporacyjnym buzzwordem. Omówiłam główne zadania controllingu personalnego, jego rolę w organizacji oraz korzyści, jakie może przynieść firmom. Jeśli macie ochotę do niego wrócić, znajdziecie go tutaj. Dzisiejszy artykuł jest pogłębieniem tematu. Skupiam się w nim na konkretnych wskaźnikach wykorzystywanych w controllingu personalnym.
Uczmy się od Billa Gates’a – to pewne, że „umie w biznes”
Może być lubiany lub nie, ale nie można mu odmówić talentu biznesowego. To właśnie on powiedział: „Biznes każdej firmy zaczyna się i kończy na dogłębnej analizie liczb. Niezależnie od tego, czym dana firma się zajmuje, jeżeli nie umie wyciągnąć wniosków z faktów dotyczących własnej działalności i podejmuje decyzje oparte na powierzchownych informacjach lub intuicji, w ostatecznym rozrachunku zapłaci za to wysoką cenę”.
Z doświadczenia wiem, że wiele firm bagatelizuje znaczenie analizy wskaźnikowej w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, skupiając się na miękkich kompetencjach. A to przecież idzie w parze. Koszty związane z rotacją pracowników czy ich demotywacją mogą być ogromne. Według danych Instytutu Pracy każda utrata pracownika kosztuje firmę średnio 1/3 jego rocznego wynagrodzenia. Gallup w swoich badaniach podbija stawkę, podając koszt od połowy do dwukrotności wynagrodzenia pierwotnego pracownika.
Obserwuję, że firmy często nie zdają sobie sprawy z ukrytych kosztów związanych z rotacją pracowników. Nie chodzi tu tylko o bezpośrednie koszty rekrutacji, ale także o koszty pośrednie, takie jak spadek produktywności, utrata entuzjazmu do swojej pracy i postępujący za nimi negatywny wpływ na morale zespołu. Według raportu Zaangażowanie 2023 opracowanego przez Enpulse, co trzeci Polak nie czuje się związany ze swoim miejscem zatrudnienia i brakuje mu chęci do pracy. Niezaangażowany pracownik może generować dla firmy dodatkowe koszty sięgające nawet 35% jego wynagrodzenia, co przy obecnym średnim wynagrodzeniu brutto w Polsce daje kwotę rzędu 35 tys. złotych rocznie.
Dlatego właśnie tak istotne jest, aby firmy zaczęły przywiązywać większą wagę do controllingu personalnego i analizy wskaźnikowej w obszarze HR. Przyjrzyjmy się zatem najważniejszym wskaźnikom wykorzystywanym w controllingu personalnym.
Niech przemówią liczby!
Wskaźniki efektywnościowe wykorzystania kapitału ludzkiego
Te wskaźniki mierzą efektywność wykorzystania kapitału ludzkiego w firmie. Dostarczają informacji o tym, jak inwestycje w pracowników przekładają się na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Analizując je, można ocenić, czy zatrudnienie jest optymalne, czy koszty pracy są adekwatne do generowanych przychodów oraz zidentyfikować obszary wymagające poprawy w zakresie efektywności pracowników.
Wskaźniki monitorujące koszty płacowe
Pozwalają na monitorowanie i analizę struktury wynagrodzeń w firmie. Dostarczają informacji o tym, jak kształtują się płace w stosunku do ogólnych kosztów przedsiębiorstwa, co jest kluczowe dla planowania budżetu i optymalizacji kosztów. Analiza tych wskaźników pomaga w podejmowaniu decyzji dotyczących polityki płacowej, a także w ocenie, czy wynagrodzenia są konkurencyjne na rynku pracy.
Wskaźniki dotyczące poziomu zatrudnienia
Dostarczają informacji o strukturze zatrudnienia i dynamice zmian w zespole. Pozwalają na monitorowanie trendów w zakresie fluktuacji pracowników. Analiza tych wskaźników pomaga w podejmowaniu decyzji dotyczących polityki zatrudnienia firm.
Wskaźniki dotyczące przepracowanego czasu, absencji i stażu pracy
Pozwalają na monitorowanie trendów w zakresie absencji oraz stażu pracy. Analiza tych wskaźników pomaga identyfikować potencjalne problemy z rotacją, efektywnością lub nieadekwatnym obciążeniem pracą zespołu.
Wskaźniki dotyczące rekrutacji
Te wskaźniki dostarczają informacji o strategii rekrutacyjnej. Pozwalają ocenić balans między rekrutacją zewnętrzną a wewnętrznym rozwojem talentów. Analiza tych wskaźników pomaga w optymalizacji procesów rekrutacyjnych, a także w ocenie skuteczności polityki rozwoju pracowników w organizacji.
Wskaźniki dotyczące inwestycji w szkolenia i rozwój pracowników
Te wskaźniki dostarczają informacji o inwestycjach firmy w rozwój pracowników. Pozwalają ocenić, ile firma inwestuje w szkolenia, jak efektywnie wykorzystuje te środki. Analiza tych wskaźników pomaga w optymalizacji procesów szkoleniowych.
Innowacja odróżnia lidera od naśladowcy
W PKF BPO nieustannie doskonalimy nasze podejście do controllingu personalnego. Kluczem do sukcesu jest kompleksowe spojrzenie na zasoby ludzkie. Dlatego też, wraz z moim zespołem, korzystamy z poszerzonego zestawu wskaźników, który pozwala nam na głęboką analizę sytuacji kadrowej w firmie.
Jednym z kluczowych obszarów, któremu poświęcamy szczególną uwagę, jest fluktuacja pracowników. Badamy nie tylko standardowe wskaźniki, takie jak rotacja czy liczba przyjęć i zwolnień, ale również bardziej zaawansowane mierniki. Na przykład, wskaźnik stabilności kadry kierowniczej daje nam obraz ciągłości zarządzania w firmie. Z kolei odsetek umów przedłużonych po okresie próbnym pozwala ocenić skuteczność naszych procesów rekrutacyjnych i onboardingowych.
Absencja pracowników to kolejny obszar, który wymaga szczegółowej analizy. Dlatego badamy również absencję chorobową, z wyłączeniem kobiet w ciąży i opieki nad członkami rodziny, co daje nam bardziej precyzyjny obraz zdrowia naszego zespołu. Wskaźnik absencji jednodniowej może sygnalizować problemy z motywacją lub zaangażowaniem, dlatego należy traktować go jako swoisty „system wczesnego ostrzegania”.
Inwestycje w pracowników to obszar, który zawsze leżał mi na sercu. Z tego powodu, oprócz standardowych wskaźników dotyczących wynagrodzeń, analizujemy również nakłady na świadczenia pozapłacowe. Pozwala to nam ocenić, czy nasza oferta benefitów jest konkurencyjna i atrakcyjna dla pracowników.
Warto zwrócić uwagę na wskaźnik liczby pracowników przypadających na kierownika. Z mojego doświadczenia wynika, że optymalna struktura zarządzania ma kluczowe znaczenie dla efektywności organizacji. Zbyt duża liczba podwładnych może prowadzić do przeciążenia menedżerów, podczas gdy zbyt mała może sygnalizować nadmiernie rozbudowaną strukturę.
Wskaźnik godzin nadliczbowych to kolejny miernik, któremu poświęcamy dużo uwagi. Wysoki poziom nadgodzin może wskazywać na problemy z efektywnością pracy lub niedobory kadrowe, co często prowadzi do wypalenia zawodowego i zwiększonej rotacji pracowników.
Liczby przemówiły, ale nie one decydują
Jak widać, liczba wskaźników jest niemała. Z mojego doświadczenia wynika, że kluczowe jest wybranie tych, które najlepiej wspierają cele firmy. Współczynniki te powinny wspierać dział HR w pozyskiwaniu najlepszych pracowników oraz w działaniach mających na celu ich zatrzymanie w firmie.
Jak mawiał Brian Tracy: „Korzyści płynące z dobrego planowania są ogromne. Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy”. W kontekście controllingu personalnego każda minuta poświęcona na analizę wskaźników może zaoszczędzić firmie ogromne koszty związane z rotacją pracowników czy spadkiem ich efektywności.
Controlling personalny jest więcej niż funkcją wsparcia – jest kluczowym elementem strategicznego zarządzania przedsiębiorstwem. Umożliwia firmom nie tylko optymalizację kosztów i zarządzanie efektywnością, ale również budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy i wspieranie długoterminowego rozwoju. W dobie szybkich zmian rynkowych, skuteczny controlling personalny może decydować o przewadze konkurencyjnej firmy, co sprawia, że zrozumienie i implementacja tych praktyk jest niezbędna dla każdego, kto pragnie z sukcesem zarządzać zasobami ludzkimi.
Na koniec warto przytoczyć słowa Johna C. Maxwella: „Ludzie porzucają menedżerów, a nie firmy”. Controlling personalny daje menedżerom narzędzia do monitorowania i poprawy sytuacji w zespole, zanim dojdzie do odejścia wartościowych pracowników. Pozwala na wczesne wykrycie problemów i podjęcie działań naprawczych, co w długiej perspektywie przekłada się na lepsze wyniki firmy i zadowolenie pracowników.
Pamiętajmy, że za każdym wskaźnikiem stoją ludzie – ich motywacje, aspiracje i potrzeby. Controlling personalny to nie tylko suche liczby, ale przede wszystkim narzędzie do budowania lepszego środowiska pracy i wspierania rozwoju pracowników. A to właśnie ludzie są największym kapitałem każdej firmy.
